Ewidencja księgowa zaliczki na podróż służbową

Warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu zagranicznej podróży służbowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 z późn.zm.). Powyższe rozporządzenie ma również zastosowanie do innych podmiotów niż tylko wymienione, czyli również do Państwa.

Zgodnie z tym rozporządzeniem z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów i dojazdów,

b) noclegów,

c) innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Wysyłając pracownika w podróż służbową za granicę pracodawca ma obowiązek wypłaty pracownikowi zaliczki na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Zaliczka ta powinna być wypłacana w walucie obcej. Za zgodą pracownika może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Rozliczenia kosztów podróży należy dokonać w terminie 14 dni od zakończenia podróży (w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej). Do rozliczenia tego pracownik musi załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.

Zgodnie z przepisami koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursów średnich ogłaszanych przez Narodowy Bank Polski z dnia poniesienia kosztu. Jeżeli koszty wyrażone są w walutach obcych, a między dniem ich zarachowania i dniem zapłaty występują różne kursy walut, koszty te odpowiednio podwyższa się lub obniża o różnice wynikające z zastosowania kursu sprzedaży walut z dnia zapłaty, ustalonego przez bank, z którego usług korzystał ponoszący koszt, oraz z zastosowania kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zarachowania kosztów. Ważne jednak jest to, by koszty te miały związek z przychodem. W tym wypadku, by podróż służbowa, w którą wysyłacie Państwo pracownika, miała związek z osiąganiem przychodów przez Państwa.

Księgowanie operacji gospodarczych związanych z wypłatą zaliczki i rozliczeniem kosztów delegacji zagranicznych mogą przebiegać następująco:

1) podjęcie z banku waluty i przyjęcie jej do kasy walutowej: Wn konto „Kasa walutowa”/Ma konto „Rachunek bankowy – walutowy”,

2) wypłacenie zaliczki na poczet delegacji: Wn konto „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: zaliczki do rozliczenia)/Ma konto „Kasa walutowa”,

3) rozliczenie kosztów delegacji wynikających z przedłożonego rozliczenia: Wn konto „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5/Ma konto „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: zaliczki do rozliczenia),

4) rozliczenie powstałych różnic kursów, po jakich wypłacono i rozliczono zaliczkę:

– jeśli kurs z dnia rozliczenia zaliczki był niższy niż z dnia jej wypłaty: Wn konto „Koszty finansowe” (w analityce: różnice kursowe)/Ma konto „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: zaliczki do rozliczenia),

– jeśli kurs z dnia rozliczenia zaliczki był wyższy niż z dnia jej wypłaty: Wn konto „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: zaliczki do rozliczenia)/Ma konto „Przychody finansowe” (w analityce: różnice kursowe),

5) zwrot niewykorzystanej zaliczki do kasy: Wn konto „Kasa walutowa”/Ma konto „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: zaliczki do rozliczenia),

6) w przypadku poniesienia kosztów podróży w wysokości większej niż kwota pobranych zaliczek: Wn konto „Rozrachunki z pracownikami”/Ma konto „Kasa walutowa”.