REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać wydatki związane z korzystaniem z prywatnego telefonu w celach służbowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Joanna Dyczkowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracownicy zatrudnieni na stanowiskach handlowców wykorzystują do celów służbowych własne telefony komórkowe. Jaką formę rozliczania tego rodzaju wydatków przyjąć: ryczałt czy zwrot kosztów? Jak to zaewidencjonować?

RADA

REKLAMA

Autopromocja

Wypłaty dla pracowników związane z wykorzystaniem do celów służbowych ich prywatnych telefonów są dla pracodawcy wydatkiem poniesionym na rzecz pracowników, natomiast dla pracowników - przychodami ze stosunku pracy. Sposób rozliczenia wypłaty na liście płac oraz późniejszy sposób ewidencji będą zależeć od sposobu udokumentowania wypłaty.

UZASADNIENIE

Problem wypłacania pracownikom z góry określonych kwot pieniężnych (ryczałt) tytułem zwrotu wykorzystywania przez tych pracowników telefonów prywatnych do celów służbowych należy rozpatrzeć w trzech płaszczyznach:

• rozliczenie kosztu spółki (pracodawcy),

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• rozliczenie przychodu ze stosunku pracy,

• rozliczenie składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Wszystkie wydatki na rzecz pracowników, w tym wypłacane ryczałty i inne formy rekompensaty za używanie telefonów prywatnych do celów służbowych, są dla pracodawców kosztami. Aby jednak w księgach pracodawcy wydatki te można było uznać za koszt podatkowy, należy udokumentować związek poniesionego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą w sposób niebudzący wątpliwości. W przeciwnym wypadku wypłata zostanie uznana za pokrycie prywatnych wydatków pracownika. Stanowisko urzędów skarbowych w tym względzie jest zgodne ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów wyrażonym w piśmie z 12 lipca 1996 r., nr PO 3-MD-722-190/96, oraz orzecznictwem NSA.

Jako reprezentatywne można uznać fragmenty interpretacji Urzędu Skarbowego w Wałbrzychu, przedstawionej w piśmie nr PD-III/423-164/13/1/06 z 11 grudnia 2006 r.:

REKLAMA

Kosztami uzyskania przychodów będą zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, której celem jest osiągnięcie przychodów oraz zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, przy czym wydatki muszą być rzeczywiste, nie zaś domniemane. (...) Telefony prywatne służą (...) osobistym celom pracownika, dlatego też brak dowodów jednoznacznie świadczących o wykorzystaniu ich dla celów Spółki uniemożliwia potwierdzenie, że wydatki na refundację części opłat telefonicznych ponoszonych przez pracownika dotyczą funkcjonowania Spółki. Celom tym służy faktura oraz wydruk połączeń telefonicznych (tzw. billing), który pozwala na wyeliminowanie kosztów rozmów prywatnych pracownika.

Wątpliwości pojawiają się również w kwestii kwalifikowania tego rodzaju kosztów. Nie mogą one być uznane za wynagrodzenie, ponieważ za wynagrodzenie można uznać wyłącznie wydatki ponoszone przez pracodawców na opłacenie wykonywanej pracy. Taką definicję można znaleźć w załączniku do sprawozdawczości z zatrudnienia i wynagrodzeń (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2007). Ekwiwalenty pieniężne za użyty przy wykonywaniu pracy sprzęt stanowiący własność pracownika zostały wprost wyszczególnione w punkcie 4 wyłączeń z wynagrodzeń. Dlatego wypłacone ekwiwalenty za używanie telefonu prywatnego do celów służbowych należy zaliczyć do pozostałych kosztów.

REKLAMA

W świetle przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych wypłata ryczałtu bądź ekwiwalentu za używanie telefonu prywatnego do celów służbowych jest przychodem ze stosunku pracy. Przychód ten może korzystać ze zwolnienia z opodatkowania, jednak wypłacona kwota musi znaleźć swoje odzwierciedlenie w przedstawionym przez pracownika billingu rozmów. Wypłaty z góry określonej kwoty miesięcznej nie można w takim przypadku uznać za ekwiwalent. Potwierdza to pismo Trzeciego Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy, nr KD-415-5/04, z 26 lutego 2004 r.:

Zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (...) wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Kwota przyznanego ekwiwalentu za używanie telefonu komórkowego może być uznana za świadczenie zwolnione od podatku dochodowego pod warunkiem właściwego udokumentowania faktu używania do pracy przez pracownika telefonu będącego jego własnością. Jednakże zwrot przez zakład pracy części poniesionych kosztów na rozmowy telefoniczne w postaci z góry określonego limitu nie stanowi ekwiwalentu za używanie przez pracownika własnego telefonu dla potrzeb pracodawcy, o którym mowa w ww. powołanym przepisie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika, nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Aby zatem wyłączyć z podstawy wymiaru składek rekompensatę za wykorzystanie prywatnego telefonu do celów służbowych, wypłata ta musi zostać uznana za ekwiwalent. Wypłata z góry określonej kwoty miesięcznej, bez względu na faktyczny koszt poniesiony przez pracownika, nie nosi cech ekwiwalentności.

Reasumując, gdyby spółka rozliczała poniesione koszty pracowników w formie ryczałtu, to wypłaty takie dla celów podatkowych:

• nie stanowią kosztów uzyskania przychodów pracodawcy,

• nie korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego u pracownika. Mogą też być zakwestionowane jako przychód wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Korzystniejszym rozwiązaniem będzie więc zwrot kosztów faktycznie poniesionych, ustalonych na podstawie billingu.

Przykład

Pracownik zatrudniony na stanowisku handlowca wykorzystuje do celów służbowych własny telefon komórkowy. Na podstawie billingu ustalono, że z tytułu używania telefonu do celów służbowych pracownik poniósł wydatek w wysokości 502 zł. Pracodawca zrefundował pracownikowi poniesiony koszt.

Sposób rozliczenia refundacji na liście płac przy założeniach:

• wynagrodzenie miesięczne brutto - 3000 zł,

• łączne wynagrodzenie pracownika od początku roku nie przekroczyło podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,

• łączne wynagrodzenie pracownika od początku roku nie przekroczyło granicy pierwszego progu podatkowego.

Wynagrodzenie za pracę brutto - 3000,00 zł

Zwrot kosztów za używanie telefonu - 502,00 zł

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne - 3000,00 zł

Koszty uzyskania przychodów - 111,25 zł

Składka na ubezpieczenia społeczne pokrywana przez pracownika - 411,30 zł

Podstawa składek zdrowotnych - 2588,70 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne - 232,98 zł, z tego:

• do odliczenia od podatku - 200,62 zł

• finansowana przez pracownika - 32,36 zł

Zaliczka na podatek dochodowy - 221,00 zł

Do wypłaty (3000,00 - 411,30 - 200,62 - 32,36 - 221,00 + 502,00) = 2636,72 zł

Składki na ubezpieczenia obciążające pracodawcę - 558,30 zł

Ewidencja księgowa

1. Wynagrodzenie brutto:

Wn „Koszty wynagrodzeń” 3 000,00

Ma „Rozrachunki z pracownikami” 3 000,00

2. Zwrot kosztów używania telefonu prywatnego do celów służbowych:

Wn „Pozostałe koszty” 502,00

Ma „Rozrachunki z pracownikami” 502,00

3. Składki na ubezpieczenia społeczne pokrywane przez pracownika:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 411,30

Ma „Rozrachunki z ZUS” 411,30

4. Składka na ubezpieczenie zdrowotne:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 232,98

Ma „Rozrachunki z ZUS” 232,98

5. Podatek dochodowy:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 221,00

Ma „Rozrachunki z US” 221,00

6. Składki na ubezpieczenia obciążające pracodawcę:

Wn „Świadczenia na rzecz pracowników” 558,30

Ma „Rozrachunki z ZUS” 558,30

7. Wypłata wynagrodzenia:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 2 636,72

Ma „Rachunek bankowy” 2 636,72

• § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 243, poz. 2434

• załącznik do sprawozdawczości z zatrudnienia i wynagrodzeń określony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 2006 r. w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2007 - Dz.U. z 2006 r. Nr 245, poz. 1781

Joanna Dyczkowska

dyrektor biura rachunkowego

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

REKLAMA

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA