Jak prawidłowo wykazać pracownicze koszty uzyskania przychodu w PIT-11

W informacji PIT-11 przekazywanej pracownikowi płatnik powinien wykazać kwotę kosztów faktycznie potrąconych w ciągu roku podatkowego przy poborze zaliczek na podatek dochodowy.

Ustawodawca w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustanowił miesięczny oraz roczny limit kosztów uzyskania przychodów ze stosunku pracy (art. 22 ust. 2 updof). Zdarza się jednak, że pracodawcy nie w każdym miesiącu wypłacają pracownikom wynagrodzenie (np. z powodu zatorów płatniczych). Pracownik w takim przypadku może np. w październiku nie otrzymać w ogóle wynagrodzenia, a w listopadzie otrzymać je w podwójnej wysokości. Powstaje w związku z tym pytanie, jakie koszty uzyskania przychodu powinny zostać uwzględnione przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy dla tych miesięcy.

Odnosząc się do tego problemu, należy zauważyć, że pracownik w miesiącu, za który nie otrzymał wynagrodzenia, nie osiągnął przychodu do opodatkowania, a tym samym nie wystąpiły również koszty jego uzyskania. Natomiast w miesiącu, w którym wypłacono mu wynagrodzenie w podwójnej wysokości, koszty jego uzyskania oczywiście wystąpią.

Potwierdzają to również organy podatkowe. Na przykład Naczelnik Łódzkiego Urzędu Skarbowego w postanowieniu w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 8 lipca 2005 r. (nr ŁUS-II-2-415/9/05/AG), odnosząc się do zagadnienia jednorazowej wypłaty wynagrodzenia należnego za okres dłuższy niż jeden miesiąc, stwierdził: Jednorazowa wypłata świadczenia przysługującego za okres dłuższy, w myśl przepisów (...) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stanowi dla podatnika przychód otrzymany w danym miesiącu, który należy pomniejszyć o miesięczną normę kosztów uzyskania przychodu określoną w ustawie. Nie jest istotne, za jaki okres dokonywana jest wypłata, znaczenie ma bowiem moment jej dokonania.

Dlatego też pracownik w sytuacji opisanej w pytaniu otrzyma wynagrodzenie w podwójnej wysokości, ale z potrąconymi kosztami w wysokości miesięcznego limitu wynikającego z przepisów.

Koszty uzyskania przychodu za miesiąc zostają więc niejako „zgubione”.

Zatem w informacji PIT-11 należy wykazać pracownikowi koszty uzyskania przychodu w wysokości faktycznie potrąconej przez płatnika w ciągu roku przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy. Potwierdza to zresztą konstrukcja samego formularza PIT-11, gdzie w pkt 3 objaśnień zapisano, że w kwocie kosztów uzyskania przychodu w poz. 35 należy wykazać koszty faktycznie potrącone przez płatnika przy poborze zaliczek na podatek.

Takie samo stanowisko w tej kwestii zajmują również organy podatkowe. Przykładem może być tutaj postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 15 kwietnia 2005 r. (nr US.I-1/005-6/05) Naczelnika Urzędu Skarbowego w Mońkach, w którym stwierdzono:W informacji PIT-11/8B sporządzonej dla pracownika płatnik jest obowiązany wykazać koszty uzyskania przychodów w wysokości faktycznie potrąconej od przychodów, tj. w kwocie 1124,75 zł za 11 miesięcy 2004 r. przy przepracowaniu przez pracownika 12 miesięcy w 2004 r. Natomiast w zeznaniu rocznym PIT-40 składanym przez płatnika w imieniu pracownika, gdy ten pozostawał w stosunku pracy przez cały 2004 r. (również w grudniu), ma prawo wykazać koszty uzyskania przychodów w wysokości przysługującej podatnikowi (pracownikowi), tj. w rocznej wysokości 1227 zł lub 1533,84 zł. Ma to zastosowanie również do zeznań rocznych składanych przez pracowników (podatników) zatrudnionych przez cały 2004 r.

Pracodawca wypłacił pracownikowi we wrześniu 2005 r. oprócz wynagrodzenia za wrzesień również zaległe wynagrodzenie za lipiec i sierpień. Przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy zostały potrącone koszty uzyskania przychodu w wysokości miesięcznego limitu, tj. 102,25 zł. Za pozostałe miesiące w roku wynagrodzenie było wypłacane terminowo. Po zakończeniu roku podatkowego, 1 lutego 2006 r. pracownik otrzymał informację PIT-11, w której wykazane zostało faktycznie wypłacone wynagrodzenie (za 12 miesięcy) i koszty jego uzyskania (za 10 miesięcy). „Zgubione” z powodu nieterminowej wypłaty wynagrodzenia koszty uzyskania przychodu pracownik będzie mógł uwzględnić w zeznaniu rocznym za 2005 r. – do wysokości przysługującego mu rocznego limitu (1227 zł).

Anna Welsyng

doradca podatkowy