REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak zorganizować sprawny obieg dokumentacji księgowej w firmie

REKLAMA

Istotnym elementem zorganizowania rachunkowości każdej firmy jest właściwy system dokumentacji księgowej. Jego rola wynika z prawnego obowiązku udokumentowania wszystkich zapisów występujących w danym okresie. Można śmiało powiedzieć, że prawidłowy i sprawny obieg dokumentów w firmie jest jednym z najważniejszych (chociaż często marginalizowanych) aspektów prowadzenia współczesnego przedsiębiorstwa. Pozwala on bowiem odtworzyć poszczególne zdarzenia i sprawdzić zgodność ich rejestracji z obowiązującymi przepisami, a także na bieżąco kontrolować skutki poszczególnych operacji związanych z prowadzoną działalnością. Wpływa to w istotny sposób na organizację pracy całej firmy, a tym samym na jej wyniki finansowe.

SPIS TREŚCI

AKTY PRAWNE

FORMULARZE I WZORY




Organizacja dokumentacji księgowej
 
Organizacja dokumentacji księgowej obejmuje przede wszystkim opracowanie zasad wystawiania (emisji), kontroli, obiegu i przechowywania dokumentów.
 
Jak klasyfikować dokumenty księgowe
 
Różnorodność operacji gospodarczych występujących w firmie sprawia, że do ich odwzorowania stosuje się dokumenty różne pod względem rodzaju, przeznaczenia czy formy.
Podstawę zapisów w księgach rachunkowych mogą stanowić dowody księgowe:
• zbiorcze, dotyczące wielu jednorodnych dowodów źródłowych (np. raport kasowy ujmujący dowody wpłat i wypłat gotówki, polecenia księgowania), przy czym ewidencji podlegają łączne kwoty,
• korygujące (np. noty księgowe, faktury korygujące VAT) wystawiane w celu skorygowania błędnych zapisów,
• rozliczeniowe (np. rozdzielniki kosztów), które ujmują dokonane już zapisy według innych (nowych) kryteriów klasyfikacyjnych,
• zastępcze, wystawiane przez księgowość jednostki i do czasu nadejścia dowodu zewnętrznego zastępujące go; jeżeli po otrzymaniu dowodu obcego wystąpi różnica między oboma dokumentami, to należy dokonać zapisu doprowadzającego do poziomu zgodnego z ujętym w dowodzie obcym.
UWAGA!
Dowodem zastępczym nie można dokumentować operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
Obok dowodów wynikających z ustawy o rachunkowości mogą występować również dowody, których zawartość merytoryczną określają: prawo podatkowe (np. dokumentacja VAT), prawo bankowe, prawo wekslowe. Natomiast w odniesieniu do dokumentów, których rodzaju i treści nie regulują żadne przepisy – jednostka może samodzielnie ustalać rodzaje dowodów dokumentujących operacje gospodarcze. Dowodem takim jest np. rachunek za jazdy miejscowe własnym samochodem wystawiony przez pracownika, który używa samochodu własnego do celów służbowych.
 
Dokumenty „z komputera” a wymogi ustawowe
 
Większość firm prowadzi swoje księgi komputerowo. Występują zatem również pewne wymogi dla dokumentów generowanych w programach finansowo-księgowych. I tak, za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji już zawartych w księgach. Muszą one jednak spełniać określone wymagania, a mianowicie:
• w dowolnym momencie mogą uzyskać trwale czytelną postać, zgodną z treścią stosownych (tradycyjnych) dowodów księgowych; trwałą formę ma dowód zdatny do długotrwałego przechowywania (np. płyty CD, mikrofilmy, wydruki na papierze),
• można stwierdzić źródła ich pochodzenia oraz ustalić osobę odpowiedzialną za ich wprowadzenie do ewidencji komputerowej,
• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności ich przetwarzania oraz kompletności i identyczności zapisów,
• dane źródłowe w miejscu ich powstania są chronione przed zniszczeniem, zmianą, w sposób zapewniający ich niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Wymienione wymagania może spełnić automatyczna rejestracja danych, zastosowanie cyfr i sum kontrolnych, kluczy identyfikacyjnych, a także kopiowanie nośników oraz zastosowanie podpisu elektronicznego.
 

Jak sprawdzić dokument księgowy
 
Dokumenty księgowe stwierdzające dokonanie określonych operacji gospodarczych muszą gwarantować rzetelne dane o faktycznym ich przebiegu. Dlatego w ustawie o rachunkowości określono wymagania dotyczące poprawnego sporządzania dowodów.
Szczególnie istotne jest respektowanie wymagań:
• formalnoprawnych, związanych z zawartością dokumentów księgowych,
• dotyczących poprawności ich sporządzania,
• związanych z przeprowadzaniem kontroli wystawionego dowodu pod względem: formalnym (poprawność wystawienia dowodu), merytorycznym (zasadność dokonania operacji) i rachunkowym (prawidłowość obliczeń przez upoważnioną osobę),
• odnoszących się do właściwego dokonywania poprawek w razie wystąpienia błędów.
 
Jak sporządzić instrukcję obiegu dokumentów
 
Wymagania określone w prawie bilansowym oraz w zarządzeniach wewnętrznych, a dotyczące zasad sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych oraz ich archiwizowania, wraz ze wskazaniem osób odpowiedzialnych, powinna określać instrukcja obiegu dokumentów.
Instrukcja ta nie jest sformalizowanym dokumentem sporządzanym według jakiegoś obowiązującego wzoru. Kierownik każdej jednostki musi opracować własną – odpowiednią do potrzeb jego firmy.
Jest to jedynie akt wewnętrzny, służący dokładnemu wyjaśnieniu, co dany pracownik, dział czy struktura powinni zrobić w celu udokumentowania operacji gospodarczych.
UWAGA!
Zasady opisane w instrukcji nie muszą mieć jakiejś określonej formy. Jest to instrukcja – powinna więc być napisana językiem przystępnym, zrozumiałym dla wszystkich, w szczególności dla nowych pracowników.
Przykładowy zapis w takiej instrukcji może wyglądać następująco:
"Sekretariaty (ew. osoby prowadzące sekretariaty) przyjmują wszelkie dokumenty zewnętrzne, dostarczane do siedziby firmy przez pocztę lub przez pracowników jednostki. Dokumenty te należy ostemplować pieczątką wpływu i wpisać do książki korespondencji, nadając kolejny numer. Tak oznaczona korespondencja jest przekazywana – za pokwitowaniem – właściwym komórkom organizacyjnym."
Zapis ten można uszczegółowić, wskazując np.:
"Faktury VAT dotyczące zakupu przekazuje się, po zarejestrowaniu, do działu finansowego, który po wstępnej kontroli i ujęciu w rejestrze przekazuje je dalej osobom/działom odpowiedzialnym za zakupy i dostawy. Po dokonaniu przez te osoby/działy kontroli merytorycznej przekazują one dowody ponownie do działu finansowego w celu dokonania kontroli formalnej i rachunkowej, zatwierdzenia przez głównego księgowego i członka zarządu oraz dokonania zapłaty."
Instrukcja powinna zatem wyjaśniać dokładnie, co z jakim dokumentem należy zrobić:
• kto ma go przyjąć,
• jak go oznaczyć,
• gdzie i w jakim terminie przekazać.
W instrukcji ujmuje się także osoby (najczęściej określone według stanowiska) uprawnione do przyjmowania, sporządzania oraz podpisywania poszczególnych dokumentów księgowych, do ich kontrolowania oraz wydawania druków ścisłego zarachowania. W instrukcji może być również ujęta odpowiedzialność pracowników wynikająca z ich pracy z dokumentami.
Mogą się w niej znaleźć także zapisy dotyczące wymogów co do zawartości poszczególnych dokumentów księgowych. Powinny się tam znaleźć uwagi dotyczące kompletności, rzetelności, jasności dokumentów. Instruktaż, jak opisywać taki dokument, jakie stosować skróty i symbole zastępujące nazwy. Jeżeli operacje gospodarcze są dokumentowane dwoma lub wieloma dowodami lub egzemplarzami tego samego dowodu, kierownik jednostki w instrukcji ustala dowód (egzemplarz), który będzie podstawą do dokonania zapisu.
W dużych jednostkach instrukcja powinna określać metody dokumentowania operacji w różnych komórkach organizacyjnych, drogi ich obiegu, jak też stosowane narzędzia organizacyjne (np. harmonogramy czy terminarze).
 

Kwalifikowanie dokumentów księgowych
 
Przed rejestracją w księgach rachunkowych dokumenty księgowe powinny zostać poddane segregacji oraz kontroli pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.
Segregacja ma na celu wyodrębnienie dokumentów podlegających ewidencji, a następnie ich łączenie w jednorodne grupy, takie jak np. dowody bankowe, magazynowe, zakupu. W ramach jednorodnej grupy dowody są zestawiane według dat operacji, banków, rodzajów rachunków bankowych (np. bieżący, pomocniczy, lokat terminowych – jeżeli jednostka ma ich kilka) czy kontrahentów. Posegregowane dowody księgowe są następnie opatrywane symbolami i numerami, które pozwalają badać kompletność danego ich zbioru ujętego w księgach rachunkowych.
Przed zadekretowaniem dowody księgowe podlegają kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej. Jej uwidocznienie powinno nastąpić przez podanie w dokumentach księgowych daty i podpisów osób sprawdzających.
Po sprawdzeniu kompletności i prawidłowości dokumentów księgowych wystawionych w okresie sprawozdawczym dokonuje się ich dekretacji. Polega ona na umieszczeniu w dowodzie księgowym dyspozycji (zwanej dekretem) ujęcia go na kontach księgi głównej, ksiąg pomocniczych czy na kontach pozabilansowych.
Ustawodawca nakłada obowiązek dekretowania dowodów księgowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach, jeśli nie wynika to z techniki dokonywania zapisu.
UWAGA!
Można zaniechać zamieszczenia na dowodzie danych dotyczących podpisów i kwalifikacji dowodu do ujęcia w księgach, jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Dekretacji dokonuje główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona. Na ogół używana jest do tego celu specjalna pieczątka. Ujęcie wymienionych danych w dekrecie sprzyja powiązaniu dokumentów źródłowych z zapisami księgowymi. Podanie przy zapisie księgowym symbolu i numeru umożliwia dotarcie do dokumentu źródłowego stanowiącego jego podstawę.
Przykład
Przykładowe oznaczenia dokumentów
1) Faktura zakupu:
FVZ (symbol dokumentu) 135 (numer kolejny)/06 (rok operacji)
2) Faktura korygująca zakup:
FKZ 12/06
3) Faktura sprzedaży:
FVS 43/06
4) Naliczenie amortyzacji:
PK 5/06
Po zaksięgowaniu dowody księgowe podlegają przechowywaniu (archiwizacji) przez obowiązujący okres, w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie. Wymagania w tym zakresie zostały określone w rozdziale 8 ustawy o rachunkowości.
 
 
 

Maria Hass-Symotiuk

Biuletyn Rachunkowości i Finansów Nr 5/2006
z dnia 2006-03-01

- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ze zm.)
- rozporządzenie Ministra Finansów z 27 kwietnia 2004 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 97, poz. 970)


Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kasowy PIT - projekt ustawy opublikowany

Projekt ustawy o kasowym PIT został opublikowany. Od kiedy wchodzi w życie? Dla kogo jest kasowy PIT? Co to jest i na czym polega?

Obligacje skarbowe [maj 2024 r.] - oprocentowanie i oferta obligacji oszczędnościowych (detalicznych)

Ministerstwo Finansów w komunikacie z 24 kwietnia 2024 r. poinformowało o oprocentowaniu i ofercie obligacji oszczędnościowych Skarbu Państwa nowych emisji, które będą sprzedawane w maju 2024 roku. Oprocentowanie i marże tych obligacji nie zmieniły się w porównaniu do oferowanych w kwietniu br. Od 25 kwietnia można nabywać nową emisję obligacji skarbowych w drodze zamiany.

Kasowy PIT dla przedsiębiorców z przychodami do 250 tys. euro od 2025 roku. I tylko do transakcji fakturowanych [projekt ustawy]

Ministerstwo Finansów przygotowało i opublikowało 24 kwietnia 2024 r. projekt nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Ta nowelizacja przewiduje wprowadzenie kasowej metody rozliczania podatku dochodowego. Z tej metody będą mogli skorzystać przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają działalność, a także ci przedsiębiorcy, których przychody w roku poprzednim nie przekraczały 250 tys. euro.

Coraz więcej kontroli firm logistycznych. Urzędy celno-skarbowe sprawdzają pozwolenia na uproszczenia celne

Urzędy celno-skarbowe zintensyfikowały kontrole firm logistycznych. Chodzi o monitoring pozwoleń na uproszczenia celne, szczególnie tych wydanych w czasie pandemii. Jeśli organy celno-skarbowe natrafią na jakiekolwiek uchybienia, to może dojść do zawieszenia pozwolenia, a nawet jego odebrania.

Ostatnie dni na złożenia PIT-a. W pośpiechu nie daj szansy cyberoszustowi! Podstawowe zasady bezpieczeństwa

Obecnie już prawie co drugi Polak (49%) przyznaje, że otrzymuje podejrzane wiadomości drogą mailową. Tak wynika z najnowszego raportu SMSAPI „Bezpieczeństwo Cyfrowe Polaków 2024”. Ok. 20% Polaków niestety klika w linki zawarte w mailu, gdy wiadomość dotyczy ważnych spraw. Jak zauważa Leszek Tasiemski, VP w firmie WithSecure – ostatnie dni składania zeznań podatkowych to idealna okazja dla oszustów do przeprowadzenia ataków phishingowych i polowania na nieuważnych podatników.

Czy przepis podatkowy napisany w złej wierze nie rodzi normy prawnej? Dlaczego podatnicy unikają stosowania takich przepisów?

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą często kontestują obowiązki nakładane na podstawie przepisów podatkowych. Nigdy wcześniej nie spotkałem się z tym w takim natężeniu – może na przełomie lat osiemdziesiątych i dziewięćdziesiątych XX wieku, gdy wprowadzono drakońskie przepisy tzw. popiwku – pisze prof. Witold Modzelewski. Dlaczego tak się dzieje?

Szef KAS: Fundacje rodzinne nie są środkiem do unikania opodatkowania

Szef Krajowej Administracji skarbowej wydał opinię zabezpieczającą w której potwierdził, że utworzenie fundacji, wniesienie do niej akcji i następnie ich sprzedaż nie będzie tzw. „unikaniem opodatkowania”, mimo wysokich korzyści podatkowych. Opinię zabezpieczające wydaje się właśnie w celu rozstrzygnięcia, czy proponowana czynność tym unikaniem by była.
Przedmiotowa opinia została wydana na wniosek przedsiębiorcy, który planuje utworzenie rodzinnej platformy inwestycyjnej przy wykorzystaniu Fundacji poprzez wniesienie do niej m.in. akcji spółki. Natomiast spółka jest właścicielem spółek zależnych, które uzyskują przychody prowadząc działalność operacyjną w różnych krajach świata. 

Laptopy otrzymane przez uczniów i nauczycieli zwolnione z PIT - rozporządzenie MF

Laptopy oraz bony na laptopy, otrzymane w 2023 r. przez uczniów i nauczycieli, są zwolnione z PIT – wynika z rozporządzenia MF, które weszło w życie we wtorek 23 kwietnia 2024 r.

Kontyngent możliwym lekarstwem na cła

Każdy towar o statusie celnym nieunijnym w momencie wjazdu na terytorium UE obciążony jest długiem celnym. Dług ten wynika z unijnych przepisów prawa. Uzależniony jest od kodu taryfy celnej, wartości celnej towaru, pochodzenia oraz zastosowanej waluty dla danej transakcji. Unia Europejska stoi na straży konkurencyjności swoich rodzimych przedsiębiorstw, a to oznacza, że ma wielorakie narzędzia do swojej dyspozycji, aby zapewnić bezpieczne funkcjonowanie naszym przedsiębiorcom. Jednym z takich narzędzi jest cło ochronne (odwetowe), którego celem jest ochrona produkcji unijnej przed konkurencją z krajów trzecich. Często cło to występuje z cłem antydumpingowym, którego z kolei celem jest wyrównanie cen rynkowych towaru sprowadzanego z krajów trzecich z towarem produkowanym w UE.

Rozliczenie składki zdrowotnej za 2023 rok - termin w 2024 roku, zasady [komunikat ZUS]. Jak wypełnić i do kiedy złożyć ZUS DRA lub ZUS RCA?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, że część płatników składek - osób prowadzących pozarolniczą działalność - musi przekazać do ZUS roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne za rok 2023. W dniu 20 maja 2024 r. mija termin na złożenie ZUS DRA lub ZUS RCA za kwiecień 2024 r., w którym uwzględnione będzie to rozliczenie.

REKLAMA