REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczanie kosztów krajowych podróży służbowych pracowników

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Od niedawna pracuję jako młodsza księgowa w dużym przedsiębiorstwie. Do moich obowiązków należy obecnie, w zastępstwie chorej koleżanki, prowadzenie rozrachunków z pracownikami z tytułu odbytych krajowych podróży służbowych. Dlatego bardzo proszę o przybliżenie tego tematu oraz zaprezentowanie przykładowego księgowania.
Większość pracodawców stosuje przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 z późn.zm.). Warunki wypłacania tych należności mogą być również określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę.
Jeśli pracodawca nie określił odrębnych zasad dotyczących podróży służbowych, należy stosować przepisy przywołanego rozporządzenia.
Zgodnie z rozporządzeniem pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
– przejazdów,
– noclegów,
– dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
– innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi obecnie 22 zł za dobę podróży. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. I tak, gdy podróż trwa:
1) nie dłużej niż dobę i wynosi:
a) od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,
b) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości,
2) dłużej niż dobę – za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a) do 8 godzin – przysługuje połowa diety,
b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Należy pamiętać, że dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika, za czas pobytu w dniu wolnym od pracy w miejscowości pobytu stałego lub czasowego lub w przypadku, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Natomiast zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego przez pracodawcę środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w odrębnych przepisach.
Pracownik powinien udokumentować rachunkiem wysokość kosztów pobytu w hotelu, w przeciwnym razie przysługuje mu jedynie ryczałt w wysokości 150 proc. diety za każdy nocleg. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy trwał on co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
W księgach rachunkowych koszty podróży ujmuje się na koncie „Koszty według rodzajów” (w analityce: pozostałe koszty). Podstawą do dokonania wpisu w księgach rachunkowych będzie polecenie wyjazdu służbowego wystawiane przez pracodawcę.

PRZYKŁAD
Rozliczenie kosztów podróży służbowej – przykładowe księgowania:
a) dotyczących diet: Wn konto „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5 (w analityce: pozostałe koszty)/Ma konto „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: imienne konto pracownika),
b) dotyczących biletów za przejazd:
– kwota brutto: Wn konto „Rozliczenie zakupu”/Ma konto „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: imienne konto pracownika),
– VAT naliczony podlegający odliczeniu: Wn konto „VAT naliczony i jego rozliczenie”/Ma konto „Rozliczenie zakupu”,
– zarachowanie w koszty wartości biletów za przejazd: Wn konto „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5 (w analityce: pozostałe koszty)/Ma konto „Rozliczenie zakupu”,
c) dotyczących kosztów za nocleg:
– kwota brutto wraz z niepodlegającym odliczeniu podatkiem VAT: Wn konto „Rozliczenie zakupu”/Ma konto „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: imienne konto pracownika),
– zarachowanie w koszty wartości noclegów: Wn konto „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5 (w analityce: pozostałe koszty)/Ma konto „Rozliczenie zakupu”.

Podstawa prawna:
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 z późn.zm),
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.).

Joanna Jesionowska
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jaka składka zdrowotna dla przedsiębiorców w 2026 roku? Ministerstwo Finansów nie pracuje nad przedłużeniem obniżonej stawki

Ministerstwo Finansów poinformowało Polską Agencję Prasową, że nie pracuje nad projektem, który zakładałby utrzymanie obniżonej minimalnej podstawy obliczania składki zdrowotnej dla przedsiębiorców w 2026 r. i kolejnych latach.

KSeF: Pomoc dla przedsiębiorców czy nowy ból głowy? Fakty i mity wokół Krajowego Systemu e-Faktur [Gość Infor.pl]

Krajowy System e-Faktur (KSeF) budzi wiele emocji i narosło wokół niego sporo mitów. Czy to nowy podatek? Kogo i kiedy dotyczy obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych? Czy czeka nas rewolucja w relacjach z biurami rachunkowymi? O tym, na co muszą przygotować się przedsiębiorcy, rozmawiają eksperci z infor.pl, Szymon Glonek i Joanna Dmowska.

Rząd chce dać preferencje podatkowe funduszom inwestycyjnym spoza UE od 2026 roku

W dniu 14 października 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawy o CIT), przedłożony przez Ministra Finansów i Gospodarki. Projekt dostosowuje przepisy CIT do orzeczeń Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej dotyczących zagranicznych funduszy inwestycyjnych i emerytalnych. Chodzi m.in. o rozszerzenie preferencji podatkowych na fundusze z państw spoza UE, przy zachowaniu zabezpieczeń przed nadużywaniem prawa do zwolnienia podatkowego.

Programy lojalnościowe w niebezpieczeństwie. Nowa opinia TSUE to potencjalna bomba podatkowa

Rzecznik Generalna TSUE Juliane Kokott właśnie uderzyła w sedno problemu, o którym większość firm wolałaby nie słyszeć. Jej opinia w sprawie C-436/24 Lyko Operations może oznaczać rewolucję w sposobie, w jaki sklepy rozliczają punkty i bony lojalnościowe. Skutki? Dla wielu przedsiębiorców - potężny chaos i konieczność natychmiastowej zmiany systemów.

REKLAMA

KSeF od A do Z: słownik najważniejszych pojęć

Przedsiębiorcy od kilku lat żyją w niepewności związanej z reformą w fakturowaniu, jaką jest Krajowy System e-Faktur. Rewolucja w wystawianiu faktur kojarzy im się z drastycznymi zmianami i obowiązkami, których woleliby uniknąć. Czy jednak wystawianie dokumentów w Krajowym Systemie e-Faktur rzeczywiście jest takie skomplikowane? Materiały szkoleniowe, zarówno komercyjne, jak i te opracowywane przez rząd, często napisane są bardzo skomplikowanym, nieprzystępnym językiem, przez co dla wielu osób bywają trudne do przyswojenia. A przecież ważne, żeby definicje były dla wszystkich jasne i zrozumiałe. Poniżej znajduje się wyjaśnienie podstawowych pojęć związanych z reformą.

Thermomix w kosztach? To możliwe, ale nie u każdego. Zasady są proste, ale nie każdy, je zna. Prowadzisz działalność gospodarczą? Sprawdź

Czy Thermomix może przyczynić się do uzyskania przez przedsiębiorcę przychodów? Na to pytanie dotyczące rozliczeń podatkowych nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Wiadomo jednak, jakimi kryteriami należy się kierować dokonując w tym zakresie niezbędnej oceny.

Geopolityka zaczyna sterować światowym handlem i logistyką

OECD ostrzega, że masowy reshoring może kosztować świat 18 proc. spadku w handlu i 5 proc. ubytku w PKB. Coraz więcej managerów zarządzających logistyką deklaruje jednocześnie, że szuka nowych źródeł zaopatrzenia i alternatywnych wobec Chin lokalizacji dla produkcji i inwestycji. Nie ma już żadnych wątpliwości, że globalne łańcuchy dostaw ulegają transformacji, niestety nie widać tego w Polsce, choć mamy pewne przewagi, które stawiają nas w uprzywilejowanej pozycji w Europie.

KSeF 2026: obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych. Dlaczego nie uprawnienie?

Obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych oraz ich elektronicznych „zastępników” nie ma obiektywnie większego sensu – twierdzi prof. dr hab. Witold Modzelewski. I postuluje nowelizację przepisów, która powinna zamienić ten obowiązek na zwykłe uprawnienie podatnika.

REKLAMA

Prof. Modzelewski: Przepisy regulujące KSeF są sprzeczne z prawem UE

Jak twierdzi prof. dr hab. Witold Modzelewski, przepisy o KSeF są sprzeczne z art. 90 dyrektywy 2006/112/UE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, która nakazuje określić państwom członkowskim m.in. warunki zmniejszenia podstawy opodatkowania w przypadku anulowania faktur.

Najczęstsze błędy w zarządzaniu finansami firmowymi: co możesz zmienić nawet od jutra

Wielu przedsiębiorców zaczyna swoją działalność z pasją i determinacją, szybko zdobywając pierwszych klientów. Jednak po kilku miesiącach pojawia się rozczarowanie: są przychody, ale brakuje gotówki. To nie przypadek – to efekt powtarzalnych błędów w zarządzaniu finansami, które można wyeliminować, jeśli tylko się je rozpozna i zrozumie.

REKLAMA