REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczenie księgowe delegacji zagranicznych w organizacji non profit

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Hanna Stefańska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Organizacje pozarządowe coraz częściej kierują swoich pracowników i współpracowników na wyjazdy zagraniczne. Zasady zwrotu kosztów takich podróży powinny zostać określone przez organizację w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania, albo w umowie o pracę lub w innym dokumencie wewnętrznym. W przeciwnym wypadku obowiązują zasady określone w rozporządzeniu dotyczącym pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (dalej: rozporządzenie MPiPS) określa wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży. W przypadku podróży zagranicznej określa walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na noclegi w poszczególnych krajach oraz warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

REKLAMA

Autopromocja

 

Kurs walutowy przy rozliczaniu podróży zagranicznych>>

 

W przypadku pozostałych podmiotów - np. organizacji pozarządowych - można ustalić inne zasady rozliczania wyjazdów służbowych, z tym że:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• diety nie mogą być ustalone poniżej kwoty określonej dla sfery budżetowej,

• sposób i zasady zwrotu innych wydatków (np. zwrot kosztów podróży wg stawki za kilometr) mogą być ustalone dowolnie przez pracodawcę,

• jeżeli kwota zwrotu kosztów podróży, wynikająca z zasad ustalonych przez pracodawcę, będzie wyższa niż wynika z zasad określonych dla sfery budżetowej (np. wyższa dieta lub stawka za km), to nadwyżka będzie objęta podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Jakie świadczenia przysługują pracownikowi za delegację zagraniczną

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

• diety,

• zwrot kosztów przejazdów i dojazdów,

• noclegów,

• innych wydatków - określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Wysokość diety zależy od kraju, do którego odbywa się podróż, i ustalona jest w załączniku do rozporządzenia MPiPS.

Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:

• za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,

• za niepełną dobę:

- do 8 godzin przysługuje 1/3 diety,

- 8-12 godzin - przysługuje 1/2 diety,

- powyżej 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie przsyługuje odpowiednio na:

• śniadanie - 15% diety,

• obiad - 30% diety,

• kolację - 30% diety,

• inne wydatki - 25% diety.

Jeżeli pracownik otrzyma za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej) - przysługuje 25% diety. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli jednak ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Oddelegowanemu przysługuje zwrot kosztów noclegów udokumentowanych rachunkami do wysokości limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. W przypadku braku rachunków za noclegi przysługuje 25% limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. Pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów za noclegi, jeżeli za granicą ma zapewnione bezpłatne zakwaterowanie.

Pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu wraz z opłatami dodatkowymi i uwzględnia przysługujące pracownikowi ulgi.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem stanowiącym własność pracownika. Wówczas zwrot kosztów podróży odbywa się według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych przez pracodawcę na podstawie przepisów w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy.

 

Udokumentowanie używania przez organizację prywatnego samochodu pracownika>>

 

REKLAMA

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu do/z dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

Dodatkowo na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej. Ryczałty nie przysługują w przypadku podróży samochodem, przy pokrywaniu kosztów przez stronę zagraniczną, lub jeżeli nie zachodzi potrzeba dojazdu.

Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25% diety. W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej, zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych i zakupu okularów.

Jak liczyć czas pobytu pracownika w delegacji

Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

• lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę, do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,

• lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju, do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,

• morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego, do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Czy wolontariuszom można pokrywać koszty wyjazdów zagranicznych

Za wszystkie podróże wolontariuszom przysługuje zwrot kosztów, w przypadku gdy wyjazd odbył się w celu realizacji zadań jednostki. Jednak aby wolontariusz nie zapłacił z tego tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, wydatki związane z wyjazdem nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu oraz nie mogą przekroczyć wysokości limitów określonych w rozporządzeniu dotyczącym pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej. Diety i zwrot kosztów dojazdu pracowników i osób niebędących pracownikami nie wchodzą również do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne oraz składki zdrowotnej.

Jak rozliczyć delegację zagraniczną

Osoba wyjeżdżająca może otrzymać zaliczkę w walucie obcej na pokrycie niezbędnych wydatków związanych z podróżą. Za jej zgodą zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej zaliczki w walucie obcej. Pracownik ma obowiązek rozliczenia kosztów wyjazdu w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży w walucie pobranej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej. Do rozliczenia kosztów podróży należy dołączyć rachunki potwierdzające poniesione wydatki. W przypadku gdy uzyskanie rachunków nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o wysokości poniesionych wydatków oraz o przyczynie braku rachunków.Rozliczenie zaliczki zagranicznej składa się z dwóch etapów: wydatki poniesione w podróży na terenie kraju oraz w kraju docelowym.

PRZYKŁAD Celem statutowym Stowarzyszenia CIS jest pomoc osobom, które znalazły się w trudnej dla siebie sytuacji życiowej. Wolontariusz Jan Kowalski odbył podróż na konferencję tematyczną w Paryżu. Spotkanie odbyło się w dniach 22-24 czerwca 2009 r. Uczestnik otrzymał od stowarzyszenia zaliczkę w wysokości 200 euro. Zostały dla niego zakupione bilety lotnicze w obie strony: wylot do Paryża - 22 czerwca o godzinie 7.15, przylot do Warszawy - 24 czerwca o 19.45. Jan Kowalski wyruszył z domu o godzinie 4.00. Z podróży wrócił o godz. 21.00. Organizatorzy zapewnili hotel bez wyżywienia. Wypłacone świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów oraz zostały poniesione w celu realizacji zadań organizacji.

1. Wypłata zaliczki:

Zakupiono w banku 200 euro po kursie sprzedaży - 4,6411 zł i przyjęto do kasy:

200 euro × 4,6411 zł = 928,22 zł.

Księgowania

• Przyjęcie do kasy:

Wn „Kasa walutowa” 928,22 zł

Ma „Kasa” 928,22 zł

• Wypłata zaliczki:

Wn „Rozrachunki z wolontariuszami” 928,22 zł

Ma „Kasa walutowa” 928,22 zł

2. Rozliczenie kosztów podróży poza granicami kraju - 3 lipca 2009 r.:

• Czas podróży - część krajowa:

- 22 czerwca, od godz. 4.00 do 7.15, tj. 3,15 godziny,

- 24 czerwca, od godz. 19.45 do godz. 21.00, 1,15 godziny.

Ponieważ krajowa część podróży trwała poniżej 8 godzin, wolontariusz nie otrzymał z tego tytułu żadnego zwrotu.

• Czas podróży - część zagraniczna:

- 22 czerwca, od godz. 7.15 do 24 czerwca do godz. 19.45 = 2 doby, tj. 12 godzin i 30 minut.

3. Wysokość diety za dobę podróży oraz limitu na nocleg w hotelu:

Dieta = 3 x 45 euro = 135 euro

Ryczałt za dojazdy = 3 x 4,50 euro = 13,50 euro

Opłaty lotniskowe = 20 euro

Razem: 168,50 euro.

4. Rozliczenie kosztów delegacji według kursu z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia:

Średni kurs NBP z 2 lipca 2009 r. (tabela nr 127/A/NBP/2009) = 4,3719 zł.

168,50 euro x 4,3719 zł = 736,67 zł.

Wykorzystana zaliczka wg kursu historycznego:

168,50 euro x 4,6411 zł = 782,03 zł.

Różnice kursowe: 782,03 zł - 736,67 zł = 45,36 zł.

Księgowania

Wn „Koszty administracyjne” 736,67 zł

Wn „Koszty finansowe” 45,36 zł

Ma „Rozrachunki z wolontariuszami” 782,03 zł

5. Zwrot niewykorzystanej zaliczki:

200 euro - 168,50 euro = 31,50 euro

31,50 euro × 4,6411 zł = 146,19 zł.

Księgowania

Wn „Kasa walutowa” 146,19 zł

Ma „Rozrachunki z wolontariuszami” 146,19 zł

6. Sprzedaż pozostałej z rozliczenia delegacji waluty w kantorze. Kurs faktycznie zastosowany w tej transakcji wynosił 4,3950 zł:

31,50 euro x 4,3950 zł = 138,44 zł.

Księgowania

Wn „Kasa złotówkowa” 138,44 zł

Ma „Kasa walutowa” 138,44 zł

7. Rozliczenie różnic kursowych:

(4,3950 zł - 4,6411 zł) x 31,50 euro = - 7,75 zł

Księgowania

Wn „Koszty finansowe” 7,75 zł

Ma „Kasa walutowa” 7,75 zł

HANNA STEFAŃSKA

Podstawy prawne:

- ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 115, poz. 958

- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju - Dz.U. Nr 236, poz. 1991; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 186, poz. 1555

- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 91, poz. 742

- ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 79, poz. 666

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wynagrodzenie brutto, a netto w 2025 roku. Jak obliczyć kwotę pensji do wypłaty? [Przykłady]

Jedną z podstawowych kwestii dla pracownika i pracodawcy jest ustalenie stawki wynagrodzenia, jaką pracownik będzie co miesiąc otrzymywał za wykonywanie swoich obowiązków służbowych. Pracownicy często mają wątpliwości dlaczego kwota netto, która dostają na konto, jest o tyle niższa niż ta zapisana w umowie. Kwota która podana jest na umowie o pracę to najczęściej kwota brutto, czyli całość wynagrodzenia, które zostaje pomniejszane o należne świadczenia publicznoprawne. Po odjęciu tych świadczeń pozostaje kwota netto, którą pracownik otrzymuje, tzw. „kwota na rękę”.

Zasiłek chorobowy już od pierwszego dnia? Przedsiębiorcy apelują do rządu o natychmiastowe działania

Rada Przedsiębiorców domaga się realizacji obietnicy wyborczej – ZUS powinien przejąć wypłatę zasiłku chorobowego już od pierwszego dnia absencji pracownika. W liście do premiera Donalda Tuska i liderów koalicji przedsiębiorcy wzywają do uchwalenia przepisów jeszcze przed wyborami prezydenckimi. Czy rząd dotrzyma słowa?

Inwestowanie w złoto - marzec 2025 r. Cena i notowania. Stabilność mimo ryzyka delewarowania na zmiennych rynkach

Jak informuje Saxo Bank w komunikacie z 12 marca 2025 r., globalne rynki finansowe pozostają w stanie podwyższonej niepewności, ponieważ wprowadzenie, a następnie odwołanie ceł przez administrację Trumpa wobec głównych partnerów handlowych nadal wywiera presję na Wall Street i szerzej na rynek. Złoto pozostaje stabilne, utrzymując notowania powyżej 2900 USD po kolejnej stosunkowo płytkiej korekcie. Inwestorzy i traderzy reagują również na gwałtowne i nagłe pogorszenie danych makroekonomicznych w USA, co zwiększa ryzyko stagflacji, wspierającej ceny złota.

Jak skutecznie odwołać się od wyników kontroli projektu unijnego? 5 zasadniczych kroków

Realizacja projektu unijnego to duże wyzwanie – wymaga nie tylko zaangażowania i dobrej organizacji, ale także skrupulatnego przestrzegania przepisów i wytycznych. Kontrole projektów są standardową praktyką, której celem jest sprawdzenie, czy środki publiczne są wykorzystywane zgodnie z przepisami i pierwotnymi założeniami projektu. Co jednak zrobić, gdy wynik kontroli jest niekorzystny? Jakie kroki podjąć, by skutecznie się odwołać?

REKLAMA

Transport do Serbii – strategiczny rynek w regionie Bałkanów

Transport towarów do Serbii wymaga szczególnego przygotowania logistycznego i znajomości lokalnych uwarunkowań. Państwo to nadal pozostaje poza Unią Europejską i strefą Schengen, dlatego konieczne jest sprostanie wielu wymogom z zakresu obsługi celnej i dokumentacji transportowej. Jak skutecznie wejść na ten perspektywiczny rynek?

Nowe regulacje dla rynku kryptoaktywów w UE: Co musisz wiedzieć, aby uniknąć kar do 5 mln złotych?

Firmy działające na rynku kryptoaktywów w Polsce mają czas do 30 czerwca 2025 r., aby uzyskać licencję CASP, która zastępuje dotychczasowy rejestr VASP. Działalność bez odpowiedniej licencji może skutkować karą finansową do 5 mln zł i nawet 5 lat pozbawienia wolności. Dowiedz się, jakie wymagania muszą spełnić podmioty, by uniknąć druzgoczących konsekwencji prawnych, i jak przygotować się do nadchodzących zmian w regulacjach MiCA.

Podatek cyfrowy od big tech-ów w Polsce. Przyszły ambasador USA: Odwołajcie podatek, aby uniknąć konsekwencji!

Ministerstwo Cyfryzacji w najbliższych miesiącach zaprezentuje model podatku cyfrowego od przychodów lub zysków big techów w Polsce - poinformował 10 marca 2025 r. PAP Biznes wicepremier, szef resortu cyfryzacji Krzysztof Gawkowski. Środki, które zasiliłyby budżet z tytułu nowego podatku miałyby wesprzeć rozwój firm i startupów z sektora cyfrowo-technologicznego i media. Wprowadzenie podatku cyfrowego zaszkodzi Polsce i relacji z USA, a prezydent Trump dokona odwetu - napisał tego samego dnia Tom Rose - nominowany przez Donalda Trumpa na stanowisko ambasadora USA w Polsce. Ministerstwo Cyfryzacji (MC) nie zamierza wycofywać się z prac przygotowujących podatek cyfrowy - zapewnił 11 marca 2025 r. wicepremier, szef resortu Krzysztof Gawkowski. Ale Ministerstwo Finansów poinformowało, że nie prowadzi prac nad podatkiem cyfrowym i podkreśliło, że wyłącznie minister finansów odpowiada za polską politykę podatkową.

Czy sprzedaż towarów używanych kupionych przed 2004 r. można rozliczyć przy zastosowaniu procedury VAT marża?

Pytanie zadane w tytule niniejszego tekstu nie dotyczy bynajmniej problemu marginalnego – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. Podatnicy wciąż sprzedają elementy majątkowe, zwłaszcza środki trwałe, które mają swoją historię sięgającą czasów „przedunijnych”. Są to towary, które nabył bezpośrednio sam sprzedawca lub dokonał tego ich poprzednik prawny, bo sprzedawca powstał w wyniku przekształcenia podmiotu istniejącego w 2004 r. a przekształcenie rodzi sukcesję prawnopodatkową.

REKLAMA

Czy wydatki na kary umowne mogą podlegać opodatkowaniu estońskim CIT?

To pytanie zadała jedna ze spółek z o.o., która w wyniku nieprzewidzianych opóźnień w realizacji kontraktów została zobowiązana do ich zapłaty. Wątpliwości dotyczyły tego, czy takie wydatki powinny być uznane za niezwiązane z działalnością gospodarczą i podlegać opodatkowaniu na podstawie art. 28m ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT.

Doradcy podatkowi w przededniu rewolucji. Założą togi, jak adwokaci i radcowie prawni

Doradcy podatkowi pójdą do sądu w togach. To nie fikcja – rządowy projekt nowelizacji ustawy przewiduje obowiązek noszenia stroju urzędowego podczas rozpraw sądowych. Nowe przepisy mają podkreślić prestiż zawodu, zwiększyć zaufanie do doradców oraz wzmocnić ich pozycję jako profesjonalnych pełnomocników.

REKLAMA