REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak zorganizować sprawny obieg dokumentacji księgowej w firmie

REKLAMA

Istotnym elementem zorganizowania rachunkowości każdej firmy jest właściwy system dokumentacji księgowej. Jego rola wynika z prawnego obowiązku udokumentowania wszystkich zapisów występujących w danym okresie. Można śmiało powiedzieć, że prawidłowy i sprawny obieg dokumentów w firmie jest jednym z najważniejszych (chociaż często marginalizowanych) aspektów prowadzenia współczesnego przedsiębiorstwa. Pozwala on bowiem odtworzyć poszczególne zdarzenia i sprawdzić zgodność ich rejestracji z obowiązującymi przepisami, a także na bieżąco kontrolować skutki poszczególnych operacji związanych z prowadzoną działalnością. Wpływa to w istotny sposób na organizację pracy całej firmy, a tym samym na jej wyniki finansowe.

SPIS TREŚCI

AKTY PRAWNE

FORMULARZE I WZORY




Organizacja dokumentacji księgowej
 
Organizacja dokumentacji księgowej obejmuje przede wszystkim opracowanie zasad wystawiania (emisji), kontroli, obiegu i przechowywania dokumentów.
 
Jak klasyfikować dokumenty księgowe
 
Różnorodność operacji gospodarczych występujących w firmie sprawia, że do ich odwzorowania stosuje się dokumenty różne pod względem rodzaju, przeznaczenia czy formy.
Podstawę zapisów w księgach rachunkowych mogą stanowić dowody księgowe:
• zbiorcze, dotyczące wielu jednorodnych dowodów źródłowych (np. raport kasowy ujmujący dowody wpłat i wypłat gotówki, polecenia księgowania), przy czym ewidencji podlegają łączne kwoty,
• korygujące (np. noty księgowe, faktury korygujące VAT) wystawiane w celu skorygowania błędnych zapisów,
• rozliczeniowe (np. rozdzielniki kosztów), które ujmują dokonane już zapisy według innych (nowych) kryteriów klasyfikacyjnych,
• zastępcze, wystawiane przez księgowość jednostki i do czasu nadejścia dowodu zewnętrznego zastępujące go; jeżeli po otrzymaniu dowodu obcego wystąpi różnica między oboma dokumentami, to należy dokonać zapisu doprowadzającego do poziomu zgodnego z ujętym w dowodzie obcym.
UWAGA!
Dowodem zastępczym nie można dokumentować operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
Obok dowodów wynikających z ustawy o rachunkowości mogą występować również dowody, których zawartość merytoryczną określają: prawo podatkowe (np. dokumentacja VAT), prawo bankowe, prawo wekslowe. Natomiast w odniesieniu do dokumentów, których rodzaju i treści nie regulują żadne przepisy – jednostka może samodzielnie ustalać rodzaje dowodów dokumentujących operacje gospodarcze. Dowodem takim jest np. rachunek za jazdy miejscowe własnym samochodem wystawiony przez pracownika, który używa samochodu własnego do celów służbowych.
 
Dokumenty „z komputera” a wymogi ustawowe
 
Większość firm prowadzi swoje księgi komputerowo. Występują zatem również pewne wymogi dla dokumentów generowanych w programach finansowo-księgowych. I tak, za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji już zawartych w księgach. Muszą one jednak spełniać określone wymagania, a mianowicie:
• w dowolnym momencie mogą uzyskać trwale czytelną postać, zgodną z treścią stosownych (tradycyjnych) dowodów księgowych; trwałą formę ma dowód zdatny do długotrwałego przechowywania (np. płyty CD, mikrofilmy, wydruki na papierze),
• można stwierdzić źródła ich pochodzenia oraz ustalić osobę odpowiedzialną za ich wprowadzenie do ewidencji komputerowej,
• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności ich przetwarzania oraz kompletności i identyczności zapisów,
• dane źródłowe w miejscu ich powstania są chronione przed zniszczeniem, zmianą, w sposób zapewniający ich niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Wymienione wymagania może spełnić automatyczna rejestracja danych, zastosowanie cyfr i sum kontrolnych, kluczy identyfikacyjnych, a także kopiowanie nośników oraz zastosowanie podpisu elektronicznego.
 

Jak sprawdzić dokument księgowy
 
Dokumenty księgowe stwierdzające dokonanie określonych operacji gospodarczych muszą gwarantować rzetelne dane o faktycznym ich przebiegu. Dlatego w ustawie o rachunkowości określono wymagania dotyczące poprawnego sporządzania dowodów.
Szczególnie istotne jest respektowanie wymagań:
• formalnoprawnych, związanych z zawartością dokumentów księgowych,
• dotyczących poprawności ich sporządzania,
• związanych z przeprowadzaniem kontroli wystawionego dowodu pod względem: formalnym (poprawność wystawienia dowodu), merytorycznym (zasadność dokonania operacji) i rachunkowym (prawidłowość obliczeń przez upoważnioną osobę),
• odnoszących się do właściwego dokonywania poprawek w razie wystąpienia błędów.
 
Jak sporządzić instrukcję obiegu dokumentów
 
Wymagania określone w prawie bilansowym oraz w zarządzeniach wewnętrznych, a dotyczące zasad sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych oraz ich archiwizowania, wraz ze wskazaniem osób odpowiedzialnych, powinna określać instrukcja obiegu dokumentów.
Instrukcja ta nie jest sformalizowanym dokumentem sporządzanym według jakiegoś obowiązującego wzoru. Kierownik każdej jednostki musi opracować własną – odpowiednią do potrzeb jego firmy.
Jest to jedynie akt wewnętrzny, służący dokładnemu wyjaśnieniu, co dany pracownik, dział czy struktura powinni zrobić w celu udokumentowania operacji gospodarczych.
UWAGA!
Zasady opisane w instrukcji nie muszą mieć jakiejś określonej formy. Jest to instrukcja – powinna więc być napisana językiem przystępnym, zrozumiałym dla wszystkich, w szczególności dla nowych pracowników.
Przykładowy zapis w takiej instrukcji może wyglądać następująco:
"Sekretariaty (ew. osoby prowadzące sekretariaty) przyjmują wszelkie dokumenty zewnętrzne, dostarczane do siedziby firmy przez pocztę lub przez pracowników jednostki. Dokumenty te należy ostemplować pieczątką wpływu i wpisać do książki korespondencji, nadając kolejny numer. Tak oznaczona korespondencja jest przekazywana – za pokwitowaniem – właściwym komórkom organizacyjnym."
Zapis ten można uszczegółowić, wskazując np.:
"Faktury VAT dotyczące zakupu przekazuje się, po zarejestrowaniu, do działu finansowego, który po wstępnej kontroli i ujęciu w rejestrze przekazuje je dalej osobom/działom odpowiedzialnym za zakupy i dostawy. Po dokonaniu przez te osoby/działy kontroli merytorycznej przekazują one dowody ponownie do działu finansowego w celu dokonania kontroli formalnej i rachunkowej, zatwierdzenia przez głównego księgowego i członka zarządu oraz dokonania zapłaty."
Instrukcja powinna zatem wyjaśniać dokładnie, co z jakim dokumentem należy zrobić:
• kto ma go przyjąć,
• jak go oznaczyć,
• gdzie i w jakim terminie przekazać.
W instrukcji ujmuje się także osoby (najczęściej określone według stanowiska) uprawnione do przyjmowania, sporządzania oraz podpisywania poszczególnych dokumentów księgowych, do ich kontrolowania oraz wydawania druków ścisłego zarachowania. W instrukcji może być również ujęta odpowiedzialność pracowników wynikająca z ich pracy z dokumentami.
Mogą się w niej znaleźć także zapisy dotyczące wymogów co do zawartości poszczególnych dokumentów księgowych. Powinny się tam znaleźć uwagi dotyczące kompletności, rzetelności, jasności dokumentów. Instruktaż, jak opisywać taki dokument, jakie stosować skróty i symbole zastępujące nazwy. Jeżeli operacje gospodarcze są dokumentowane dwoma lub wieloma dowodami lub egzemplarzami tego samego dowodu, kierownik jednostki w instrukcji ustala dowód (egzemplarz), który będzie podstawą do dokonania zapisu.
W dużych jednostkach instrukcja powinna określać metody dokumentowania operacji w różnych komórkach organizacyjnych, drogi ich obiegu, jak też stosowane narzędzia organizacyjne (np. harmonogramy czy terminarze).
 

Kwalifikowanie dokumentów księgowych
 
Przed rejestracją w księgach rachunkowych dokumenty księgowe powinny zostać poddane segregacji oraz kontroli pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.
Segregacja ma na celu wyodrębnienie dokumentów podlegających ewidencji, a następnie ich łączenie w jednorodne grupy, takie jak np. dowody bankowe, magazynowe, zakupu. W ramach jednorodnej grupy dowody są zestawiane według dat operacji, banków, rodzajów rachunków bankowych (np. bieżący, pomocniczy, lokat terminowych – jeżeli jednostka ma ich kilka) czy kontrahentów. Posegregowane dowody księgowe są następnie opatrywane symbolami i numerami, które pozwalają badać kompletność danego ich zbioru ujętego w księgach rachunkowych.
Przed zadekretowaniem dowody księgowe podlegają kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej. Jej uwidocznienie powinno nastąpić przez podanie w dokumentach księgowych daty i podpisów osób sprawdzających.
Po sprawdzeniu kompletności i prawidłowości dokumentów księgowych wystawionych w okresie sprawozdawczym dokonuje się ich dekretacji. Polega ona na umieszczeniu w dowodzie księgowym dyspozycji (zwanej dekretem) ujęcia go na kontach księgi głównej, ksiąg pomocniczych czy na kontach pozabilansowych.
Ustawodawca nakłada obowiązek dekretowania dowodów księgowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach, jeśli nie wynika to z techniki dokonywania zapisu.
UWAGA!
Można zaniechać zamieszczenia na dowodzie danych dotyczących podpisów i kwalifikacji dowodu do ujęcia w księgach, jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Dekretacji dokonuje główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona. Na ogół używana jest do tego celu specjalna pieczątka. Ujęcie wymienionych danych w dekrecie sprzyja powiązaniu dokumentów źródłowych z zapisami księgowymi. Podanie przy zapisie księgowym symbolu i numeru umożliwia dotarcie do dokumentu źródłowego stanowiącego jego podstawę.
Przykład
Przykładowe oznaczenia dokumentów
1) Faktura zakupu:
FVZ (symbol dokumentu) 135 (numer kolejny)/06 (rok operacji)
2) Faktura korygująca zakup:
FKZ 12/06
3) Faktura sprzedaży:
FVS 43/06
4) Naliczenie amortyzacji:
PK 5/06
Po zaksięgowaniu dowody księgowe podlegają przechowywaniu (archiwizacji) przez obowiązujący okres, w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie. Wymagania w tym zakresie zostały określone w rozdziale 8 ustawy o rachunkowości.
 
 
 

Maria Hass-Symotiuk

Biuletyn Rachunkowości i Finansów Nr 5/2006
z dnia 2006-03-01

- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ze zm.)
- rozporządzenie Ministra Finansów z 27 kwietnia 2004 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 97, poz. 970)


Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Unijne rozporządzenie DORA już obowiązuje. Które firmy muszą stosować nowe przepisy od 17 stycznia 2025 r.?

Od 17 stycznia 2025 r. w Unii Europejskiej zaczęło obowiązywać Rozporządzenie DORA. Objęte nim podmioty finansowe miały 2 lata na dostosowanie się do nowych przepisów w zakresie zarządzania ryzykiem ICT. Na niespełna miesiąc przed ostatecznym terminem wdrożenia zmian Europejski Bank Centralny opublikował raport SREP (Supervisory Review and Evaluation Process) za 2024 rok, w którym ze wszystkich badanych aspektów związanych z działalnością banków to właśnie ryzyko operacyjne i teleinformatyczne uzyskało najgorsze średnie wyniki. Czy Rozporządzenie DORA zmieni coś w tym zakresie? Na to pytanie odpowiadają eksperci Linux Polska.

Transfer danych osobowych do Kanady – czy to bezpieczne? Co na to RODO?

Kanada to kraj, który kojarzy się nam z piękną przyrodą, syropem klonowym i piżamowym shoppingiem. Jednak z punktu widzenia RODO Kanada to „państwo trzecie” – miejsce, które nie podlega bezpośrednio unijnym regulacjom ochrony danych osobowych. Czy oznacza to, że przesyłanie danych na drugi brzeg Atlantyku jest ryzykowne?

e-Urząd Skarbowy w Twoim telefonie! Nowa aplikacja zmienia sposób korzystania z usług skarbowych

Ministerstwo Finansów wprowadza rewolucję w dostępie do usług skarbowych. Aplikacja e-Urząd Skarbowy pozwala na szybkie i bezpieczne załatwianie spraw urzędowych. To dopiero początek – kolejne aktualizacje przyniosą jeszcze więcej funkcji!

W 2025 roku oprocentowanie lokat bankowych mocno spadnie. Jak zadbać o oszczędności?

Banki przewidują mocny spadek stóp procentowych. Przykładowo BNP Paribas prognozuje, że na koniec 2025 roku podstawowa stopa procentowa NBP spadnie do 4%, czyli obniży się aż o 1,75 p.p. Z kolei PKO BP zakłada, że stopy procentowe spadną do 3,5%-4% do końca 2026 r. Te oczekiwania już teraz wpływają na oprocentowanie lokat bankowych. Rankomat.pl zwraca uwagę, że średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane NBP) wyniosło zaledwie 3,96% i w kolejnych miesiącach prawdopodobnie będzie dalej spadać. Między innymi dlatego w 2025 r. warto zmienić część swoich nawyków finansowych, do których przywykliśmy w ostatnich dwóch latach.

REKLAMA

Jak opodatkować przychody z najmu? Kluczowe zasady i przepisy

Przychody z najmu można opodatkować ryczałtem lub w ramach działalności gospodarczej. Wybór odpowiedniego sposobu zależy od rodzaju najmu i decyzji podatnika. Sprawdź, jakie zasady obowiązują, jakie stawki podatkowe mają zastosowanie oraz kiedy najem kwalifikuje się jako odrębne źródło przychodów.

9000 zł brutto średniej pensji w Polsce w 2025 r. Kiedy pęknie bariera psychologiczna 10 tys. zł miesięcznie?

Główny Urząd Statystyczny podał, że w grudniu 2024 r. przeciętne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw wyniosło 8.821,25 zł. Eksperci oceniają, że w 2025 roku na pewno przeciętne wynagrodzenie w przedsiębiorstwach przekroczy kwotę 9.000 zł brutto (ok. 6.450 zł netto). Natomiast zdaniem przedsiębiorców, granicą psychologiczną przeciętnej miesięcznej pensji w Polsce jest kwota 10 000 zł brutto (ok. 7.150 zł netto). Kiedy ta granica zostanie przełamana?

ZUS zmienił zasady doręczania pism na PUE (eZUS). Nowości od 15 stycznia 2025 r.

W komunikacie z 24 stycznia 2025 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych poinformował, że od 15 stycznia 2025 r. na portalu PUE eZUS udostępnił funkcjonalności, które wynikają z art. 71 ab ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń́ społecznych w zakresie tzw. e-Doręczeń.

Rozliczenie PIT emeryta i rencisty w 2025 r. ZUS wysyła PIT-40A, PIT-11A i PIT-11 za 2024 r. Kiedy zwrot nadpłaty podatku? Jak odliczać i przekazać 1,5 proc. podatku?

W najbliższych tygodniach emeryci i renciści otrzymają ważny formularz, dotyczący rocznego rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). ZUS rozpoczął właśnie wysyłkę deklaracji PIT-40A, PIT-11A i PIT-11 za miniony rok. W całym kraju akcja obejmie niemal 10,5 mln osób.

REKLAMA

Zmiany w uldze na dziecko. Wyższe limity, do 120 i 60 tys. zł rocznie

Nowelizacja ustawy o PIT zakłada podwyższenie limitów dochodów uprawniających do ulgi na dziecko. Proponowane zmiany obejmują m.in. zwiększenie limitu przychodów dla rodzin z czwórką lub więcej dzieci do 120 tys. zł rocznie oraz wyższe progi dochodowe dla rodziców wychowujących jedno dziecko.

Płatniku, sporządź i wyślij poprawnie PIT-11, PIT-R, PIT-4R i PIT-8AR

Ministerstwo Finansów przypomina płatnikom o obowiązku sporządzenia i przesłania deklaracji podatkowych za 2024 rok. Sprawdź, jak przygotować formularze, na co zwrócić uwagę i jak uniknąć błędów w dokumentach PIT.

REKLAMA