REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak zorganizować sprawny obieg dokumentacji księgowej w firmie

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Istotnym elementem zorganizowania rachunkowości każdej firmy jest właściwy system dokumentacji księgowej. Jego rola wynika z prawnego obowiązku udokumentowania wszystkich zapisów występujących w danym okresie. Można śmiało powiedzieć, że prawidłowy i sprawny obieg dokumentów w firmie jest jednym z najważniejszych (chociaż często marginalizowanych) aspektów prowadzenia współczesnego przedsiębiorstwa. Pozwala on bowiem odtworzyć poszczególne zdarzenia i sprawdzić zgodność ich rejestracji z obowiązującymi przepisami, a także na bieżąco kontrolować skutki poszczególnych operacji związanych z prowadzoną działalnością. Wpływa to w istotny sposób na organizację pracy całej firmy, a tym samym na jej wyniki finansowe.

SPIS TREŚCI

AKTY PRAWNE

FORMULARZE I WZORY




Organizacja dokumentacji księgowej
 
Organizacja dokumentacji księgowej obejmuje przede wszystkim opracowanie zasad wystawiania (emisji), kontroli, obiegu i przechowywania dokumentów.
 
Jak klasyfikować dokumenty księgowe
 
Różnorodność operacji gospodarczych występujących w firmie sprawia, że do ich odwzorowania stosuje się dokumenty różne pod względem rodzaju, przeznaczenia czy formy.
Podstawę zapisów w księgach rachunkowych mogą stanowić dowody księgowe:
• zbiorcze, dotyczące wielu jednorodnych dowodów źródłowych (np. raport kasowy ujmujący dowody wpłat i wypłat gotówki, polecenia księgowania), przy czym ewidencji podlegają łączne kwoty,
• korygujące (np. noty księgowe, faktury korygujące VAT) wystawiane w celu skorygowania błędnych zapisów,
• rozliczeniowe (np. rozdzielniki kosztów), które ujmują dokonane już zapisy według innych (nowych) kryteriów klasyfikacyjnych,
• zastępcze, wystawiane przez księgowość jednostki i do czasu nadejścia dowodu zewnętrznego zastępujące go; jeżeli po otrzymaniu dowodu obcego wystąpi różnica między oboma dokumentami, to należy dokonać zapisu doprowadzającego do poziomu zgodnego z ujętym w dowodzie obcym.
UWAGA!
Dowodem zastępczym nie można dokumentować operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
Obok dowodów wynikających z ustawy o rachunkowości mogą występować również dowody, których zawartość merytoryczną określają: prawo podatkowe (np. dokumentacja VAT), prawo bankowe, prawo wekslowe. Natomiast w odniesieniu do dokumentów, których rodzaju i treści nie regulują żadne przepisy – jednostka może samodzielnie ustalać rodzaje dowodów dokumentujących operacje gospodarcze. Dowodem takim jest np. rachunek za jazdy miejscowe własnym samochodem wystawiony przez pracownika, który używa samochodu własnego do celów służbowych.
 
Dokumenty „z komputera” a wymogi ustawowe
 
Większość firm prowadzi swoje księgi komputerowo. Występują zatem również pewne wymogi dla dokumentów generowanych w programach finansowo-księgowych. I tak, za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji już zawartych w księgach. Muszą one jednak spełniać określone wymagania, a mianowicie:
• w dowolnym momencie mogą uzyskać trwale czytelną postać, zgodną z treścią stosownych (tradycyjnych) dowodów księgowych; trwałą formę ma dowód zdatny do długotrwałego przechowywania (np. płyty CD, mikrofilmy, wydruki na papierze),
• można stwierdzić źródła ich pochodzenia oraz ustalić osobę odpowiedzialną za ich wprowadzenie do ewidencji komputerowej,
• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności ich przetwarzania oraz kompletności i identyczności zapisów,
• dane źródłowe w miejscu ich powstania są chronione przed zniszczeniem, zmianą, w sposób zapewniający ich niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Wymienione wymagania może spełnić automatyczna rejestracja danych, zastosowanie cyfr i sum kontrolnych, kluczy identyfikacyjnych, a także kopiowanie nośników oraz zastosowanie podpisu elektronicznego.
 

Jak sprawdzić dokument księgowy
 
Dokumenty księgowe stwierdzające dokonanie określonych operacji gospodarczych muszą gwarantować rzetelne dane o faktycznym ich przebiegu. Dlatego w ustawie o rachunkowości określono wymagania dotyczące poprawnego sporządzania dowodów.
Szczególnie istotne jest respektowanie wymagań:
• formalnoprawnych, związanych z zawartością dokumentów księgowych,
• dotyczących poprawności ich sporządzania,
• związanych z przeprowadzaniem kontroli wystawionego dowodu pod względem: formalnym (poprawność wystawienia dowodu), merytorycznym (zasadność dokonania operacji) i rachunkowym (prawidłowość obliczeń przez upoważnioną osobę),
• odnoszących się do właściwego dokonywania poprawek w razie wystąpienia błędów.
 
Jak sporządzić instrukcję obiegu dokumentów
 
Wymagania określone w prawie bilansowym oraz w zarządzeniach wewnętrznych, a dotyczące zasad sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych oraz ich archiwizowania, wraz ze wskazaniem osób odpowiedzialnych, powinna określać instrukcja obiegu dokumentów.
Instrukcja ta nie jest sformalizowanym dokumentem sporządzanym według jakiegoś obowiązującego wzoru. Kierownik każdej jednostki musi opracować własną – odpowiednią do potrzeb jego firmy.
Jest to jedynie akt wewnętrzny, służący dokładnemu wyjaśnieniu, co dany pracownik, dział czy struktura powinni zrobić w celu udokumentowania operacji gospodarczych.
UWAGA!
Zasady opisane w instrukcji nie muszą mieć jakiejś określonej formy. Jest to instrukcja – powinna więc być napisana językiem przystępnym, zrozumiałym dla wszystkich, w szczególności dla nowych pracowników.
Przykładowy zapis w takiej instrukcji może wyglądać następująco:
"Sekretariaty (ew. osoby prowadzące sekretariaty) przyjmują wszelkie dokumenty zewnętrzne, dostarczane do siedziby firmy przez pocztę lub przez pracowników jednostki. Dokumenty te należy ostemplować pieczątką wpływu i wpisać do książki korespondencji, nadając kolejny numer. Tak oznaczona korespondencja jest przekazywana – za pokwitowaniem – właściwym komórkom organizacyjnym."
Zapis ten można uszczegółowić, wskazując np.:
"Faktury VAT dotyczące zakupu przekazuje się, po zarejestrowaniu, do działu finansowego, który po wstępnej kontroli i ujęciu w rejestrze przekazuje je dalej osobom/działom odpowiedzialnym za zakupy i dostawy. Po dokonaniu przez te osoby/działy kontroli merytorycznej przekazują one dowody ponownie do działu finansowego w celu dokonania kontroli formalnej i rachunkowej, zatwierdzenia przez głównego księgowego i członka zarządu oraz dokonania zapłaty."
Instrukcja powinna zatem wyjaśniać dokładnie, co z jakim dokumentem należy zrobić:
• kto ma go przyjąć,
• jak go oznaczyć,
• gdzie i w jakim terminie przekazać.
W instrukcji ujmuje się także osoby (najczęściej określone według stanowiska) uprawnione do przyjmowania, sporządzania oraz podpisywania poszczególnych dokumentów księgowych, do ich kontrolowania oraz wydawania druków ścisłego zarachowania. W instrukcji może być również ujęta odpowiedzialność pracowników wynikająca z ich pracy z dokumentami.
Mogą się w niej znaleźć także zapisy dotyczące wymogów co do zawartości poszczególnych dokumentów księgowych. Powinny się tam znaleźć uwagi dotyczące kompletności, rzetelności, jasności dokumentów. Instruktaż, jak opisywać taki dokument, jakie stosować skróty i symbole zastępujące nazwy. Jeżeli operacje gospodarcze są dokumentowane dwoma lub wieloma dowodami lub egzemplarzami tego samego dowodu, kierownik jednostki w instrukcji ustala dowód (egzemplarz), który będzie podstawą do dokonania zapisu.
W dużych jednostkach instrukcja powinna określać metody dokumentowania operacji w różnych komórkach organizacyjnych, drogi ich obiegu, jak też stosowane narzędzia organizacyjne (np. harmonogramy czy terminarze).
 

Kwalifikowanie dokumentów księgowych
 
Przed rejestracją w księgach rachunkowych dokumenty księgowe powinny zostać poddane segregacji oraz kontroli pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.
Segregacja ma na celu wyodrębnienie dokumentów podlegających ewidencji, a następnie ich łączenie w jednorodne grupy, takie jak np. dowody bankowe, magazynowe, zakupu. W ramach jednorodnej grupy dowody są zestawiane według dat operacji, banków, rodzajów rachunków bankowych (np. bieżący, pomocniczy, lokat terminowych – jeżeli jednostka ma ich kilka) czy kontrahentów. Posegregowane dowody księgowe są następnie opatrywane symbolami i numerami, które pozwalają badać kompletność danego ich zbioru ujętego w księgach rachunkowych.
Przed zadekretowaniem dowody księgowe podlegają kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej. Jej uwidocznienie powinno nastąpić przez podanie w dokumentach księgowych daty i podpisów osób sprawdzających.
Po sprawdzeniu kompletności i prawidłowości dokumentów księgowych wystawionych w okresie sprawozdawczym dokonuje się ich dekretacji. Polega ona na umieszczeniu w dowodzie księgowym dyspozycji (zwanej dekretem) ujęcia go na kontach księgi głównej, ksiąg pomocniczych czy na kontach pozabilansowych.
Ustawodawca nakłada obowiązek dekretowania dowodów księgowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach, jeśli nie wynika to z techniki dokonywania zapisu.
UWAGA!
Można zaniechać zamieszczenia na dowodzie danych dotyczących podpisów i kwalifikacji dowodu do ujęcia w księgach, jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Dekretacji dokonuje główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona. Na ogół używana jest do tego celu specjalna pieczątka. Ujęcie wymienionych danych w dekrecie sprzyja powiązaniu dokumentów źródłowych z zapisami księgowymi. Podanie przy zapisie księgowym symbolu i numeru umożliwia dotarcie do dokumentu źródłowego stanowiącego jego podstawę.
Przykład
Przykładowe oznaczenia dokumentów
1) Faktura zakupu:
FVZ (symbol dokumentu) 135 (numer kolejny)/06 (rok operacji)
2) Faktura korygująca zakup:
FKZ 12/06
3) Faktura sprzedaży:
FVS 43/06
4) Naliczenie amortyzacji:
PK 5/06
Po zaksięgowaniu dowody księgowe podlegają przechowywaniu (archiwizacji) przez obowiązujący okres, w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie. Wymagania w tym zakresie zostały określone w rozdziale 8 ustawy o rachunkowości.
 
 
 

Maria Hass-Symotiuk

Biuletyn Rachunkowości i Finansów Nr 5/2006
z dnia 2006-03-01

- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ze zm.)
- rozporządzenie Ministra Finansów z 27 kwietnia 2004 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 97, poz. 970)


Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
regulaminu i akceptuję jego postanowienia
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dobra wiadomość dla rolników! Prezydent podpisał ustawę o przechowywaniu nawozów naturalnych – zmiany wejdą w życie błyskawicznie

Prezydent RP podpisał ustawę przygotowaną przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi, która wprowadza istotne zmiany dla rolników w zakresie przechowywania nawozów naturalnych. Nowe przepisy wydłużają terminy dostosowania gospodarstw, upraszczają procedury budowlane i zapewniają dodatkowe wsparcie administracyjne.

Pracujący studenci, a ubezpieczenie w ZUS. Umowy o pracę, o dzieło i zlecenia - składki i świadczenia

Nie tylko latem wielu studentów podejmuje pracę, na podstawie kilku rodzajów umów. Różnią się one obowiązkiem odprowadzania składek a co za tym idzie, również prawem do świadczeń. Wyjaśniamy jakie umowy są podpisywane i jak są oskładkowane.

Rekord: Ponad 1,24 mln cudzoziemców pracuje legalnie w Polsce i płaci składki do ZUS

Na koniec I półrocza 2025 r. liczba cudzoziemców legalnie pracujących i objętych ubezpieczeniami społecznymi w ZUS przekroczyła 1,24 mln osób. W województwie kujawsko-pomorskim było ich ponad 48,3 tys.W porównaniu z końcem 2024 roku wzrost odnotowano zarówno w skali kraju, jak i w regionie - informuje Krystyna Michałek, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie kujawsko-pomorskim.

Działalność nierejestrowana w 2025 roku - własny biznes bez składek ZUS i formalności [limit]. Kiedy rejestracja firmy jest już konieczna i jak to zrobić?

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce może wydawać się skomplikowane – zwłaszcza dla osób, które dopiero testują swój pomysł na biznes. Dlatego działalność nierejestrowana (zwana też nieewidencjonowaną) to atrakcyjna forma dla początkujących przedsiębiorców. Jednak wraz z rozwojem działalności pojawia się pytanie: czy to już czas, by przejść na zarejestrowaną firmę? Przedstawiamy, kiedy warto podjąć ten krok, jakie są jego konsekwencje oraz jak się do tego przygotować.

REKLAMA

Ukryte zyski w estońskim CIT – co to jest i dlaczego warto uważać?

Estoński CIT, czyli ryczałt od dochodów spółek, to atrakcyjna forma opodatkowania, która pozwala na odroczenie podatku dochodowego do momentu faktycznej dystrybucji zysków. Jednak korzystając z tej formy opodatkowania, przedsiębiorcy muszą być szczególnie czujni na pojęcie ukrytych zysków, które mogą skutkować nieoczekiwanym opodatkowaniem.

Dramatyczne dane o wypadkach rolniczych w 2025 r. KRUS stawia na profilaktykę i zdrowie rolników

Dane za pierwsze półrocze 2025 roku pokazują, że w rolnictwie wciąż dochodzi do tysięcy wypadków przy pracy – odnotowano ponad 4,4 tys. zdarzeń, w których zginęło 26 osób. KRUS podkreśla, że profilaktyka i dbanie o zdrowie rolników stają się priorytetem, aby zmniejszyć ryzyko i poprawić bezpieczeństwo w pracy na wsi.

Rewolucja w opłacie cukrowej w Polsce! Nowe prawo wprowadza radykalne zmiany

Jest projekt ustawy o zmianie ustawy o zdrowiu publicznym oraz niektórych innych ustaw, który zakłada kompleksową nowelizację przepisów dotyczących tzw. opłaty cukrowej oraz uproszczenie systemu jej poboru. Celem zmian jest zwiększenie skuteczności działań prozdrowotnych oraz eliminacja dotychczasowych problemów interpretacyjnych i ograniczeń prawnych.

Wspólne KPI w usługach BPO - praktyczne podejście do optymalizacji procesów

Efektywne zarządzanie projektami BPO wymaga jasnych wskaźników efektywności, które pozwalają na obiektywną ocenę realizowanych procesów. Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie wspólnych KPI, realizowanych równolegle przez dostawcę usług i klienta. Takie podejście, oparte na pomiarze czasu pracy i dodatkowych metryk, umożliwia lepsze zrozumienie procesów i ich systematyczne doskonalenie.

REKLAMA

Prezydencka propozycja zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci dzieli opinię publiczną

Propozycja prezydenta Karola Nawrockiego wprowadzenia zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci i dochodem do 140 tys. zł budzi wyraźne podziały w społeczeństwie. Według sondażu, popiera ją 47,5 proc. ankietowanych, a przeciwko jest 47,9 proc., reszta nie ma zdania.

Zmiana limitów amortyzacji samochodów i kosztów leasingu od 2026 r. Jak ochronić swoje rozliczenia? Niekoniecznie przez zakupy do końca grudnia 2025 r.

Od 1 stycznia 2026 r. zmniejszy się o 1/3 limit wartości amortyzacji dla większości samochodów osobowych – z 150 tys. zł do 100 tys. zł. Przepisy co ciekawe nie są nowe, bo pochodzą z końca 2021 r., ale wchodzą w życie dopiero za kilka miesięcy i dlatego znowu zrobiło się o nich głośno. Te kilka miesięcy to także ostatni dzwonek, aby zapobiec negatywnym konsekwencjom tych zmian.

REKLAMA