REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wydatki na obsługę informatycznego systemu finansowo-księgowego

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

System FK: Pozyskanie i utrzymanie systemu FK w jednostce jest czynnikiem redukującym koszty prowadzenia rachunkowości oraz ewentualne koszty związane z konsekwencjami błędów w księgach. Ręczne przenoszenie danych pomiędzy urządzeniami księgowymi zawsze niesie ze sobą ryzyko powstania błędów. W tym artykule przedstawiono aspekty kosztowe związane z pozyskaniem i obsługą sytemu FK, a także sposób ewidencji księgowej tych wydatków.
W dobie szybko rosnącej komputeryzacji wszystkich dziedzin życia, a w szczególności życia gospodarczego, prowadzenie rachunkowości finansowej za pomocą informatycznego systemu finansowo-księgowego (systemu FK) staje się koniecznością dla większości podmiotów gospodarczych, niezależnie od profilu ich działalności czy skali działania. Prowadzenie rachunkowości przy użyciu systemu FK pozwala na wyeliminowanie powtarzalności pewnych czynności ewidencyjnych. System taki eliminuje konieczność przenoszenia tych samych danych między różnymi urządzeniami księgowymi. Dane dotyczące operacji gospodarczej są rejestrowane w różnym ujęciu, poczynając od dziennika księgowań przez ewidencję syntetyczną (księgę główną), ewidencję analityczną (księgi pomocnicze), kończąc na innych ewidencjach, takich jak rejestry VAT czy ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
Ręczne przenoszenie danych pomiędzy tymi urządzeniami księgowymi niesie ze sobą ryzyko powstania błędów. Drugim poziomem przenoszenia danych, na którym mogą powstać błędy, jest sporządzanie sprawozdań finansowych oraz innych raportów na podstawie danych zawartych w księgach. Dane są wybierane ręcznie z różnych ewidencji oraz różnych poziomów ich agregacji, co znów może doprowadzić do powstania błędów. Przy zastosowaniu technologii informatycznej można rejestrować, klasyfikować i sumować dane bezpośrednio z dokumentów źródłowych. W ten sposób eliminuje się możliwość powstania błędów przy przenoszeniu tych danych. Pozyskanie i utrzymanie systemu FK w jednostce jest czynnikiem redukującym koszty prowadzenia rachunkowości oraz ewentualne koszty związane z konsekwencjami błędów w księgach.
Przy zastosowaniu technologii informatycznej można rejestrować, klasyfikować i sumować dane bezpośrednio z dokumentów źródłowych.
Jaki system wybrać
Pozyskanie systemu informatycznego może być zrealizowane przez zakup użytkowego pakietu oprogramowania lub przygotowanie systemu stworzonego specjalnie na potrzeby danej jednostki. Wybór odpowiedniej drogi pozyskania oprogramowania jest uzależniony od wielu czynników i będzie związany z ponoszeniem różnego rodzaju wydatków. Budowa specjalnego systemu dla firmy jest uzasadniona wtedy, gdy potrzeby informacyjne jednostki są stosunkowo nietypowe i brakuje oferty rynkowej, która by te potrzeby zaspokajała. Drugim czynnikiem wpływającym na sposób pozyskania systemu są częste zmiany w jednostce, co powoduje, że nieopłacalna staje się modyfikacja już istniejących programów użytkowych. Pozyskanie systemu w drodze zakupu gotowego oprogramowania jest możliwe, gdy potrzeby jednostki w zakresie ewidencji oraz informacji są standardowe i nie wymagają szczególnych rozwiązań organizacyjnych.
Nabycie gotowego pakietu oprogramowania
Małe i średnie jednostki, których wymagania co do systemu FK są standardowe, w większości przypadków decydują się na nabycie oprogramowania z oferty rynkowej, która jest stosunkowo szeroka. W ofercie dostępne są programy krajowe oraz „spolszczone” pakiety i dostosowane do polskich wymagań prawnych programy producentów zagranicznych. Zaletą tego typu rozwiązania jest przede wszystkim uniwersalność dostępnych programów, które są w stanie zapewnić poprawną ewidencję zdarzeń gospodarczych, niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności oraz formy prawnej jednostki.
Kolejną zaletą omawianego rozwiązania jest duża liczba dokonanych wdrożeń, co eliminuje błędy w programach, które są zgłaszane przez dotychczasowych użytkowników. Firmy informatyczne produkujące oprogramowanie oferują najczęściej telefoniczną pomoc (help desk) przy instalacji i bieżącym użytkowaniu programu. Co jakiś czas udostępniane są (płatne lub bezpłatne) poprawki, które mają za zadanie wyeliminowanie błędów lub rozszerzenie funkcjonalności programu.
Wydatki związane z nabyciem oprogramowania będą związane z następującymi czynnościami:
• zakupem oprogramowania,
• instalacją jedno- lub wielostanowiskową,
• parametryzacją.
Program finansowo-księgowy, podobnie jak inne programy, będzie zaliczany do wartości niematerialnych i prawnych, gdyż jego nabycie wiąże się wyłącznie z nabyciem prawa do jego użytkowania – licencji. Zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości wartości niematerialne i prawne są wyceniane według cen nabycia lub kosztów wytworzenia albo wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.
Program finansowo-księgowy jest zaliczany do wartości niematerialnych i prawnych.
Analizując przytoczony przepis z punktu widzenia wprowadzenia do ewidencji nowego systemu finansowo-księgowego musimy brać pod uwagę cenę nabycia tego systemu. Jako cenę nabycia ustawa o rachunkowości określa cenę zakupu składnika aktywów, obejmującą kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu – powiększoną o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżoną o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. Należy podkreślić, że cena nabycia zawiera w sobie wszelkie wydatki związane z doprowadzeniem składnika majątku do stanu zdatnego do użytkowania. W przypadku systemu FK sam zakup użytkowego pakietu programowego nie oznacza, że jest on kompletny i zdatny do użytku. Aby został on za taki uznany, powinien zostać zainstalowany oraz sparametryzowany. Ma to szczególne znaczenie przy zakupie pakietu uniwersalnego, który ma wiele możliwości konfiguracyjnych, bez określenia których nie jest możliwa poprawna praca. Częstym przypadkiem jest też konieczność przystosowania sprzętu komputerowego do wymagań zakupionego programu.
Aby system FK został uznany za kompletny i zdatny do użytku, powinien zostać zainstalowany oraz sparametryzowany.
Budowa systemu dedykowanego („pod firmę”)
W przypadku gdy potrzeby jednostki w zakresie systemu FK są nietypowe lub jednostka często dokonuje zmian organizacyjnych, branżowych czy regionalnych, uzasadnione będzie nabycie systemu FK poprzez zlecenie stworzenia programu wyspecjalizowanej firmie lub osobie. Budowa systemu jest w takim przypadku procesem złożonym oraz rozciągniętym w czasie. Proces ten może się składać z kilku etapów, które pociągają za sobą wydatki. Etapy te mogą być podzielone następująco*:
• definiowanie problemu – na podstawie inwentaryzacji potrzeb użytkownika analityk określa konkretne zadanie projektowe, w konfrontacji z możliwościami ich spełnienia;
• modelowanie systemu – prezentacja struktury funkcjonalnej i uogólnionej struktury informacyjnej przyszłego systemu wraz z powiązaniami ze strukturą techniczno-technologiczną i przestrzenną;
• projektowanie systemu – precyzyjne określenie obrazu przyszłego systemu za pomocą odpowiedniej metodyki projektowania wraz z określeniem warunków organizacyjno-technicznych oraz harmonogramu prac realizacyjnych;
• realizacja systemu – faza złożona z trzech etapów (programowanie, weryfikacja i wdrażanie), których celem jest bieżąca eksploatacja systemu.
Podobnie jak w przypadku nabycia gotowego pakietu wszelkie wydatki, które są związane z realizacją projektu, będą powiększały wartość początkową nabywanego w ten sposób oprogramowania. Dokumentowanie wydatków jest uzależnione od rodzaju podmiotu, któremu zlecamy usługę:
• umowa z innym podmiotem gospodarczym – dokumentowanie wydatków fakturami VAT,
• umowa z osobą fizyczną – rachunki wynikające z podpisanej umowy o dzieło.
Kolejnym zagadnieniem jest określenie sposobu amortyzacji nabytego systemu FK. Mamy w tym przypadku do wyboru równomierne rozłożenie w czasie wydatków związanych z pozyskaniem programu bądź jednorazowy odpis w koszty w wysokości wartości początkowej. Najodpowiedniejszym kryterium wyboru jest na pewno wartość początkowa oprogramowania.
Artykuł 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości zezwala na dokonywanie jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w wysokości wartości początkowej dla środków trwałych niskiej wartości. Artykuł 33 rozciąga ten przepis również na wartości niematerialne i prawne. Jeżeli chodzi o ustalenie progu niskiej wartości, to powinna ona być określona w polityce rachunkowości, która jest dokumentem wymaganym przepisami ustawy. Proponowaną kwotą, która określa niską wartość tych składników majątku, może być kwota 3500 zł, która stanowi obecnie próg jednorazowych odpisów amortyzacyjnych na potrzeby podatków dochodowych.
Drugim sposobem ujmowania wydatków na oprogramowanie jest ich odpisywanie w ciężar kosztów stopniowo, w ratach miesięcznych, przez cały okres ekonomicznej użyteczności, w postaci odpisów amortyzacyjnych. Okres ekonomicznej użyteczności, w trakcie którego są dokonywane odpisy amortyzacyjne, jest ustalany przez kierownika jednostki i – zgodnie z art. 32 ust. 2 – powinien uwzględniać następujące czynniki:
• tempo postępu techniczno-ekonomicznego,
• prawne lub inne ograniczenia czasu używania wartości niematerialnej i prawnej.
Wydatki związane z obsługą oprogramowania po przyjęciu do użytkowania będą obciążały bezpośrednio koszty okresu bieżącego, chyba że opłaty będą dokonywane z góry za kilka okresów obrachunkowych. W takim przypadku należy dokonać rozliczenia kosztów przypadających na kolejne okresy sprawozdawcze przez rozliczenie międzyokresowe kosztów.
Osobną kategorią wydatków będą wydatki związane z rozbudową systemu o nowe moduły, które zwiększają możliwości systemu FK. Istotne jest tutaj rozgraniczenie na moduły, które mogą pracować bez systemu FK i powinny być traktowane jako osobne pozycje w ewidencji wartości niematerialnych i prawnych, oraz takie, które są nierozerwalnie związane z systemem FK. Do pierwszej grupy należałoby zaliczyć wszystkie tak zwane podsystemy dziedzinowe, takie jak:
• system ewidencji materiałów i towarów (magazynowy),
• system sprzedaży (fakturowanie),
• system kadrowo-płacowy,
• system do ewidencji środków trwałych,
• inne.
Systemy te mogą współpracować z systemem FK na zasadzie wymiany danych, ale stanowią odrębne programy, którym nie jest niezbędny do pracy system rachunkowości finansowej. Drugą grupą są rozszerzenia systemu FK obejmujące na przykład:
• analizy finansowe,
• komunikację z bankiem (z systemami home lub enterprise banking),
• pakiety analizy menedżerskiej,
• inne.
Nabycie rozszerzeń z tej grupy powiększa możliwości systemu FK i ewidencyjnie wydatki na ich nabycie powinny podwyższać wartość początkową istniejącego już systemu finansowo-księgowego.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Aleksander Zawadzki
Katedra Rachunkowości UMK w Toruniu
odpowiadamy na pytania: www.infor.pl/pytaniasfk
Podstawa prawna
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości – Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 10, poz. 66
System rachunkowości wspomaganej komputerem, pr. zb. pod red. I. Dziedziczak i J. Stępniewskiego, Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, Warszawa 1999.


Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Finansowo-Księgowy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kolejne obniżki stóp procentowych NBP dopiero na jesieni 2025 roku? Prezes Glapiński: RPP nie zapowiada obecnie dalszych zmian; wzmocniły się czynniki inflacyjne

Rada Polityki Pieniężnej prawdopodobnie poczeka z kolejnymi obniżkami stóp procentowych przynajmniej do września - oceniają ekonomiści Santander BP. Ich zdaniem konferencja prasowa Prezesa NBP z 5 czerwca 2025 r. zasygnalizowała kolejną zmianę w nastawieniu banku centralnego - w kierunku bardziej jastrzębiej polityki. Podobnie oceniają analitycy innych banków (ING BSK, mBanku). Na tej konferencji Prezes Glapiński podkreślił, że Rada Polityki Pieniężnej w obecnej sytuacji nie zapowiada ścieżki przyszłych stóp proc., nie zobowiązuje się do żadnych decyzji, a kolejne decyzje będą podejmowane w reakcji na bieżące informacje. Dodał, że wzmocniły się czynniki mogące zwiększyć presję inflacyjną w dłuższym okresie.

Dopłaty bezpośrednie 2025: Nabór kończy się już 16 czerwca

Rolnicy mogą składać wnioski o dopłaty bezpośrednie i obszarowe za 2025 rok wyłącznie przez internet, korzystając z aplikacji eWniosekPlus. Termin upływa 16 czerwca, ale dokumenty będzie można złożyć do 11 lipca – z potrąceniem. Pomoc oferują pracownicy ARiMR i infolinia agencji.

Ulga podatkowa dla pracującego seniora. Co w sytuacji przejścia na emeryturę w ciągu roku podatkowego?

Już czwarty rok w podatku dochodowym od osób fizycznych obowiązuje wprowadzona w ramach Polskiego Ładu tzw. ulga dla pracujących seniorów. Jest to tak naprawdę zwolnienie podatkowe, do którego mają prawo osoby, które osiągnęły powszechny wiek emerytalny (60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn), nadal pracują zarobkowo i nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty rodzinnej. Z tej ulgi mogą też korzystać te osoby, które mają przyznaną emeryturę lecz jej nie pobierają, ponieważ nie rozwiązały stosunku pracy – czyli mają zawieszone prawo do emerytury. Powstaje pytanie, czy do tego zwolnienia mają prawo również te osoby, które w trakcie roku podatkowego (kalendarzowego) przeszły na emeryturę. Wyjaśnił to niedawno Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

Poświadczone zgłoszenie celne importu – kluczowy dowód wywozu z UE

W czasach zglobalizowanego handlu i zaostrzonych kontroli podatkowo-celnych coraz częściej przedsiębiorcy stają przed wyzwaniem udowodnienia wywozu towarów poza Unię Europejską. Jednym z narzędzi, które może odegrać w tym procesie kluczową rolę, jest poświadczone przez organy celne zgłoszenie celne importowe dokonane w kraju trzecim.

REKLAMA

Fundacja rodzinna w strukturach transakcyjnych – ryzyko zakwestionowania przez KAS

Najnowsze stanowisko Szefa KAS (odmowa wydania opinii zabezpieczającej z 5 maja 2025 r., sygn. DKP16.8082.14.2024) pokazuje, że wykorzystanie fundacji rodzinnej jako pośrednika w sprzedaży udziałów może zostać uznane za unikanie opodatkowania. Mimo deklarowanych celów sukcesyjnych, KAS uznał działanie za sztuczne i sprzeczne z celem przepisów.

Webinar: KSeF – co nas czeka w praktyce? + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „KSeF – co nas czeka w praktyce?” poprowadzi Zbigniew Makowski, doradca podatkowy z ponad 15-letnim stażem. Ekspert wskaże, jakie szanse i zagrożenia dla firm i biur rachunkowych niesie ze sobą KSeF i jak się na nie przygotować.

Zmiany w podatku Belki już przygotowane! Czekają na zielone światło od rządu

Rozwiązania dotyczące zmian w podatku Belki zostały opracowane i są gotowe do wdrożenia – poinformował Dariusz Adamski z Instytutu Finansów. Jak podkreślił podczas Europejskiego Kongresu Finansowego w Sopocie, decyzja o ich ogłoszeniu leży teraz w rękach ministra Andrzeja Domańskiego.

Taryfa celna UE: kod, który decyduje o losie Twojej przesyłki

Niepozorny ciąg cyfr może przesądzić o powodzeniu lub porażce międzynarodowej transakcji. W świecie handlu zagranicznego poprawna klasyfikacja taryfowa towarów to nie wybór – to konieczność.

REKLAMA

Zmiany w zamówieniach publicznych w 2025 r. Co czeka zamawiających i wykonawców? Projekt UZP dot. udziału firm z państw trzecich w przetargach

W dniu 3 lutego 2025 r. do Sejmu wpłynął projekt w formie druku nr 1041 o zmianie ustawy ¬- Prawo zamówień publicznych, który miał przewidywać szereg istotnych zmian w systemie zamówień publicznych w Polsce, został on jednak wycofany. Urząd Zamówień Publicznych stworzył jednak własny projekt ustawy o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi, pod numerem UC88, w której poruszył istotną kwestię udziałów w przetargach firmy z państw trzecich, czyli pochodzących z krajów, z którymi Unia Europejska nie zawarła umowy międzynarodowej zapewniającej wzajemny i równy dostęp do unijnego rynku zamówień publicznych. Projekt ten został już przyjęty przez Radę Ministrów i przesłany do Sejmu.

PFR pozywa firmy na podstawie rekomendacji CBA. Co możesz zrobić, gdy żądają zwrotu subwencji z Tarczy Finansowej?

Polski Fundusz Rozwoju (PFR) pozywa przedsiębiorców, powołując się na tzw. rekomendacje CBA. Problem dotyczy już około 1900 firm, które – często bez żadnych wcześniejszych sygnałów – otrzymują wezwania a następnie pozwy o zwrot subwencji z Tarczy Finansowej. Zaskakuje nie tylko skala działań PFR, ale przede wszystkim brak rzetelnego uzasadnienia tych roszczeń.

REKLAMA