Rozrachunki w księgowości wsparte sztuczną inteligencją. Nadchodzi nowe

• Ręczne prowadzenie rozrachunków w księgowości stało się nieefektywne
• Rozwiązania dla rozrachunków oparte na AI
• Korzyści płynące z automatyzacji rozrachunków
• Bezpieczeństwo danych i zasobów
• Automatyzacja rozrachunków, czyli przyszłość księgowości

Wraz z dynamiczną cyfryzacją księgowości pojawiła się potrzeba znalezienia rozwiązań, które zmienią sposób, w jaki prowadzone są rozrachunki. Zobacz, jak technologia po raz kolejny odmienia oblicze księgowości.

Ręczne prowadzenie rozrachunków w księgowości stało się nieefektywne

Rozrachunki to proces związany z monitorowaniem i rozliczaniem należności oraz zobowiązań firmy. Obejmuje wydawanie faktur, rejestrowanie płatności, a także prowadzenie bieżącej kontroli nad terminami. Choć na pierwszy rzut oka te zadania mogą wydawać się rutynowe, w rzeczywistości stanowią jedno z najbardziej złożonych i czasochłonnych obowiązków księgowych.

Ręczne przeprowadzenie rozrachunków to żmudny proces, który wymaga wielu godzin pracy. Księgowi muszą regularnie sprawdzać stan konta bankowego, porównywać go z listą faktur oraz dokonywać ręcznych wpisów, aby zaznaczyć faktury jako opłacone. Dodatkowo, w przypadku braku bieżącego dostępu do transakcji i ich statusu, pojawia się ryzyko pominięcia płatności lub powstania podwójnych wpisów, co prowadzi do nieścisłości.

Problem z ręcznym prowadzeniem rozrachunków nie kończy się jednak na czasochłonności i ryzyku popełnienia błędów. Istnieją również poważne konsekwencje związane z niedokładnym monitorowaniem należności. Nieaktualne informacje o statusie płatności mogą prowadzić do sporów z kontrahentami, opóźnień w regulowaniu zobowiązań, a nawet strat finansowych dla firmy.

Ręczne prowadzenie rozrachunków stało się nieefektywne. Księgowi oraz firmy potrzebują narzędzi, które nie tylko usprawniają proces rozliczeń, ale także zapewniają większą dokładność i kontrolę nad finansami. Dzięki sztucznej inteligencji jest to dziś możliwe.

Rozwiązania dla rozrachunków oparte na AI

Nowoczesne aplikacje oferują nowe podejście do złożonego problemu automatyzacji rozrachunków. Dzięki wykorzystaniu mechanizmów sztucznej inteligencji programy księgowe pozwalają teraz na automatyczne pobieranie listy transakcji z banku oraz ich łączenie z odpowiednimi dokumentami. To oznacza, że księgowi i pracownicy firm nie muszą już ręcznie przyporządkowywać transakcji do faktur czy monitorować ich statusu płatności. Cały proces odbywa się samoczynnie, co przekłada się na znaczną oszczędność czasu oraz eliminację potencjalnych błędów.

- Księgowy lub inny użytkownik takiej aplikacji może zintegrować ją z systemem bankowym firmy, co eliminuje konieczność dodatkowych kliknięć - tłumaczy Edyta Wojtas, założycielka i wiceprezes zarządu firmy BrainSHARE IT, producenta aplikacji SaldeoSMART.

Korzyści płynące z automatyzacji rozrachunków

Korzyści płynące z automatyzacji rozrachunków są niezaprzeczalne. Główną z nich jest oszczędność czasu – księgowi nie muszą już czekać na przesłanie wyciągu bankowego w formie pliku PDF czy przypominać o konieczności dostarczenia dokumentów. Proces automatyczny eliminuje również potrzebę ręcznego przyporządkowywania transakcji, co znacząco skraca czas potrzebny na prowadzenie rozrachunków.

Bezobsługowy import danych z faktur i kont bankowych minimalizuje też ryzyko popełnienia błędów. Księgowy to nie robot, a pracownik przeciążony nadmiarem obowiązków. Wykonując powtarzalne, żmudne zadania, jest podatny na pomyłki. Dzięki automatyzacji całego procesu firmy mogą być pewne, że ich rozliczenia są dokładne i zgodne z rzeczywistością.

Finalnie, współczesne narzędzia cyfrowe oferują też zachowanie pełnej kontroli nad procesem rozrachunków. Dzięki bieżącemu dostępowi do informacji o stanie należności i zobowiązań w czasie rzeczywistym, użytkownicy systemu mają pełną kontrolę nad finansami.

- Kontrola finansów firmy jest kluczowa dla jej stabilności i rozwoju. Bez rzetelnej informacji o kondycji budżetu przedsiębiorstwa niemożliwe jest podejmowanie trafnych decyzji biznesowych. Automatyzacja rozrachunków księgowych znacząco ułatwia i usprawnia kontrolę finansów, zapewniając bieżący dostęp do aktualnych danych, pomagając identyfikować potencjalne problemy i ograniczając ryzyko błędów – dodaje Edyta Wojtas.

Bezpieczeństwo danych i zasobów

Gdy mamy do czynienia z integracją systemu bankowego z zewnętrzną platformą usługową, pojawia się pytanie o bezpieczeństwo takiego rozwiązania. W obliczu rosnącej liczby incydentów związanych z cyberprzestępczością oraz nieuprawnionym dostępem do danych właściciele rachunków firmowych obawiają się ryzyka naruszenia poufności i integralności finansów.

Jak zadbać o bezpieczeństwo swoich danych i zasobów? Warto wybierać rozwiązania, które spełniają wymogi międzynarodowych przepisów. Jednym z kluczowych dokumentów, które należy brać pod uwagę, jest dyrektywa PSD2, czyli Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/2366 z dnia 25 listopada 2015 r. w sprawie usług płatniczych w ramach rynku wewnętrznego. Jest to unijne rozporządzenie regulujące rynek płatności elektronicznych w Europie. Jego głównym celem jest zwiększenie bezpieczeństwa płatności oraz ułatwienie dostępu do informacji o rachunku.

Korzystanie z usług firm, które spełniają wymagania dyrektywy i posiadają odpowiednie certyfikaty, znacznie zwiększa poziom bezpieczeństwa.

- Producenci oprogramowania nie są podmiotami uprawnionymi do dostępu do kont bankowych swoich klientów. Mogą jednak z powodzeniem współpracować w tym zakresie z certyfikowanymi firmami, które dysponują gwarancją Komisji Nadzoru Finansowego. Cały proces łączenia z bankiem oddawany jest zatem w ręce upoważnionych organizacji, które zapewniają pełne bezpieczeństwo i integralność danych. Co więcej, sam system wspierający pracę księgowych i biur rachunkowych  jedynie pobiera dane z rachunku bankowego, nie ma natomiast żadnych praw do zlecania płatności.  To użytkownik platformy łączy ją z systemem bankowym i przeprowadza proces autoryzacji, który zresztą w każdej chwili może odwołać – dodaje Edyta Wojtas.

Automatyzacja rozrachunków, czyli przyszłość księgowości

Automatyzacja rozrachunków to opcja, która przyniesie korzyści zarówno biurom rachunkowym, jak i działom księgowym w przedsiębiorstwach. Dzięki zastosowaniu sztucznej inteligencji w procesie rozliczania należności biura mogą działać szybciej i sprawniej. Nie muszą już bowiem czekać na przesłanie zestawienia operacji bankowych przez klientów. Nie muszą też szukać i łączyć odpowiednich dokumentów z transakcjami. System robi to za nich. Co więcej, automatyzacja sprawia, że znikają rozbieżności między statusami rozliczeń faktur w zestawieniach klientów a statusami przygotowanymi przez biura rachunkowe.

Działy księgowe natomiast mają natychmiastowy wgląd w sytuację finansową firmy. Są w stanie od razu sprawdzić, kto zalega z płatnościami, które zobowiązania zostały już uregulowane, a które jeszcze nie. Dzięki temu mogą odpowiednio szybko rozpocząć proces windykacyjny i zawnioskować o ulgę na złe długi. Ponieważ pracownicy księgowości nie muszą czekać na przesłanie listy transakcji przez pracownika uprawnionego do dostępu do konta firmowego w banku, cały proces rozliczeń jest sprawniejszy i bardziej efektywny.

Automatyzacja rozrachunków to nie tylko krok w przyszłość księgowości, ale także klucz do efektywności i precyzji w zarządzaniu finansami. Dzięki sztucznej inteligencji księgowi i firmy mogą skupić się na strategicznych zadaniach, zyskując jednocześnie pełną kontrolę nad swoimi rozliczeniami finansowymi.