Ustawa przewiduje, że podatnik VAT UE, który dokonuje transakcji wewnątrzwspólnotowej, aby zastosować stawkę 0%, musi spełnić określone warunki:
1. Transakcja musi zostać dokonana na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej. Jest bardzo ważne, aby nasz kontrahent był zarejestrowanym podatnikiem VAT UE w chwili dokonania transakcji. Istnieje kilka sposobów, aby to sprawdzić:
• bezpośrednio na stronie internetowej http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/pl/vieshome.htm,
• telefonicznie pod numerem: (0-63) 242-33-55 lub faksem: (0-63) 240-19-89
• pisemnie, składając formularz VAT ID na adres: Ministerstwo Finansów Departament Wymiany Informacji o VAT, ul. Poznańska 46, 62-510 Konin.
2. Podatnik musi podać numer VAT UE kontrahenta oraz swój numer na fakturze stwierdzającej dostawę towarów;
3. Przed złożeniem deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy podatnik musi posiadać w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.
Dowodami tymi są wymienione poniżej dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju (art. 42 ust. 3 ustawy):
• dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju - gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),
• kopia faktury,
• specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku,
• dokument zawierający co najmniej:
- imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz nabywcy tych towarów,
- adres, pod który są przewożone towary, w przypadku gdy jest inny niż adres siedziby lub miejsca zamieszkania nabywcy,
- określenie towarów i ich ilości,
- potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę w miejscu znajdującym się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;
- rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary, lub numer lotu - w przypadku gdy towary są przewożone środkami transportu lotniczego; w przypadku wywozu towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów bezpośrednio przez podatnika dokonującego takiej dostawy lub przez jego nabywcę, przy użyciu własnego środka transportu podatnika lub nabywcy.
Gdy powyższe dokumenty nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towarów do nabywcy, dowodami mogą być również inne dokumenty, wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności (art. 42 ust. 11 ustawy):
• korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
• dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
• dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie - w takim przypadku inny dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;
• dowód potwierdzający przez nabywcę przyjęcie towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.
Zestaw dokumentów, które zostały wskazane w art. 42 ust. 3 i ust. 11 ustawy, będący podstawą zastosowania stawki podatku w wysokości 0% z tytułu dokonania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jest katalogiem otwartym. Wyrażenie „w szczególności” użyte w tym przepisie wskazuje, iż dokumenty zostały wymienione jedynie przykładowo. Konstrukcja powyższych przepisów wskazuje na dokumenty główne i uzupełniające, które stanowią podstawę do zastosowania stawki podatku w wysokości 0%. Wskazać również należy na ich rolę dowodową.
Zawsze należy pamiętać, że to na podatnika został nałożony obowiązek udowodnienia, iż towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów rzeczywiście opuściły terytorium kraju ze względu na korzystniejsze niż w dostawach krajowych skutki podatkowe. Brak takiej dokumentacji skutkuje utratą możliwości zastosowania stawki preferencyjnej i obowiązkiem opodatkowania dostawy towarów według stawek obowiązujących przy dostawach krajowych.
Dowody zapłaty
Jak stwierdził Dolnośląski Urząd Skarbowy w piśmie z 28 października 2005 r. (II 443/221/274/05): „W każdym jednak przypadku należy badać, czy posiadane przez podatnika dokumenty - zgodnie z art. 42 ust. 1 pkt 2 - dowodzą, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju. Uznać zatem należy, że dowodami tymi mogą być również dokumenty inne niż wymienione w art. 42 ust. 3 i ust. 11 ww. ustawy, jeśli potwierdzają, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju”. Jednak w tym samym piśmie stwierdzono też: „Spółka nie posiada jakichkolwiek innych dokumentów - poza wyciągiem bankowym stanowiącym dowód dokonania zapłaty - potwierdzających dokonanie wywozu towarów do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego. Wyciąg bankowy potwierdza dokonanie zapłaty przez nabywcę (w tym znaczeniu może być dokumentem wskazującym na fakt zawarcia transakcji), ale nie potwierdza dokonania wywozu towarów z terytorium kraju na terytorium innego państwa członkowskiego. Dowód taki nie stanowi zatem samodzielnej - bez innych dowodów - podstawy uprawniającej Podatnika do zastosowania 0-proc. stawki podatku od towarów i usług w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów”. W innym przypadku, gdy dowód zapłaty nie jest samodzielnym dokumentem, urząd uznał, że to również może być dowodem dokonania transakcji (por. pismo z 11 stycznia 2006 r. Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście - 1436/BV/443/2006/12/TCH).
Dokumenty przewozowe
Ponadto należy zwrócić uwagę, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie określają, jakie elementy powinny zawierać otrzymane przez podatnika dokumenty przewozowe. „Jeżeli zatem Podatnik dokonuje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, zlecając przewóz towarów przewoźnikowi (spedytorowi), który nie dokumentuje wykonanej usługi transportu jednolitym dokumentem zawarcia umowy przewozu, tzw. CMR, to otrzymana od przewoźnika specyfikacja przesyłek zawierająca takie dane, jak: numer paczki, numer przesyłki, wagę przesyłki, nazwisko odbiorcy, kod, nazwę kraju i miasta na terytorium UE, zawierająca potwierdzenie, iż towar dostarczono do miejsca przeznaczenia i wydano go nabywcy, stanowi dokument, o którym mowa w art. 42 ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT” (por. pismo z 18 listopada 2005 r. Urzędu Skarbowego Poznań-Jeżyce nr TP/443-77/05). Spotkać się można ze stanowiskiem organów podatkowych uznającym, że list przewozowy jest niezbędnym dokumentem (por. pismo z 9 marca 2006 r. Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego nr ZP/443-473/05). Stanowisko to nie znajduje jednak potwierdzenia w przepisach.
Dokument przewozowy powinien pozwalać na identyfikację transportowanych towarów jako towarów będących przedmiotem konkretnej dostawy towarów. Dokumentem tym może być list przewozowy (o ile zawiera niezbędne informacje, wykraczając tym samym poza minimalny zakres danych zawartych w liście przewozowym - co jest dopuszczalne na podstawie art. 6 ust. 3 Konwencji), ale może być nim także inny dokument. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że warunek taki spełnia również oświadczenie przewoźnika o dostarczeniu towarów (por. pismo z 20 grudnia 2005 r. Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście nr 1436/2BV/443/2005/605/TCH). W piśmie tym podatnik pytał się, czy oświadczenie zawierające następujące dane: jaka partia towaru (tj. masa oraz rodzaj opakowania) i z jaką datą została przyjęta do przewozu, niezmienny numer rejestracyjny partii towaru w systemie informatycznym przewoźnika, data dostarczenia partii towaru pod adres (wskazany na fakturze sprzedaży) w innym kraju Wspólnoty Europejskiej spełnia warunki, aby przysługiwało prawo do zastosowania stawki 0%.
Również dokument spedytora (wydrukowany z Internetu) potwierdzający dostarczenie towaru do nabywcy spełnia - według organów podatkowych - te warunki (por. pismo z 8 lutego 2006 r. Podkarpackiego Urzędu Skarbowego nr PUS.II/443/8/2006/AK). Jak wskazywał w tym piśmie podatnik, dokument taki jest możliwy do wydrukowania przez ich firmę po otrzymaniu od firmy spedytorskiej kodu dostępu do strony internetowej i numeru referencyjnego danej przesyłki. Dokument taki zawiera w swojej treści: datę odebrania towaru przez firmę spedytorską z siedziby podatnika, datę i miejsce dostawy, liczbę paczek i wagę towaru.
Można się jednak spotkać z bardziej restrykcyjnym stanowiskiem. W piśmie z 17 lutego 2006 r. Izby Skarbowej w Krakowie, nr PP-3/i/4407/322/05, czytamy:
„Posiadane przez Spółkę dokumenty, tj. list przewozowy oznaczony numerem, dokumentujący odbiór towaru przez przewoźnika z magazynu, oraz oświadczenie przewoźnika o dostarczeniu towaru do kontrahenta nie stanowią listu przewozowego, o którym mowa w art. 42 ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT. Należy je uznać za dodatkowe dokumenty, o których mowa w art. 42 ust. 11 ww. ustawy.
Jednakże w ocenie Dyrektora tut. Izby Skarbowej nie są one, obok kopii faktury i specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku, wystarczające do jednoznacznego potwierdzenia dostarczenia towaru do odbiorcy. Spółka powinna posiadać również dokumenty potwierdzające fakt odbioru towarów przez nabywcę w innym kraju członkowskim, np. korespondencję handlową z nabywcą, jeśli odbywała się ona drogą pisemną, dowód wpłaty za towar przez kontrahenta unijnego, fakturę wystawioną przez przewoźnika za wykonaną usługę”.
