REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

W jaki sposób należy rozliczać i ewidencjonować koszty związane z delegacjami służbowymi

REKLAMA

Prowadzę rachunkowość w firmie handlowej. Firma zatrudnia kilku handlowców, którzy bardzo często odbywają podróże służbowe. W jaki sposób i jakie koszty należy rozliczać w związku z delegacjami służbowymi?
RADA
Zgodnie z Kodeksem pracy pracownikowi z tytułu krajowej podróży służbowej odbywanej w terminie i miejscu wskazanym przez pracodawcę przysługują diety oraz zwrot kosztów za: przejazdy, noclegi, dojazdy środkami komunikacji miejscowej oraz inne udokumentowane wydatki, określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Szczegóły związane z delegacjami oraz ich ewidencję na kontach księgowych przedstawiamy w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE
Kodeks pracy nie reguluje wysokości przysługujących pracownikowi zwrotów kosztów wynikających z odbytych podróży służbowych. Dlatego jednostki gospodarcze niebędące jednostkami sektora publicznego w przypadku braku udokumentowania poniesionych wydatków (np. faktury) również korzystają ze stawek znajdujących się w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Kodeks pracy definiuje pojęcie „podróż służbowa” (art. 77 § 1). Jest nią wykonanie przez pracownika, na polecenie pracodawcy, zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z odbywaną podróżą służbową.
Przede wszystkim przysługuje pracownikowi dieta, traktowana jako pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Od 1 stycznia 2006 r. wynosi ona 22 zł za dobę podróży. Przy obliczaniu diety stosuje się następujące zasady:
•  jeżeli podróż trwa od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety, czyli 11 zł,
•  jeżeli podróż trwa ponad 12 godzin – przysługuje pełna dieta 22 zł,
•  jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę – przysługuje za każdą dobę dieta w pełnej wysokości, a za rozpoczętą dobę do 8 godzin – połowa diety, powyżej 8 godzin – cała dieta.
Czas trwania podróży służbowej liczy się od chwili rozpoczęcia podróży służbowej, np. godziny odjazdu pociągu, do chwili powrotu. Zwrot kosztów noclegu przysługuje pracownikowi w wysokości kosztów potwierdzonych na fakturze. Oczywiście standard miejsca hotelowego (i jego koszt) jest określany przez pracodawcę.
Zwrot kosztów przejazdu przysługuje pracownikowi za przejazd do miejsca docelowego, jednak pracodawca w poleceniu wyjazdu służbowego może określić środek transportu, jakim pracownik ma odbyć podróż. Samowolna zmiana tego środka może spowodować, że pracodawca nie pokryje tej części kosztów, która przekracza koszty podróży środkiem przez niego wskazanym.
Wysokość kosztów jest ustalana na podstawie cen biletów określonych przez przewoźników (np. PKP lub PKS). Pracownik może również odbyć podróż prywatnym samochodem. Wówczas przysługuje mu zwrot kosztów ustalony jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr (tzw. kilometrówka). Stawki te są zróżnicowane ze względu na pojemność silnika i wynoszą dla samochodów:
•  o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,4894 zł,
•  o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,7846 zł.
Zwrot kosztów noclegu przysługuje pracownikowi w wysokości kwoty potwierdzonej fakturą za usługi hotelarskie, a w przypadku braku faktury przysługuje ryczałt za każdy nocleg stanowiący równowartość 150% diety (33 zł). Warto pamiętać, że ryczałt przysługuje jedynie wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin i jego czas nie pokrywa się z godzinami przejazdu (np. drogą powrotną). Ponadto pracownik może otrzymać również zwrot kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej. Ryczałt ten wynosi 20% diety (4,40 zł) za każdą rozpoczętą dobę. Nie przysługuje on pracownikowi, który odbywa podróż służbową prywatnym samochodem.

Przykład
Pracownik odbył podróż służbową, na którą wcześniej otrzymał zaliczkę. Po zakończeniu podróży przedłożył rozliczenie i potwierdzony dokument „Polecenie wyjazdu służbowego”. Podróż rozpoczął 4 marca o godz. 7.15 (wyjazd autobusu), a zakończył 7 o godz. 22.50.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

1. KW wypłacono pracownikowi zaliczkę 350,00
2. Rozliczenie podróży służbowej
   -dieta (4 × 22 zł) 88,00
   -bilety PKS 192,00
   -ryczałt za noclegi (3 × 33 zł) 99,00
   -ryczałt za przejazdy środkami komunikacji miejscowej (4 × 4,40 zł) 17,60
   razem 396,60
3. Zwrot poniesionych kosztów powyżej pobranej zaliczki (396,60 - 350,00) 46,60
UWAGA!
Gdyby w przedstawionym przykładzie pracownik wykorzystał samochód prywatny, wówczas zamiast zwrotu za przejazd PKS otrzymałby kilometrówkę i jednocześnie nie otrzymałby ekwiwalentu za przejazdy środkami komunikacji miejscowej.

Grażyna Voss
asystent w Katedrze Rachunkowości WSB w Toruniu

•  art. 77 § 1 ustawy z 26 kwietnia 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 86, poz. 732


Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
MF: nie ma nowego podatku od ogrodzeń, 2% podatku jeżeli ogrodzenie ma związek z działalnością gospodarczą

Ministerstwo Finansów w komunikacie z 19 stycznia 2025 r. poinformowało, że wszelkie informacje pojawiające się w przestrzeni publicznej i powielane przez media na temat wprowadzenia nowego obciążenia w postaci podatku od ogrodzeń należy uznać za wprowadzające w błąd.

Pracownik może czasem nie wykonywać pracy i zachować prawo do wynagrodzenia. W jakich przypadkach?

Wynagrodzenie jest – co do zasady - świadczeniem przysługującym w zamian za świadczoną przez pracownika pracę (czyli wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną). Za czas niewykonywania pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeżeli wynika to z przepisów prawa pracy.

Wyślesz pismo do urzędu i sądu ostatniego dnia terminu nie tylko Pocztą Polską. Nowelizacja ordynacji podatkowej, kpa i kpc już w Sejmie

Do Sejmu trafił już rządowy projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który ma na celu dostosowania polskiego prawa do dwóch wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Nowe przepisy przewidują, że m.in. w procedurze podatkowej, administracyjnej, cywilnej, można będzie nadać pismo (z zachowaniem terminu) do urzędu u dowolnego operatora pocztowego, a nie jak do tej pory tylko za pośrednictwem Poczty Polskiej. Zmienione omawianą nowelizacją przepisy zapewnią też oprocentowanie nadpłat powstałych w wyniku orzeczeń TSUE lub TK za okres od dnia powstania nadpłaty do dnia jej zwrotu, niezależnie od czasu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

REKLAMA

Ile wyniesie rata kredytu po obniżce stóp procentowych o 0,5 pp, 0,75 pp, 1 pp? Jak wzrośnie zdolność kredytowa? Stopy NBP spadną dopiero w II połowie 2025 r.?

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 15-16 stycznia 2024 r. utrzymała wszystkie stopy procentowe NBP na niezmienionym poziomie. RPP nie zmieniła poziomu stóp procentowych w styczniu 2025 r. Rankomat.pl zwraca jednak uwagę, że jest szansa na to, że w 2025 roku (raczej w II połowie) stopy spadną o 0,75 p.p. (punkt procentowy). To wywołałoby spadek raty przeciętnego kredytu o 196 zł i wzrost zdolności kredytowej. Okazuje się, że bankach obniżki już się zaczęły i to nie tylko w przypadku lokat, ale również kredytów. Jak wynika z danych NBP, średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane) spadło poniżej 4% po raz pierwszy od maja 2022 r. Średnie oprocentowanie kredytów hipotecznych również było najniższe od maja 2022 r. i wyniosło 7,35%. Zauważalnie staniały nawet kredyty konsumpcyjne, których RRSO po raz pierwszy od grudnia 2021 r. spadło poniżej 13%.

E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe pracowników i jak je prawidłowo prowadzić?

Procedura VAT-OSS – na czym polega, jak stosować i dlaczego warto. Jak wypełnić zgłoszenie VIU-R

Wprowadzenie procedury VAT-OSS (One Stop Shop – co można przetłumaczyć jako: Sklep w jednym miejscu), to istotne uproszczenie rozliczeń podatkowych dla firm prowadzących działalność transgraniczną w Unii Europejskiej. Procedura ta umożliwia przedsiębiorcom rozliczać w jednym miejscu podatek VAT z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów w innych krajach UE. Pozwala to na uniknięcie skomplikowanych procesów rejestracji i rozliczeń w każdym państwie członkowskim oddzielnie.

Automatyzacja i sztuczna inteligencja w księgowości: przykłady konkretnych zastosowań. System wykryje oszusta i fałszywego dostawcę

Automatyzacja procesów finansowych (w tym zastosowanie sztucznej inteligencji) już teraz pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas, redukować koszty oraz minimalizuje ryzyko błędów. I choć jej korzyści odkrywają głównie najwięksi rynkowi gracze, wkrótce te narzędzia mogą stać się niezbędnym elementem każdej firmy, chociażby ze względu na ich nieocenioną pomoc w wykrywaniu cyberoszustw. O tym, dlaczego automatyzacja w księgowości jest niezbędna, mówi Marzena Janta-Lipińska, ekspertka ds. podatków, specjalizująca się w księgowości zewnętrznej i propagatorka nowoczesnych, elastycznych rozwiązań z zakresu usług operacyjnych, zgodności z przepisami i sprawozdawczości.

REKLAMA

Świetna wiadomość dla podatników. Chodzi o odsetki z urzędu skarbowego

Odsetki od nadpłat podatkowych będą naliczane już od dnia ich powstania aż do momentu zwrotu – taką zmianę przewiduje projekt nowelizacji ordynacji podatkowej przyjęty przez rząd. Co jeszcze ulegnie zmianie?

Podatek od nieruchomości w 2025 r. Budynek i budowla mają inne definicje, przesunięcie terminu złożenia deklaracji DN-1, inna stawka dla garaży

Budynek i budowla zmieniły od początku 2025 r. swoje definicje w podatku od nieruchomości.  Do tej pory podatnicy posługiwali się uregulowaniami pochodzącymi z prawa budowlanego, dlatego wprowadzenie przepisów regulujących te kwestie bezpośrednio w przepisach podatkowych to spora zmiana. Sprawdzamy, w jaki sposób wpłynie ona na obowiązki podatkowe polskich przedsiębiorców. 

REKLAMA