REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Księgowy na urlopie. Jak utrzymać płynność obsługi księgowej w firmie?

SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Księgowy idzie na urlop. Jak utrzymać płynność obsługi księgowej w firmie?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Gdy księgowy udaje się na urlop, firma stoi przed wyzwaniem związanym nie tylko ze zorganizowaniem zastępstwa, ale również z utrzymaniem płynności obsługi księgowej. Podpowiadamy, jak przygotować firmę na taką sytuację.

Księgowy udaje się na urlop. Firma musi się przygotować

W działach księgowych firm, które nadal korzystają z papierowej formy dokumentów, rola księgowego jest niezastąpiona. Jest on nierzadko jedyną osobą, która zna precyzyjną lokalizację poszczególnych dokumentów i wie, w którym segregatorze znajduje się najnowsza faktura.

REKLAMA

Autopromocja

Aby księgowy mógł cieszyć się udanym, co najmniej 14-dniowym odpoczynkiem, niezbędne jest staranne przygotowanie firmy na jego nieobecność. Tradycyjne rozwiązania oparte na dokumentach papierowych wymagają szczególnej organizacji, która pozwoli uniknąć chaosu podczas urlopu. Jednak to właśnie w takich momentach pomocne stają się nowoczesne narzędzia.

- Rozwiązania cyfrowe nie tylko eliminują konieczność fizycznego przeszukiwania dokumentów, lecz także umożliwiają łatwy dostęp do plików z dowolnego miejsca. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na błyskawiczne odnalezienie potrzebnych informacji, nawet w przypadku, gdy księgowy nie jest dostępny. To z kolei przekłada się na spokojniejszy odpoczynek, bez uciążliwych telefonów z pytaniami od zastępców – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Zastępstwa w księgowości i utrzymanie płynności operacyjnej

Przygotowanie zastępstwa dla księgowego wymaga strategicznego podejścia. Zanim specjalista opuści firmę na czas urlopu, warto przemyśleć procesy księgowe i zidentyfikować obszary, które będą wymagały szczególnej uwagi w okresie jego nieobecności. Dobra organizacja i dokumentacja pracy to klucz do sukcesu i sprawnego działania przedsiębiorstwa w takim momencie.

REKLAMA

Przykładowo, wprowadzenie opcji e-archiwum to eliminacja problemu przeszukiwania papierowych dokumentów w stertach segregatorów. Dzięki niemu wszystko jest przechowywane w formie elektronicznej, co pozwala na błyskawiczne odnalezienie potrzebnych informacji poprzez proste wyszukiwanie. Ponadto e-archiwum gwarantuje optymalne wykorzystanie przestrzeni, eliminuje bowiem konieczność przechowywania dużej ilości dokumentów w formie fizycznej. To rozwiązanie nie tylko zwiększa efektywność, ale także wpływa na oszczędność miejsca i redukcję kosztów związanych z tradycyjnym archiwizowaniem. Dodatkowo daje kontrolę dostępu do dokumentów, co zwiększa bezpieczeństwo informacji.  

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- Współczesne narzędzia cyfrowe integrują różne funkcje księgowe w jednym miejscu. To przyczynia się do skutecznego zarządzania dokumentacją, fakturami i sprawami finansowymi. Dzięki temu nawet nowy pracownik może łatwo odnaleźć się w złożonych procesach księgowych, co minimalizuje czas potrzebny na adaptację – dodaje Krzysztof Wojtas.    

Systemy wspierające pracę księgowych

Księgowi to często jedyne osoby, które mają dostęp do firmowego konta bankowego. Gdy pójdą na urlop, nikt z zespołu nie może zalogować się na konto, aby pobrać transakcje i je rozliczyć. To może oznaczać opóźnienia w procesie księgowania dokumentów.

Nowoczesne narzędzia pozwalają na połączenie systemu wspierającego pracę księgowych z rachunkiem bankowym i automatyczne pobieranie listy transakcji oraz rozliczanie ich jednym kliknięciem. To nie tylko umożliwia płynne zarządzanie dokumentami w czasie nieobecności księgowego, ale też wyraźnie skraca czas, który zastępcy muszą poświęcić na prace wykonywane za odpoczywającego współpracownika.

Elektroniczny obieg dokumentów

Co szczególnie ważne w dzisiejszych czasach – elektroniczny obieg dokumentów wspiera także pracę w rozproszonym środowisku. Zatem niezależnie od tego, w ilu lokalizacjach znajdują się na co dzień pracownicy firmy, czy korzystają z home office, czy też przebywają w delegacji – zawsze mają dostęp do niezbędnych im plików i danych. Mogą weryfikować, opisywać i akceptować dokumenty bez żadnych przeszkód. Procesowanie umów, faktur i rachunków przebiega zatem w sposób niezakłócony, bez względu na okoliczności. Ani miejsce pracy, ani urlop księgowego nie mają na ten proces negatywnego wpływu.

Przygotowanie firmy na urlop księgowego to nie tylko zadanie logistyczne, ale także strategia minimalizacji ryzyka operacyjnego. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi pozwala na zachowanie płynności operacyjnej oraz ułatwia procesy związane z ustaleniem i zrealizowaniem zastępstwa. Dla przedsiębiorców, którzy zdają sobie sprawę z ważnej roli księgowości w funkcjonowaniu firmy, inwestycja w nowoczesne technologie staje się kluczowym elementem skutecznej strategii zarządzania zespołem i finansami.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Globalny sektor logistyczny zakończy 2024 rok na dużym plusie

Wolumen towarowy transportowany przez światową flotę kontenerową zyska w tym roku 5-6%. Fracht lotniczy zaliczy wzrost na poziomie 5%, a rynek przesyłek ekspresowych i paczek urośnie o nawet 9,2%. Więcej i szybciej zarobią także operatorzy logistyczni, ponieważ obserwujemy właśnie niecodzienne przesunięcie szczytu transportowego na szlakach prowadzących z Chin do Europy i USA. Branża logistyczna pogodziła się również z kryzysem żeglugowym na Morzu Czerwonym, a nawet zamieniła konieczność opływania Afryki na wzrosty w poszczególnych obszarach rynku. Za sprawą rosnącej sprzedaży w e‑commerce to może być bardzo dobry rok dla logistyki, nawet w kulejącej gospodarczo Europie.

Opanowanie logistyki przez inteligentne algorytmy jeszcze nam nie grozi

Dotychczasowe doświadczenia firm próbujących wdrożyć inteligentne algorytmy w swoich łańcuchach dostaw pokazują, że jest to zadanie ekstremalnie trudne. Zgodnie z harmonogramem i pierwotnymi założeniami robi to zaledwie 16% organizacji. Niewielki jest także udział przedsiębiorstw, które stosują już sztuczną inteligencję w wybranych procesach logistycznych. Programom implementacji towarzyszy ponadto obszerny katalog czynników ryzyka i brak odpowiedniego know-how, ale w branży panuje przekonanie, że AI i tak zrewolucjonizuje globalne łańcuchy zaopatrzenia.

Nadgodziny w pracy – jak liczyć, limity, rodzaje, rekompensaty, wynagrodzenie

Czym są nadgodziny, jakie są ich rodzaje i zasady rozliczania? Jakie rekompensaty przysługują za godziny nadliczbowe? Wyjaśnia Karolina Woźniczka, specjalistka ds. kadr i płac w Meritoros SA.

Zaświadczenie o dochodach: jak je uzyskać online w e-Urzędzie Skarbowym? Ile trwa procedura?

Ministerstwo Finansów informuje, że podatnicy coraz chętniej występują i częściej uzyskują zaświadczenia o dochodach on-line w e-Urzędzie Skarbowym (e-US). Trwa to z reguły kilka minut. Wydanie elektronicznego zaświadczenia o dochodach jest bezpłatne. Ma on taką samą moc prawną jak dokument papierowy. W całym 2023 roku wnioski o wydanie takich zaświadczeń w e-US złożyło prawie 160 tys. osób, a w pierwszej połowie 2024 r. już ponad 95 tys. 

REKLAMA

Wycena aktuarialna wartości godziwej (fair value) instrumentów finansowych

Jaka jest rola aktuariusza oraz standardów międzynarodowych w wycenie aktuarialnej instrumentów finansowych? Elementy modelu wyceny aktuarialnej oraz jej raportowanie.

Przechowywanie dokumentów w firmie. Przepisy i zasady zarządzania dokumentacją

Średniej wielkości firma gromadzi olbrzymie ilości dokumentacji. W każdym przedsiębiorstwie są to dokumenty o charakterze ogólnym, ale też szereg dokumentów właściwych dla profilu działalności danej firmy. Niezależnie od ich ilości, dokumenty muszą być odpowiednio zarządzane, co wiąże się ze stworzeniem warunków do ich przechowywania, właściwym ich archiwizowaniem, niszczeniem, a w razie potrzeby digitalizacją. Sprawne zarządzanie dokumentami w firmie pozwala na szybki dostęp do potrzebnych informacji, co w konsekwencji wspiera procesy decyzyjne i operacyjne w przedsiębiorstwie. Konieczność właściwego zorganizowania dokumentacji wynika jednak nie tylko z potrzeby utrzymania porządku czy zredukowania czasu potrzebnego na poszukiwanie dokumentów, ale też z przepisów prawnych. 

Do 15 mln zł pożyczki dla mikro i małych firm na inwestycje. Stałe oprocentowanie 2% lub 1,5%

Bank Ochrony Środowiska uruchomił pod koniec września 2024 r. kolejny nabór wniosków o preferencyjne pożyczki unijne w województwie lubelskim. Nowa oferta BOŚ jest, tym razem, skierowana do mikro i małych przedsiębiorstw oraz spółek komunalnych. Pożyczki będzie można wykorzystać na zwiększenie efektywności energetycznej firm.

Post-importowe kontrole celno skarbowe

W ostatnim czasie rośnie skuteczność kontroli celno skarbowych, a w tym kontrole post-importowe i post-eksportowe związane z obrotem międzynarodowym towarów. Pomagają w tym przepisy, które nakładają dodatkowe wymagania na eksporterów i importerów, takie jak środowiskowe, środki ochrony rynku, a w tym postępowania antydumpingowe czy antysubsydyjne, czy związane z sytuacją na świecie jak sankcje.

REKLAMA

Przedsiębiorca ma konkretne korzyści finansowe z zatrudnienia studenta. Ekspert pokazuje jakie

Stały wzrost kosztów pracy sprawia, że przedsiębiorcy poszukują rozwiązań, które umożliwią im oszczędności w tym zakresie. Jednym z chętniej stosowanych pomysłów jest zatrudnianie studentów. Podpowiadamy, dlaczego warto zatrudniać młode osoby i jakie korzyści dla przedsiębiorcy to przyniesie.

Zwrotu wydatków poniesionych na zakup kas rejestrujących dla przedsiębiorców na terenach objętych powodzią. Limity są dwa, co z pewnością jest nowością

Pojawił się projekt o w sprawie odliczania lub zwrotu wydatków poniesionych na zakup kas rejestrujących dla przedsiębiorców na terenach objętych powodzią. Limity są dwa, co z pewnością jest "nowością" - pisze na platformie X doradca podatkowy Piotr Juszczyk.

REKLAMA