REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ochrona danych zawartych w dokumentacji księgowej

Subskrybuj nas na Youtube
Ochrona danych zawartych w dokumentacji księgowej.
Ochrona danych zawartych w dokumentacji księgowej.
fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Jednostki prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych zgodnie z przyjętą przez siebie polityką rachunkowości. Dokumenty te, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe jednostki muszą przechowywać w należyty sposób.

Przechowywanie i ochrona dokumentacji

Zbiory dokumentacji księgowej powinny być przechowywane w taki sposób, aby chronić je przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

REKLAMA

Autopromocja

Jeżeli księgi rachunkowe są prowadzone przy użyciu komputera, to ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych. Ważne jest także zapewnienie ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości. Stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych ma uchronić dane przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Dokumentacja na nośnikach informatycznych

W przypadku stosowania odpornych na zagrożenia nośników danych, zapewniających trwałość zapisu informacji księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych. Jeżeli natomiast system ochrony zbiorów danych rachunkowości nie zapewni trwałości zapisu przez czas nie krótszy niż wymagany do przechowywania ksiąg rachunkowych, to zapisy te powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego.

Miejsce i sposób przechowywania dokumentacji

Standardowo dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dokumenty są przechowywane w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Dodatkowo roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych, z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, można przenieść na informatyczne nośniki danych. Takie przeniesienie ma pozwolić zachowanie trwałej postaci zawartość dowodów, pod warunkiem, że jednostka posiada urządzenia pozwalające na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Te same zasady mają zastosowanie w przypadku dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, ksiąg rachunkowe oraz sprawozdań finansowych, a także sprawozdania z działalności jednostki po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy.

W sytuacji, gdy zbiory dokumentów są przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów, kierownik jednostki jest zobowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania, jak również zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Czy biuro rachunkowe może wystąpić o interpretację podatkową dla klienta

Okresy przechowywania dokumentacji

Zgodnie z art. 74 ustawy o rachunkowości, zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Minimalny czas przechowywania pozostałych zbiorów określa art. 74 ust. 2. W związku z tym przez okres co najmniej 5 lat należy przechowywać: księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz dowody księgowe i dokumenty.

W przypadku kart wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedników, dokumenty te należy przechowywać przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat.

Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej należy przechowywać do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną.

Jednostki są zobligowane do posiadania przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione, tych dowodów księgowych, które dotyczą środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym.

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe

Dla dokumentacji określającej przyjęty sposób prowadzenia rachunkowości okres minimalnego przechowywania jest nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności, a dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji pozostają w jednostce przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.

Udostępnienie zbiorów osobom trzecim

Prowadzenie ksiąg rachunkowych w ustawie o doradztwie podatkowym

Istnieje możliwość udostępnienia osobie trzeciej dokumentacji jednostki. Wgląd do dokumentów może mieć miejsce na terenie jednostki, pod warunkiem, że kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona wyrazi zgodę. Do udostępnienia zbioru siedzibą zarządu, czy oddziału jednostki wymagana jest pisemna zgoda kierownika jednostki. Dodatkowo należy pozostawić w jednostce potwierdzony spis przejętych dokumentów.

Dokumentacja jednostek przekształconych lub zlikwidowanych

Jeżeli jednostka zakończyła swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej, to jej dokumentacja jest przechowywana przez  jednostkę kontynuującą działalność. W przypadku zbioru jednostek zlikwidowanych, pozostaje on u wyznaczonej osoby lub jednostki. Bardzo ważne jest, aby kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej poinformował właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy o miejscu przechowywania zbioru.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM


Podstawa prawna

Art.71-76 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).


Autor: Marta Przyborowska

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obniżka stóp procentowych NBP rozpocznie się w maju 2025 roku? Nie wykluczają tego: Prezes NBP, członkowie RPP i ekonomiści

Zdaniem Prezesa NBP prof. Adama Glapińskiego, Rada Polityki Pieniężnej przymierza się do cięcia stóp procentowych NBP, być może już w maju, w zależności od danych. Zdaniem Glapińskiego w 2025 roku możliwe są obniżki dwa razy po 0,5 pp., a w 2026 r. stopy mogą spaść do 3,5 proc. Podobnego zdania są niektórzy członkowie RPP a także analitycy i ekonomiści.

Kompromitacja „JPK-ów” – zwroty VAT-u w 2024 r. wyniosły 188 mld zł. Prof. Modzelewski: Jest źle ale nie beznadziejnie; trzeba rozszerzyć stosowanie MPP

Według najnowszych informacji kwoty zwrotów podatku od towarów i usług wciąż są bardzo wysokie i wyniosły w 2024 r. 188 mld zł. Co prawda spadły o 31 mld zł w stosunku do rekordowej kwoty z 2023 r. Są jednak wciąż wyższe od kwoty wypłaconej w 2022 r. (177 mld zł) i o ponad 70 mld zł niż w ostatnim „normalnym” roku, czyli w 2021 (113 mld zł). Czyli rok poprzedni zakończył się jednak jakimś sukcesem – rozdano trochę mniej pieniędzy niż w poprzednich latach. Udział zwrotów we wpływach z tego podatku jest wciąż na alarmującym poziomie – wyniósł około 40%: jest więc źle, a nie beznadziejnie – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Cła wzajemne Trumpa: Gospodarcza rewolucja czy ryzyko recesji?

Amerykański prezydent Donald Trump wprowadził nowe cła na importowane towary, określając je jako "deklarację niepodległości gospodarczej" USA. Eksperci jednak ostrzegają przed możliwymi skutkami ekonomicznymi, takimi jak wzrost inflacji, kryzys gospodarczy i problemy na rynku pracy. Jakie będą konsekwencje tej decyzji dla gospodarki USA i jej partnerów handlowych?

Dobroczynność, dzięki której zapłacisz niższy podatek. Sprawdź, jak to zrobić!

Angażujesz się w działania filantropijne? Wspierasz darowiznami fundacje i stowarzyszenia? Choć robisz to bezinteresownie, możesz na tym zyskać nie tylko w wymiarze społeczno-emocjonalnym. Darowiznę możesz odliczyć od dochodu przed opodatkowaniem podatku. Pamiętaj jednak, że to nie jest to samo co przekazanie 1,5% podatku.

REKLAMA

Rozliczenie VAT przy uznanej reklamacji, gdy kupujący zatrzymuje część wadliwego towaru

Zgłosiliśmy reklamację w związku z wadliwym towarem. Kontrahent uznał reklamację, ale zamiast wystawić fakturę korygującą, wystawił notę uznaniową. Zwrócił nam zapłatę za część towaru, który został u nas i który sami zutylizujemy. Część towaru została wymieniona na towar wolny od wad. Czy korygujemy odliczony VAT? Czy dokonując utylizacji we własnym zakresie świadczymy usługę na rzecz sprzedawcy? Czy ta wymiana towaru powinna być rozliczona w VAT?

Odstąpienie od umowy: kiedy trzeba skorygować VAT z faktury zaliczkowej

Otrzymanie zaliczki na poczet dostawy towarów lub świadczenia usług wiąże się zasadniczo z powstaniem obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług. Rezygnacja z transakcji, skutkująca zwrotem zaliczki i wystawieniem faktury korygującej, umożliwia sprzedawcy obniżenie kwoty podatku należnego. Nabywca jest z kolei obowiązany do odpowiedniej korekty odliczonego wcześniej podatku naliczonego. Jak jednak postąpić w sytuacji, gdy kontrahenci odstępują wprawdzie od zawartej umowy, lecz zaliczka zostaje zwrócona znacznie później lub jej zwrot w ogóle nie następuje. Transakcja nie dochodzi ostatecznie do skutku. Nie ma jednak również zwrotu zaliczki, a to jej wpłata generowała powstanie obowiązku podatkowego.

Ulga na ekspansję

Ulga na ekspansję to jedno z rozwiązań podatkowych, które miało na celu wsparcie przedsiębiorców w pozyskiwaniu nowych rynków poprzez możliwość zaliczenia do kosztów wydatków na reklamę nowych produktów oraz udział w targach. Przepisy w tym zakresie budzą jednak liczne wątpliwości interpretacyjne, zwłaszcza w odniesieniu do podmiotów, które nie wytwarzają fizycznie produktów, lecz jedynie sprzedają je pod własną marką.

Czy można sprzedać środek trwały w czasie zawieszenia działalności gospodarczej.? Jak rozliczyć podatki od tej sprzedaży?

Wielu przedsiębiorców, którzy decydują się na zawieszenie działalności gospodarczej, zastanawia się, jak prawidłowo rozliczyć sprzedaż środków trwałych. Często pojawiają się pytania, czy w trakcie zawieszenia można sprzedać firmowy majątek i czy od takiej transakcji należy odprowadzić podatek. Wbrew pozorom, sprawa nie jest skomplikowana.

REKLAMA

CFO w firmie – dlaczego warto go docenić, zwłaszcza w sytuacji kryzysowej

O roli dyrektorów finansowych w zarządzaniu kryzysowym na przykładzie sytuacji, w jakiej znalazły się międzynarodowe organizacje pozarządowe – pisze Jarosław Czubacki, Head of Finance w Fundacji Save the Children Polska.

KSeF jest już za rogiem! Księgowi mówią jasno: za zgodność e-faktur odpowiadać będą przedsiębiorcy

KSeF już jest na horyzoncie. Przedsiębiorcy wciąż jednak zwlekają z przygotowaniami do e-faktur, licząc na pomoc księgowych z biur rachunkowych. Tymczasem to oni sami będą odpowiadać za zgodność z nowymi przepisami. Jak dobrze przygotować firmę i uniknąć kosztownych potknięć? Sprawdź, co zrobić już teraz.

REKLAMA