Wydatki na obsługę informatycznego systemu finansowo-księgowego

W dobie szybko rosnącej komputeryzacji wszystkich dziedzin życia, a w szczególności życia gospodarczego, prowadzenie rachunkowości finansowej za pomocą informatycznego systemu finansowo-księgowego (systemu FK) staje się koniecznością dla większości podmiotów gospodarczych, niezależnie od profilu ich działalności czy skali działania. Prowadzenie rachunkowości przy użyciu systemu FK pozwala na wyeliminowanie powtarzalności pewnych czynności ewidencyjnych. System taki eliminuje konieczność przenoszenia tych samych danych między różnymi urządzeniami księgowymi. Dane dotyczące operacji gospodarczej są rejestrowane w różnym ujęciu, poczynając od dziennika księgowań przez ewidencję syntetyczną (księgę główną), ewidencję analityczną (księgi pomocnicze), kończąc na innych ewidencjach, takich jak rejestry VAT czy ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Ręczne przenoszenie danych pomiędzy tymi urządzeniami księgowymi niesie ze sobą ryzyko powstania błędów. Drugim poziomem przenoszenia danych, na którym mogą powstać błędy, jest sporządzanie sprawozdań finansowych oraz innych raportów na podstawie danych zawartych w księgach. Dane są wybierane ręcznie z różnych ewidencji oraz różnych poziomów ich agregacji, co znów może doprowadzić do powstania błędów. Przy zastosowaniu technologii informatycznej można rejestrować, klasyfikować i sumować dane bezpośrednio z dokumentów źródłowych. W ten sposób eliminuje się możliwość powstania błędów przy przenoszeniu tych danych. Pozyskanie i utrzymanie systemu FK w jednostce jest czynnikiem redukującym koszty prowadzenia rachunkowości oraz ewentualne koszty związane z konsekwencjami błędów w księgach.

Pozyskanie systemu informatycznego może być zrealizowane przez zakup użytkowego pakietu oprogramowania lub przygotowanie systemu stworzonego specjalnie na potrzeby danej jednostki. Wybór odpowiedniej drogi pozyskania oprogramowania jest uzależniony od wielu czynników i będzie związany z ponoszeniem różnego rodzaju wydatków. Budowa specjalnego systemu dla firmy jest uzasadniona wtedy, gdy potrzeby informacyjne jednostki są stosunkowo nietypowe i brakuje oferty rynkowej, która by te potrzeby zaspokajała. Drugim czynnikiem wpływającym na sposób pozyskania systemu są częste zmiany w jednostce, co powoduje, że nieopłacalna staje się modyfikacja już istniejących programów użytkowych. Pozyskanie systemu w drodze zakupu gotowego oprogramowania jest możliwe, gdy potrzeby jednostki w zakresie ewidencji oraz informacji są standardowe i nie wymagają szczególnych rozwiązań organizacyjnych.

Małe i średnie jednostki, których wymagania co do systemu FK są standardowe, w większości przypadków decydują się na nabycie oprogramowania z oferty rynkowej, która jest stosunkowo szeroka. W ofercie dostępne są programy krajowe oraz „spolszczone” pakiety i dostosowane do polskich wymagań prawnych programy producentów zagranicznych. Zaletą tego typu rozwiązania jest przede wszystkim uniwersalność dostępnych programów, które są w stanie zapewnić poprawną ewidencję zdarzeń gospodarczych, niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności oraz formy prawnej jednostki.

Kolejną zaletą omawianego rozwiązania jest duża liczba dokonanych wdrożeń, co eliminuje błędy w programach, które są zgłaszane przez dotychczasowych użytkowników. Firmy informatyczne produkujące oprogramowanie oferują najczęściej telefoniczną pomoc (help desk) przy instalacji i bieżącym użytkowaniu programu. Co jakiś czas udostępniane są (płatne lub bezpłatne) poprawki, które mają za zadanie wyeliminowanie błędów lub rozszerzenie funkcjonalności programu.

• zakupem oprogramowania,

• instalacją jedno- lub wielostanowiskową,

• parametryzacją.

Program finansowo-księgowy, podobnie jak inne programy, będzie zaliczany do wartości niematerialnych i prawnych, gdyż jego nabycie wiąże się wyłącznie z nabyciem prawa do jego użytkowania – licencji. Zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości wartości niematerialne i prawne są wyceniane według cen nabycia lub kosztów wytworzenia albo wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

Analizując przytoczony przepis z punktu widzenia wprowadzenia do ewidencji nowego systemu finansowo-księgowego musimy brać pod uwagę cenę nabycia tego systemu. Jako cenę nabycia ustawa o rachunkowości określa cenę zakupu składnika aktywów, obejmującą kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu – powiększoną o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżoną o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. Należy podkreślić, że cena nabycia zawiera w sobie wszelkie wydatki związane z doprowadzeniem składnika majątku do stanu zdatnego do użytkowania. W przypadku systemu FK sam zakup użytkowego pakietu programowego nie oznacza, że jest on kompletny i zdatny do użytku. Aby został on za taki uznany, powinien zostać zainstalowany oraz sparametryzowany. Ma to szczególne znaczenie przy zakupie pakietu uniwersalnego, który ma wiele możliwości konfiguracyjnych, bez określenia których nie jest możliwa poprawna praca. Częstym przypadkiem jest też konieczność przystosowania sprzętu komputerowego do wymagań zakupionego programu.

W przypadku gdy potrzeby jednostki w zakresie systemu FK są nietypowe lub jednostka często dokonuje zmian organizacyjnych, branżowych czy regionalnych, uzasadnione będzie nabycie systemu FK poprzez zlecenie stworzenia programu wyspecjalizowanej firmie lub osobie. Budowa systemu jest w takim przypadku procesem złożonym oraz rozciągniętym w czasie. Proces ten może się składać z kilku etapów, które pociągają za sobą wydatki. Etapy te mogą być podzielone następująco*:

• definiowanie problemu – na podstawie inwentaryzacji potrzeb użytkownika analityk określa konkretne zadanie projektowe, w konfrontacji z możliwościami ich spełnienia;

• modelowanie systemu – prezentacja struktury funkcjonalnej i uogólnionej struktury informacyjnej przyszłego systemu wraz z powiązaniami ze strukturą techniczno-technologiczną i przestrzenną;

• projektowanie systemu – precyzyjne określenie obrazu przyszłego systemu za pomocą odpowiedniej metodyki projektowania wraz z określeniem warunków organizacyjno-technicznych oraz harmonogramu prac realizacyjnych;

• realizacja systemu – faza złożona z trzech etapów (programowanie, weryfikacja i wdrażanie), których celem jest bieżąca eksploatacja systemu.

Podobnie jak w przypadku nabycia gotowego pakietu wszelkie wydatki, które są związane z realizacją projektu, będą powiększały wartość początkową nabywanego w ten sposób oprogramowania. Dokumentowanie wydatków jest uzależnione od rodzaju podmiotu, któremu zlecamy usługę:

• umowa z innym podmiotem gospodarczym – dokumentowanie wydatków fakturami VAT,

• umowa z osobą fizyczną – rachunki wynikające z podpisanej umowy o dzieło.

Kolejnym zagadnieniem jest określenie sposobu amortyzacji nabytego systemu FK. Mamy w tym przypadku do wyboru równomierne rozłożenie w czasie wydatków związanych z pozyskaniem programu bądź jednorazowy odpis w koszty w wysokości wartości początkowej. Najodpowiedniejszym kryterium wyboru jest na pewno wartość początkowa oprogramowania.

Artykuł 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości zezwala na dokonywanie jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w wysokości wartości początkowej dla środków trwałych niskiej wartości. Artykuł 33 rozciąga ten przepis również na wartości niematerialne i prawne. Jeżeli chodzi o ustalenie progu niskiej wartości, to powinna ona być określona w polityce rachunkowości, która jest dokumentem wymaganym przepisami ustawy. Proponowaną kwotą, która określa niską wartość tych składników majątku, może być kwota 3500 zł, która stanowi obecnie próg jednorazowych odpisów amortyzacyjnych na potrzeby podatków dochodowych.

Drugim sposobem ujmowania wydatków na oprogramowanie jest ich odpisywanie w ciężar kosztów stopniowo, w ratach miesięcznych, przez cały okres ekonomicznej użyteczności, w postaci odpisów amortyzacyjnych. Okres ekonomicznej użyteczności, w trakcie którego są dokonywane odpisy amortyzacyjne, jest ustalany przez kierownika jednostki i – zgodnie z art. 32 ust. 2 – powinien uwzględniać następujące czynniki:

• tempo postępu techniczno-ekonomicznego,

• prawne lub inne ograniczenia czasu używania wartości niematerialnej i prawnej.

Wydatki związane z obsługą oprogramowania po przyjęciu do użytkowania będą obciążały bezpośrednio koszty okresu bieżącego, chyba że opłaty będą dokonywane z góry za kilka okresów obrachunkowych. W takim przypadku należy dokonać rozliczenia kosztów przypadających na kolejne okresy sprawozdawcze przez rozliczenie międzyokresowe kosztów.

Osobną kategorią wydatków będą wydatki związane z rozbudową systemu o nowe moduły, które zwiększają możliwości systemu FK. Istotne jest tutaj rozgraniczenie na moduły, które mogą pracować bez systemu FK i powinny być traktowane jako osobne pozycje w ewidencji wartości niematerialnych i prawnych, oraz takie, które są nierozerwalnie związane z systemem FK. Do pierwszej grupy należałoby zaliczyć wszystkie tak zwane podsystemy dziedzinowe, takie jak:

• system ewidencji materiałów i towarów (magazynowy),

• system sprzedaży (fakturowanie),

• system kadrowo-płacowy,

• system do ewidencji środków trwałych,

• inne.

Systemy te mogą współpracować z systemem FK na zasadzie wymiany danych, ale stanowią odrębne programy, którym nie jest niezbędny do pracy system rachunkowości finansowej. Drugą grupą są rozszerzenia systemu FK obejmujące na przykład:

• analizy finansowe,

• komunikację z bankiem (z systemami home lub enterprise banking),

• pakiety analizy menedżerskiej,

• inne.

Nabycie rozszerzeń z tej grupy powiększa możliwości systemu FK i ewidencyjnie wydatki na ich nabycie powinny podwyższać wartość początkową istniejącego już systemu finansowo-księgowego.

Aleksander Zawadzki

Katedra Rachunkowości UMK w Toruniu

odpowiadamy na pytania: www.infor.pl/pytaniasfk