REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja księgowa zaliczki na podróż służbową

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Po raz pierwszy wysyłamy pracownika w podróż służbową za granicę. Chcemy mu wypłacić zaliczkę w euro. Czy jest to możliwe? Jak wyglądać będą w związku z tym rozliczenia w podatku dochodowym i jak należy ująć tę operację w księgach rachunkowych?
Warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu zagranicznej podróży służbowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 z późn.zm.). Powyższe rozporządzenie ma również zastosowanie do innych podmiotów niż tylko wymienione, czyli również do Państwa.
Zgodnie z tym rozporządzeniem z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów i dojazdów,
b) noclegów,
c) innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Wysyłając pracownika w podróż służbową za granicę pracodawca ma obowiązek wypłaty pracownikowi zaliczki na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Zaliczka ta powinna być wypłacana w walucie obcej. Za zgodą pracownika może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Rozliczenia kosztów podróży należy dokonać w terminie 14 dni od zakończenia podróży (w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej). Do rozliczenia tego pracownik musi załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.
Zgodnie z przepisami koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursów średnich ogłaszanych przez Narodowy Bank Polski z dnia poniesienia kosztu. Jeżeli koszty wyrażone są w walutach obcych, a między dniem ich zarachowania i dniem zapłaty występują różne kursy walut, koszty te odpowiednio podwyższa się lub obniża o różnice wynikające z zastosowania kursu sprzedaży walut z dnia zapłaty, ustalonego przez bank, z którego usług korzystał ponoszący koszt, oraz z zastosowania kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zarachowania kosztów. Ważne jednak jest to, by koszty te miały związek z przychodem. W tym wypadku, by podróż służbowa, w którą wysyłacie Państwo pracownika, miała związek z osiąganiem przychodów przez Państwa.
Wypłacane delegacje będące Państwa kosztem należy ujmować w księgach rachunkowych zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy z 29 września o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.), tj. na dzień ich poniesienia po średnim kursie ustalonym dla danej waluty przez NBP. Ustawodawca nie określił jednak wprost w ustawie, co należy uważać za dzień przeprowadzenia operacji związanej z kosztami delegacji. Pozostawił to do uznania każdemu podmiotowi. Dlatego też w zakładowym planie kont powinien znajdować się zapis, jaki dzień będzie dniem przeprowadzenia takiej operacji. Czy będzie to na przykład dzień rozliczenia delegacji czy też dzień wystawienia poszczególnych rachunków.
Należy podkreślić, że rozliczenia kosztów podróży służbowej można również dokonać po kursie, po którym wyceniono wypłaconą zaliczkę. W tym wypadku nie będziemy rozliczać różnic kursowych. Jest to więc najkorzystniejszy sposób.
Księgowanie operacji gospodarczych związanych z wypłatą zaliczki i rozliczeniem kosztów delegacji zagranicznych mogą przebiegać następująco:
1) podjęcie z banku waluty i przyjęcie jej do kasy walutowej: Wn konto „Kasa walutowa”/Ma konto „Rachunek bankowy – walutowy”,
2) wypłacenie zaliczki na poczet delegacji: Wn konto „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: zaliczki do rozliczenia)/Ma konto „Kasa walutowa”,
3) rozliczenie kosztów delegacji wynikających z przedłożonego rozliczenia: Wn konto „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5/Ma konto „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: zaliczki do rozliczenia),
4) rozliczenie powstałych różnic kursów, po jakich wypłacono i rozliczono zaliczkę:
– jeśli kurs z dnia rozliczenia zaliczki był niższy niż z dnia jej wypłaty: Wn konto „Koszty finansowe” (w analityce: różnice kursowe)/Ma konto „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: zaliczki do rozliczenia),
– jeśli kurs z dnia rozliczenia zaliczki był wyższy niż z dnia jej wypłaty: Wn konto „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: zaliczki do rozliczenia)/Ma konto „Przychody finansowe” (w analityce: różnice kursowe),
5) zwrot niewykorzystanej zaliczki do kasy: Wn konto „Kasa walutowa”/Ma konto „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: zaliczki do rozliczenia),
6) w przypadku poniesienia kosztów podróży w wysokości większej niż kwota pobranych zaliczek: Wn konto „Rozrachunki z pracownikami”/Ma konto „Kasa walutowa”.
Leszek Wójcik
Podstawa prawna:
rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 z późn.zm.),
art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.),
art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1999 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.),
art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy z 29 września o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.).


Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
MF proponuje zmiany w raportowaniu do KNF. Mniej obowiązków dla domów maklerskich

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia zmieniającego zasady przekazywania informacji do Komisji Nadzoru Finansowego przez firmy inwestycyjne i banki prowadzące działalność maklerską. Nowe regulacje, będące częścią pakietu deregulacyjnego, mają na celu uproszczenie obowiązków sprawozdawczych i zmniejszenie obciążeń administracyjnych.

Kawa z INFORLEX. Przygotowanie do KSeF

Zapraszamy na bezpłatne spotkanie online. Kawa z INFORLEX wydanie EXTRA. Rozmowa z 2 cenionymi ekspertami.

Kolejna rewolucja i sensacyjne zmiany w KSeF i elektronicznym fakturowaniu. Czy są nowe terminy, co z możliwością fakturowania offline

Deregulacja idzie pełną parą. Rząd zmienia nie tylko obowiązujące już przepisy, ale i te, które dopiero mają wejść w życie. Przykładem takiej deregulacji są przepisy o KSeF czyli o obowiązkowym przejściu na wyłącznie cyfrowe e-faktury. Co się zmieni, co z terminami obowiązkowego przejścia na e-fakturowanie dla poszczególnych grup podatników?

BPO jako most do innowacji: Jak outsourcing pomaga firmom wyjść ze swojej bańki i myśleć globalnie

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, gdzie innowacyjność decyduje o przewadze konkurencyjnej, wiele przedsiębiorstw boryka się z paradoksem: potrzebują dostępu do najnowszych technologii i świeżych perspektyw, ale ograniczają ich własne zasoby, lokalizacja czy kultura organizacyjna. Business Process Outsourcing (BPO) staje się w tym kontekście nie tylko narzędziem optymalizacji kosztów, ale przede wszystkim bramą do globalnej puli wiedzy i innowacji.

REKLAMA

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rząd podjął decyzję

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rząd podjął decyzję

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Wzmożone kontrole upoważnionych i zarejestrowanych eksporterów w UE

Od czerwca 2025 r. unijne służby celne rozpoczęły skoordynowane i intensywne kontrole firm posiadających status upoważnionego eksportera (UE) oraz zarejestrowanego eksportera (REX). Działania te są odpowiedzią na narastające nieprawidłowości w dokumentowaniu preferencyjnego pochodzenia towarów i mają na celu uszczelnienie systemu celnego w ramach umów o wolnym handlu.

8 Najczęstszych błędów przy wycenie usług księgowych

Prawidłowa wycena usług księgowych pozwala prowadzić rentowne biuro rachunkowe. Za niskie wynagrodzenie za usługi księgowe spowoduje w pewnym momencie zapaść zdrowotną księgowej, wypalenie zawodowe, depresję, problemy w życiu osobistym.

REKLAMA

Audytor pod lupą – IAASB zmienia zasady współpracy i czeka na opinie

Jak audytorzy powinni korzystać z wiedzy zewnętrznych ekspertów? IAASB proponuje zmiany w międzynarodowych standardach i otwiera konsultacje społeczne. To szansa, by wpłynąć na przyszłość audytu – głos można oddać do 24 lipca 2025 r.

Zamiast imigrantów na stałe ich praca zdalna. Nowa szansa dla gospodarki dzięki deregulacji

Polska jako hub rozliczeniowy: Jak deregulacja podatkowa może przynieść miliardowe wpływy? Zgodnie z szacunkami rynkowych ekspertów, gdyby Polska zrezygnowała z obowiązku przedstawiania certyfikatów rezydencji podatkowej, mogłaby zwiększyć liczbę zagranicznych freelancerów zatrudnianych zdalnie przez polskie firmy do około 1 mln osób rocznie.

REKLAMA