Na czym polega audyt projektów unijnych

Jego rezultatem jest uzyskanie opinii - racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a realizowany projekt zgodny z umową i wnioskiem.

W trakcie przeprowadzania audytu sprawdza się:
- czy działania, których dotyczą poniesione wydatki, rzeczywiście zostały zrealizowane,
- czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie oraz czy są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi.

Sprawdzenie odbywa się poprzez badanie, czy księgi rachunkowe (w części ewidencji związanej z realizacją projektów) wraz z dowodami księgowymi, stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów, oraz wnioski o płatność sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktur, innych dokumentów o takiej samej wartości dowodowej), jak również sprawozdania z realizacji projektu odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów.

Audyt zewnętrzny ma prowadzić do stwierdzenia wiarygodności danych - zarówno liczbowych, jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez beneficjenta dokumentach związanych z realizowanym projektem.

Zakres audytu

Stwierdzenie wiarygodności danych może mieć charakter bezpośredni lub pośredni, przy czym bezpośrednie sprawdzenie obejmuje badanie ksiąg rachunkowych, a sprawdzenie pośrednie - badanie działającego u beneficjenta systemu kontroli wewnętrznej.

Celem przeprowadzenia audytu zewnętrznego jest uzyskanie informacji przez beneficjenta oraz instytucję wypłacającą środki, że projekt jest realizowany prawidłowo.

Audyt zewnętrzny projektów unijnych obejmuje przede wszystkim:
- sprawdzenie, czy beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte,
- sprawdzenie, czy beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i z obowiązującymi przepisami prawa,
- sprawdzenie, czy beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo-księgowym,
- sprawdzenie prawidłowości przeprowadzenia procedury przetargowej (jeśli dotyczy),
- audyt poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej,
- analizę terminowości uzyskiwania środków na realizację projektu,
- sprawdzenie wniosków beneficjentów o płatność z księgami rachunkowymi beneficjenta w części dotyczącej projektu,
- sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta,
- weryfikację sposobu monitorowania projektu (osiągania celu projektu),
- sprawdzenie sposobu archiwizacji dokumentacji z realizowanym projektem.

Przed przystąpieniem do przeprowadzania audytu zewnętrznego audytor (wykonawca audytu) może sporządzić wstępny program audytu .

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ocena prawidłowości i efektywności systemu zarządzania i kontroli danego projektu obejmuje sprawdzenie:
- jasności zdefiniowania i podziału funkcji,
- efektywności systemów zarządzania i kontroli,
- poprawności zarządzania ryzykiem,
- formalności ścieżki podejmowania decyzji,
- sprawności funkcjonowania audytu wewnętrznego.

Ocena prawidłowości ujęcia wydatków kwalifikowanych polega na sprawdzeniu:
- zgodności z ustawą o rachunkowości,
- zgodności z zakresem przedmiotowym i czasowym wydatków,
- prawidłowości merytorycznej udokumentowania kosztów,
- prawidłowości udokumentowania wpłat i wypłat.

Przy badaniu funkcjonowania wykrywania błędów i nieprawidłowości w wykorzystaniu środków unijnych sprawdza się:
- prawidłowość monitorowania i raportowania o nieprawidłowościach, oraz
- konsekwencję i dyscyplinę w realizacji wniosków i rekomendacji z kontroli.

UWAGA!

Zakres audytu, który zleca beneficjent, powinien zostać przedstawiony w zaproszeniu do złożenia oferty - przy czym jest on bezpośrednio związany z właściwą wyceną usługi.

Audyt zewnętrzny środków unijnych powinien opierać się na wynikach analizy ryzyka. Podczas realizacji audytu weryfikowana jest próbka ogółem poniesionych wydatków kwalifikowanych. Mając na uwadze, że celem badania wyrywkowego jest wyciągnięcie wniosków na temat całej populacji, istotny jest dobór tej próby w taki sposób, by była reprezentatywna.

Wybór audytora

Beneficjent powinien zapewnić odpowiednią jakość audytu poprzez zlecenie tej usługi jednostkom lub podmiotom zatrudniającym osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje w zakresie przeprowadzania audytu i wiedzy z zakresu funkcjonowania poszczególnych funduszy unijnych wspierających rozwój Polski.

Przez podmioty/osoby posiadające odpowiednie umiejętności w ww. zakresie rozumie się:
- podmioty uprawnione do badania sprawozdań finansowych w rozumieniu art. 10 ust. 1 ustawy z 13 października 1994 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie (j.t. Dz.U z 2001 r. Nr 31, poz. 359 ze zm.),
- osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje zawodowe wydawane przez organizację, która jest członkiem International Federation of Accountants,
- osoby posiadające międzynarodowe uprawnienia audytora wewnętrznego,
- osoby posiadające zaświadczenie o zdaniu egzaminu na audytora wewnętrznego.

Ponadto w procesie wyłaniania audytora zewnętrznego bierze się pod uwagę m.in. takie kryteria, jak:
- dotychczasowe doświadczenie w zakresie badania projektów finansowanych ze środków pomocowych,
- doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania dotacji ze środków budżetu państwa,
- doświadczenie w przeprowadzaniu audytu.

Rezultaty przeprowadzonego audytu

Po przeprowadzeniu audytu audytor zobowiązany jest do przygotowania opinii i raportu z audytu. Jednostka poddana audytowi ma prawo do odniesienia się do tych dokumentów. Opinia wraz z raportem, a także stanowisko jednostki audytowanej są przekazywane przez beneficjenta do instytucji wdrażającej oraz archiwizowane w dokumentacji dotyczącej projektu. Instytucja wdrażająca jest zobowiązana do archiwizacji ww. dokumentów oraz ich udostępnienia upoważnionym organom kontrolnym.

Opinia audytora

Na podstawie stwierdzonych błędów i uchybień oraz wniosków w sprawie możliwości ich usunięcia audytor powinien wydać opinię o projekcie. Można wyróżnić cztery rodzaje opinii, które audytor może wydać:

1) opinia pozytywna - jeżeli projekt został zrealizowany zgodnie z zasadami i przepisami prawa, a ustalone błędy bądź uchybienia były mało istotne, audytor powinien wydać opinię pozytywną o projekcie,

2) opinia negatywna - jeżeli podczas realizacji projektu złamane zostały zasady udzielonej pomocy bądź przepisy prawa, a ustalone błędy krytyczne stanowią o niezrealizowaniu projektu,

3) opinia warunkowa - w przypadku gdy audytor z różnych powodów (np. technicznych) nie był w stanie dokonać audytu całego projektu, to wydaje opinię warunkową tylko do tego obszaru, który został zbadany. Opinia warunkowa może odnosić się również do takiej sytuacji, gdy powodzenie projektu zależy od spełnienia rekomendacji audytora. Jeżeli beneficjent dostosuje się do tych rekomendacji, a instytucja udzielająca dotacji uzna takie rozwiązanie za zasadne, realizacja projektu może zostać oceniona pozytywnie,

4) brak opinii - decyzja audytora o wstrzymaniu się od wydania opinii o projekcie podejmowana w sytuacji, w której audytor nie może przeprowadzić zadania audytowego zgodnie z powszechnie uznanymi standardami (np. niedopuszczenie do miejsca realizacji projektu, nieprzekazanie dokumentów itp.).

Uregulowania prawne odnoszące się do audytu projektów unijnych

W projektach unijnych (szczególnie projektach inwestycyjnych) występuje duża unifikacja procedur audytu wewnętrznego i zewnętrznego (przeprowadzanego przez biegłych rewidentów działań realizowanych z dofinansowaniem środków unijnych).

Z tego powodu biegły rewident, sporządzając dokumentację z audytu wykorzystywania środków unijnych, powinien uwzględniać w szczególności:

1) oczekiwania od audytu wynikające z przepisów unijnych oraz z polskich przepisów i wytycznych (np. wytycznych Ministerstwa Gospodarki i Pracy do ramowego audytu wydatków kwalifikowanych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Funduszy Spójności - maj 2005 r.),

2) wymogi międzynarodowe standardów rewizji finansowej (MSRF 240, 250, 610, 620, 800),

3) międzynarodowe standardy audytu,

4) postanowienia wydanych przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów norm wykonywania zawodu biegłego rewidenta i postanowienia Kodeksu etyki zawodowej,

5) ustalenia umowy o przeprowadzenie audytu wykorzystywania środków unijnych.

W gospodarce funduszami unijnymi, w której obowiązują zasady zorganizowanego racjonalnego działania, tj. planowanie, motywowanie, organizowanie i kontrola, audyty finansowe przeprowadzane przez biegłych rewidentów odgrywają ważną rolę.

Marianna Sobolewska

biegły rewident, właścicielka Zakładu Usług Rachunkowych "Buchalter" w Augustowie