REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Jakie są generalne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera? Jakie elementy powinny być ujęte w dokumentacji opisującej zasady rachunkowości oraz jakie są reguły ochrony danych?
Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera można podzielić na dwie grupy, a mianowicie:
1) zasady dokumentacji systemu informatycznego,
2) zasady ochrony danych.
Rozwój technologii informatycznej sprawia, że księgi rachunkowe są najczęściej prowadzone przy użyciu komputera. Dokumentacja opisująca zasady rachunkowości powinna zawierać opis stosowanego systemu informatycznego. W dokumentacji tej powinny być ujęte takie elementy, jak (por. tabela 1):
• wykaz zbiorów danych, stanowiących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych – z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w prowadzeniu całości ksiąg rachunkowych,
• opis systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera, na który składa się również wykaz programów wraz z określeniem ich wersji i daty rozpoczęcia eksploatacji oraz opis procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, z opisem algorytmów i parametrów,
• podstawowe zasady ochrony danych, a w szczególności metody dostępu do danych i systemu ich przetwarzania,
• opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, czyli ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przepisy ustawy o rachunkowości zobowiązują również jednostki do opracowania rozwiązań w zakresie ochrony danych. Warunkiem stosowania wybranych rozwiązań w zakresie przechowywania ksiąg rachunkowych jest spełnienie następujących warunków (art. 71 ustawy o rachunkowości):
• dokumentację, o której mowa w art. 10, ust. 1 ustawy, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także „zbiorami”, należy przechowywać w sposób należyty i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem,
• przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosowanych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
Należy podkreślić, że ustawa o rachunkowości nie podaje przykładów trwałych nośników danych. Zapewnienie trwałości zapisu danych polega na przeniesieniu lub przechowywaniu danych w sposób pozwalający zachować je w niezmienionej postaci. W szczególności:
• raz zapisane dane nie mogą ulec skasowaniu ani modyfikacji,
• nośnik danych jako przedmiot nie może samoistnie utracić swoich cech technicznych w trakcie eksploatacji i przechowywania, w warunkach określonych przez producenta jako prawidłowe, przez wymagany okres.
Nośnikami tymi, obok papieru, są: dyski magnetooptyczne typu WORM, dyski optyczne CD-ROM, mikrofilmy. Należy jednak pamiętać, że warto sporządzać kopie zapasowe, które przechowuje się w miejscach gwarantujących ich nienaruszalność.
Należy pamiętać, że w przypadku stosowania systemu informatycznego, przy użyciu którego prowadzi się księgi rachunkowe, istotne są przepisy ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Przepisy tej ustawy regulują zasady ochrony programów komputerowych – podobnie jak innych utworów.
Przestrzeganie przez jednostkę prawa autorskiego z zakresu oprogramowania komputerowego to:
• zakup licencjonowanego oprogramowania na określoną liczbę komputerów,
• korzystanie z programu zgodnie z umową licencyjną.
Przy zakupie oprogramowania jednostka musi zażądać wydania następujących dokumentów: umowy licencyjnej, karty rejestracyjnej, certyfikatu autentyczności oryginalnego podręcznika (dokumentacji), oryginalnego nośnika (dyskietki lub CD-ROM-u) i faktury zakupu.
Można stwierdzić, że jednym z elementów dokumentacji przyjętych przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości jest opis systemu ochrony danych i ich zbiorów, w tym także dowodów księgowych (art. 10 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Ustawa o rachunkowości nie definiuje systemu ochrony oraz nie określa jego zakresu.
Na system ochrony danych składają się następujące elementy:
• ochrona dostępu do systemu,
• ochrona systemu przed uszkodzeniem,
• ochrona przechowywanych zasobów i dowodów księgowych.
Celem ochrony dostępu do systemu jest zapobieganie korzystaniu z systemu przez osoby nieupoważnione lub nieuprawnione. Dlatego ustalając zasady ochrony dostępu należy odpowiedzieć na pytania: kto musi mieć dostęp do systemu, oraz: do czego powinien mieć dostęp dany użytkownik? Wymieniony rodzaj ochrony sprowadza się do zabiegów organizacyjnych i technicznych, które ograniczają możliwości pracy w systemie komputerowym. Są nimi:
• upoważnienie dostępu do pomieszczeń jednostki, w tym dostępu do pomieszczeń, w których znajduje się sprzęt komputerowy,
• zabezpieczenie przed nieupoważnionym wtargnięciem do pomieszczeń – odpowiednie drzwi, okna, zamki, alarmy, blokady,
• środki identyfikacji użytkowników uruchamiających komputery – kluczyk odblokowujący, karta identyfikacyjna, hasła,
• ograniczenia w podjęciu pracy – konieczność instalacji wymiennego nośnika w pamięci zewnętrznej.
Ochrona systemu przed uszkodzeniem polega na ustaleniu zabezpieczeń przed zdarzeniami wpływającymi na zakłócenia pracy systemu, a mianowicie: awarią sprzętu komputerowego, niewłaściwym działaniem użytkownika, wirusami komputerowymi, wadliwym systemem oprogramowania itp.
W celu ograniczenia skutków wymienionych zakłóceń pracy systemu należy stosować różnorodne środki profilaktyczne i naprawcze, a mianowicie:
• przeglądy i bieżącą konserwację sprzętu komputerowego (dotyczy głównie elementów podatnych na ścieranie, fizyczne uszkodzenie, np. drukarki igłowe, klawiatury, myszki, monitory , przyłącza do sieci komputerowej),
• konserwację standardowego oprogramowania (polega na poszukiwaniu nowych, bardziej sprawnych i pozbawionych wcześniejszych błędów wersji programów),
• ochronę przed wirusami komputerowymi (programy antywirusowe, kontrola antywirusowa wszystkich zewnętrznych nośników),
• stosowanie urządzeń podtrzymania napięcia,
• tworzenie rezerwy sprzętowej, która może zastąpić uszkodzone urządzenia i połączenia,
• określenie zasad współpracy z zewnętrznym serwisantem, co wyeliminuje długotrwałe przerwy w pracy systemu,
• określenie zasad odtwarzania kartotek lub bazy danych komputerowego systemu wspomagania rachunkowości,
• określenie zasad usuwania uszkodzeń przez wirusy komputerowe,
• określenie zasad przenoszenia danych na inną konfigurację.
Kolejnym elementem jest ochrona przechowywanych zbiorów i dowodów księgowych. Warto więc określić:
• zasady przekazywania zbiorów i dowodów do archiwum,
• zasady tworzenia kopii zapasowych,
• zasady korzystania z zasobów archiwalnych,
• zasady zabezpieczenia pomieszczeń archiwalnych przed czynnikami atmosferycznymi, nieupoważnionym dostępem.
Porad udzielił:
Waldemar Gos
– profesor w Katedrze Rachunkowości Uniwersytetu Szczecińskiego;
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Unia celna UE-Turcja: przewodnik dla polskich firm transportowych. Dokumentacja, najczęstsze problemy, regulacje techniczne i VAT

Turcja funkcjonuje w ramach unii celnej z Unią Europejską, co stwarza szczególne możliwości handlowe. Polscy przewoźnicy muszą jednak pamiętać o specyficznych wymaganiach dokumentacyjnych i procedurach celnych.

Nowy podatek e-commerce uderzy w polskie firmy. Zyska zagraniczna konkurencja?

Plan rozszerzenia podatku od sprzedaży detalicznej na handel internetowy budzi poważne kontrowersje. Eksperci ostrzegają, że nowe przepisy mogą zahamować rozwój polskich e-sklepów i wzmocnić azjatyckie platformy, które często omijają unijne regulacje. W tle apel o zatrzymanie prac legislacyjnych i skupienie się na rozwiązaniach na poziomie UE.

Przedsiębiorcy chcą uproszczenia w kontroli celno-skarbowej i podatkowej. Widzą potrzebę dialogu z kontrolerami

Przedsiębiorcy, w ramach deregulacji prowadzonej przez rząd, domagają się większej współpracy i otwartości na wyjaśnienia ze strony służb celno-skarbowych, jasnej interpretacji przepisów, partnerskiego traktowania oraz skrócenia procesu przedawnienia.

Zawód: księgowy: teraz wyraźny awans w rankingu prestiżu. Dlaczego warto zarabiać na umiejętności księgowania

W najnowszym rankingu najbardziej poważanych zawodów w Polsce opublikowanym przez SW Research (2025) księgowy awansował o 3 miejsca w porównaniu z ubiegłym rokiem. Aktualnie zajmuje 22 miejsce na 51 profesji.

REKLAMA

Rząd poprawia KSeF, przedsiębiorcy zadowoleni z kolejnym zmian w ustawie, zwłaszcza że korzystne modyfikacje nastąpią jeszcze przed wejściem w życie zmienianych przepisów

Krajowy System e-Faktur zmienia się na lepsze. Rząd, po konsultacjach z przedsiębiorcami, przyjął pakiet przepisów, które mają ułatwić funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe przepisy są wynikiem licznych konsultacji z przedsiębiorcami, jakie przeprowadziło Ministerstwo Finansów.

MF proponuje zmiany w raportowaniu do KNF. Mniej obowiązków dla domów maklerskich

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia zmieniającego zasady przekazywania informacji do Komisji Nadzoru Finansowego przez firmy inwestycyjne i banki prowadzące działalność maklerską. Nowe regulacje, będące częścią pakietu deregulacyjnego, mają na celu uproszczenie obowiązków sprawozdawczych i zmniejszenie obciążeń administracyjnych.

Kawa z INFORLEX. Przygotowanie do KSeF

Zapraszamy na bezpłatne spotkanie online. Kawa z INFORLEX wydanie EXTRA. Rozmowa z 2 cenionymi ekspertami.

Kolejna rewolucja i sensacyjne zmiany w KSeF i elektronicznym fakturowaniu. Czy są nowe terminy, co z możliwością fakturowania offline

Deregulacja idzie pełną parą. Rząd zmienia nie tylko obowiązujące już przepisy, ale i te, które dopiero mają wejść w życie. Przykładem takiej deregulacji są przepisy o KSeF czyli o obowiązkowym przejściu na wyłącznie cyfrowe e-faktury. Co się zmieni, co z terminami obowiązkowego przejścia na e-fakturowanie dla poszczególnych grup podatników?

REKLAMA

BPO jako most do innowacji: Jak outsourcing pomaga firmom wyjść ze swojej bańki i myśleć globalnie

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, gdzie innowacyjność decyduje o przewadze konkurencyjnej, wiele przedsiębiorstw boryka się z paradoksem: potrzebują dostępu do najnowszych technologii i świeżych perspektyw, ale ograniczają ich własne zasoby, lokalizacja czy kultura organizacyjna. Business Process Outsourcing (BPO) staje się w tym kontekście nie tylko narzędziem optymalizacji kosztów, ale przede wszystkim bramą do globalnej puli wiedzy i innowacji.

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rząd podjął decyzję

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

REKLAMA