REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

W jaki sposób należy rozliczać i ewidencjonować koszty związane z delegacjami służbowymi

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Prowadzę rachunkowość w firmie handlowej. Firma zatrudnia kilku handlowców, którzy bardzo często odbywają podróże służbowe. W jaki sposób i jakie koszty należy rozliczać w związku z delegacjami służbowymi?
RADA
Zgodnie z Kodeksem pracy pracownikowi z tytułu krajowej podróży służbowej odbywanej w terminie i miejscu wskazanym przez pracodawcę przysługują diety oraz zwrot kosztów za: przejazdy, noclegi, dojazdy środkami komunikacji miejscowej oraz inne udokumentowane wydatki, określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Szczegóły związane z delegacjami oraz ich ewidencję na kontach księgowych przedstawiamy w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE
Kodeks pracy nie reguluje wysokości przysługujących pracownikowi zwrotów kosztów wynikających z odbytych podróży służbowych. Dlatego jednostki gospodarcze niebędące jednostkami sektora publicznego w przypadku braku udokumentowania poniesionych wydatków (np. faktury) również korzystają ze stawek znajdujących się w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Kodeks pracy definiuje pojęcie „podróż służbowa” (art. 77 § 1). Jest nią wykonanie przez pracownika, na polecenie pracodawcy, zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z odbywaną podróżą służbową.
Przede wszystkim przysługuje pracownikowi dieta, traktowana jako pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Od 1 stycznia 2006 r. wynosi ona 22 zł za dobę podróży. Przy obliczaniu diety stosuje się następujące zasady:
•  jeżeli podróż trwa od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety, czyli 11 zł,
•  jeżeli podróż trwa ponad 12 godzin – przysługuje pełna dieta 22 zł,
•  jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę – przysługuje za każdą dobę dieta w pełnej wysokości, a za rozpoczętą dobę do 8 godzin – połowa diety, powyżej 8 godzin – cała dieta.
Czas trwania podróży służbowej liczy się od chwili rozpoczęcia podróży służbowej, np. godziny odjazdu pociągu, do chwili powrotu. Zwrot kosztów noclegu przysługuje pracownikowi w wysokości kosztów potwierdzonych na fakturze. Oczywiście standard miejsca hotelowego (i jego koszt) jest określany przez pracodawcę.
Zwrot kosztów przejazdu przysługuje pracownikowi za przejazd do miejsca docelowego, jednak pracodawca w poleceniu wyjazdu służbowego może określić środek transportu, jakim pracownik ma odbyć podróż. Samowolna zmiana tego środka może spowodować, że pracodawca nie pokryje tej części kosztów, która przekracza koszty podróży środkiem przez niego wskazanym.
Wysokość kosztów jest ustalana na podstawie cen biletów określonych przez przewoźników (np. PKP lub PKS). Pracownik może również odbyć podróż prywatnym samochodem. Wówczas przysługuje mu zwrot kosztów ustalony jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr (tzw. kilometrówka). Stawki te są zróżnicowane ze względu na pojemność silnika i wynoszą dla samochodów:
•  o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,4894 zł,
•  o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,7846 zł.
Zwrot kosztów noclegu przysługuje pracownikowi w wysokości kwoty potwierdzonej fakturą za usługi hotelarskie, a w przypadku braku faktury przysługuje ryczałt za każdy nocleg stanowiący równowartość 150% diety (33 zł). Warto pamiętać, że ryczałt przysługuje jedynie wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin i jego czas nie pokrywa się z godzinami przejazdu (np. drogą powrotną). Ponadto pracownik może otrzymać również zwrot kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej. Ryczałt ten wynosi 20% diety (4,40 zł) za każdą rozpoczętą dobę. Nie przysługuje on pracownikowi, który odbywa podróż służbową prywatnym samochodem.

Przykład
Pracownik odbył podróż służbową, na którą wcześniej otrzymał zaliczkę. Po zakończeniu podróży przedłożył rozliczenie i potwierdzony dokument „Polecenie wyjazdu służbowego”. Podróż rozpoczął 4 marca o godz. 7.15 (wyjazd autobusu), a zakończył 7 o godz. 22.50.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

1. KW wypłacono pracownikowi zaliczkę 350,00
2. Rozliczenie podróży służbowej
   -dieta (4 × 22 zł) 88,00
   -bilety PKS 192,00
   -ryczałt za noclegi (3 × 33 zł) 99,00
   -ryczałt za przejazdy środkami komunikacji miejscowej (4 × 4,40 zł) 17,60
   razem 396,60
3. Zwrot poniesionych kosztów powyżej pobranej zaliczki (396,60 - 350,00) 46,60
UWAGA!
Gdyby w przedstawionym przykładzie pracownik wykorzystał samochód prywatny, wówczas zamiast zwrotu za przejazd PKS otrzymałby kilometrówkę i jednocześnie nie otrzymałby ekwiwalentu za przejazdy środkami komunikacji miejscowej.

Grażyna Voss
asystent w Katedrze Rachunkowości WSB w Toruniu

•  art. 77 § 1 ustawy z 26 kwietnia 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 86, poz. 732


Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rada Ministrów zdecydowała

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rada Ministrów zdecydowała

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Wzmożone kontrole upoważnionych i zarejestrowanych eksporterów w UE

Od czerwca 2025 r. unijne służby celne rozpoczęły skoordynowane i intensywne kontrole firm posiadających status upoważnionego eksportera (UE) oraz zarejestrowanego eksportera (REX). Działania te są odpowiedzią na narastające nieprawidłowości w dokumentowaniu preferencyjnego pochodzenia towarów i mają na celu uszczelnienie systemu celnego w ramach umów o wolnym handlu.

8 Najczęstszych błędów przy wycenie usług księgowych

Prawidłowa wycena usług księgowych pozwala prowadzić rentowne biuro rachunkowe. Za niskie wynagrodzenie za usługi księgowe spowoduje w pewnym momencie zapaść zdrowotną księgowej, wypalenie zawodowe, depresję, problemy w życiu osobistym.

REKLAMA

Audytor pod lupą – IAASB zmienia zasady współpracy i czeka na opinie

Jak audytorzy powinni korzystać z wiedzy zewnętrznych ekspertów? IAASB proponuje zmiany w międzynarodowych standardach i otwiera konsultacje społeczne. To szansa, by wpłynąć na przyszłość audytu – głos można oddać do 24 lipca 2025 r.

Zmiany w zamówieniach publicznych od 2026 r. Wyższy próg stosowania Prawa zamówień publicznych i jego skutki dla zamawiających i wykonawców

W ostatnich dniach maja br Rada Ministrów przedłożyła Sejmowi projekt ustawy deregulacyjnej (druk nr 1303 z dnia 27 maja 2025 r.), który przewiduje m.in. podwyższenie minimalnego progu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) oraz ustawy o umowie koncesji z dnia 21 października 2016 r. z obecnych 130 000 zł netto do 170 000 zł netto. Planowana do wejścia w życie 1 stycznia 2026 r. zmiana ma charakter systemowy i wpisuje się w szerszy trend upraszczania procedur oraz dostosowywania ich do aktualnych realiów gospodarczych.

Obowiązkowy KSeF 2026: będzie problem z udostępnieniem faktury ustrukturyzowanej kontrahentowi. Prof. Modzelewski: Większość nabywców nie będzie tym zainteresowana

W 2026 roku większość kontrahentów nie będzie zainteresowanych tzw. „udostępnieniem” faktur ustrukturyzowanych – jedną z dwóch form przekazania tych faktur w obowiązkowym modelu Krajowego Systemu e-Faktur. Oczekiwać będą wystawienia innych dokumentów, które uznają za wywołujące skutki cywilnoprawne. Wystawcy prawdopodobnie wprowadzą odrębny dokument handlowy, który z istoty nie będzie fakturą ustrukturyzowaną. Może on być wystawiony zarówno przed jak i po wystawieniu tej faktury ustrukturyzowanej - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Najbardziej poważane zawody w Polsce [ranking 2025]. Księgowy pnie się w górę, sędzia spada, strażak cały czas nr 1

Agencja badawcza SW Research w 2025 roku kolejny raz zapytała Polaków o to, jakim poważaniem darzą przedstawicieli różnych zawodów. W tegorocznym zestawieniu pojawiło się aż 51 kategorii zawodowych, wśród których znalazło się 12 debiutanckich zawodów. Księgowy awansował w 2025 r. o 3 miejsca w porównaniu z ubiegłym rokiem – aktualnie zajmuje 22 miejsce na 51 profesji. SW Research odnotował ten awans jako jeden z trzech najbardziej znaczących. Skąd ta zmiana?

REKLAMA

TSUE: Rekompensaty JST dla spółek komunalnych nie podlegają VAT, jeśli nie wpływają na cenę usługi

Najnowszy wyrok TSUE z 8 maja 2025 r. (sygn. C-615/23), potwierdził stanowisko zaprezentowane przez Rzeczniczkę Generalną w opinii z 13 lutego 2025 r. Zgodnie ze wspomnianym stanowiskiem rekompensaty jakie będą wypłacane przez jednostki samorządu terytorialnego spółkom komunalnym w związku z realizacją publicznych usług transportowych nie będą podlegały opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, tak długo jak nie będą miały bezpośredniego wpływu na cenę usługi. O ile sam wyrok dotyczył usług transportowych to może mieć w przyszłości przełożenie również na inne obszary działalności.

Kapitał zakładowy w spółce z o.o. w 2025 r. okiem adwokata - praktyka. Wymogi prawne, pułapki, podatki, księgowość, odpowiedzialność zarządu i wspólników

Wyobraź sobie, że chcesz wystartować z nową firmą albo przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z o.o. Formalności nie brakuje, ale jedna kwestia wraca jak bumerang: kapitał zakładowy. To pierwszy, obowiązkowy „wkład własny”, bez którego sąd nie zarejestruje spółki. Jego ustawowe minimum – 5 000 zł – może wydawać się symboliczne, jednak od sposobu, w jaki je wnosisz i później „pilnujesz”, zależy wiarygodność Twojej firmy, a czasem nawet osobista odpowiedzialność zarządu. Poniżej znajdziesz najświeższe przepisy, praktyczne podpowiedzi i pułapki, na które trzeba uważać od pierwszego przelewu aż po ewentualne obniżenie kapitału lata później.

REKLAMA