Strona główna » Księgowość » Porady prawne » Rozliczanie kosztów krajowych podróży służbowych pracowników

Rozliczanie kosztów krajowych podróży służbowych pracowników

06 lipca 2006, 10:00

REKLAMA

Od niedawna pracuję jako młodsza księgowa w dużym przedsiębiorstwie. Do moich obowiązków należy obecnie, w zastępstwie chorej koleżanki, prowadzenie rozrachunków z pracownikami z tytułu odbytych krajowych podróży służbowych. Dlatego bardzo proszę o przybliżenie tego tematu oraz zaprezentowanie przykładowego księgowania.

Większość pracodawców stosuje przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 z późn.zm.). Warunki wypłacania tych należności mogą być również określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę.

Jeśli pracodawca nie określił odrębnych zasad dotyczących podróży służbowych, należy stosować przepisy przywołanego rozporządzenia.

Zgodnie z rozporządzeniem pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

– przejazdów,

– noclegów,

– dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

– innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi obecnie 22 zł za dobę podróży. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. I tak, gdy podróż trwa:

1) nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,

b) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości,

2) dłużej niż dobę – za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin – przysługuje połowa diety,

b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Należy pamiętać, że dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika, za czas pobytu w dniu wolnym od pracy w miejscowości pobytu stałego lub czasowego lub w przypadku, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Natomiast zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego przez pracodawcę środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w odrębnych przepisach.

Pracownik powinien udokumentować rachunkiem wysokość kosztów pobytu w hotelu, w przeciwnym razie przysługuje mu jedynie ryczałt w wysokości 150 proc. diety za każdy nocleg. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy trwał on co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

W księgach rachunkowych koszty podróży ujmuje się na koncie „Koszty według rodzajów” (w analityce: pozostałe koszty). Podstawą do dokonania wpisu w księgach rachunkowych będzie polecenie wyjazdu służbowego wystawiane przez pracodawcę.

PRZYKŁAD

Rozliczenie kosztów podróży służbowej – przykładowe księgowania:

a) dotyczących diet: Wn konto „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5 (w analityce: pozostałe koszty)/Ma konto „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: imienne konto pracownika),

b) dotyczących biletów za przejazd:

– kwota brutto: Wn konto „Rozliczenie zakupu”/Ma konto „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: imienne konto pracownika),

– VAT naliczony podlegający odliczeniu: Wn konto „VAT naliczony i jego rozliczenie”/Ma konto „Rozliczenie zakupu”,

– zarachowanie w koszty wartości biletów za przejazd: Wn konto „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5 (w analityce: pozostałe koszty)/Ma konto „Rozliczenie zakupu”,

c) dotyczących kosztów za nocleg:

– kwota brutto wraz z niepodlegającym odliczeniu podatkiem VAT: Wn konto „Rozliczenie zakupu”/Ma konto „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: imienne konto pracownika),

– zarachowanie w koszty wartości noclegów: Wn konto „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5 (w analityce: pozostałe koszty)/Ma konto „Rozliczenie zakupu”.

Podstawa prawna:

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 z późn.zm),

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.).

Joanna Jesionowska

Zapisz się na newsletter

Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.