REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Księgowy na urlopie. Jak utrzymać płynność obsługi księgowej w firmie?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Księgowy idzie na urlop. Jak utrzymać płynność obsługi księgowej w firmie?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Gdy księgowy udaje się na urlop, firma stoi przed wyzwaniem związanym nie tylko ze zorganizowaniem zastępstwa, ale również z utrzymaniem płynności obsługi księgowej. Podpowiadamy, jak przygotować firmę na taką sytuację.

Księgowy udaje się na urlop. Firma musi się przygotować

W działach księgowych firm, które nadal korzystają z papierowej formy dokumentów, rola księgowego jest niezastąpiona. Jest on nierzadko jedyną osobą, która zna precyzyjną lokalizację poszczególnych dokumentów i wie, w którym segregatorze znajduje się najnowsza faktura.

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

Aby księgowy mógł cieszyć się udanym, co najmniej 14-dniowym odpoczynkiem, niezbędne jest staranne przygotowanie firmy na jego nieobecność. Tradycyjne rozwiązania oparte na dokumentach papierowych wymagają szczególnej organizacji, która pozwoli uniknąć chaosu podczas urlopu. Jednak to właśnie w takich momentach pomocne stają się nowoczesne narzędzia.

- Rozwiązania cyfrowe nie tylko eliminują konieczność fizycznego przeszukiwania dokumentów, lecz także umożliwiają łatwy dostęp do plików z dowolnego miejsca. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na błyskawiczne odnalezienie potrzebnych informacji, nawet w przypadku, gdy księgowy nie jest dostępny. To z kolei przekłada się na spokojniejszy odpoczynek, bez uciążliwych telefonów z pytaniami od zastępców – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Zastępstwa w księgowości i utrzymanie płynności operacyjnej

Przygotowanie zastępstwa dla księgowego wymaga strategicznego podejścia. Zanim specjalista opuści firmę na czas urlopu, warto przemyśleć procesy księgowe i zidentyfikować obszary, które będą wymagały szczególnej uwagi w okresie jego nieobecności. Dobra organizacja i dokumentacja pracy to klucz do sukcesu i sprawnego działania przedsiębiorstwa w takim momencie.

REKLAMA

Przykładowo, wprowadzenie opcji e-archiwum to eliminacja problemu przeszukiwania papierowych dokumentów w stertach segregatorów. Dzięki niemu wszystko jest przechowywane w formie elektronicznej, co pozwala na błyskawiczne odnalezienie potrzebnych informacji poprzez proste wyszukiwanie. Ponadto e-archiwum gwarantuje optymalne wykorzystanie przestrzeni, eliminuje bowiem konieczność przechowywania dużej ilości dokumentów w formie fizycznej. To rozwiązanie nie tylko zwiększa efektywność, ale także wpływa na oszczędność miejsca i redukcję kosztów związanych z tradycyjnym archiwizowaniem. Dodatkowo daje kontrolę dostępu do dokumentów, co zwiększa bezpieczeństwo informacji.  

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- Współczesne narzędzia cyfrowe integrują różne funkcje księgowe w jednym miejscu. To przyczynia się do skutecznego zarządzania dokumentacją, fakturami i sprawami finansowymi. Dzięki temu nawet nowy pracownik może łatwo odnaleźć się w złożonych procesach księgowych, co minimalizuje czas potrzebny na adaptację – dodaje Krzysztof Wojtas.    

Systemy wspierające pracę księgowych

Księgowi to często jedyne osoby, które mają dostęp do firmowego konta bankowego. Gdy pójdą na urlop, nikt z zespołu nie może zalogować się na konto, aby pobrać transakcje i je rozliczyć. To może oznaczać opóźnienia w procesie księgowania dokumentów.

Nowoczesne narzędzia pozwalają na połączenie systemu wspierającego pracę księgowych z rachunkiem bankowym i automatyczne pobieranie listy transakcji oraz rozliczanie ich jednym kliknięciem. To nie tylko umożliwia płynne zarządzanie dokumentami w czasie nieobecności księgowego, ale też wyraźnie skraca czas, który zastępcy muszą poświęcić na prace wykonywane za odpoczywającego współpracownika.

Elektroniczny obieg dokumentów

Co szczególnie ważne w dzisiejszych czasach – elektroniczny obieg dokumentów wspiera także pracę w rozproszonym środowisku. Zatem niezależnie od tego, w ilu lokalizacjach znajdują się na co dzień pracownicy firmy, czy korzystają z home office, czy też przebywają w delegacji – zawsze mają dostęp do niezbędnych im plików i danych. Mogą weryfikować, opisywać i akceptować dokumenty bez żadnych przeszkód. Procesowanie umów, faktur i rachunków przebiega zatem w sposób niezakłócony, bez względu na okoliczności. Ani miejsce pracy, ani urlop księgowego nie mają na ten proces negatywnego wpływu.

Przygotowanie firmy na urlop księgowego to nie tylko zadanie logistyczne, ale także strategia minimalizacji ryzyka operacyjnego. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi pozwala na zachowanie płynności operacyjnej oraz ułatwia procesy związane z ustaleniem i zrealizowaniem zastępstwa. Dla przedsiębiorców, którzy zdają sobie sprawę z ważnej roli księgowości w funkcjonowaniu firmy, inwestycja w nowoczesne technologie staje się kluczowym elementem skutecznej strategii zarządzania zespołem i finansami.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

REKLAMA

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA