REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Jakie są generalne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera? Jakie elementy powinny być ujęte w dokumentacji opisującej zasady rachunkowości oraz jakie są reguły ochrony danych?
Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera można podzielić na dwie grupy, a mianowicie:
1) zasady dokumentacji systemu informatycznego,
2) zasady ochrony danych.
Rozwój technologii informatycznej sprawia, że księgi rachunkowe są najczęściej prowadzone przy użyciu komputera. Dokumentacja opisująca zasady rachunkowości powinna zawierać opis stosowanego systemu informatycznego. W dokumentacji tej powinny być ujęte takie elementy, jak (por. tabela 1):
• wykaz zbiorów danych, stanowiących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych – z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w prowadzeniu całości ksiąg rachunkowych,
• opis systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera, na który składa się również wykaz programów wraz z określeniem ich wersji i daty rozpoczęcia eksploatacji oraz opis procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, z opisem algorytmów i parametrów,
• podstawowe zasady ochrony danych, a w szczególności metody dostępu do danych i systemu ich przetwarzania,
• opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, czyli ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przepisy ustawy o rachunkowości zobowiązują również jednostki do opracowania rozwiązań w zakresie ochrony danych. Warunkiem stosowania wybranych rozwiązań w zakresie przechowywania ksiąg rachunkowych jest spełnienie następujących warunków (art. 71 ustawy o rachunkowości):
• dokumentację, o której mowa w art. 10, ust. 1 ustawy, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także „zbiorami”, należy przechowywać w sposób należyty i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem,
• przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosowanych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
Należy podkreślić, że ustawa o rachunkowości nie podaje przykładów trwałych nośników danych. Zapewnienie trwałości zapisu danych polega na przeniesieniu lub przechowywaniu danych w sposób pozwalający zachować je w niezmienionej postaci. W szczególności:
• raz zapisane dane nie mogą ulec skasowaniu ani modyfikacji,
• nośnik danych jako przedmiot nie może samoistnie utracić swoich cech technicznych w trakcie eksploatacji i przechowywania, w warunkach określonych przez producenta jako prawidłowe, przez wymagany okres.
Nośnikami tymi, obok papieru, są: dyski magnetooptyczne typu WORM, dyski optyczne CD-ROM, mikrofilmy. Należy jednak pamiętać, że warto sporządzać kopie zapasowe, które przechowuje się w miejscach gwarantujących ich nienaruszalność.
Należy pamiętać, że w przypadku stosowania systemu informatycznego, przy użyciu którego prowadzi się księgi rachunkowe, istotne są przepisy ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Przepisy tej ustawy regulują zasady ochrony programów komputerowych – podobnie jak innych utworów.
Przestrzeganie przez jednostkę prawa autorskiego z zakresu oprogramowania komputerowego to:
• zakup licencjonowanego oprogramowania na określoną liczbę komputerów,
• korzystanie z programu zgodnie z umową licencyjną.
Przy zakupie oprogramowania jednostka musi zażądać wydania następujących dokumentów: umowy licencyjnej, karty rejestracyjnej, certyfikatu autentyczności oryginalnego podręcznika (dokumentacji), oryginalnego nośnika (dyskietki lub CD-ROM-u) i faktury zakupu.
Można stwierdzić, że jednym z elementów dokumentacji przyjętych przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości jest opis systemu ochrony danych i ich zbiorów, w tym także dowodów księgowych (art. 10 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Ustawa o rachunkowości nie definiuje systemu ochrony oraz nie określa jego zakresu.
Na system ochrony danych składają się następujące elementy:
• ochrona dostępu do systemu,
• ochrona systemu przed uszkodzeniem,
• ochrona przechowywanych zasobów i dowodów księgowych.
Celem ochrony dostępu do systemu jest zapobieganie korzystaniu z systemu przez osoby nieupoważnione lub nieuprawnione. Dlatego ustalając zasady ochrony dostępu należy odpowiedzieć na pytania: kto musi mieć dostęp do systemu, oraz: do czego powinien mieć dostęp dany użytkownik? Wymieniony rodzaj ochrony sprowadza się do zabiegów organizacyjnych i technicznych, które ograniczają możliwości pracy w systemie komputerowym. Są nimi:
• upoważnienie dostępu do pomieszczeń jednostki, w tym dostępu do pomieszczeń, w których znajduje się sprzęt komputerowy,
• zabezpieczenie przed nieupoważnionym wtargnięciem do pomieszczeń – odpowiednie drzwi, okna, zamki, alarmy, blokady,
• środki identyfikacji użytkowników uruchamiających komputery – kluczyk odblokowujący, karta identyfikacyjna, hasła,
• ograniczenia w podjęciu pracy – konieczność instalacji wymiennego nośnika w pamięci zewnętrznej.
Ochrona systemu przed uszkodzeniem polega na ustaleniu zabezpieczeń przed zdarzeniami wpływającymi na zakłócenia pracy systemu, a mianowicie: awarią sprzętu komputerowego, niewłaściwym działaniem użytkownika, wirusami komputerowymi, wadliwym systemem oprogramowania itp.
W celu ograniczenia skutków wymienionych zakłóceń pracy systemu należy stosować różnorodne środki profilaktyczne i naprawcze, a mianowicie:
• przeglądy i bieżącą konserwację sprzętu komputerowego (dotyczy głównie elementów podatnych na ścieranie, fizyczne uszkodzenie, np. drukarki igłowe, klawiatury, myszki, monitory , przyłącza do sieci komputerowej),
• konserwację standardowego oprogramowania (polega na poszukiwaniu nowych, bardziej sprawnych i pozbawionych wcześniejszych błędów wersji programów),
• ochronę przed wirusami komputerowymi (programy antywirusowe, kontrola antywirusowa wszystkich zewnętrznych nośników),
• stosowanie urządzeń podtrzymania napięcia,
• tworzenie rezerwy sprzętowej, która może zastąpić uszkodzone urządzenia i połączenia,
• określenie zasad współpracy z zewnętrznym serwisantem, co wyeliminuje długotrwałe przerwy w pracy systemu,
• określenie zasad odtwarzania kartotek lub bazy danych komputerowego systemu wspomagania rachunkowości,
• określenie zasad usuwania uszkodzeń przez wirusy komputerowe,
• określenie zasad przenoszenia danych na inną konfigurację.
Kolejnym elementem jest ochrona przechowywanych zbiorów i dowodów księgowych. Warto więc określić:
• zasady przekazywania zbiorów i dowodów do archiwum,
• zasady tworzenia kopii zapasowych,
• zasady korzystania z zasobów archiwalnych,
• zasady zabezpieczenia pomieszczeń archiwalnych przed czynnikami atmosferycznymi, nieupoważnionym dostępem.
Porad udzielił:
Waldemar Gos
– profesor w Katedrze Rachunkowości Uniwersytetu Szczecińskiego;
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

REKLAMA

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia? [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA