Czy w każdym przypadku można wystąpić o duplikat faktury

rada

Ewidencja księgowa nie może być przeprowadzona na podstawie duplikatu faktury. Podstawą do ujęcia w księgach kosztów sądowych jest prawomocny wyrok sądu. Zgodnie z brzmieniem nowych przepisów updop tego typu wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jednak wymagają one wnikliwej oceny pod kątem ich związku z prowadzoną działalnością.

uzasadnienie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Do grudnia 2006 r. w większości interpretacji organów podatkowych koszty procesowe i koszty zastępstwa sądowego ponoszone przez dłużnika nie były kosztami poniesionymi w celu osiągnięcia przychodów. Oznaczało to, że podatnik miał możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem że wykazał ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie miało lub mogło mieć bezpośredni wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Cel ten musiał być wyraźnie widoczny, a poniesione wydatki powinny go bezpośrednio realizować lub co najmniej zakładać jako realny.

Od początku 2007 r., aby ponoszone wydatki można było uznać za koszty uzyskania przychodu, konieczne jest wykazanie przez podatnika, że wydatki te są racjonalne co do zasady i co do wysokości.

Taka zmiana przepisów jest korzystna dla podatników. Nie trzeba udowadniać w każdym przypadku poniesienia kosztu jego bezpośredniego związku z uzyskanym przychodem.

Podobne stanowisko jeszcze przed zmianą przepisów prezentował Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w decyzji w sprawie interpretacji prawa podatkowego (nr 1401/PD-4230Z-101/05/ZO) z 25 listopada 2005 r.:

"Jeżeli więc dłużnik przegra proces o zapłatę, w toku którego sporne było istnienie lub wysokość zobowiązania, to powinien on przede wszystkim wykazać, że były to działania związane z obroną przed roszczeniami wierzyciela podejmowanymi w celu zmniejszenia przychodu, a w związku z tym koszty te mieszczą się w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych."

Uwaga! Ponieważ każde zdarzenie gospodarcze należy interpretować indywidualnie, odrębnie w każdym przypadku, uzasadnione będzie zwrócenie się do właściwego urzędu skarbowego z wnioskiem o wydanie wiążącej interpretacji prawa podatkowego.

Jaki dokument stanowi podstawę zapisu w księgach

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości podstawą zapisów w księgach są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Zalicza się do nich między innymi dowody zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów.

Według § 22 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej.

Ponieważ duplikat faktury może być wystawiony jedynie w przypadku, gdy faktura ulegnie zniszczeniu lub zaginie, dlatego w omawianym przypadku podstawą zaksięgowania zasądzonego długu nie może być duplikat.

Na ten temat wypowiedziała się Izba Skarbowa w Gdańsku w piśmie nr PI/005-1877/04/CIP/09 z 26 października 2004 r.

Spółka, wobec której zasądzono zwrot kosztów procesowych, ma obowiązek wpłacić zasądzone kwoty (w tym spłata zobowiązań) na podstawie posiadanego prawomocnego wyroku sądu.

Ewidencja księgowa nastąpi na podstawie prawomocnego wyroku sądu.

Ponieważ wyrok sądowy, a co za tym idzie - zasądzony zwrot kosztów, dotyczy zdarzeń gospodarczych z 2004 r., wydatek ten nie będzie kosztem uzyskania przychodu w roku bieżącym. Poniesione koszty powinno się zaksięgować w pozostałe koszty operacyjne (koszty sądowe, wartość zaległego zobowiązania).

Przykład

Spółka przegrała w sądzie sprawę o zapłatę zaległego zobowiązania. Faktura dokumentująca to zobowiązanie została zwrócona dostawcy i nie została wykazana w księgach spółki.

1. Zarachowanie poniesionych kosztów: zaległego zobowiązania oraz kosztów sądowych - 25 000 zł:

Wn „Pozostałe koszty operacyjne” 25 000

Ma „Rozrachunki z dostawcami” 25 000

2. Zapłata zaległej faktury:

Wn „Rozrachunki z dostawcami” 25 000

Ma „Rachunek bieżący” 25 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Podstawa prawna:
- art. 3 ust. 1 pkt 32, art. 20, art. 35b ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

- art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847

- rozporządzenie Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 95, poz. 798; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 102, poz. 860

Maryla Piotrowska

księgowa z licencją MF