REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

W jaki sposób należy rozliczać i ewidencjonować koszty związane z delegacjami służbowymi

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Prowadzę rachunkowość w firmie handlowej. Firma zatrudnia kilku handlowców, którzy bardzo często odbywają podróże służbowe. W jaki sposób i jakie koszty należy rozliczać w związku z delegacjami służbowymi?
RADA
Zgodnie z Kodeksem pracy pracownikowi z tytułu krajowej podróży służbowej odbywanej w terminie i miejscu wskazanym przez pracodawcę przysługują diety oraz zwrot kosztów za: przejazdy, noclegi, dojazdy środkami komunikacji miejscowej oraz inne udokumentowane wydatki, określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Szczegóły związane z delegacjami oraz ich ewidencję na kontach księgowych przedstawiamy w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE
Kodeks pracy nie reguluje wysokości przysługujących pracownikowi zwrotów kosztów wynikających z odbytych podróży służbowych. Dlatego jednostki gospodarcze niebędące jednostkami sektora publicznego w przypadku braku udokumentowania poniesionych wydatków (np. faktury) również korzystają ze stawek znajdujących się w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Kodeks pracy definiuje pojęcie „podróż służbowa” (art. 77 § 1). Jest nią wykonanie przez pracownika, na polecenie pracodawcy, zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z odbywaną podróżą służbową.
Przede wszystkim przysługuje pracownikowi dieta, traktowana jako pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Od 1 stycznia 2006 r. wynosi ona 22 zł za dobę podróży. Przy obliczaniu diety stosuje się następujące zasady:
•  jeżeli podróż trwa od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety, czyli 11 zł,
•  jeżeli podróż trwa ponad 12 godzin – przysługuje pełna dieta 22 zł,
•  jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę – przysługuje za każdą dobę dieta w pełnej wysokości, a za rozpoczętą dobę do 8 godzin – połowa diety, powyżej 8 godzin – cała dieta.
Czas trwania podróży służbowej liczy się od chwili rozpoczęcia podróży służbowej, np. godziny odjazdu pociągu, do chwili powrotu. Zwrot kosztów noclegu przysługuje pracownikowi w wysokości kosztów potwierdzonych na fakturze. Oczywiście standard miejsca hotelowego (i jego koszt) jest określany przez pracodawcę.
Zwrot kosztów przejazdu przysługuje pracownikowi za przejazd do miejsca docelowego, jednak pracodawca w poleceniu wyjazdu służbowego może określić środek transportu, jakim pracownik ma odbyć podróż. Samowolna zmiana tego środka może spowodować, że pracodawca nie pokryje tej części kosztów, która przekracza koszty podróży środkiem przez niego wskazanym.
Wysokość kosztów jest ustalana na podstawie cen biletów określonych przez przewoźników (np. PKP lub PKS). Pracownik może również odbyć podróż prywatnym samochodem. Wówczas przysługuje mu zwrot kosztów ustalony jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr (tzw. kilometrówka). Stawki te są zróżnicowane ze względu na pojemność silnika i wynoszą dla samochodów:
•  o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,4894 zł,
•  o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,7846 zł.
Zwrot kosztów noclegu przysługuje pracownikowi w wysokości kwoty potwierdzonej fakturą za usługi hotelarskie, a w przypadku braku faktury przysługuje ryczałt za każdy nocleg stanowiący równowartość 150% diety (33 zł). Warto pamiętać, że ryczałt przysługuje jedynie wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin i jego czas nie pokrywa się z godzinami przejazdu (np. drogą powrotną). Ponadto pracownik może otrzymać również zwrot kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej. Ryczałt ten wynosi 20% diety (4,40 zł) za każdą rozpoczętą dobę. Nie przysługuje on pracownikowi, który odbywa podróż służbową prywatnym samochodem.

Przykład
Pracownik odbył podróż służbową, na którą wcześniej otrzymał zaliczkę. Po zakończeniu podróży przedłożył rozliczenie i potwierdzony dokument „Polecenie wyjazdu służbowego”. Podróż rozpoczął 4 marca o godz. 7.15 (wyjazd autobusu), a zakończył 7 o godz. 22.50.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

1. KW wypłacono pracownikowi zaliczkę 350,00
2. Rozliczenie podróży służbowej
   -dieta (4 × 22 zł) 88,00
   -bilety PKS 192,00
   -ryczałt za noclegi (3 × 33 zł) 99,00
   -ryczałt za przejazdy środkami komunikacji miejscowej (4 × 4,40 zł) 17,60
   razem 396,60
3. Zwrot poniesionych kosztów powyżej pobranej zaliczki (396,60 - 350,00) 46,60
UWAGA!
Gdyby w przedstawionym przykładzie pracownik wykorzystał samochód prywatny, wówczas zamiast zwrotu za przejazd PKS otrzymałby kilometrówkę i jednocześnie nie otrzymałby ekwiwalentu za przejazdy środkami komunikacji miejscowej.

Grażyna Voss
asystent w Katedrze Rachunkowości WSB w Toruniu

•  art. 77 § 1 ustawy z 26 kwietnia 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 86, poz. 732


Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w podatku od spadków darowizn 2025: likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

Krajowy System e-Faktur – czas na konkrety. Przygotowania nie powinny czekać. Firmy muszą dziś świadomie zarządzać dostępnością zasobów, priorytetami i ryzykiem "przeciążenia projektowego"

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przeszło z etapu spekulacji do fazy przygotowań wymagających konkretnego działania. Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy projekt ustawy, który wprowadza obowiązek korzystania z KSeF, a 25 kwietnia skończył się okres konsultacji publicznych. Dla wszystkich zainteresowanych oznacza to jedno: czas, w którym można było czekać na „ostateczny kształt przepisów”, dobiegł końca. Dziś wiemy już wystarczająco dużo, by prowadzić rzeczywiste przygotowania – bez odkładania na później. Ekspert komisji podatkowej BCC, radca prawny, doradca podatkowy Tomasz Gruszczyk o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

REKLAMA

Sprzedałeś 30 rzeczy w sieci przez rok? Twoje dane ma już urząd skarbowy. Co z nimi zrobi? MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem płacenia podatków

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

2 miliony firm czeka na podpis prezydenta. Stawką jest niższa składka zdrowotna

To może być przełom dla mikroprzedsiębiorców: Rada Przedsiębiorców apeluje do Andrzeja Dudy o podpisanie ustawy, która ulży milionom firm dotkniętym Polskim Ładem. "To test, czy naprawdę zależy nam na polskich firmach" – mówią organizatorzy pikiety zaplanowanej na 6 maja.

Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje skutków błędów w deklaracjach podatkowych. Ochrona dopiero po wykupieniu rozszerzonej polisy OC

Księgowi w biurach rachunkowych mają coraz mniej czasu na złożenie deklaracji podatkowych swoich klientów – termin składania m.in. PIT-36, PIT-37 i PIT-28 mija 30 kwietnia. Pod presją czasu księgowym zdarzają się pomyłki, np. błędne rozliczenie ulg, nieuwzględnienie wszystkich przychodów czy pomyłki w zaliczkach na podatek. W jednej z takich spraw nieprawidłowe wykazanie zaliczek w PIT-36L zakończyło się naliczonymi przez Urząd Skarbowy odsetkami w wysokości ponad 7000 zł. Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje błędów w deklaracjach podatkowych – ochronę zapewnia dopiero wykupienie rozszerzonej polisy.

Rewolucja płacowa w całej UE od 2026 r. Pracodawcy będą musieli ujawniać kwoty wynagrodzenia pracownikom i kandydatom do pracy

Wynagrodzenia przestaną być tematem tabu. Od czerwca 2026 roku pracodawcy będą mieli obowiązek ujawniania informacji o płacach, zarówno kandydatom do pracy, jak i zatrudnionym pracownikom. Czy to koniec nierówności i początek nowego rozdania na rynku pracy?

REKLAMA

Kryzys zaufania do KSeF? Niewiele przedsiębiorstw gotowych na e-fakturowanie

Choć obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie w życie za 9 miesięcy, zaledwie 5230 firm zdecydowało się na dobrowolne wdrożenie systemu. Eksperci biją na alarm – to ostatni moment na przygotowania. Firmy nie tylko ryzykują chaos, ale też muszą zmierzyć się z brakiem środowiska testowego, napiętym harmonogramem i rosnącą liczbą innych zmian w przepisach.

Spółka komandytowa bez VAT od dywidendy – ważna interpretacja skarbówki

Dywidenda wypłacana komplementariuszowi nie podlega VAT – potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Oznacza to, że spółki komandytowe, w których wspólnicy prowadzą sprawy spółki bez wynagrodzenia, nie muszą obawiać się dodatkowego obciążenia podatkowego. To dobra wiadomość dla przedsiębiorców poszukujących efektywnych i bezpiecznych rozwiązań podatkowych.

REKLAMA