REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ochrona danych zawartych w dokumentacji księgowej

Subskrybuj nas na Youtube
Ochrona danych zawartych w dokumentacji księgowej.
Ochrona danych zawartych w dokumentacji księgowej.
fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Jednostki prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych zgodnie z przyjętą przez siebie polityką rachunkowości. Dokumenty te, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe jednostki muszą przechowywać w należyty sposób.

Przechowywanie i ochrona dokumentacji

Zbiory dokumentacji księgowej powinny być przechowywane w taki sposób, aby chronić je przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

REKLAMA

Jeżeli księgi rachunkowe są prowadzone przy użyciu komputera, to ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych. Ważne jest także zapewnienie ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości. Stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych ma uchronić dane przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Dokumentacja na nośnikach informatycznych

W przypadku stosowania odpornych na zagrożenia nośników danych, zapewniających trwałość zapisu informacji księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych. Jeżeli natomiast system ochrony zbiorów danych rachunkowości nie zapewni trwałości zapisu przez czas nie krótszy niż wymagany do przechowywania ksiąg rachunkowych, to zapisy te powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego.

Miejsce i sposób przechowywania dokumentacji

REKLAMA

Standardowo dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dokumenty są przechowywane w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Dodatkowo roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych, z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, można przenieść na informatyczne nośniki danych. Takie przeniesienie ma pozwolić zachowanie trwałej postaci zawartość dowodów, pod warunkiem, że jednostka posiada urządzenia pozwalające na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Te same zasady mają zastosowanie w przypadku dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, ksiąg rachunkowe oraz sprawozdań finansowych, a także sprawozdania z działalności jednostki po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy.

W sytuacji, gdy zbiory dokumentów są przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów, kierownik jednostki jest zobowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania, jak również zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Czy biuro rachunkowe może wystąpić o interpretację podatkową dla klienta

Okresy przechowywania dokumentacji

REKLAMA

Zgodnie z art. 74 ustawy o rachunkowości, zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Minimalny czas przechowywania pozostałych zbiorów określa art. 74 ust. 2. W związku z tym przez okres co najmniej 5 lat należy przechowywać: księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz dowody księgowe i dokumenty.

W przypadku kart wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedników, dokumenty te należy przechowywać przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat.

Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej należy przechowywać do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną.

Jednostki są zobligowane do posiadania przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione, tych dowodów księgowych, które dotyczą środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym.

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe

Dla dokumentacji określającej przyjęty sposób prowadzenia rachunkowości okres minimalnego przechowywania jest nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności, a dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji pozostają w jednostce przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.

Udostępnienie zbiorów osobom trzecim

Prowadzenie ksiąg rachunkowych w ustawie o doradztwie podatkowym

Istnieje możliwość udostępnienia osobie trzeciej dokumentacji jednostki. Wgląd do dokumentów może mieć miejsce na terenie jednostki, pod warunkiem, że kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona wyrazi zgodę. Do udostępnienia zbioru siedzibą zarządu, czy oddziału jednostki wymagana jest pisemna zgoda kierownika jednostki. Dodatkowo należy pozostawić w jednostce potwierdzony spis przejętych dokumentów.

Dokumentacja jednostek przekształconych lub zlikwidowanych

Jeżeli jednostka zakończyła swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej, to jej dokumentacja jest przechowywana przez  jednostkę kontynuującą działalność. W przypadku zbioru jednostek zlikwidowanych, pozostaje on u wyznaczonej osoby lub jednostki. Bardzo ważne jest, aby kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej poinformował właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy o miejscu przechowywania zbioru.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM


Podstawa prawna

Art.71-76 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).


Autor: Marta Przyborowska

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rekonstrukcja rządu Tuska: Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański

Rząd Donalda Tuska przechodzi rekonstrukcję. Dziś o godz. 10 premier ogłosił nowy skład Rady Ministrów. Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański - dotychczasowy minister finansów poinformował premier Donald Tusk.

Budujesz? Możesz zapłacić VAT później. Sprawdź, jak to zrobić zgodnie z prawem

Dzięki wyrokowi TSUE firmy budowlane mogą legalnie przesunąć termin zapłaty VAT – nawet o kilka miesięcy. Wystarczy dobrze skonstruowana umowa i protokół odbioru. To rozwiązanie, które realnie poprawia płynność finansową przedsiębiorców.

BGK chce ściśle współpracować z KAS

Bank Gospodarstwa Krajowego chce dołączyć do elitarnego grona najbardziej zaufanych podatników w Polsce. Planuje przystąpić do Programu Współdziałania z Krajową Administracją Skarbową, którego celem jest budowanie transparentnych relacji z organami podatkowymi oraz zapewnienie większej pewności i bezpieczeństwa w zakresie rozliczeń podatkowych.

Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

REKLAMA

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy bez podatku? Jest kilka warunków, które decydują o zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

REKLAMA

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

REKLAMA