REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Księgowy na urlopie. Jak utrzymać płynność obsługi księgowej w firmie?

SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Księgowy idzie na urlop. Jak utrzymać płynność obsługi księgowej w firmie?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Gdy księgowy udaje się na urlop, firma stoi przed wyzwaniem związanym nie tylko ze zorganizowaniem zastępstwa, ale również z utrzymaniem płynności obsługi księgowej. Podpowiadamy, jak przygotować firmę na taką sytuację.

Księgowy udaje się na urlop. Firma musi się przygotować

W działach księgowych firm, które nadal korzystają z papierowej formy dokumentów, rola księgowego jest niezastąpiona. Jest on nierzadko jedyną osobą, która zna precyzyjną lokalizację poszczególnych dokumentów i wie, w którym segregatorze znajduje się najnowsza faktura.

Autopromocja

Aby księgowy mógł cieszyć się udanym, co najmniej 14-dniowym odpoczynkiem, niezbędne jest staranne przygotowanie firmy na jego nieobecność. Tradycyjne rozwiązania oparte na dokumentach papierowych wymagają szczególnej organizacji, która pozwoli uniknąć chaosu podczas urlopu. Jednak to właśnie w takich momentach pomocne stają się nowoczesne narzędzia.

- Rozwiązania cyfrowe nie tylko eliminują konieczność fizycznego przeszukiwania dokumentów, lecz także umożliwiają łatwy dostęp do plików z dowolnego miejsca. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na błyskawiczne odnalezienie potrzebnych informacji, nawet w przypadku, gdy księgowy nie jest dostępny. To z kolei przekłada się na spokojniejszy odpoczynek, bez uciążliwych telefonów z pytaniami od zastępców – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Zastępstwa w księgowości i utrzymanie płynności operacyjnej

Przygotowanie zastępstwa dla księgowego wymaga strategicznego podejścia. Zanim specjalista opuści firmę na czas urlopu, warto przemyśleć procesy księgowe i zidentyfikować obszary, które będą wymagały szczególnej uwagi w okresie jego nieobecności. Dobra organizacja i dokumentacja pracy to klucz do sukcesu i sprawnego działania przedsiębiorstwa w takim momencie.

Przykładowo, wprowadzenie opcji e-archiwum to eliminacja problemu przeszukiwania papierowych dokumentów w stertach segregatorów. Dzięki niemu wszystko jest przechowywane w formie elektronicznej, co pozwala na błyskawiczne odnalezienie potrzebnych informacji poprzez proste wyszukiwanie. Ponadto e-archiwum gwarantuje optymalne wykorzystanie przestrzeni, eliminuje bowiem konieczność przechowywania dużej ilości dokumentów w formie fizycznej. To rozwiązanie nie tylko zwiększa efektywność, ale także wpływa na oszczędność miejsca i redukcję kosztów związanych z tradycyjnym archiwizowaniem. Dodatkowo daje kontrolę dostępu do dokumentów, co zwiększa bezpieczeństwo informacji.  

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- Współczesne narzędzia cyfrowe integrują różne funkcje księgowe w jednym miejscu. To przyczynia się do skutecznego zarządzania dokumentacją, fakturami i sprawami finansowymi. Dzięki temu nawet nowy pracownik może łatwo odnaleźć się w złożonych procesach księgowych, co minimalizuje czas potrzebny na adaptację – dodaje Krzysztof Wojtas.    

Systemy wspierające pracę księgowych

Księgowi to często jedyne osoby, które mają dostęp do firmowego konta bankowego. Gdy pójdą na urlop, nikt z zespołu nie może zalogować się na konto, aby pobrać transakcje i je rozliczyć. To może oznaczać opóźnienia w procesie księgowania dokumentów.

Nowoczesne narzędzia pozwalają na połączenie systemu wspierającego pracę księgowych z rachunkiem bankowym i automatyczne pobieranie listy transakcji oraz rozliczanie ich jednym kliknięciem. To nie tylko umożliwia płynne zarządzanie dokumentami w czasie nieobecności księgowego, ale też wyraźnie skraca czas, który zastępcy muszą poświęcić na prace wykonywane za odpoczywającego współpracownika.

Elektroniczny obieg dokumentów

Co szczególnie ważne w dzisiejszych czasach – elektroniczny obieg dokumentów wspiera także pracę w rozproszonym środowisku. Zatem niezależnie od tego, w ilu lokalizacjach znajdują się na co dzień pracownicy firmy, czy korzystają z home office, czy też przebywają w delegacji – zawsze mają dostęp do niezbędnych im plików i danych. Mogą weryfikować, opisywać i akceptować dokumenty bez żadnych przeszkód. Procesowanie umów, faktur i rachunków przebiega zatem w sposób niezakłócony, bez względu na okoliczności. Ani miejsce pracy, ani urlop księgowego nie mają na ten proces negatywnego wpływu.

Przygotowanie firmy na urlop księgowego to nie tylko zadanie logistyczne, ale także strategia minimalizacji ryzyka operacyjnego. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi pozwala na zachowanie płynności operacyjnej oraz ułatwia procesy związane z ustaleniem i zrealizowaniem zastępstwa. Dla przedsiębiorców, którzy zdają sobie sprawę z ważnej roli księgowości w funkcjonowaniu firmy, inwestycja w nowoczesne technologie staje się kluczowym elementem skutecznej strategii zarządzania zespołem i finansami.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Szef KAS: Fundacje rodzinne nie są środkiem do unikania opodatkowania

Szef Krajowej Administracji skarbowej wydał opinię zabezpieczającą w której potwierdził, że utworzenie fundacji, wniesienie do niej akcji i następnie ich sprzedaż nie będzie tzw. „unikaniem opodatkowania”, mimo wysokich korzyści podatkowych. Opinię zabezpieczające wydaje się właśnie w celu rozstrzygnięcia, czy proponowana czynność tym unikaniem by była.
Przedmiotowa opinia została wydana na wniosek przedsiębiorcy, który planuje utworzenie rodzinnej platformy inwestycyjnej przy wykorzystaniu Fundacji poprzez wniesienie do niej m.in. akcji spółki. Natomiast spółka jest właścicielem spółek zależnych, które uzyskują przychody prowadząc działalność operacyjną w różnych krajach świata. 

Laptopy otrzymane przez uczniów i nauczycieli zwolnione z PIT - rozporządzenie MF

Laptopy oraz bony na laptopy, otrzymane w 2023 r. przez uczniów i nauczycieli, są zwolnione z PIT – wynika z rozporządzenia MF, które weszło w życie we wtorek 23 kwietnia 2024 r.

Kontyngent możliwym lekarstwem na cła

Każdy towar o statusie celnym nieunijnym w momencie wjazdu na terytorium UE obciążony jest długiem celnym. Dług ten wynika z unijnych przepisów prawa. Uzależniony jest od kodu taryfy celnej, wartości celnej towaru, pochodzenia oraz zastosowanej waluty dla danej transakcji. Unia Europejska stoi na straży konkurencyjności swoich rodzimych przedsiębiorstw, a to oznacza, że ma wielorakie narzędzia do swojej dyspozycji, aby zapewnić bezpieczne funkcjonowanie naszym przedsiębiorcom. Jednym z takich narzędzi jest cło ochronne (odwetowe), którego celem jest ochrona produkcji unijnej przed konkurencją z krajów trzecich. Często cło to występuje z cłem antydumpingowym, którego z kolei celem jest wyrównanie cen rynkowych towaru sprowadzanego z krajów trzecich z towarem produkowanym w UE.

Rozliczenie składki zdrowotnej za 2023 rok - termin w 2024 roku, zasady [komunikat ZUS]. Jak wypełnić i do kiedy złożyć ZUS DRA lub ZUS RCA?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, że część płatników składek - osób prowadzących pozarolniczą działalność - musi przekazać do ZUS roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne za rok 2023. W dniu 20 maja 2024 r. mija termin na złożenie ZUS DRA lub ZUS RCA za kwiecień 2024 r., w którym uwzględnione będzie to rozliczenie.

Nowe zwolnienia z PIT za 2023 r. Jeszcze tydzień na złożenie zeznania albo korekty [Rzut na taśmę rządu]

Skorzystają osoby, które otrzymały możliwość kupna laptopów na preferencyjnych warunkach. Przede wszystkim nauczyciele. Nie muszą płacić podatku od bonu 2500 zł na komputer. Podobnie rodzice uczniów IV klas, którzy otrzymali darmowe komputery dla swoich dzieci. 

Transformacja ESG w polskich firmach. Jak sfinansować?

Większość firm deklaruje, że zrównoważony rozwój jest dla nich ważny a nawet kluczowy. Ale jedynie 65% z nich jest gotowych inwestować w działania z nim związane. Największym wyzwaniem dla firm pozostaje pozyskanie finansowania na inwestycje zrównoważone - określonego przez większość firm jako główne wyzwanie w procesie transformacji ESG. Przedsiębiorstwa w Polsce, pomimo, że korzystają z części dostępnych narzędzi wsparcia, to jednak nie wykorzystują w pełni ich potencjału. Tak wynika z najnowszego raportu Ayming Polska. W związku z wejściem w życie dyrektywy CSRD, autorzy raportu postanowili zapytać organizacje 250+ m.in. o to, jak przygotowują się na zmiany, jakie wyzwania w związku z nimi identyfikują oraz w jaki sposób zamierzają finansować transformację ESG.

Bon energetyczny - czy trzeba będzie zapłacić podatek od jego wartości?

W uwagach do projektu ustawy o bonie energetycznym Ministerstwo Finansów sugeruje, aby beneficjentów bonu energetycznego zwolnić z podatku, inaczej będą musieli zapłacić PIT.

Legalna praca w Niemczech - rozliczenie podatkowe. Średni zwrot podatku z Niemiec to ok. 4 tys. zł. Czy trzeba złożyć PIT-a w Polsce?

Na złożenie deklaracji podatkowej w Polsce został zaledwie tydzień. Termin mija 30 kwietnia 2024 r. Jeśli więc w 2023 roku pracowałeś w Niemczech i wciąż zastanawiasz się czy masz obowiązek złożyć zeznanie podatkowe w Polsce i wykazać dochód zarobiony u naszego zachodniego sąsiada, to ten artykuł jest dla Ciebie. 

Fundacja rodzinna wynajmuje mieszkania - kwestie podatkowe

Fundacja rodzinna może wykonywać działalność gospodarczą jedynie w ustalonym ustawowo zakresie. Na podstawie art. 5 ustawy o fundacjach rodzinnych – fundacja rodzinna może prowadzić działalność z zakresu najmu, dzierżawy lub udostępniania mienia do korzystania na innej podstawie. Co za tym, idzie może np. wynajmować lokale mieszkalne.

Jak przenieść aktywa telekomunikacyjne? [3 modele] Aspekty prawne i podatkowe

Jednoosobowa działalność gospodarcza pozostaje jedną z najpowszechniejszych form prowadzenia biznesu, a branża przedsiębiorców telekomunikacyjnych nie jest w tym zakresie wyjątkiem. Z czasem ten model może okazać się niewystarczający ze względów biznesowych lub nieefektywny z organizacyjnego, prawnego i podatkowego punktu widzenia. Wielu przedsiębiorców na pewnym etapie zaczyna dostrzegać potrzebę reorganizacji swojego biznesu, dywersyfikacji ryzyka, uporządkowania struktur i realizacji długofalowej polityki zarządzania firmą oraz majątkiem.

Z perspektywy operatorów kluczowym aktywem jest posiadana przez nich sieć. Szczególne znaczenie dla optymalizacji biznesu powinna mieć więc kwestia prawidłowego jej ulokowania. Realia gospodarcze pokazują niesłabnącą popularność spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Ta forma prawna może okazać się korzystnym rozwiązaniem dla identyfikowanych powyżej potrzeb, dlatego niniejsze opracowanie skupi się na analizie wybranych metod wprowadzenia sieci telekomunikacyjnej do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

REKLAMA