Ewidencja przekazania darów rzeczowych

Stowarzyszenia i fundacje korzystają z różnorodnych źródeł finansowania swej działalności. Przychody organizacji pozarządowych powinny być rozdzielone na nieodpłatne i odpłatne przychody statutowe oraz przychody z działalności gospodarczej.

Ważnym źródłem przychodów organizacji są darowizny. Osoba prywatna lub firma (płacąca podatek dochodowy) może przekazać darowiznę stowarzyszeniu, fundacji lub organizacji kościelnej, działającym na rzecz określonych celów społecznych albo na cele kultu religijnego. Cele te (nazywane również „sferą zadań publicznych”) określa ustawa z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. W przypadku darowizny rzeczowej lub usługi potwierdzeniem ich otrzymania jest dokument przekazania tej darowizny oraz dokumenty potwierdzające faktyczne wydatki związane z tą darowizną. Darowizna pieniężna powinna być udokumentowana dowodem wpłaty na rachunek bankowy obdarowanej organizacji.

Organizacja powinna mieć regulamin zawierający zasady przechowywania, rozdzielania i ewidencji darów rzeczowych.

W celu prawidłowego przyjęcia darów pod względem ilościowym i wartościowym od darczyńcy powinna zostać powołana komisja, do obowiązków której należy:

• sprawdzenie dokumentów dostawy pod względem zgodności ilości wykazanej w dokumencie dostawy z ilością faktyczną (dokonuje się tego najczęściej razem z darczyńcą lub z dostawcą towaru),

• sporządzenie protokołu przyjęcia w obecności darczyńcy, przedstawiciela darczyńcy lub dostawcy oraz magazyniera, który przyjmuje darowiznę na stan magazynowy, lub innej osoby upoważnionej do przyjmowania darowizn,

• po dokonaniu przyjęcia na podstawie protokołu - przystąpienie do wyceny przyjętej darowizny, biorąc za jej podstawę obowiązujące ceny w kraju identycznych lub zbliżonych przeznaczeniem i wartością użytkową artykułów i przedmiotów.

Na podstawie protokołu przyjęcia, magazynier powinien przyjąć na stan magazynowy wymienione artykuły, wystawiając dokument magazynowy „Pz”.

UWAGA!

Dostawy darów w naturze od darczyńców lub dostawców, potwierdzone dokumentami dostawy zawierającymi określenie dostarczonego towaru, ilości, ceny i wartości, nie podlegają protokolarnemu przyjęciu przez komisję - podlegają natomiast przejęciu na stan magazynowy na podstawie wymienionych dowodów dostawy.

W przypadku stwierdzenia różnic między dowodami dostawy a dostawą darów w naturze należy sporządzić opisowy protokół różnic i protokół przyjęcia darów w naturze.

Dary otrzymane od darczyńców lub dostawców przechowywane są w magazynie organizacji i obciążają ilościowo-wartościowo magazyniera do czasu ich wydania do używania. Dary mogą być wydawane z magazynu wyłącznie na podstawie dowodów określonych w Instrukcji obiegów dokumentów „Rw”.

Otrzymane dary podlegają ewidencji ilościowo-wartościowej i księguje się je zapisem:

• Wn konto 310 „Materiały” lub 330 „Towary”,

• Ma konto 761 „Pozostałe przychody operacyjne”.

Dowodem stanowiącym podstawę dokonania ww. księgowania jest protokół przyjęcia darów lub oryginalny dokument dostawy, wraz z dokumentem magazynowym przyjęcia na stan „Pz”.

Rozchód darów ujmuje się na podstawie wystawionych dokumentów rozchodu magazynowego „Rw”:

• Wn 410 „Zużycie materiałów i energii”,

• Ma konto 310 „Materiały” lub 330 „Towary”.

Jednocześnie należy dokonać księgowań rozchodu w kartach kontowych ilościowo-wartościowych.

Koszty i przychody dotyczące działalności operacyjnej jednostki związane z przekazaniem lub otrzymaniem nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny aktywów, zalicza się do pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych.

PrzykładStowarzyszenie CIS rozpoczęło zbiórkę darów na rzecz powodzian.

Od lokalnych przedsiębiorców uzyskało:

• 1500 opakowań proszku do prania wycenionych po 30,00 zł = 45 000,00 zł

• 1000 kartonów mydła wycenionych po 10,00 zł = 10 000,00 zł

Ewidencja przyjęcia

Wn konto 310 „Materiały” 55 000,00 zł

Ma konto 761 „Pozostałe przychody operacyjne” 55 000,00 zł

Natychmiast po przyjęciu i zaewidencjonowaniu darów stowarzyszenie rozpoczęło ich rozdawanie.

Pięćdziesięciu powodzian otrzymało po:

• kartonie mydła 50 x 10,00 zł = 500,00 zł

• opakowaniu proszku do prania 50 × 30,00 zł = 1 500,00 zł

Ewidencja wydania

Wn konto 310 „Materiały” 2 000,00 zł

Ma konto 761 „Pozostałe przychody operacyjne” 2 000,00 zł

Istnieje możliwość, że organizacja nieprowadząca gospodarki magazynowej otrzyma nieodpłatnie dary rzeczowe, które wydaje bezpośrednio do zużycia. Wówczas w księgach rachunkowych należy dokonać następującego zapisu:

• Wn 400 „Koszty według rodzajów”,

• Ma 761 „Pozostałe przychody operacyjne”.

Hanna Stefańska

Podstawy prawne:

- ustawa z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie - Dz.U. Nr 96, poz. 873; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 28, poz. 146

- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 47, poz. 278

Więcej na ten temat w Poradniku Organizacji Non Profit