REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Jakie są generalne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera? Jakie elementy powinny być ujęte w dokumentacji opisującej zasady rachunkowości oraz jakie są reguły ochrony danych?
Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera można podzielić na dwie grupy, a mianowicie:
1) zasady dokumentacji systemu informatycznego,
2) zasady ochrony danych.
Rozwój technologii informatycznej sprawia, że księgi rachunkowe są najczęściej prowadzone przy użyciu komputera. Dokumentacja opisująca zasady rachunkowości powinna zawierać opis stosowanego systemu informatycznego. W dokumentacji tej powinny być ujęte takie elementy, jak (por. tabela 1):
• wykaz zbiorów danych, stanowiących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych – z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w prowadzeniu całości ksiąg rachunkowych,
• opis systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera, na który składa się również wykaz programów wraz z określeniem ich wersji i daty rozpoczęcia eksploatacji oraz opis procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, z opisem algorytmów i parametrów,
• podstawowe zasady ochrony danych, a w szczególności metody dostępu do danych i systemu ich przetwarzania,
• opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, czyli ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przepisy ustawy o rachunkowości zobowiązują również jednostki do opracowania rozwiązań w zakresie ochrony danych. Warunkiem stosowania wybranych rozwiązań w zakresie przechowywania ksiąg rachunkowych jest spełnienie następujących warunków (art. 71 ustawy o rachunkowości):
• dokumentację, o której mowa w art. 10, ust. 1 ustawy, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także „zbiorami”, należy przechowywać w sposób należyty i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem,
• przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosowanych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
Należy podkreślić, że ustawa o rachunkowości nie podaje przykładów trwałych nośników danych. Zapewnienie trwałości zapisu danych polega na przeniesieniu lub przechowywaniu danych w sposób pozwalający zachować je w niezmienionej postaci. W szczególności:
• raz zapisane dane nie mogą ulec skasowaniu ani modyfikacji,
• nośnik danych jako przedmiot nie może samoistnie utracić swoich cech technicznych w trakcie eksploatacji i przechowywania, w warunkach określonych przez producenta jako prawidłowe, przez wymagany okres.
Nośnikami tymi, obok papieru, są: dyski magnetooptyczne typu WORM, dyski optyczne CD-ROM, mikrofilmy. Należy jednak pamiętać, że warto sporządzać kopie zapasowe, które przechowuje się w miejscach gwarantujących ich nienaruszalność.
Należy pamiętać, że w przypadku stosowania systemu informatycznego, przy użyciu którego prowadzi się księgi rachunkowe, istotne są przepisy ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Przepisy tej ustawy regulują zasady ochrony programów komputerowych – podobnie jak innych utworów.
Przestrzeganie przez jednostkę prawa autorskiego z zakresu oprogramowania komputerowego to:
• zakup licencjonowanego oprogramowania na określoną liczbę komputerów,
• korzystanie z programu zgodnie z umową licencyjną.
Przy zakupie oprogramowania jednostka musi zażądać wydania następujących dokumentów: umowy licencyjnej, karty rejestracyjnej, certyfikatu autentyczności oryginalnego podręcznika (dokumentacji), oryginalnego nośnika (dyskietki lub CD-ROM-u) i faktury zakupu.
Można stwierdzić, że jednym z elementów dokumentacji przyjętych przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości jest opis systemu ochrony danych i ich zbiorów, w tym także dowodów księgowych (art. 10 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Ustawa o rachunkowości nie definiuje systemu ochrony oraz nie określa jego zakresu.
Na system ochrony danych składają się następujące elementy:
• ochrona dostępu do systemu,
• ochrona systemu przed uszkodzeniem,
• ochrona przechowywanych zasobów i dowodów księgowych.
Celem ochrony dostępu do systemu jest zapobieganie korzystaniu z systemu przez osoby nieupoważnione lub nieuprawnione. Dlatego ustalając zasady ochrony dostępu należy odpowiedzieć na pytania: kto musi mieć dostęp do systemu, oraz: do czego powinien mieć dostęp dany użytkownik? Wymieniony rodzaj ochrony sprowadza się do zabiegów organizacyjnych i technicznych, które ograniczają możliwości pracy w systemie komputerowym. Są nimi:
• upoważnienie dostępu do pomieszczeń jednostki, w tym dostępu do pomieszczeń, w których znajduje się sprzęt komputerowy,
• zabezpieczenie przed nieupoważnionym wtargnięciem do pomieszczeń – odpowiednie drzwi, okna, zamki, alarmy, blokady,
• środki identyfikacji użytkowników uruchamiających komputery – kluczyk odblokowujący, karta identyfikacyjna, hasła,
• ograniczenia w podjęciu pracy – konieczność instalacji wymiennego nośnika w pamięci zewnętrznej.
Ochrona systemu przed uszkodzeniem polega na ustaleniu zabezpieczeń przed zdarzeniami wpływającymi na zakłócenia pracy systemu, a mianowicie: awarią sprzętu komputerowego, niewłaściwym działaniem użytkownika, wirusami komputerowymi, wadliwym systemem oprogramowania itp.
W celu ograniczenia skutków wymienionych zakłóceń pracy systemu należy stosować różnorodne środki profilaktyczne i naprawcze, a mianowicie:
• przeglądy i bieżącą konserwację sprzętu komputerowego (dotyczy głównie elementów podatnych na ścieranie, fizyczne uszkodzenie, np. drukarki igłowe, klawiatury, myszki, monitory , przyłącza do sieci komputerowej),
• konserwację standardowego oprogramowania (polega na poszukiwaniu nowych, bardziej sprawnych i pozbawionych wcześniejszych błędów wersji programów),
• ochronę przed wirusami komputerowymi (programy antywirusowe, kontrola antywirusowa wszystkich zewnętrznych nośników),
• stosowanie urządzeń podtrzymania napięcia,
• tworzenie rezerwy sprzętowej, która może zastąpić uszkodzone urządzenia i połączenia,
• określenie zasad współpracy z zewnętrznym serwisantem, co wyeliminuje długotrwałe przerwy w pracy systemu,
• określenie zasad odtwarzania kartotek lub bazy danych komputerowego systemu wspomagania rachunkowości,
• określenie zasad usuwania uszkodzeń przez wirusy komputerowe,
• określenie zasad przenoszenia danych na inną konfigurację.
Kolejnym elementem jest ochrona przechowywanych zbiorów i dowodów księgowych. Warto więc określić:
• zasady przekazywania zbiorów i dowodów do archiwum,
• zasady tworzenia kopii zapasowych,
• zasady korzystania z zasobów archiwalnych,
• zasady zabezpieczenia pomieszczeń archiwalnych przed czynnikami atmosferycznymi, nieupoważnionym dostępem.
Porad udzielił:
Waldemar Gos
– profesor w Katedrze Rachunkowości Uniwersytetu Szczecińskiego;
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

REKLAMA

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

REKLAMA