REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczanie ryczałtu i diety w delegacji zagranicznej

Justyna Michałowska
Rozliczanie ryczałtu i diety w delegacji zagranicznej
Rozliczanie ryczałtu i diety w delegacji zagranicznej

REKLAMA

REKLAMA

Pracownik wyjechał w delegację zagraniczną (Niemcy/Belgia). Nie ma rachunku za noclegi. Czy w związku z tym przysługuje mu ryczałt? Jeśli tak, to jak go policzyć - odrębnie dla każdego z krajów (są inne limity ryczałtu)? Jak ustalić przysługującą mu dietę - czy też naliczać osobno na pobyt w każdym kraju?

Podatki 2019

REKLAMA

Autopromocja

Pracownikowi przysługuje ryczałt za nocleg w wysokości 25% liczony od limitu określonego dla kraju docelowego podróży zagranicznej. Również wartość diety należy ustalić na podstawie limitu określonego dla kraju docelowego.

UZASADNIENIE

Sposób rozliczania delegacji zagranicznych, czyli wysokość przysługujących z tego tytułu diet oraz innych należności, reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Należy wspomnieć, że rozporządzenie to dotyczy pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Dlatego w przypadku pracowników zatrudnionych w sektorze prywatnym stawki te mogą być inne. Będą zależeć od pracodawcy, który ma prawo ustalić np. w układzie zbiorowym pracy własne stawki diet w podróży zagranicznej. Jednak zgodnie z art. 775 Kodeksu pracy postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Diety przysługujące w zagranicznej podróży służbowej służą pokryciu całkowitych kosztów wyżywienia oraz zrekompensowaniu innych drobnych wydatków. Ich wartość należy ustalać w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Oznacza to, że przy ustalaniu diety nie ma znaczenia, że pracownik, udając się do danego kraju, przejeżdża przez inne kraje. Właściwa jest stawka diety obowiązująca dla państwa, w którym będzie on wykonywał główne zadanie służbowe. Stawki diet zawiera załącznik do rozporządzenia o zagranicznych podróżach służbowych. Zatem kwota diety za podróż zagraniczną jest zmienna w zależności od kraju, do którego zostaje delegowany pracownik.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Polecamy: Komplet podatki 2019

Aby prawidłowo ustalić wartość diety zagranicznej, należy właściwie określić moment rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, który jest różny, w zależności od tego, jakim środkiem lokomocji podróżuje pracownik.

Tabela 1. Ustalenie momentu rozpoczęcia i zakończenia zagranicznej podróży służbowej

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Należy pamiętać o naliczeniu krajowej diety od momentu wyjazdu z firmy czy z domu do granicy i od momentu przekroczenia granicy w drodze powrotnej do przyjazdu do miejsca pracy bądź zamieszkania.

Pełna dieta przysługuje za każdą dobę podróży. Za niepełną dobę dietę należy ustalać w następujący sposób:

•  do 8 godzin - 1/3 diety,

•  ponad 8 do 12 godzin - 1/2 diety,

•  ponad 12 godzin - dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety ulega zmniejszeniu w przypadku zapewnienia pracownikowi bezpłatnego wyżywienia. Wówczas za każdą dobę delegacji przysługuje 25% ustalonej diety. Jeżeli pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie, to każdą dietę należy pomniejszyć o:

•  15% - gdy zapewniono śniadanie,

•  30% - gdy zapewniono obiad,

•  30% - gdy zapewniono kolację.

REKLAMA

Jeżeli chodzi o nocleg, to pracownikowi przysługuje zwrot kosztów na podstawie przedstawionego rachunku, jednak w wysokości nieprzekraczającej określonych w rozporządzeniu limitów. I tak jak w przypadku diety dla każdego kraju limit za nocleg jest inny. W razie nieprzedłożenia rachunku pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu.

Aby rozliczyć delegację pracownika przedstawioną w pytaniu, należy określić, czy krajem docelowym są Niemcy czy Belgia. Załóżmy, że pracownik przejeżdża tylko przez Niemcy, a krajem, w którym ma wykonać zadanie służbowe, jest Belgia. Kwota diety w podróży służbowej do Belgii wynosi, zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia, 45 euro.

Ponieważ pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu, a ten nie przedstawił rachunku za nocleg, przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% limitu określonego w rozporządzeniu. Kwota limitu na nocleg w Belgii wynosi 160 euro. Pracownik powinien otrzymać: 160 euro × 25% = 40 euro za każdy nocleg.

Przykład

Jan Kowalski, pracownik firmy Alfa Sp. z o.o., został oddelegowany do Brukseli w celu zawarcia kontraktu handlowego, a także spotkania z kontrahentem w Niemczech (spotkanie służbowe w celu podtrzymania dobrych relacji).

W tym celu spółka kupiła w banku 300 euro po kursie 4,30 PLN/EUR, które wpłaciła do kasy. Pan Kowalski otrzymał przed wyjazdem zaliczkę w wysokości 100 euro.

Pracownik wyjechał z Warszawy w delegację 12 stycznia 2009 r. o godz. 4.00, samochodem służbowym. Granicę z Niemcami przekroczył o godz. 12.15. W Berlinie spotkał się z kontrahentem i wyruszył w dalszą podróż.

Do Brukseli dotarł późno w nocy.

Po wykonaniu polecenia służbowego pan Kowalski 14 stycznia 2009 r. wyruszył w podróż powrotną do Warszawy. Przekroczył granicę belgijsko-niemiecką o godz. 13.05, a niemiecko-polską - o 22.30.

Do domu dotarł 15 stycznia 2009 r. o godz. 2.30.

W rozliczeniu delegacji nie przedstawił rachunków za nocleg, natomiast przedstawił rachunki za paliwo, opłaty parkingowe i przejazd autostradą, które opiewały łącznie na kwotę 100 euro.

Ze względu na to, że w czasie delegacji pracownik miał zapewniony obiad, należy pomniejszyć przysługującą mu dietę o 30% za każdy dzień trwania podróży zagranicznej.

Ponieważ krajem docelowym, tzn. tym, w którym zostało wykonane główne polecenie służbowe, była Belgia, punktem odniesienia do ustalenia diety będzie jej wartość przysługująca na ten kraj, tj. 45 euro.

Tabela 2. Obliczenie diet przysługujących z tytułu podróży służbowej

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Pracownikowi przysługuje ponadto ryczałt za dwa noclegi w wysokości: (2 × 160 euro) × 25% = 80 euro.

Łącznie w wyniku zagranicznej podróży służbowej pracownik poniósł koszty w wysokości 252 euro. Należy je przeliczyć według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia zaliczki, który wynosił 4,20 PLN/EUR. Ponieważ pracownik otrzymał zaliczkę w wysokości 100 euro, spółka musi mu zwrócić 152 euro. Pieniądze te spółka wypłaciła z kasy.

Ewidencja księgowa

1. Wypłata zaliczki: 100 euro × 4,30 PLN/EUR = 430 zł

Wn  „Rozrachunki z pracownikami” 430,00

Ma  „Kasa” 430,00

2. Rozliczenie delegacji służbowej: 252 euro × 4,20 PLN/EUR = = 1058,40 zł

Wn  „Delegacje służbowe” 1 058,40

Ma  „Rozrachunki z pracownikami” 1 058,40

3. Zwrot wydatków niepokrytych zaliczką: 152 euro × 4,30 PLN/EUR = = 653,60 zł

Wn  „Rozrachunki z pracownikami” 653,60

Ma  „Kasa” 653,60

4. Rozliczenie różnic kursowych ustalonych w związku z wypłaconymi kwotami: 252 euro × (4,20 PLN/EUR - 4,30 PLN/EUR) = -25,20 zł (ujemne różnice kursowe)

Wn  „Koszty finansowe” 25,20

Ma  „Rozrachunki z pracownikami” 25,20

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

UWAGA

Ustalając należności z tytułu podróży służbowych wypłacane pracownikom w wysokości wyższej od określonej przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r., trzeba pamiętać o obowiązku odprowadzenia składek ZUS i podatku dochodowego. Oskładkowaniu i opodatkowaniu podlega tylko część przewyższająca stawki określone w tym rozporządzeniu.

•  rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju - Dz.U. Nr 236, poz. 1991; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 186, poz. 1555

•  art. 15 ust. 1, art. 15a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 209, poz. 1316

•  art. 30 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 223, poz. 1466

Justyna Michałowska

księgowa

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracownik może czasem nie wykonywać pracy i zachować prawo do wynagrodzenia. W jakich przypadkach?

Wynagrodzenie jest – co do zasady - świadczeniem przysługującym w zamian za świadczoną przez pracownika pracę (czyli wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną). Za czas niewykonywania pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeżeli wynika to z przepisów prawa pracy.

Zmiana zasad wysyłania pocztą pism (urzędowych, podatkowych, sądowych) z zachowaniem terminu. Łatwiej będzie też uzyskać oprocentowanie nadpłat

Do Sejmu trafił już rządowy projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który ma na celu dostosowania polskiego prawa do dwóch wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Nowe przepisy przewidują, że m.in. w procedurze podatkowej, administracyjnej, cywilnej, można będzie nadać pismo (z zachowaniem terminu) do urzędu u dowolnego operatora pocztowego, a nie jak do tej pory tylko za pośrednictwem Poczty Polskiej. Zmienione omawianą nowelizacją przepisy zapewnią też oprocentowanie nadpłat powstałych w wyniku orzeczeń TSUE lub TK za okres od dnia powstania nadpłaty do dnia jej zwrotu, niezależnie od czasu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

Ile wyniesie rata kredytu po obniżce stóp procentowych o 0,5 pp, 0,75 pp, 1 pp.? Jak wzrośnie zdolność kredytowa? Stopy NBP spadną dopiero w II połowie 2025 r.?

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 15-16 stycznia 2024 r. utrzymała wszystkie stopy procentowe NBP na niezmienionym poziomie. RPP nie zmieniła poziomu stóp procentowych w styczniu 2025 r. Rankomat.pl zwraca jednak uwagę, że jest szansa na to, że w 2025 roku (raczej w II połowie) stopy spadną o 0,75 p.p. (punkt procentowy). To wywołałoby spadek raty przeciętnego kredytu o 196 zł i wzrost zdolności kredytowej. Okazuje się, że bankach obniżki już się zaczęły i to nie tylko w przypadku lokat, ale również kredytów. Jak wynika z danych NBP, średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane) spadło poniżej 4% po raz pierwszy od maja 2022 r. Średnie oprocentowanie kredytów hipotecznych również było najniższe od maja 2022 r. i wyniosło 7,35%. Zauważalnie staniały nawet kredyty konsumpcyjne, których RRSO po raz pierwszy od grudnia 2021 r. spadło poniżej 13%.

REKLAMA

E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe pracowników i jak je prawidłowo prowadzić?

Procedura VAT-OSS – na czym polega, jak stosować i dlaczego warto. Jak wypełnić zgłoszenie VIU-R

Wprowadzenie procedury VAT-OSS (One Stop Shop – co można przetłumaczyć jako: Sklep w jednym miejscu), to istotne uproszczenie rozliczeń podatkowych dla firm prowadzących działalność transgraniczną w Unii Europejskiej. Procedura ta umożliwia przedsiębiorcom rozliczać w jednym miejscu podatek VAT z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów w innych krajach UE. Pozwala to na uniknięcie skomplikowanych procesów rejestracji i rozliczeń w każdym państwie członkowskim oddzielnie.

Automatyzacja i sztuczna inteligencja w księgowości: przykłady konkretnych zastosowań. System wykryje oszusta i fałszywego dostawcę

Automatyzacja procesów finansowych (w tym zastosowanie sztucznej inteligencji) już teraz pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas, redukować koszty oraz minimalizuje ryzyko błędów. I choć jej korzyści odkrywają głównie najwięksi rynkowi gracze, wkrótce te narzędzia mogą stać się niezbędnym elementem każdej firmy, chociażby ze względu na ich nieocenioną pomoc w wykrywaniu cyberoszustw. O tym, dlaczego automatyzacja w księgowości jest niezbędna, mówi Marzena Janta-Lipińska, ekspertka ds. podatków, specjalizująca się w księgowości zewnętrznej i propagatorka nowoczesnych, elastycznych rozwiązań z zakresu usług operacyjnych, zgodności z przepisami i sprawozdawczości.

Świetna wiadomość dla podatników. Chodzi o odsetki z urzędu skarbowego

Odsetki od nadpłat podatkowych będą naliczane już od dnia ich powstania aż do momentu zwrotu – taką zmianę przewiduje projekt nowelizacji ordynacji podatkowej przyjęty przez rząd. Co jeszcze ulegnie zmianie?

REKLAMA

Podatek od nieruchomości w 2025 r. Budynek i budowla inaczej definiowane, przesunięcie złożenia deklaracji DN-1 i inna stawka dla garaży

Budynek i budowla zmieniły od początku 2025 r. swoje definicje w podatku od nieruchomości.  Do tej pory podatnicy posługiwali się uregulowaniami pochodzącymi z prawa budowlanego, dlatego wprowadzenie przepisów regulujących te kwestie bezpośrednio w przepisach podatkowych to spora zmiana. Sprawdzamy, w jaki sposób wpłynie ona na obowiązki podatkowe polskich przedsiębiorców. 

Tsunami zmian podatkowych – kto ucierpi najbardziej?

Rok 2025 przynosi kolejną falę zmian podatkowych, które dotkną zarówno najmniejszych przedsiębiorców, jak i największe firmy. Eksperci alarmują, że brak stabilności prawa zagraża inwestycjom w Polsce, a wprowadzenie nowych przepisów w pośpiechu prowadzi do kosztownych błędów. Czy czeka nas poprawa w zakresie przewidywalności i uproszczenia systemu fiskalnego?

REKLAMA