REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczenie księgowe delegacji zagranicznych w organizacji non profit

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Hanna Stefańska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Organizacje pozarządowe coraz częściej kierują swoich pracowników i współpracowników na wyjazdy zagraniczne. Zasady zwrotu kosztów takich podróży powinny zostać określone przez organizację w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania, albo w umowie o pracę lub w innym dokumencie wewnętrznym. W przeciwnym wypadku obowiązują zasady określone w rozporządzeniu dotyczącym pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (dalej: rozporządzenie MPiPS) określa wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży. W przypadku podróży zagranicznej określa walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na noclegi w poszczególnych krajach oraz warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

REKLAMA

Autopromocja

 

Kurs walutowy przy rozliczaniu podróży zagranicznych>>

 

W przypadku pozostałych podmiotów - np. organizacji pozarządowych - można ustalić inne zasady rozliczania wyjazdów służbowych, z tym że:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• diety nie mogą być ustalone poniżej kwoty określonej dla sfery budżetowej,

• sposób i zasady zwrotu innych wydatków (np. zwrot kosztów podróży wg stawki za kilometr) mogą być ustalone dowolnie przez pracodawcę,

• jeżeli kwota zwrotu kosztów podróży, wynikająca z zasad ustalonych przez pracodawcę, będzie wyższa niż wynika z zasad określonych dla sfery budżetowej (np. wyższa dieta lub stawka za km), to nadwyżka będzie objęta podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Jakie świadczenia przysługują pracownikowi za delegację zagraniczną

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

• diety,

• zwrot kosztów przejazdów i dojazdów,

• noclegów,

• innych wydatków - określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Wysokość diety zależy od kraju, do którego odbywa się podróż, i ustalona jest w załączniku do rozporządzenia MPiPS.

Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:

• za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,

• za niepełną dobę:

- do 8 godzin przysługuje 1/3 diety,

- 8-12 godzin - przysługuje 1/2 diety,

- powyżej 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie przsyługuje odpowiednio na:

• śniadanie - 15% diety,

• obiad - 30% diety,

• kolację - 30% diety,

• inne wydatki - 25% diety.

REKLAMA

Jeżeli pracownik otrzyma za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej) - przysługuje 25% diety. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli jednak ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Oddelegowanemu przysługuje zwrot kosztów noclegów udokumentowanych rachunkami do wysokości limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. W przypadku braku rachunków za noclegi przysługuje 25% limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. Pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów za noclegi, jeżeli za granicą ma zapewnione bezpłatne zakwaterowanie.

Pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu wraz z opłatami dodatkowymi i uwzględnia przysługujące pracownikowi ulgi.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem stanowiącym własność pracownika. Wówczas zwrot kosztów podróży odbywa się według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych przez pracodawcę na podstawie przepisów w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy.

 

Udokumentowanie używania przez organizację prywatnego samochodu pracownika>>

 

REKLAMA

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu do/z dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

Dodatkowo na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej. Ryczałty nie przysługują w przypadku podróży samochodem, przy pokrywaniu kosztów przez stronę zagraniczną, lub jeżeli nie zachodzi potrzeba dojazdu.

Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25% diety. W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej, zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych i zakupu okularów.

Jak liczyć czas pobytu pracownika w delegacji

Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

• lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę, do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,

• lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju, do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,

• morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego, do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Czy wolontariuszom można pokrywać koszty wyjazdów zagranicznych

Za wszystkie podróże wolontariuszom przysługuje zwrot kosztów, w przypadku gdy wyjazd odbył się w celu realizacji zadań jednostki. Jednak aby wolontariusz nie zapłacił z tego tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, wydatki związane z wyjazdem nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu oraz nie mogą przekroczyć wysokości limitów określonych w rozporządzeniu dotyczącym pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej. Diety i zwrot kosztów dojazdu pracowników i osób niebędących pracownikami nie wchodzą również do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne oraz składki zdrowotnej.

Jak rozliczyć delegację zagraniczną

Osoba wyjeżdżająca może otrzymać zaliczkę w walucie obcej na pokrycie niezbędnych wydatków związanych z podróżą. Za jej zgodą zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej zaliczki w walucie obcej. Pracownik ma obowiązek rozliczenia kosztów wyjazdu w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży w walucie pobranej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej. Do rozliczenia kosztów podróży należy dołączyć rachunki potwierdzające poniesione wydatki. W przypadku gdy uzyskanie rachunków nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o wysokości poniesionych wydatków oraz o przyczynie braku rachunków.Rozliczenie zaliczki zagranicznej składa się z dwóch etapów: wydatki poniesione w podróży na terenie kraju oraz w kraju docelowym.

PRZYKŁAD Celem statutowym Stowarzyszenia CIS jest pomoc osobom, które znalazły się w trudnej dla siebie sytuacji życiowej. Wolontariusz Jan Kowalski odbył podróż na konferencję tematyczną w Paryżu. Spotkanie odbyło się w dniach 22-24 czerwca 2009 r. Uczestnik otrzymał od stowarzyszenia zaliczkę w wysokości 200 euro. Zostały dla niego zakupione bilety lotnicze w obie strony: wylot do Paryża - 22 czerwca o godzinie 7.15, przylot do Warszawy - 24 czerwca o 19.45. Jan Kowalski wyruszył z domu o godzinie 4.00. Z podróży wrócił o godz. 21.00. Organizatorzy zapewnili hotel bez wyżywienia. Wypłacone świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów oraz zostały poniesione w celu realizacji zadań organizacji.

1. Wypłata zaliczki:

Zakupiono w banku 200 euro po kursie sprzedaży - 4,6411 zł i przyjęto do kasy:

200 euro × 4,6411 zł = 928,22 zł.

Księgowania

• Przyjęcie do kasy:

Wn „Kasa walutowa” 928,22 zł

Ma „Kasa” 928,22 zł

• Wypłata zaliczki:

Wn „Rozrachunki z wolontariuszami” 928,22 zł

Ma „Kasa walutowa” 928,22 zł

2. Rozliczenie kosztów podróży poza granicami kraju - 3 lipca 2009 r.:

• Czas podróży - część krajowa:

- 22 czerwca, od godz. 4.00 do 7.15, tj. 3,15 godziny,

- 24 czerwca, od godz. 19.45 do godz. 21.00, 1,15 godziny.

Ponieważ krajowa część podróży trwała poniżej 8 godzin, wolontariusz nie otrzymał z tego tytułu żadnego zwrotu.

• Czas podróży - część zagraniczna:

- 22 czerwca, od godz. 7.15 do 24 czerwca do godz. 19.45 = 2 doby, tj. 12 godzin i 30 minut.

3. Wysokość diety za dobę podróży oraz limitu na nocleg w hotelu:

Dieta = 3 x 45 euro = 135 euro

Ryczałt za dojazdy = 3 x 4,50 euro = 13,50 euro

Opłaty lotniskowe = 20 euro

Razem: 168,50 euro.

4. Rozliczenie kosztów delegacji według kursu z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia:

Średni kurs NBP z 2 lipca 2009 r. (tabela nr 127/A/NBP/2009) = 4,3719 zł.

168,50 euro x 4,3719 zł = 736,67 zł.

Wykorzystana zaliczka wg kursu historycznego:

168,50 euro x 4,6411 zł = 782,03 zł.

Różnice kursowe: 782,03 zł - 736,67 zł = 45,36 zł.

Księgowania

Wn „Koszty administracyjne” 736,67 zł

Wn „Koszty finansowe” 45,36 zł

Ma „Rozrachunki z wolontariuszami” 782,03 zł

5. Zwrot niewykorzystanej zaliczki:

200 euro - 168,50 euro = 31,50 euro

31,50 euro × 4,6411 zł = 146,19 zł.

Księgowania

Wn „Kasa walutowa” 146,19 zł

Ma „Rozrachunki z wolontariuszami” 146,19 zł

6. Sprzedaż pozostałej z rozliczenia delegacji waluty w kantorze. Kurs faktycznie zastosowany w tej transakcji wynosił 4,3950 zł:

31,50 euro x 4,3950 zł = 138,44 zł.

Księgowania

Wn „Kasa złotówkowa” 138,44 zł

Ma „Kasa walutowa” 138,44 zł

7. Rozliczenie różnic kursowych:

(4,3950 zł - 4,6411 zł) x 31,50 euro = - 7,75 zł

Księgowania

Wn „Koszty finansowe” 7,75 zł

Ma „Kasa walutowa” 7,75 zł

HANNA STEFAŃSKA

Podstawy prawne:

- ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 115, poz. 958

- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju - Dz.U. Nr 236, poz. 1991; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 186, poz. 1555

- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 91, poz. 742

- ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 79, poz. 666

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

REKLAMA

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA