Czy kontrola wewnętrzna w księgowości jest konieczna

Przeprowadzanie kontroli wewnętrznej jest konieczne w każdej jednostce, niezależnie od jej wielkości. Stopień szczegółowości i skomplikowania kontroli wewnętrznej powinien być jednak dostosowany do specyfiki jednostki, w szczególności do jej wielkości i zakresu prowadzonych operacji gospodarczych. Nawet najlepszy system kontroli wewnętrznej nie wyeliminuje wszystkich nieprawidłowości, ale ma za zadanie przede wszystkim pomóc w przestrzeganiu przez jednostkę ustawowych zasad rachunkowości.

Nawet przy najlepszych intencjach osób prowadzących księgi zdarza się, że popełniają one pomyłki. Błędy te nie mogą być jednak na tyle istotne, aby rachunkowość przestała spełniać swoje funkcje w przedsiębiorstwie – przede wszystkim funkcję rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego netto. Aby zachować prawidłowość ksiąg na poszczególnych etapach ich prowadzenia, należy wprowadzić zasady kontroli ewidencji i sprawozdawczości. Podstawowym celem takiej kontroli jest ujawnienie błędów oraz zapobieganie nieprawidłowościom.

Zasady przeprowadzania kontroli wynikają wprost z ustawy o rachunkowości (np. art. 24) lub z wprowadzonych bezpośrednio przez kierownika jednostki procedur kontrolnych. Jako przykłady działań kontrolnych można wymienić:

• kontrolę dokumentów księgowych pod względem rachunkowym, formalnym i merytorycznym,

• uzgadnianie kont syntetycznych i analitycznych,

• potwierdzanie rozrachunków z kontrahentami,

• stosowanie informatycznych systemów kontrolnych.

Bieżąca kontrola wewnętrzna jest przeprowadzana za pośrednictwem narzędzi kontrolnych. Podstawowe znacznie wśród nich mają:

• regulamin kontroli wewnętrznej,

• dokumentacja księgowa,

• instrukcja obiegu i kontroli dokumentów,

• instrukcja inwentaryzacyjna.

Za bardzo istotny element kontroli wewnętrznej uważa się dokumentację zasad (polityki) rachunkowości, której elementy zostały określone w art. 10 ustawy o rachunkowości. Dokumentacja ta zapewnia konsekwencję w prowadzeniu rachunkowości oraz jest sposobem dostosowania zasad zawartych w ustawie o rachunkowości do specyfiki danej jednostki gospodarczej.

W przypadku regulaminu kontroli wewnętrznej ważne jest przede wszystkim precyzyjne wyznaczenie zakresu obowiązków kontrolnych poszczególnych pracowników oraz wskazanie zasad odpowiedzialności za zaniedbania w prowadzeniu rachunkowości i kontroli.

Nieprawidłowości w kontroli wewnętrznej prowadzą do wielu negatywnych konsekwencji. Są wśród nich m.in.:

• brak kompletności zapisów,

• nakładanie się zakresów nadzoru lub braki w nadzorze,

• brak podziału funkcji i odpowiedzialności,

• niegospodarność w zakresie gospodarki kasowej,

• powstawanie niedoborów i strat w składnikach majątku,

• powtarzanie tych samych błędów w stosowaniu zasad rachunkowości,

• kreowanie wyniku finansowego,

• nieprawidłowości w płatnościach zobowiązań publicznoprawnych.

Nawiązując wprost do pytania, nie ulega wątpliwości, że system kontroli wewnętrznej jest niezbędny w każdej jednostce. System ten musi być jednak dostosowany do rozmiarów i specyfiki rozliczeń. Warto pamiętać, że w mniejszych podmiotach gospodarczych może się zdarzyć tak, że kontrola wewnętrzna będzie działać, mimo że nie ma w tym względzie szczególnych (formalnych) instrukcji i procedur. Niewielka skala działalności może decydować o tym, że dla prowadzenia poprawnej księgowości wystarczająca będzie samokontrola oraz osobisty nadzór kierownictwa. Innymi słowy można powiedzieć, że o funkcjonowaniu kontroli wewnętrznej nie decyduje istnienie np. instrukcji kontroli wewnętrznej, ale faktyczne realizowanie działań zmierzających do eliminacji błędów i przeciwdziałania nieprawidłowościom. Oczywiście taka instrukcja oraz pozostałe narzędzia kontroli wewnętrznej są bardzo pomocne, a w większych jednostkach nawet niezbędne.

Adam Stolarczyk

specjalista z zakresu rachunkowości i finansów