Dofinansowanie do wypoczynku w księgach rachunkowych

W regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) trzeba wskazać wzory wniosków składanych przez pracowników, aby otrzymać świadczenia z funduszu socjalnego. Ponadto trzeba określić sposób dokumentowania wydatków dofinansowywanych lub zwracanych ze środków tego funduszu. Dokumenty powinny zostać także opisane w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych.

Często jako załącznik do wniosku dołącza się dokumenty określone w regulaminie, na podstawie których można zweryfikować zasadność przyznania świadczenia. Może to być dowód zapłaty. Powinno z niego jednoznacznie wynikać, kto jest organizatorem wypoczynku, kto korzystał z wypoczynku, jakie są formy wypoczynku, okres, w którym z niego korzystano, kwota poniesionego wydatku. Powinien też widnieć podpis osoby, która wystawiała ten dokument. Za spełnienie wymogu identyfikacji podmiotu uprawnionego do organizacji takiego wypoczynku może być uznane np. przedłożenie wyciągu ze statutu organizatora lub oświadczenia organizatora.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Autorzy: prof. dr hab Irena Olchowicz, dr Agnieszka Tłaczała, dr Wanda Wojas, Ewa Sobińska, Katarzyna Kędziora, Justyna Beata Zakrzewska, dr Gyöngyvér Takáts

Takie wnioski o przyznanie świadczeń z ZFŚS powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym przez osobę upoważnioną i zatwierdzone do wypłaty (decyzja o przyznaniu świadczenia). Realizacja świadczenia następuje na podstawie polecenia wypłaty. Jeśli wymogi zostaną spełnione, wartość świadczenia przyznanego pracownikowi księguje się. Po pierwsze przyznanie świadczenia ze środków ZFŚS ujmujemy: strona Wn konta ZFŚS, strona Ma konta Pozostałe rozrachunki z pracownikami. Samą wypłatę świadczenia księguje się: strona Wn konta Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta Rachunek bankowy ZFŚS.

PRZYKŁAD

Wypoczynek zimowy

Pracownik ubiega się o dofinansowanie do wypoczynku zimowego dziecka w kwocie 400 zł. Wszystkie wymogi regulaminu ZFŚS zostały spełnione.

Objaśnienia:

1. Przyznanie świadczenia ze środków ZFŚS kwota 400 zł

2. Wypłata świadczenia 400 zł.

Dofinansowanie wycieczki z ZFŚS bez PIT po stronie pracownika

Magdalena Sobczak

Podstawa prawna:

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.).