W jaki sposób należy rozliczać i ewidencjonować koszty związane z delegacjami służbowymi

Zgodnie z Kodeksem pracy pracownikowi z tytułu krajowej podróży służbowej odbywanej w terminie i miejscu wskazanym przez pracodawcę przysługują diety oraz zwrot kosztów za: przejazdy, noclegi, dojazdy środkami komunikacji miejscowej oraz inne udokumentowane wydatki, określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Szczegóły związane z delegacjami oraz ich ewidencję na kontach księgowych przedstawiamy w uzasadnieniu.

Kodeks pracy nie reguluje wysokości przysługujących pracownikowi zwrotów kosztów wynikających z odbytych podróży służbowych. Dlatego jednostki gospodarcze niebędące jednostkami sektora publicznego w przypadku braku udokumentowania poniesionych wydatków (np. faktury) również korzystają ze stawek znajdujących się w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Kodeks pracy definiuje pojęcie „podróż służbowa” (art. 77 § 1). Jest nią wykonanie przez pracownika, na polecenie pracodawcy, zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z odbywaną podróżą służbową.

Przede wszystkim przysługuje pracownikowi dieta, traktowana jako pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Od 1 stycznia 2006 r. wynosi ona 22 zł za dobę podróży. Przy obliczaniu diety stosuje się następujące zasady:

•  jeżeli podróż trwa od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety, czyli 11 zł,

•  jeżeli podróż trwa ponad 12 godzin – przysługuje pełna dieta 22 zł,

•  jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę – przysługuje za każdą dobę dieta w pełnej wysokości, a za rozpoczętą dobę do 8 godzin – połowa diety, powyżej 8 godzin – cała dieta.

Czas trwania podróży służbowej liczy się od chwili rozpoczęcia podróży służbowej, np. godziny odjazdu pociągu, do chwili powrotu. Zwrot kosztów noclegu przysługuje pracownikowi w wysokości kosztów potwierdzonych na fakturze. Oczywiście standard miejsca hotelowego (i jego koszt) jest określany przez pracodawcę.

Zwrot kosztów przejazdu przysługuje pracownikowi za przejazd do miejsca docelowego, jednak pracodawca w poleceniu wyjazdu służbowego może określić środek transportu, jakim pracownik ma odbyć podróż. Samowolna zmiana tego środka może spowodować, że pracodawca nie pokryje tej części kosztów, która przekracza koszty podróży środkiem przez niego wskazanym.