Jak ująć w księgach rachunkowych wpłatę kaucji gwarancyjnej

PAWEŁ KOWALCZYK

konsultant w dziale audytu TPA Horwath Horodko Audit

Spółki budowlane w praktyce działalności spotykają się z żądaniem przez swoich kontrahentów zabezpieczenia należytego wykonania umowy budowlanej. Takie zabezpieczenie może przyjąć postać gwarancji bankowej bądź kaucji (kwoty zatrzymanej). Dotyczy to również sytuacji, w której firma budowlana zleca podwykonawstwo części robót budowlanych innej firmie. Zleceniodawca będzie się chciał zabezpieczyć na wypadek wykrycia usterek w robotach wykonanych przez podwykonawcę. Po upływie okresu gwarancyjnego określonego przez strony w umowie na roboty budowlane kaucja podlega zwolnieniu.

Jeżeli spółka (podwykonawca usługi) dokonuje wpłaty kaucji na rachunek bankowy inwestora, wówczas w księgach ujmuje odpowiednio wypływ gotówki i jednocześnie rozpoznaje należność z tego tytułu (strona Wn konta - Należności z tytułu dostaw i usług, strona Ma konta - Środki pieniężne na rachunku bankowym). W swoich księgach z kolei inwestor powinien odpowiednio rozpoznać wpływ gotówki i jednocześnie zobowiązanie z tytułu kaucji (strona Wn konta - Środki pieniężne na rachunku bankowym, strona Ma konta - Zobowiązania z tytułu dostaw i usług). W przypadku gdy kwota kaucji jest zatrzymywana z należności wynikających z wystawionych faktur, spółka rozpoznaje całą należność w księgach. W przypadku inwestora powinna odpowiednio w księgach zostać rozpoznana cała kwotę wynikającą z faktury jako zobowiązanie. Jednocześnie należy prowadzić ewidencję kwot zatrzymanych z uwagi na fakt ich odrębnej prezentacji w bilansie jednostki.

W sprawozdaniu finansowym przygotowanym zgodnie z ustawą o rachunkowości kaucje należy rozpoznać w pozycji należności/zobowiązanie od pozostałych jednostek, z tytułu dostaw i usług. Jednak istotne jest określenie, czy powinny one być prezentowane jako krótkoterminowe powyżej 12 miesięcy czy jako krótkoterminowe do 12 miesięcy. Jeżeli kaucje będą zwolnione w ciągu następnych 12 miesięcy po dniu bilansowym, prezentuje się je w pozycji należności/zobowiązania z tytułu dostaw i usług do 12 miesięcy. W przeciwnym przypadku powyżej 12 miesięcy.

Jeśli jednostka sporządza sprawozdanie finansowe zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej, konieczne jest ujawnienie w informacji dodatkowej wartości kwot zatrzymanych oraz wartości gwarancji bankowych. Innym wymaganiem stawianym przez MSSF jest doprowadzenie należności z tytułu kaucji do ich wartości bieżącej poprzez zdyskontowanie ich wartości nominalnej.

(AP)