REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczenie księgowe delegacji zagranicznych w organizacji non profit

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Hanna Stefańska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Organizacje pozarządowe coraz częściej kierują swoich pracowników i współpracowników na wyjazdy zagraniczne. Zasady zwrotu kosztów takich podróży powinny zostać określone przez organizację w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania, albo w umowie o pracę lub w innym dokumencie wewnętrznym. W przeciwnym wypadku obowiązują zasady określone w rozporządzeniu dotyczącym pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (dalej: rozporządzenie MPiPS) określa wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży. W przypadku podróży zagranicznej określa walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na noclegi w poszczególnych krajach oraz warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

 

Kurs walutowy przy rozliczaniu podróży zagranicznych>>

 

REKLAMA

W przypadku pozostałych podmiotów - np. organizacji pozarządowych - można ustalić inne zasady rozliczania wyjazdów służbowych, z tym że:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• diety nie mogą być ustalone poniżej kwoty określonej dla sfery budżetowej,

• sposób i zasady zwrotu innych wydatków (np. zwrot kosztów podróży wg stawki za kilometr) mogą być ustalone dowolnie przez pracodawcę,

• jeżeli kwota zwrotu kosztów podróży, wynikająca z zasad ustalonych przez pracodawcę, będzie wyższa niż wynika z zasad określonych dla sfery budżetowej (np. wyższa dieta lub stawka za km), to nadwyżka będzie objęta podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Jakie świadczenia przysługują pracownikowi za delegację zagraniczną

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

• diety,

• zwrot kosztów przejazdów i dojazdów,

• noclegów,

• innych wydatków - określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Wysokość diety zależy od kraju, do którego odbywa się podróż, i ustalona jest w załączniku do rozporządzenia MPiPS.

Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:

• za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,

• za niepełną dobę:

- do 8 godzin przysługuje 1/3 diety,

- 8-12 godzin - przysługuje 1/2 diety,

- powyżej 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie przsyługuje odpowiednio na:

• śniadanie - 15% diety,

• obiad - 30% diety,

• kolację - 30% diety,

• inne wydatki - 25% diety.

Jeżeli pracownik otrzyma za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej) - przysługuje 25% diety. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli jednak ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Oddelegowanemu przysługuje zwrot kosztów noclegów udokumentowanych rachunkami do wysokości limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. W przypadku braku rachunków za noclegi przysługuje 25% limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. Pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów za noclegi, jeżeli za granicą ma zapewnione bezpłatne zakwaterowanie.

Pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu wraz z opłatami dodatkowymi i uwzględnia przysługujące pracownikowi ulgi.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem stanowiącym własność pracownika. Wówczas zwrot kosztów podróży odbywa się według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych przez pracodawcę na podstawie przepisów w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy.

 

Udokumentowanie używania przez organizację prywatnego samochodu pracownika>>

 

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu do/z dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

Dodatkowo na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej. Ryczałty nie przysługują w przypadku podróży samochodem, przy pokrywaniu kosztów przez stronę zagraniczną, lub jeżeli nie zachodzi potrzeba dojazdu.

Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25% diety. W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej, zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych i zakupu okularów.

Jak liczyć czas pobytu pracownika w delegacji

Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

• lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę, do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,

• lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju, do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,

• morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego, do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Czy wolontariuszom można pokrywać koszty wyjazdów zagranicznych

Za wszystkie podróże wolontariuszom przysługuje zwrot kosztów, w przypadku gdy wyjazd odbył się w celu realizacji zadań jednostki. Jednak aby wolontariusz nie zapłacił z tego tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, wydatki związane z wyjazdem nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu oraz nie mogą przekroczyć wysokości limitów określonych w rozporządzeniu dotyczącym pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej. Diety i zwrot kosztów dojazdu pracowników i osób niebędących pracownikami nie wchodzą również do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne oraz składki zdrowotnej.

Jak rozliczyć delegację zagraniczną

Osoba wyjeżdżająca może otrzymać zaliczkę w walucie obcej na pokrycie niezbędnych wydatków związanych z podróżą. Za jej zgodą zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej zaliczki w walucie obcej. Pracownik ma obowiązek rozliczenia kosztów wyjazdu w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży w walucie pobranej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej. Do rozliczenia kosztów podróży należy dołączyć rachunki potwierdzające poniesione wydatki. W przypadku gdy uzyskanie rachunków nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o wysokości poniesionych wydatków oraz o przyczynie braku rachunków.Rozliczenie zaliczki zagranicznej składa się z dwóch etapów: wydatki poniesione w podróży na terenie kraju oraz w kraju docelowym.

PRZYKŁAD Celem statutowym Stowarzyszenia CIS jest pomoc osobom, które znalazły się w trudnej dla siebie sytuacji życiowej. Wolontariusz Jan Kowalski odbył podróż na konferencję tematyczną w Paryżu. Spotkanie odbyło się w dniach 22-24 czerwca 2009 r. Uczestnik otrzymał od stowarzyszenia zaliczkę w wysokości 200 euro. Zostały dla niego zakupione bilety lotnicze w obie strony: wylot do Paryża - 22 czerwca o godzinie 7.15, przylot do Warszawy - 24 czerwca o 19.45. Jan Kowalski wyruszył z domu o godzinie 4.00. Z podróży wrócił o godz. 21.00. Organizatorzy zapewnili hotel bez wyżywienia. Wypłacone świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów oraz zostały poniesione w celu realizacji zadań organizacji.

1. Wypłata zaliczki:

Zakupiono w banku 200 euro po kursie sprzedaży - 4,6411 zł i przyjęto do kasy:

200 euro × 4,6411 zł = 928,22 zł.

Księgowania

• Przyjęcie do kasy:

Wn „Kasa walutowa” 928,22 zł

Ma „Kasa” 928,22 zł

• Wypłata zaliczki:

Wn „Rozrachunki z wolontariuszami” 928,22 zł

Ma „Kasa walutowa” 928,22 zł

2. Rozliczenie kosztów podróży poza granicami kraju - 3 lipca 2009 r.:

• Czas podróży - część krajowa:

- 22 czerwca, od godz. 4.00 do 7.15, tj. 3,15 godziny,

- 24 czerwca, od godz. 19.45 do godz. 21.00, 1,15 godziny.

Ponieważ krajowa część podróży trwała poniżej 8 godzin, wolontariusz nie otrzymał z tego tytułu żadnego zwrotu.

• Czas podróży - część zagraniczna:

- 22 czerwca, od godz. 7.15 do 24 czerwca do godz. 19.45 = 2 doby, tj. 12 godzin i 30 minut.

3. Wysokość diety za dobę podróży oraz limitu na nocleg w hotelu:

Dieta = 3 x 45 euro = 135 euro

Ryczałt za dojazdy = 3 x 4,50 euro = 13,50 euro

Opłaty lotniskowe = 20 euro

Razem: 168,50 euro.

4. Rozliczenie kosztów delegacji według kursu z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia:

Średni kurs NBP z 2 lipca 2009 r. (tabela nr 127/A/NBP/2009) = 4,3719 zł.

168,50 euro x 4,3719 zł = 736,67 zł.

Wykorzystana zaliczka wg kursu historycznego:

168,50 euro x 4,6411 zł = 782,03 zł.

Różnice kursowe: 782,03 zł - 736,67 zł = 45,36 zł.

Księgowania

Wn „Koszty administracyjne” 736,67 zł

Wn „Koszty finansowe” 45,36 zł

Ma „Rozrachunki z wolontariuszami” 782,03 zł

5. Zwrot niewykorzystanej zaliczki:

200 euro - 168,50 euro = 31,50 euro

31,50 euro × 4,6411 zł = 146,19 zł.

Księgowania

Wn „Kasa walutowa” 146,19 zł

Ma „Rozrachunki z wolontariuszami” 146,19 zł

6. Sprzedaż pozostałej z rozliczenia delegacji waluty w kantorze. Kurs faktycznie zastosowany w tej transakcji wynosił 4,3950 zł:

31,50 euro x 4,3950 zł = 138,44 zł.

Księgowania

Wn „Kasa złotówkowa” 138,44 zł

Ma „Kasa walutowa” 138,44 zł

7. Rozliczenie różnic kursowych:

(4,3950 zł - 4,6411 zł) x 31,50 euro = - 7,75 zł

Księgowania

Wn „Koszty finansowe” 7,75 zł

Ma „Kasa walutowa” 7,75 zł

HANNA STEFAŃSKA

Podstawy prawne:

- ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 115, poz. 958

- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju - Dz.U. Nr 236, poz. 1991; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 186, poz. 1555

- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 91, poz. 742

- ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 79, poz. 666

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

REKLAMA

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

REKLAMA

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

REKLAMA