REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja księgowa zaliczki na podróż służbową

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Po raz pierwszy wysyłamy pracownika w podróż służbową za granicę. Chcemy mu wypłacić zaliczkę w euro. Czy jest to możliwe? Jak wyglądać będą w związku z tym rozliczenia w podatku dochodowym i jak należy ująć tę operację w księgach rachunkowych?
Warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu zagranicznej podróży służbowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 z późn.zm.). Powyższe rozporządzenie ma również zastosowanie do innych podmiotów niż tylko wymienione, czyli również do Państwa.
Zgodnie z tym rozporządzeniem z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów i dojazdów,
b) noclegów,
c) innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Wysyłając pracownika w podróż służbową za granicę pracodawca ma obowiązek wypłaty pracownikowi zaliczki na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Zaliczka ta powinna być wypłacana w walucie obcej. Za zgodą pracownika może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Rozliczenia kosztów podróży należy dokonać w terminie 14 dni od zakończenia podróży (w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej). Do rozliczenia tego pracownik musi załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.
Zgodnie z przepisami koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursów średnich ogłaszanych przez Narodowy Bank Polski z dnia poniesienia kosztu. Jeżeli koszty wyrażone są w walutach obcych, a między dniem ich zarachowania i dniem zapłaty występują różne kursy walut, koszty te odpowiednio podwyższa się lub obniża o różnice wynikające z zastosowania kursu sprzedaży walut z dnia zapłaty, ustalonego przez bank, z którego usług korzystał ponoszący koszt, oraz z zastosowania kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zarachowania kosztów. Ważne jednak jest to, by koszty te miały związek z przychodem. W tym wypadku, by podróż służbowa, w którą wysyłacie Państwo pracownika, miała związek z osiąganiem przychodów przez Państwa.
Wypłacane delegacje będące Państwa kosztem należy ujmować w księgach rachunkowych zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy z 29 września o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.), tj. na dzień ich poniesienia po średnim kursie ustalonym dla danej waluty przez NBP. Ustawodawca nie określił jednak wprost w ustawie, co należy uważać za dzień przeprowadzenia operacji związanej z kosztami delegacji. Pozostawił to do uznania każdemu podmiotowi. Dlatego też w zakładowym planie kont powinien znajdować się zapis, jaki dzień będzie dniem przeprowadzenia takiej operacji. Czy będzie to na przykład dzień rozliczenia delegacji czy też dzień wystawienia poszczególnych rachunków.
Należy podkreślić, że rozliczenia kosztów podróży służbowej można również dokonać po kursie, po którym wyceniono wypłaconą zaliczkę. W tym wypadku nie będziemy rozliczać różnic kursowych. Jest to więc najkorzystniejszy sposób.
Księgowanie operacji gospodarczych związanych z wypłatą zaliczki i rozliczeniem kosztów delegacji zagranicznych mogą przebiegać następująco:
1) podjęcie z banku waluty i przyjęcie jej do kasy walutowej: Wn konto „Kasa walutowa”/Ma konto „Rachunek bankowy – walutowy”,
2) wypłacenie zaliczki na poczet delegacji: Wn konto „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: zaliczki do rozliczenia)/Ma konto „Kasa walutowa”,
3) rozliczenie kosztów delegacji wynikających z przedłożonego rozliczenia: Wn konto „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5/Ma konto „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: zaliczki do rozliczenia),
4) rozliczenie powstałych różnic kursów, po jakich wypłacono i rozliczono zaliczkę:
– jeśli kurs z dnia rozliczenia zaliczki był niższy niż z dnia jej wypłaty: Wn konto „Koszty finansowe” (w analityce: różnice kursowe)/Ma konto „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: zaliczki do rozliczenia),
– jeśli kurs z dnia rozliczenia zaliczki był wyższy niż z dnia jej wypłaty: Wn konto „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: zaliczki do rozliczenia)/Ma konto „Przychody finansowe” (w analityce: różnice kursowe),
5) zwrot niewykorzystanej zaliczki do kasy: Wn konto „Kasa walutowa”/Ma konto „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: zaliczki do rozliczenia),
6) w przypadku poniesienia kosztów podróży w wysokości większej niż kwota pobranych zaliczek: Wn konto „Rozrachunki z pracownikami”/Ma konto „Kasa walutowa”.
Leszek Wójcik
Podstawa prawna:
rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 z późn.zm.),
art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.),
art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1999 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.),
art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy z 29 września o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.).


Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

REKLAMA

Faktury korygujące w KSeF: Jak powinny być wystawiane od lutego 2026 roku?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA