REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Księgowy na urlopie. Jak utrzymać płynność obsługi księgowej w firmie?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Księgowy idzie na urlop. Jak utrzymać płynność obsługi księgowej w firmie?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Gdy księgowy udaje się na urlop, firma stoi przed wyzwaniem związanym nie tylko ze zorganizowaniem zastępstwa, ale również z utrzymaniem płynności obsługi księgowej. Podpowiadamy, jak przygotować firmę na taką sytuację.

Księgowy udaje się na urlop. Firma musi się przygotować

W działach księgowych firm, które nadal korzystają z papierowej formy dokumentów, rola księgowego jest niezastąpiona. Jest on nierzadko jedyną osobą, która zna precyzyjną lokalizację poszczególnych dokumentów i wie, w którym segregatorze znajduje się najnowsza faktura.

REKLAMA

REKLAMA

Aby księgowy mógł cieszyć się udanym, co najmniej 14-dniowym odpoczynkiem, niezbędne jest staranne przygotowanie firmy na jego nieobecność. Tradycyjne rozwiązania oparte na dokumentach papierowych wymagają szczególnej organizacji, która pozwoli uniknąć chaosu podczas urlopu. Jednak to właśnie w takich momentach pomocne stają się nowoczesne narzędzia.

- Rozwiązania cyfrowe nie tylko eliminują konieczność fizycznego przeszukiwania dokumentów, lecz także umożliwiają łatwy dostęp do plików z dowolnego miejsca. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na błyskawiczne odnalezienie potrzebnych informacji, nawet w przypadku, gdy księgowy nie jest dostępny. To z kolei przekłada się na spokojniejszy odpoczynek, bez uciążliwych telefonów z pytaniami od zastępców – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Zastępstwa w księgowości i utrzymanie płynności operacyjnej

REKLAMA

Przygotowanie zastępstwa dla księgowego wymaga strategicznego podejścia. Zanim specjalista opuści firmę na czas urlopu, warto przemyśleć procesy księgowe i zidentyfikować obszary, które będą wymagały szczególnej uwagi w okresie jego nieobecności. Dobra organizacja i dokumentacja pracy to klucz do sukcesu i sprawnego działania przedsiębiorstwa w takim momencie.

Przykładowo, wprowadzenie opcji e-archiwum to eliminacja problemu przeszukiwania papierowych dokumentów w stertach segregatorów. Dzięki niemu wszystko jest przechowywane w formie elektronicznej, co pozwala na błyskawiczne odnalezienie potrzebnych informacji poprzez proste wyszukiwanie. Ponadto e-archiwum gwarantuje optymalne wykorzystanie przestrzeni, eliminuje bowiem konieczność przechowywania dużej ilości dokumentów w formie fizycznej. To rozwiązanie nie tylko zwiększa efektywność, ale także wpływa na oszczędność miejsca i redukcję kosztów związanych z tradycyjnym archiwizowaniem. Dodatkowo daje kontrolę dostępu do dokumentów, co zwiększa bezpieczeństwo informacji.  

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- Współczesne narzędzia cyfrowe integrują różne funkcje księgowe w jednym miejscu. To przyczynia się do skutecznego zarządzania dokumentacją, fakturami i sprawami finansowymi. Dzięki temu nawet nowy pracownik może łatwo odnaleźć się w złożonych procesach księgowych, co minimalizuje czas potrzebny na adaptację – dodaje Krzysztof Wojtas.    

Systemy wspierające pracę księgowych

Księgowi to często jedyne osoby, które mają dostęp do firmowego konta bankowego. Gdy pójdą na urlop, nikt z zespołu nie może zalogować się na konto, aby pobrać transakcje i je rozliczyć. To może oznaczać opóźnienia w procesie księgowania dokumentów.

Nowoczesne narzędzia pozwalają na połączenie systemu wspierającego pracę księgowych z rachunkiem bankowym i automatyczne pobieranie listy transakcji oraz rozliczanie ich jednym kliknięciem. To nie tylko umożliwia płynne zarządzanie dokumentami w czasie nieobecności księgowego, ale też wyraźnie skraca czas, który zastępcy muszą poświęcić na prace wykonywane za odpoczywającego współpracownika.

Elektroniczny obieg dokumentów

Co szczególnie ważne w dzisiejszych czasach – elektroniczny obieg dokumentów wspiera także pracę w rozproszonym środowisku. Zatem niezależnie od tego, w ilu lokalizacjach znajdują się na co dzień pracownicy firmy, czy korzystają z home office, czy też przebywają w delegacji – zawsze mają dostęp do niezbędnych im plików i danych. Mogą weryfikować, opisywać i akceptować dokumenty bez żadnych przeszkód. Procesowanie umów, faktur i rachunków przebiega zatem w sposób niezakłócony, bez względu na okoliczności. Ani miejsce pracy, ani urlop księgowego nie mają na ten proces negatywnego wpływu.

Przygotowanie firmy na urlop księgowego to nie tylko zadanie logistyczne, ale także strategia minimalizacji ryzyka operacyjnego. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi pozwala na zachowanie płynności operacyjnej oraz ułatwia procesy związane z ustaleniem i zrealizowaniem zastępstwa. Dla przedsiębiorców, którzy zdają sobie sprawę z ważnej roli księgowości w funkcjonowaniu firmy, inwestycja w nowoczesne technologie staje się kluczowym elementem skutecznej strategii zarządzania zespołem i finansami.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

Kredyt EKOlogiczny 2025 – bezzwrotna dotacja dla firm na modernizację energetyczną. Jakie warunki trzeba spełnić?

Już od października 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o dofinansowanie z Kredytu EKOlogicznego – dotacji realizowanej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG 3.01).

Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak fakturować w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?

Ponad pół rok dzieli przedsiębiorców od dnia, w którym elektroniczne fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. W zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku, firmy będą musiały dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych. Firmy mają już niewiele czasu, by dostosować swoje systemy, procedury i zespoły do nowych wymogów.

REKLAMA

Ulga termomodernizacyjna i zwolnienie z podatku dochodowego (PIT) dla osób realizujących przedsięwzięcia termomodernizacyjne. Najnowsze objaśnienia Ministra Finansów z 2025 r.

W dniu 30 czerwca 2025 r. Minister Finansów wydał objaśnienia podatkowe odnośnie form wsparcia przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w podatku dochodowym od osób fizycznych. Objaśnienie te dotyczą rozwiązań podatkowych (ulga termomodernizacyjna i zwolnienie podatkowe), które wspierają przedsięwzięcie termomodernizacyjne na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „ustawa PIT”), oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej „ustawa o ryczałcie”). Objaśnienia zawierają ogólne wyjaśnienia przepisów prawa podatkowego oraz uwzględniają stan prawny obowiązujący na dzień 1 stycznia 2025 r. Objaśnienia podatkowe są wydawane przez ministra finansów na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 ustawy – Ordynacja podatkowa z urzędu w celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe. Warto w szczególności zwrócić uwagę na zmieniony wykaz wydatków uprawniających do odliczenia w ramach ulgi rehabilitacyjnej. Walorem tych objaśnień są także liczne przykłady wyjaśniające treść przepisów. Publikujemy poniżej pełną treść tych objaśnień.

Nowe tachografy nie aż tak inteligentne jak zakładano. Na jakie błędy muszą uważać kierowcy i firmy transportowe?

Od 19 sierpnia 2025 roku w przewozach międzynarodowych w UE wymagane będą już wyłącznie najnowsze tachografy inteligentne często oznaczane jako tachografy G2V2, czyli druga wersja tachografów inteligentnych. Obecnie w transporcie międzynarodowym stanowią one już większość tachografów. Choć nowe urządzenia rejestrujące miały za zadanie ułatwiać pracę firmom transportowym, to jednak są zawodne i mogą powodować wiele trudności przy rozliczaniu i kontroli czasu pracy kierowców. Na jakie błędy nowych smart tachografów trzeba uważać i jak skutecznie sobie z nimi radzić?

Patologiczna prywatyzacja majątku firm? Rada Przedsiębiorców wzywa rząd do pilnych zmian w prawie

Rada Przedsiębiorców alarmuje: niekontrolowane postępowania upadłościowe sprzyjają nadużyciom i grabieży majątku firm. W liście do premiera Donalda Tuska organizacja apeluje o zmiany legislacyjne, które mają zakończyć nieformalny system patologicznej prywatyzacji i chronić interes publiczny.

Jak korzystać w praktyce z procedury VAT OSS – rejestracja, rozliczenia, płatności, ewidencja

Procedura OSS (ang. One Stop Shop) obowiązuje w Polsce od 1 lipca 2021 r., jednak wciąż wiele firm nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo może ona uprościć ich rozliczenia podatkowe w zakresie VAT. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowana, przy wsparciu doświadczonego doradcy jej wdrożenie jest szybkie i efektywne, a korzyści z jej stosowania znaczące.

REKLAMA

Stawka VAT 0%: Jak poprawnie udokumentować dostawę wewnątrz UE, by nie stracić na podatku?

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) może być opodatkowana stawką VAT 0%, ale tylko pod warunkiem spełnienia określonych wymogów formalnych. Sprawdź, czym dokładnie jest WDT, jakie dokumenty są niezbędne, by transakcja była zgodna z przepisami i jak uniknąć pułapek, które mogą skutkować dodatkowymi kosztami podatkowymi.

Urlop na samozatrudnieniu (kontrakt B2B) - komu przysługuje i co trzeba wiedzieć?

Zmęczenie i potrzeba oddechu od maili, telefonów i projektów to uczucia, które dobrze zna nie tylko pracownik etatowy. Coraz więcej samozatrudnionych prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze przyznaje wprost: chcieliby odpocząć, ale mają wątpliwości, co będzie się działo z ich firmą podczas dłuższej nieobecności. Często nie wiedzą nawet, jakie prawa do odpoczynku im przysługują. Wyjaśniamy, jakie mechanizmy prawne, podatkowe oraz organizacyjne mogą pomóc przedsiębiorcy złapać oddech.

REKLAMA