REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczenie księgowe delegacji zagranicznych w organizacji non profit

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Hanna Stefańska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Organizacje pozarządowe coraz częściej kierują swoich pracowników i współpracowników na wyjazdy zagraniczne. Zasady zwrotu kosztów takich podróży powinny zostać określone przez organizację w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania, albo w umowie o pracę lub w innym dokumencie wewnętrznym. W przeciwnym wypadku obowiązują zasady określone w rozporządzeniu dotyczącym pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (dalej: rozporządzenie MPiPS) określa wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży. W przypadku podróży zagranicznej określa walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na noclegi w poszczególnych krajach oraz warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

REKLAMA

 

Kurs walutowy przy rozliczaniu podróży zagranicznych>>

 

W przypadku pozostałych podmiotów - np. organizacji pozarządowych - można ustalić inne zasady rozliczania wyjazdów służbowych, z tym że:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• diety nie mogą być ustalone poniżej kwoty określonej dla sfery budżetowej,

• sposób i zasady zwrotu innych wydatków (np. zwrot kosztów podróży wg stawki za kilometr) mogą być ustalone dowolnie przez pracodawcę,

• jeżeli kwota zwrotu kosztów podróży, wynikająca z zasad ustalonych przez pracodawcę, będzie wyższa niż wynika z zasad określonych dla sfery budżetowej (np. wyższa dieta lub stawka za km), to nadwyżka będzie objęta podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Jakie świadczenia przysługują pracownikowi za delegację zagraniczną

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

• diety,

• zwrot kosztów przejazdów i dojazdów,

• noclegów,

• innych wydatków - określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Wysokość diety zależy od kraju, do którego odbywa się podróż, i ustalona jest w załączniku do rozporządzenia MPiPS.

Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:

• za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,

• za niepełną dobę:

- do 8 godzin przysługuje 1/3 diety,

- 8-12 godzin - przysługuje 1/2 diety,

- powyżej 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie przsyługuje odpowiednio na:

• śniadanie - 15% diety,

• obiad - 30% diety,

• kolację - 30% diety,

• inne wydatki - 25% diety.

REKLAMA

Jeżeli pracownik otrzyma za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej) - przysługuje 25% diety. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli jednak ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Oddelegowanemu przysługuje zwrot kosztów noclegów udokumentowanych rachunkami do wysokości limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. W przypadku braku rachunków za noclegi przysługuje 25% limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. Pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów za noclegi, jeżeli za granicą ma zapewnione bezpłatne zakwaterowanie.

Pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu wraz z opłatami dodatkowymi i uwzględnia przysługujące pracownikowi ulgi.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem stanowiącym własność pracownika. Wówczas zwrot kosztów podróży odbywa się według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych przez pracodawcę na podstawie przepisów w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy.

 

Udokumentowanie używania przez organizację prywatnego samochodu pracownika>>

 

REKLAMA

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu do/z dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

Dodatkowo na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej. Ryczałty nie przysługują w przypadku podróży samochodem, przy pokrywaniu kosztów przez stronę zagraniczną, lub jeżeli nie zachodzi potrzeba dojazdu.

Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25% diety. W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej, zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych i zakupu okularów.

Jak liczyć czas pobytu pracownika w delegacji

Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

• lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę, do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,

• lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju, do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,

• morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego, do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Czy wolontariuszom można pokrywać koszty wyjazdów zagranicznych

Za wszystkie podróże wolontariuszom przysługuje zwrot kosztów, w przypadku gdy wyjazd odbył się w celu realizacji zadań jednostki. Jednak aby wolontariusz nie zapłacił z tego tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, wydatki związane z wyjazdem nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu oraz nie mogą przekroczyć wysokości limitów określonych w rozporządzeniu dotyczącym pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej. Diety i zwrot kosztów dojazdu pracowników i osób niebędących pracownikami nie wchodzą również do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne oraz składki zdrowotnej.

Jak rozliczyć delegację zagraniczną

Osoba wyjeżdżająca może otrzymać zaliczkę w walucie obcej na pokrycie niezbędnych wydatków związanych z podróżą. Za jej zgodą zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej zaliczki w walucie obcej. Pracownik ma obowiązek rozliczenia kosztów wyjazdu w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży w walucie pobranej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej. Do rozliczenia kosztów podróży należy dołączyć rachunki potwierdzające poniesione wydatki. W przypadku gdy uzyskanie rachunków nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o wysokości poniesionych wydatków oraz o przyczynie braku rachunków.Rozliczenie zaliczki zagranicznej składa się z dwóch etapów: wydatki poniesione w podróży na terenie kraju oraz w kraju docelowym.

PRZYKŁAD Celem statutowym Stowarzyszenia CIS jest pomoc osobom, które znalazły się w trudnej dla siebie sytuacji życiowej. Wolontariusz Jan Kowalski odbył podróż na konferencję tematyczną w Paryżu. Spotkanie odbyło się w dniach 22-24 czerwca 2009 r. Uczestnik otrzymał od stowarzyszenia zaliczkę w wysokości 200 euro. Zostały dla niego zakupione bilety lotnicze w obie strony: wylot do Paryża - 22 czerwca o godzinie 7.15, przylot do Warszawy - 24 czerwca o 19.45. Jan Kowalski wyruszył z domu o godzinie 4.00. Z podróży wrócił o godz. 21.00. Organizatorzy zapewnili hotel bez wyżywienia. Wypłacone świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów oraz zostały poniesione w celu realizacji zadań organizacji.

1. Wypłata zaliczki:

Zakupiono w banku 200 euro po kursie sprzedaży - 4,6411 zł i przyjęto do kasy:

200 euro × 4,6411 zł = 928,22 zł.

Księgowania

• Przyjęcie do kasy:

Wn „Kasa walutowa” 928,22 zł

Ma „Kasa” 928,22 zł

• Wypłata zaliczki:

Wn „Rozrachunki z wolontariuszami” 928,22 zł

Ma „Kasa walutowa” 928,22 zł

2. Rozliczenie kosztów podróży poza granicami kraju - 3 lipca 2009 r.:

• Czas podróży - część krajowa:

- 22 czerwca, od godz. 4.00 do 7.15, tj. 3,15 godziny,

- 24 czerwca, od godz. 19.45 do godz. 21.00, 1,15 godziny.

Ponieważ krajowa część podróży trwała poniżej 8 godzin, wolontariusz nie otrzymał z tego tytułu żadnego zwrotu.

• Czas podróży - część zagraniczna:

- 22 czerwca, od godz. 7.15 do 24 czerwca do godz. 19.45 = 2 doby, tj. 12 godzin i 30 minut.

3. Wysokość diety za dobę podróży oraz limitu na nocleg w hotelu:

Dieta = 3 x 45 euro = 135 euro

Ryczałt za dojazdy = 3 x 4,50 euro = 13,50 euro

Opłaty lotniskowe = 20 euro

Razem: 168,50 euro.

4. Rozliczenie kosztów delegacji według kursu z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia:

Średni kurs NBP z 2 lipca 2009 r. (tabela nr 127/A/NBP/2009) = 4,3719 zł.

168,50 euro x 4,3719 zł = 736,67 zł.

Wykorzystana zaliczka wg kursu historycznego:

168,50 euro x 4,6411 zł = 782,03 zł.

Różnice kursowe: 782,03 zł - 736,67 zł = 45,36 zł.

Księgowania

Wn „Koszty administracyjne” 736,67 zł

Wn „Koszty finansowe” 45,36 zł

Ma „Rozrachunki z wolontariuszami” 782,03 zł

5. Zwrot niewykorzystanej zaliczki:

200 euro - 168,50 euro = 31,50 euro

31,50 euro × 4,6411 zł = 146,19 zł.

Księgowania

Wn „Kasa walutowa” 146,19 zł

Ma „Rozrachunki z wolontariuszami” 146,19 zł

6. Sprzedaż pozostałej z rozliczenia delegacji waluty w kantorze. Kurs faktycznie zastosowany w tej transakcji wynosił 4,3950 zł:

31,50 euro x 4,3950 zł = 138,44 zł.

Księgowania

Wn „Kasa złotówkowa” 138,44 zł

Ma „Kasa walutowa” 138,44 zł

7. Rozliczenie różnic kursowych:

(4,3950 zł - 4,6411 zł) x 31,50 euro = - 7,75 zł

Księgowania

Wn „Koszty finansowe” 7,75 zł

Ma „Kasa walutowa” 7,75 zł

HANNA STEFAŃSKA

Podstawy prawne:

- ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 115, poz. 958

- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju - Dz.U. Nr 236, poz. 1991; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 186, poz. 1555

- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 91, poz. 742

- ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 79, poz. 666

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

Rewolucja w podatkach i inwestycjach! Sejm przegłosował pakiet deregulacyjny – VAT do 240 tys. zł, łatwiejszy dostęp do kapitału dla MŚP

Sejm uchwalił przełomowy pakiet ustaw deregulacyjnych. Wyższy limit zwolnienia z VAT (do 240 tys. zł), tańszy dostęp do kapitału dla małych firm, koniec obowiązkowego pośrednictwa inwestycyjnego przy ofertach do 1 mln euro i uproszczenia w kontrolach celno-skarbowych – wszystko to z myślą o przedsiębiorcach i podatnikach. Sprawdź, co się zmienia od 2026 roku!

Sejm zdecydował. Fundamentalna zmiana w ustawie o podatku od spadków i darowizn

Sejm uchwalił właśnie nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Celem nowych regulacji jest ograniczenie obowiązków biurokratycznych m.in. przy sprzedaży rzeczy uzyskanych w drodze spadku.

REKLAMA

Fiskus przegrał przez własny błąd. Podatnik uniknął 84 tys. zł podatku, bo urzędnicy nie znali terminu przedawnienia

Fundacja wygrała przed WSA w Gliwicach spór o 84 tys. zł podatku, bo fiskus nie zdążył przed upływem terminu przedawnienia. Kontrola trwała ponad 5 lat, a urzędnicy nie przestrzegali procedur. Sprawa pokazuje, że przepisy podatkowe działają w obie strony – także na korzyść podatnika.

W 2026 r. wdrożenie obowiązkowego KSeF - czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji obowiązkowej. Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?

Minister finansów zapowiada nowy podatek: W kogo uderzy?

Ministerstwo Finansów pracuje nad podatkiem dotyczącym odsetek od rezerwy obowiązkowej utrzymywanej przez banki w Narodowym Banku Polskim - poinformował minister finansów Andrzej Domański. Dodał, że przychody do budżetu w 2026 r. z tego tytułu mogłyby sięgnąć 1,5-2 mld zł.

Zwrot VAT: Tylko organ I instancji może przedłużyć termin – przełomowy wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi orzekł, że termin zwrotu VAT może zostać przedłużony wyłącznie przez organ I instancji i tylko w trakcie trwającego postępowania. Przedłużenie nie jest dopuszczalne po uchyleniu decyzji i przekazaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia.

REKLAMA

Prowizja w kryptowalutach bez podatku – do chwili wymiany? Ważny wyrok WSA

Rynek kryptowalut wciąż działa w cieniu nie zawsze jednoznacznych regulacji podatkowych. Zdarza się, że firmy technologiczne muszą podejmować decyzje biznesowe bez jasnych odpowiedzi na pytania o moment powstania przychodu, zasady wyceny aktywów czy klasyfikację źródeł dochodu. Wiele osób sądzi, że rozporządzenie MICA kompleksowo reguluje cały rynek kryptoaktywów, podczas gdy w rzeczywistości nie dotyczy kwestii podatkowych. Wydawałoby się, że postępująca legislacja europejska rozwiązuje obecnie więcej problemów niż dotychczas, ale niestety nadal jeszcze pozostają pewne niejasne strefy. Jednym z takich obszarów jest rozliczanie prowizji pobieranych w kryptowalutach, szczególnie gdy nie towarzyszy im bezpośrednia płatność. Właśnie ten problem trafił pod ocenę Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA) w Gdańsku.

Obowiązkowy KSeF: podatnicy zwolnieni z VAT nie będą chcieli faktur ustrukturyzowanych?

Podatnicy zwolnieni od VAT nie będą zainteresowani ”udostępnianiem” im w KSeF faktur ustrukturyzowanych – pisze profesor Witold Modzelewski. I wyjaśnia dlaczego.

REKLAMA