REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera

REKLAMA

Jakie są generalne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera? Jakie elementy powinny być ujęte w dokumentacji opisującej zasady rachunkowości oraz jakie są reguły ochrony danych?
Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera można podzielić na dwie grupy, a mianowicie:
1) zasady dokumentacji systemu informatycznego,
2) zasady ochrony danych.
Rozwój technologii informatycznej sprawia, że księgi rachunkowe są najczęściej prowadzone przy użyciu komputera. Dokumentacja opisująca zasady rachunkowości powinna zawierać opis stosowanego systemu informatycznego. W dokumentacji tej powinny być ujęte takie elementy, jak (por. tabela 1):
• wykaz zbiorów danych, stanowiących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych – z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w prowadzeniu całości ksiąg rachunkowych,
• opis systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera, na który składa się również wykaz programów wraz z określeniem ich wersji i daty rozpoczęcia eksploatacji oraz opis procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, z opisem algorytmów i parametrów,
• podstawowe zasady ochrony danych, a w szczególności metody dostępu do danych i systemu ich przetwarzania,
• opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, czyli ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przepisy ustawy o rachunkowości zobowiązują również jednostki do opracowania rozwiązań w zakresie ochrony danych. Warunkiem stosowania wybranych rozwiązań w zakresie przechowywania ksiąg rachunkowych jest spełnienie następujących warunków (art. 71 ustawy o rachunkowości):
• dokumentację, o której mowa w art. 10, ust. 1 ustawy, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także „zbiorami”, należy przechowywać w sposób należyty i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem,
• przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosowanych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
Należy podkreślić, że ustawa o rachunkowości nie podaje przykładów trwałych nośników danych. Zapewnienie trwałości zapisu danych polega na przeniesieniu lub przechowywaniu danych w sposób pozwalający zachować je w niezmienionej postaci. W szczególności:
• raz zapisane dane nie mogą ulec skasowaniu ani modyfikacji,
• nośnik danych jako przedmiot nie może samoistnie utracić swoich cech technicznych w trakcie eksploatacji i przechowywania, w warunkach określonych przez producenta jako prawidłowe, przez wymagany okres.
Nośnikami tymi, obok papieru, są: dyski magnetooptyczne typu WORM, dyski optyczne CD-ROM, mikrofilmy. Należy jednak pamiętać, że warto sporządzać kopie zapasowe, które przechowuje się w miejscach gwarantujących ich nienaruszalność.
Należy pamiętać, że w przypadku stosowania systemu informatycznego, przy użyciu którego prowadzi się księgi rachunkowe, istotne są przepisy ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Przepisy tej ustawy regulują zasady ochrony programów komputerowych – podobnie jak innych utworów.
Przestrzeganie przez jednostkę prawa autorskiego z zakresu oprogramowania komputerowego to:
• zakup licencjonowanego oprogramowania na określoną liczbę komputerów,
• korzystanie z programu zgodnie z umową licencyjną.
Przy zakupie oprogramowania jednostka musi zażądać wydania następujących dokumentów: umowy licencyjnej, karty rejestracyjnej, certyfikatu autentyczności oryginalnego podręcznika (dokumentacji), oryginalnego nośnika (dyskietki lub CD-ROM-u) i faktury zakupu.
Można stwierdzić, że jednym z elementów dokumentacji przyjętych przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości jest opis systemu ochrony danych i ich zbiorów, w tym także dowodów księgowych (art. 10 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Ustawa o rachunkowości nie definiuje systemu ochrony oraz nie określa jego zakresu.
Na system ochrony danych składają się następujące elementy:
• ochrona dostępu do systemu,
• ochrona systemu przed uszkodzeniem,
• ochrona przechowywanych zasobów i dowodów księgowych.
Celem ochrony dostępu do systemu jest zapobieganie korzystaniu z systemu przez osoby nieupoważnione lub nieuprawnione. Dlatego ustalając zasady ochrony dostępu należy odpowiedzieć na pytania: kto musi mieć dostęp do systemu, oraz: do czego powinien mieć dostęp dany użytkownik? Wymieniony rodzaj ochrony sprowadza się do zabiegów organizacyjnych i technicznych, które ograniczają możliwości pracy w systemie komputerowym. Są nimi:
• upoważnienie dostępu do pomieszczeń jednostki, w tym dostępu do pomieszczeń, w których znajduje się sprzęt komputerowy,
• zabezpieczenie przed nieupoważnionym wtargnięciem do pomieszczeń – odpowiednie drzwi, okna, zamki, alarmy, blokady,
• środki identyfikacji użytkowników uruchamiających komputery – kluczyk odblokowujący, karta identyfikacyjna, hasła,
• ograniczenia w podjęciu pracy – konieczność instalacji wymiennego nośnika w pamięci zewnętrznej.
Ochrona systemu przed uszkodzeniem polega na ustaleniu zabezpieczeń przed zdarzeniami wpływającymi na zakłócenia pracy systemu, a mianowicie: awarią sprzętu komputerowego, niewłaściwym działaniem użytkownika, wirusami komputerowymi, wadliwym systemem oprogramowania itp.
W celu ograniczenia skutków wymienionych zakłóceń pracy systemu należy stosować różnorodne środki profilaktyczne i naprawcze, a mianowicie:
• przeglądy i bieżącą konserwację sprzętu komputerowego (dotyczy głównie elementów podatnych na ścieranie, fizyczne uszkodzenie, np. drukarki igłowe, klawiatury, myszki, monitory , przyłącza do sieci komputerowej),
• konserwację standardowego oprogramowania (polega na poszukiwaniu nowych, bardziej sprawnych i pozbawionych wcześniejszych błędów wersji programów),
• ochronę przed wirusami komputerowymi (programy antywirusowe, kontrola antywirusowa wszystkich zewnętrznych nośników),
• stosowanie urządzeń podtrzymania napięcia,
• tworzenie rezerwy sprzętowej, która może zastąpić uszkodzone urządzenia i połączenia,
• określenie zasad współpracy z zewnętrznym serwisantem, co wyeliminuje długotrwałe przerwy w pracy systemu,
• określenie zasad odtwarzania kartotek lub bazy danych komputerowego systemu wspomagania rachunkowości,
• określenie zasad usuwania uszkodzeń przez wirusy komputerowe,
• określenie zasad przenoszenia danych na inną konfigurację.
Kolejnym elementem jest ochrona przechowywanych zbiorów i dowodów księgowych. Warto więc określić:
• zasady przekazywania zbiorów i dowodów do archiwum,
• zasady tworzenia kopii zapasowych,
• zasady korzystania z zasobów archiwalnych,
• zasady zabezpieczenia pomieszczeń archiwalnych przed czynnikami atmosferycznymi, nieupoważnionym dostępem.
Porad udzielił:
Waldemar Gos
– profesor w Katedrze Rachunkowości Uniwersytetu Szczecińskiego;

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odliczenie w PIT zakupu smartfona, smartwatcha i tabletu jest możliwe. Kto ma takie prawo? [Ulga rehabilitacyjna 2025]

Wydatki poniesione przez podatnika z orzeczoną niepełnosprawnością na zakup telefonu komórkowego (smartfona), smartwatcha i tabletu oraz oprogramowania i baterii do tych urządzeń (a także na naprawy tych urządzeń), można uznać za wydatki, podlegające odliczeniu w ramach ulgi rehabilitacyjnej określonej w art. 26 ust. 1 pkt 6 w zw. z art. 26 ust. 7a pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Podstawowym warunkiem tego odliczenia jest to, by te urządzenia ułatwiały wykonywanie czynności życiowych, stosownie do potrzeb wynikających z niepełnosprawności. Takie jest stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej zaprezentowane np. w interpretacji indywidualnej z 19 listopada 2024 r.

Twój e-PIT już jest! Jak szybko rozliczyć PIT i otrzymać zwrot podatku?

Usługa Twój e-PIT ruszyła 15 lutego 2025 roku rusza. To najprostszy sposób na szybkie i wygodne rozliczenie podatku PIT za 2024 rok. Sprawdź, jakie nowości wprowadzono w tym roku i jak złożyć zeznanie w kilka kliknięć, by nie czekać na zwrot podatku!

Zaniechanie poboru podatku od subwencji i wsparcia finansowego z tarcz PFR do końca 2026 roku

Ministerstwo Finansów chce wydłużyć do końca 2026 r. okres zaniechania poboru podatku od subwencji finansowych oraz finansowania preferencyjnego udzielonych przez PFR w ramach tarcz – wynika z projektu rozporządzenia, opublikowanego 14 lutego 2025 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji.

Twój e-PIT 2025: jakie ulgi podatkowe trzeba wypełnić samemu? Jak złożyć zeznanie podatkowe za 2024 rok?

Od 15 lutego do 30 kwietnia 2025 r. można składać roczne zeznania podatkowe PIT i rozliczyć dochody (przychody) uzyskane w 2024 roku. Ministerstwo Finansów zachęca do korzystania z e-usług Krajowej Administracji Skarbowej i rozliczania podatków drogą elektroniczną. W 2025 r. kolejny raz z usługi Twój e-PIT będą mogły skorzystać również osoby prowadzące działalność gospodarczą oraz działy specjalne produkcji rolnej. Pierwszy raz usługa Twój e-PIT będzie dostępna także w aplikacji mobilnej e-Urząd Skarbowy (e-US). MF i KAS zachęcają także do aktywowania usługi e-korespondencji przy okazji logowania do e-US w związku z rozliczeniem podatku.

REKLAMA

Składka zdrowotna 2025: kwoty, podstawy wymiaru, zmiany i korzyści dla firm. Kiedy pierwsze płatności na nowych zasadach?

Od 1 stycznia 2025 r. zmieniły się zasady obliczania składki zdrowotnej dla przedsiębiorców. Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, kto skorzysta z nowych przepisów i kiedy pierwsze płatności „na nowych zasadach”. Ile wynoszą składki zdrowotne i podstawy wymiaru poszczególnych przedsiębiorców w zależności od ich formy opodatkowania?

PFRON 2025: Obowiązki pracodawcy. Składki, terminy, deklaracje. Jak obliczyć stan i wskaźnik zatrudnienia oraz wysokość wpłaty?

Jakie obowiązki wobec PFRON ma pracodawca? Jak obliczyć wysokość wpłaty na ten fundusz? Jak ustalić stan zatrudnienia i wskaźnik zatrudnienia? Kto może być zwolniony z obowiązku dokonywania wpłat do PFRON?

Zwrot kosztów przejazdów pracowniczych bez podatku? Interpelacja poselska w sprawie przychodu pracownika

W odpowiedzi z 23 grudnia 2024 r. na interpelację poselską nr 6759 Wiceminister Finansów Jarosław Neneman wskazał rozstrzygnięcie w zakresie zwrotu kosztów taksówek ponoszonych przez pracowników sprzeczne z ostatnim wyrokiem NSA z 19 listopada 2024 r. Zdaniem Wiceministra zwrot takich kosztów nie będzie stanowił przychodu w sytuacji, w której kwota jaką otrzymują pracownicy równa jest tej, którą ponieśli i wyjdą oni dzięki temu „na zero”.

Mandat lub grzywna nałożone za granicą. Kiedy warto się odwołać, a kiedy lepiej zapłacić od razu?

Każdego roku tysiące polskich firm transportowych i przewoźników, realizujących przewozy międzynarodowe, otrzymują mandaty lub grzywny, które mogą sięgać dziesiątek, a nawet setek tysięcy złotych. Czy zawsze warto się od nich odwoływać? W wielu przypadkach tak – ale trzeba wiedzieć, kiedy walczyć, a kiedy zapłacić i uniknąć dalszych problemów. A wszystko oczywiście zależy od okoliczności oraz rodzaju nałożonej kary.

REKLAMA

260-280 zł za badanie techniczne samochodu (postulat diagnostów). Czy już w 2025 r. będzie drożej, w tym wyższe też opłaty karne za spóźniony przegląd i nowe terminy?

Ministerstwo Infrastruktury podjęło intensywne prace nad reformą systemu badań technicznych pojazdów (w tym samochodów i motocykli). To nie tylko konieczność wynikająca z dostosowania przepisów do unijnej dyrektywy, ale również odpowiedź na realia gospodarcze, które przez lata diametralnie się zmieniły. Jak informuje resort, w grudniu 2024 roku złożono wniosek o wpisanie projektu ustawy do wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów. Czy stawki za badania techniczne pojazdów zmienią się w 2025 roku? Co jeszcze się zmieni oprócz cen?

Bułgaria i Rumunia w strefie Schengen od 2025 r. – co to oznacza dla branży transportowej?

1 stycznia 2025 roku Rumunia i Bułgaria zyskały pełen dostęp do strefy Schengen, o który zabiegały od chwili akcesji niemal 20 lat temu. Mniej granic na kontynencie to świetna wiadomość dla europejskiego sektora transportu – planowanie tras biegnących przez oba kraje stanie się łatwiejsze i wolne od wielogodzinnych kontroli. Wejście do Schengen to ogromna szansa zwłaszcza dla intensywnie rozwijającej się Rumunii. Jej pozycja na kontynencie w ostatnich latach umocniła się, a transport jest kluczowym sektorem rumuńskiej gospodarki.

REKLAMA