Kurs walutowy przy rozliczaniu podróży zagranicznych

REKLAMA
REKLAMA
W przypadku rozliczania zagranicznych podróży służbowych pracowników przy przeliczeniu waluty obcej na złote należy przyjmować kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktur dokumentujących daną podróż służbową. Jak wynika z listu, fundacja rozlicza różnice kursowe na podstawie art. 15a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: updop). W przypadku gdy pracownik otrzyma lub zwróci zaliczkę na delegację służbową w złotówkach, nie dochodzi do powstania różnic kursowych określonych w art. 15a updop.
REKLAMA
W celu prawidłowego wykazania w złotówkach kosztu uzyskania przychodu wyrażonego w walucie obcej należy najpierw prawidłowo określić dzień jego poniesienia, a następnie zastosować odpowiedni kurs średni ogłaszany przez NBP.
REKLAMA
Pojęcie dnia poniesienia kosztu definiuje art. 15 ust. 4e updop. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów (z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4f-4h updop) uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku) - z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
Powyższe oznacza, że ujęcie (zaksięgowanie) kosztu w księgach rachunkowych określa datę powstania kosztu podatkowego. Z kolei przepisy o rachunkowości wskazują, na który dzień ujmuje się w księgach rachunkowych koszt, a co za tym idzie - decydują o dacie poniesienia kosztu podatkowego (z zastrzeżeniem rezerw i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów).
Koszt podatkowy powstaje zatem w dniu faktycznego zaksięgowania kosztu w księgach rachunkowych, a nie w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej (tj. np. w dniu wystawienia faktury).
REKLAMA
Koszty zagranicznych podróży służbowych są zaliczane do kosztów pośrednich i ma do nich zastosowanie art. 15 ust. 4d updop. Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącane w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego - to stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Za koszt poniesiony, o którym mowa w art. 15a ust. 2 i 3 updop, uważa się koszt wynikający z otrzymanej faktury (rachunku) albo innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku). Dniem zapłaty jest z kolei dzień uregulowania zobowiązań w jakiejkolwiek formie - w tym w wyniku potrącenia wierzytelności (art. 15a ust. 7 updop).
Z tego względu przy ustaleniu różnic kursowych należy uwzględniać dzień wystawienia faktury. Do ustalenia różnic kursowych przyjmuje się bowiem koszt poniesiony, wynikający z faktury (rachunku) lub innego dowodu.
Oznacza to, że przy przeliczeniu waluty obcej na złote należy przyjmować kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury (a nie np. z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji przez pracownika).
Warto zaznaczyć, że dla celów podatkowych możliwe jest przyjęcie faktycznie zastosowanych kursów walut (np. kursów kantorowych). Jednak w przypadku gdy faktycznie przyjęty kurs będzie odbiegał o więcej niż 5% od kursu średniego NBP, wówczas organ podatkowy będzie miał prawo wezwać strony umowy do zmiany przyjętego kursu lub wskazania przyczyn uzasadniających zastosowanie danego kursu waluty.
Przy przeliczeniu poniesionego kosztu w praktyce najczęściej stosuje się jednolity kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Kursem właściwym do przeliczenia kosztu wyrażonego w walucie obcej jest zatem w takim przypadku średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktur dokumentujących podróż służbową pracownika.
Fundacja wybrała metodę ustalania podatkowych różnic kursowych na podstawie art. 15a updop (art. 9b ust. 1 pkt 1 updop). Przypomnijmy, że dodatnie różnice kursowe zwiększają przychody, zaś ujemne różnice kursowe powiększają koszty uzyskania przychodów. W tym przypadku różnice kursowe mogą wynikać z różnicy pomiędzy wartością kosztu przeliczonego na dzień wystawienia faktury (według kursu średniego NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury) a wartością tego kosztu przeliczonego odpowiednio na dzień otrzymania zaliczki lub zwrotu przez fundację poniesionych przez pracownika wydatków na podstawie tej faktury (według kursu faktycznie zastosowanego).
Pozostałe różnice kursowe z tytułu podróży służbowej mogą ewentualnie powstać jako różnice kursowe związane z wpływem lub wypływem własnych środków w walucie obcej (art. 15a ust. 2 pkt 3 i ust. 3 pkt 3 updop). W takim przypadku różnice kursowe powstają w dacie rozliczenia przez pracownika podróży służbowej - z uwzględnieniem wypływu waluty obcej w dniu ewentualnego przekazania zaliczki na poczet podróży służbowej. Walutę obcą przelicza się po kursach faktycznie zastosowanych. Jeżeli w tych sytuacjach przy obliczaniu wartości różnic kursowych nie jest możliwe uwzględnienie faktycznie zastosowanego kursu waluty w danym dniu, przyjmuje się kurs średni ogłaszany przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego ten dzień (art. 15a ust. 4 updop).
PODSTAWOWYM WARUNKIEM POWSTANIA RÓŻNIC KURSOWYCH JEST ŁĄCZNE WYSTĄPIENIE DWÓCH ELEMENTÓW:
• wyrażania kosztu w walucie obcej oraz
• zapłaty, bądź uregulowania zobowiązania w jakiejkolwiek formie, również w walucie obcej.
Powstanie różnic kursowych, które skutkują odpowiednio zwiększeniem przychodów lub zwiększeniem kosztów podatkowych, jest zatem uzależnione każdorazowo od faktycznego transferu środków pieniężnych w walutach obcych. Natomiast w sytuacji gdy pracownik otrzyma zaliczkę w złotówkach lub zwróci zaliczkę w złotówkach, nie wystąpi jeden z dwóch wymienionych warunków. Z tego względu należy uznać, że w takiej sytuacji nie powstają różnice kursowe określone w art. 15a updop.
Podstawa prawna:
- ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 3, poz. 11
REKLAMA
REKLAMA