REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać wydatki związane z korzystaniem z prywatnego telefonu w celach służbowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Joanna Dyczkowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracownicy zatrudnieni na stanowiskach handlowców wykorzystują do celów służbowych własne telefony komórkowe. Jaką formę rozliczania tego rodzaju wydatków przyjąć: ryczałt czy zwrot kosztów? Jak to zaewidencjonować?

RADA

REKLAMA

Autopromocja

Wypłaty dla pracowników związane z wykorzystaniem do celów służbowych ich prywatnych telefonów są dla pracodawcy wydatkiem poniesionym na rzecz pracowników, natomiast dla pracowników - przychodami ze stosunku pracy. Sposób rozliczenia wypłaty na liście płac oraz późniejszy sposób ewidencji będą zależeć od sposobu udokumentowania wypłaty.

UZASADNIENIE

Problem wypłacania pracownikom z góry określonych kwot pieniężnych (ryczałt) tytułem zwrotu wykorzystywania przez tych pracowników telefonów prywatnych do celów służbowych należy rozpatrzeć w trzech płaszczyznach:

• rozliczenie kosztu spółki (pracodawcy),

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• rozliczenie przychodu ze stosunku pracy,

• rozliczenie składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Wszystkie wydatki na rzecz pracowników, w tym wypłacane ryczałty i inne formy rekompensaty za używanie telefonów prywatnych do celów służbowych, są dla pracodawców kosztami. Aby jednak w księgach pracodawcy wydatki te można było uznać za koszt podatkowy, należy udokumentować związek poniesionego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą w sposób niebudzący wątpliwości. W przeciwnym wypadku wypłata zostanie uznana za pokrycie prywatnych wydatków pracownika. Stanowisko urzędów skarbowych w tym względzie jest zgodne ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów wyrażonym w piśmie z 12 lipca 1996 r., nr PO 3-MD-722-190/96, oraz orzecznictwem NSA.

Jako reprezentatywne można uznać fragmenty interpretacji Urzędu Skarbowego w Wałbrzychu, przedstawionej w piśmie nr PD-III/423-164/13/1/06 z 11 grudnia 2006 r.:

REKLAMA

Kosztami uzyskania przychodów będą zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, której celem jest osiągnięcie przychodów oraz zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, przy czym wydatki muszą być rzeczywiste, nie zaś domniemane. (...) Telefony prywatne służą (...) osobistym celom pracownika, dlatego też brak dowodów jednoznacznie świadczących o wykorzystaniu ich dla celów Spółki uniemożliwia potwierdzenie, że wydatki na refundację części opłat telefonicznych ponoszonych przez pracownika dotyczą funkcjonowania Spółki. Celom tym służy faktura oraz wydruk połączeń telefonicznych (tzw. billing), który pozwala na wyeliminowanie kosztów rozmów prywatnych pracownika.

Wątpliwości pojawiają się również w kwestii kwalifikowania tego rodzaju kosztów. Nie mogą one być uznane za wynagrodzenie, ponieważ za wynagrodzenie można uznać wyłącznie wydatki ponoszone przez pracodawców na opłacenie wykonywanej pracy. Taką definicję można znaleźć w załączniku do sprawozdawczości z zatrudnienia i wynagrodzeń (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2007). Ekwiwalenty pieniężne za użyty przy wykonywaniu pracy sprzęt stanowiący własność pracownika zostały wprost wyszczególnione w punkcie 4 wyłączeń z wynagrodzeń. Dlatego wypłacone ekwiwalenty za używanie telefonu prywatnego do celów służbowych należy zaliczyć do pozostałych kosztów.

REKLAMA

W świetle przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych wypłata ryczałtu bądź ekwiwalentu za używanie telefonu prywatnego do celów służbowych jest przychodem ze stosunku pracy. Przychód ten może korzystać ze zwolnienia z opodatkowania, jednak wypłacona kwota musi znaleźć swoje odzwierciedlenie w przedstawionym przez pracownika billingu rozmów. Wypłaty z góry określonej kwoty miesięcznej nie można w takim przypadku uznać za ekwiwalent. Potwierdza to pismo Trzeciego Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy, nr KD-415-5/04, z 26 lutego 2004 r.:

Zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (...) wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Kwota przyznanego ekwiwalentu za używanie telefonu komórkowego może być uznana za świadczenie zwolnione od podatku dochodowego pod warunkiem właściwego udokumentowania faktu używania do pracy przez pracownika telefonu będącego jego własnością. Jednakże zwrot przez zakład pracy części poniesionych kosztów na rozmowy telefoniczne w postaci z góry określonego limitu nie stanowi ekwiwalentu za używanie przez pracownika własnego telefonu dla potrzeb pracodawcy, o którym mowa w ww. powołanym przepisie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika, nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Aby zatem wyłączyć z podstawy wymiaru składek rekompensatę za wykorzystanie prywatnego telefonu do celów służbowych, wypłata ta musi zostać uznana za ekwiwalent. Wypłata z góry określonej kwoty miesięcznej, bez względu na faktyczny koszt poniesiony przez pracownika, nie nosi cech ekwiwalentności.

Reasumując, gdyby spółka rozliczała poniesione koszty pracowników w formie ryczałtu, to wypłaty takie dla celów podatkowych:

• nie stanowią kosztów uzyskania przychodów pracodawcy,

• nie korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego u pracownika. Mogą też być zakwestionowane jako przychód wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Korzystniejszym rozwiązaniem będzie więc zwrot kosztów faktycznie poniesionych, ustalonych na podstawie billingu.

Przykład

Pracownik zatrudniony na stanowisku handlowca wykorzystuje do celów służbowych własny telefon komórkowy. Na podstawie billingu ustalono, że z tytułu używania telefonu do celów służbowych pracownik poniósł wydatek w wysokości 502 zł. Pracodawca zrefundował pracownikowi poniesiony koszt.

Sposób rozliczenia refundacji na liście płac przy założeniach:

• wynagrodzenie miesięczne brutto - 3000 zł,

• łączne wynagrodzenie pracownika od początku roku nie przekroczyło podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,

• łączne wynagrodzenie pracownika od początku roku nie przekroczyło granicy pierwszego progu podatkowego.

Wynagrodzenie za pracę brutto - 3000,00 zł

Zwrot kosztów za używanie telefonu - 502,00 zł

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne - 3000,00 zł

Koszty uzyskania przychodów - 111,25 zł

Składka na ubezpieczenia społeczne pokrywana przez pracownika - 411,30 zł

Podstawa składek zdrowotnych - 2588,70 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne - 232,98 zł, z tego:

• do odliczenia od podatku - 200,62 zł

• finansowana przez pracownika - 32,36 zł

Zaliczka na podatek dochodowy - 221,00 zł

Do wypłaty (3000,00 - 411,30 - 200,62 - 32,36 - 221,00 + 502,00) = 2636,72 zł

Składki na ubezpieczenia obciążające pracodawcę - 558,30 zł

Ewidencja księgowa

1. Wynagrodzenie brutto:

Wn „Koszty wynagrodzeń” 3 000,00

Ma „Rozrachunki z pracownikami” 3 000,00

2. Zwrot kosztów używania telefonu prywatnego do celów służbowych:

Wn „Pozostałe koszty” 502,00

Ma „Rozrachunki z pracownikami” 502,00

3. Składki na ubezpieczenia społeczne pokrywane przez pracownika:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 411,30

Ma „Rozrachunki z ZUS” 411,30

4. Składka na ubezpieczenie zdrowotne:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 232,98

Ma „Rozrachunki z ZUS” 232,98

5. Podatek dochodowy:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 221,00

Ma „Rozrachunki z US” 221,00

6. Składki na ubezpieczenia obciążające pracodawcę:

Wn „Świadczenia na rzecz pracowników” 558,30

Ma „Rozrachunki z ZUS” 558,30

7. Wypłata wynagrodzenia:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 2 636,72

Ma „Rachunek bankowy” 2 636,72

• § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 243, poz. 2434

• załącznik do sprawozdawczości z zatrudnienia i wynagrodzeń określony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 2006 r. w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2007 - Dz.U. z 2006 r. Nr 245, poz. 1781

Joanna Dyczkowska

dyrektor biura rachunkowego

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

REKLAMA

Kredyt EKOlogiczny 2025 – bezzwrotna dotacja dla firm na modernizację energetyczną. Jakie warunki trzeba spełnić?

Już od października 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o dofinansowanie z Kredytu EKOlogicznego – dotacji realizowanej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG 3.01).

Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak fakturować w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?

Ponad pół rok dzieli przedsiębiorców od dnia, w którym elektroniczne fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. W zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku, firmy będą musiały dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych. Firmy mają już niewiele czasu, by dostosować swoje systemy, procedury i zespoły do nowych wymogów.

Ulga termomodernizacyjna i zwolnienie z podatku dochodowego (PIT) dla osób realizujących przedsięwzięcia termomodernizacyjne. Najnowsze objaśnienia Ministra Finansów z 2025 r.

W dniu 30 czerwca 2025 r. Minister Finansów wydał objaśnienia podatkowe odnośnie form wsparcia przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w podatku dochodowym od osób fizycznych. Objaśnienie te dotyczą rozwiązań podatkowych (ulga termomodernizacyjna i zwolnienie podatkowe), które wspierają przedsięwzięcie termomodernizacyjne na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „ustawa PIT”), oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej „ustawa o ryczałcie”). Objaśnienia zawierają ogólne wyjaśnienia przepisów prawa podatkowego oraz uwzględniają stan prawny obowiązujący na dzień 1 stycznia 2025 r. Objaśnienia podatkowe są wydawane przez ministra finansów na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 ustawy – Ordynacja podatkowa z urzędu w celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe. Warto w szczególności zwrócić uwagę na zmieniony wykaz wydatków uprawniających do odliczenia w ramach ulgi rehabilitacyjnej. Walorem tych objaśnień są także liczne przykłady wyjaśniające treść przepisów. Publikujemy poniżej pełną treść tych objaśnień.

Nowe tachografy nie aż tak inteligentne jak zakładano. Na jakie błędy muszą uważać kierowcy i firmy transportowe?

Od 19 sierpnia 2025 roku w przewozach międzynarodowych w UE wymagane będą już wyłącznie najnowsze tachografy inteligentne często oznaczane jako tachografy G2V2, czyli druga wersja tachografów inteligentnych. Obecnie w transporcie międzynarodowym stanowią one już większość tachografów. Choć nowe urządzenia rejestrujące miały za zadanie ułatwiać pracę firmom transportowym, to jednak są zawodne i mogą powodować wiele trudności przy rozliczaniu i kontroli czasu pracy kierowców. Na jakie błędy nowych smart tachografów trzeba uważać i jak skutecznie sobie z nimi radzić?

REKLAMA

Patologiczna prywatyzacja majątku firm? Rada Przedsiębiorców wzywa rząd do pilnych zmian w prawie

Rada Przedsiębiorców alarmuje: niekontrolowane postępowania upadłościowe sprzyjają nadużyciom i grabieży majątku firm. W liście do premiera Donalda Tuska organizacja apeluje o zmiany legislacyjne, które mają zakończyć nieformalny system patologicznej prywatyzacji i chronić interes publiczny.

Jak korzystać w praktyce z procedury VAT OSS – rejestracja, rozliczenia, płatności, ewidencja

Procedura OSS (ang. One Stop Shop) obowiązuje w Polsce od 1 lipca 2021 r., jednak wciąż wiele firm nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo może ona uprościć ich rozliczenia podatkowe w zakresie VAT. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowana, przy wsparciu doświadczonego doradcy jej wdrożenie jest szybkie i efektywne, a korzyści z jej stosowania znaczące.

REKLAMA