REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przygotowanie jednostek non profit do zamknięcia bieżącego roku obrotowego - prace przygotowawcze

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Maria Hass-Symotiuk
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Sporządzenie sprawozdania finansowego poprzedzają prace przygotowawcze. Zalicza się do nich w szczególności: przygotowanie i przeprowadzenie inwentaryzacji, dokonanie analizy kompletności i zgodności zapisów na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych z obowiązującymi zasadami prowadzenia rachunkowości oraz poprawienie zapisów błędnych, zapewnienie poprawności wyceny poszczególnych składników aktywów i pasywów, dokonanie zamknięcia kont na koniec roku obrotowego.

W poprzednim numerze RNP zostały przedstawione terminy, w jakich należy przeprowadzić poszczególne czynności związane z zamknięciem roku. W tym artykule zostały szczegółowo opisane prace przygotowawcze poprzedzające sporządzenie sprawozdania.

Inwentaryzacja

Zgodność danych ujętych w księgach rachunkowych z danymi faktycznymi zapewnia inwentaryzacja. Przeprowadzenie inwentaryzacji jest obowiązkiem każdej jednostki, który wynika z ustawy o rachunkowości. Odpowiedzialność w tym zakresie spoczywa na kierowniku jednostki, który powinien wydać stosowne zarządzenie, określające:

- rodzaj składników objętych spisem z natury,

- termin (dzień), na jaki będzie dokonywana inwentaryzacja,

- datę przeprowadzenia spisu,

- skład komisji spisowej oraz

- sposób rozliczenia inwentaryzacji.

Jej przeprowadzenie jest warunkiem uznania sprawozdania finansowego za rzetelne i wiarygodne. Warto dodać, że uor określa, które składniki aktywów i pasywów, w jakich terminach i za pomocą jakich metod należy inwentaryzować. Wymagania w tym zakresie obrazuje tabela 1.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Zadaniem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistych stanów składników majątkowych i ich porównanie z danymi ewidencyjnymi, ustalenie, wyjaśnienie i rozliczenie różnic w taki sposób, aby stan księgowy został doprowadzony do stanu rzeczywistego. W wypadku stwierdzenia różnic konieczne jest ustalenie ich przyczyn, miejsc występowania i osób odpowiedzialnych oraz dokonanie rozliczeń, aby urealnić stany księgowe (doprowadzić je do zgodności ze stanami faktycznymi). Ewidencja i rozliczenie inwentaryzacji polega na ujęciu w księgach rachunkowych stwierdzonych różnic ilościowych i wartościowych (niedoborów i szkód oraz nadwyżek, ich kompensat) wraz ze sposobem wyrównywania tych różnic. Przy tym ujawnione w toku inwentaryzacji różnice należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.

Przeprowadzając inwentaryzację, należy zwrócić szczególną uwagę na:

- przestrzeganie terminów jej przeprowadzenia,

- objęcie inwentaryzacją wszystkich składników aktywów i pasywów (także należności spornych, rozrachunków publicznoprawnych, rozliczeń międzyokresowych czynnych i biernych, rozliczeń z pracownikami itp.) przy zastosowaniu właściwych metod,

- prawidłowe wypełnianie arkuszy spisowych, które są drukami ścisłego zarachowania (dlatego nie można dokonywać w nich żadnych poprawek),

- dokonywaną ocenę przydatności ekonomicznej zapasów (zapasy uszkodzone, nadmierne, zbędne), co ułatwi ewentualne odpisy aktualizujące,

- prawidłowe ustalanie różnic inwentaryzacyjnych, ich wycenę oraz właściwe kwalifikowanie tych różnic do niedoborów i szkód zawinionych lub niezawinionych,

- dokonywanie kompensat niedoborów z nadwyżkami tylko w odniesieniu do towarów spełniających następujące warunki: gdy istnieje podobieństwo między kompensowanymi materiałami, towarami, różnice dotyczą tego samego magazynu i tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej oraz gdy składniki dotyczą tego samego spisu z natury, przy czym kompensuje się mniejsze ilości niedoboru lub nadwyżki, i to według niższej ceny.

Badanie kompletności ujęcia operacji gospodarczych

Ważnym etapem zamknięcia ksiąg rachunkowych jest badanie kompletności ujęcia w nich wszystkich operacji gospodarczych dotyczących roku obrotowego oraz dokonanie analizy sald kont księgi głównej.

Polega to na sprawdzaniu, czy nie występują operacje dotyczące roku obrotowego nieudokumentowane, dla których brak jest dowodów zewnętrznych. W takim wypadku należy wystawić własne dowody zastępcze i zaewidencjonować te operacje.

Następnie dokonuje się uzgadniania obrotów i sald kont syntetycznych. W tym celu konieczne jest zbadanie:

- prawidłowości rozliczenia wynagrodzeń oraz narzutów na wynagrodzenia (np. składek ZUS i na ubezpieczenie zdrowotne) w powiązaniu z ich rozliczeniem w koszty działalności statutowej, koszty działalności gospodarczej czy koszty administracyjne,

- właściwej kwalifikacji kosztów związanych z adaptacją, ulepszeniem lub remontami środków trwałych (np. lokali),

- prawidłowości stosowanych zasad naliczenia i ewidencji umorzenia i amortyzacji środków trwałych (w tym także obiektów o niskiej jednostkowej wartości nieprzekraczającej 3500 zł) oraz wartości niematerialnych i prawnych z przyjętymi w polityce rachunkowości,

- prawidłowości wyceny walut obcych i ustalania różnic kursowych, dotyczących sprzedaży walut obcych w ciągu roku i na dzień bilansowy, przy prowadzeniu własnego rachunku walutowego,

- obrotów i sald kont dotyczących rozrachunków (z kontrahentami, publicznoprawnych, ustalenie wielkości należności i zobowiązań), „Rozliczenia zakupu” (określenie dostaw niefakturowanych, materiałów w drodze), „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”, „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”,

- podziału sald należności i zobowiązań na krótko- i długoterminowe,

- prawidłowości ujęcia wszystkich kosztów i przychodów dotyczących roku obrotowego i ich przyporządkowania do poszczególnych rodzajów działalności - statutowej (odpłatna, nieodpłatna), gospodarczej, do kosztów administracyjnych i ustalenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych (w jednostkach non profit prowadzących działalność gospodarczą), której efekty nie są przekazywane na działalność statutową,

- utworzenia rezerw na przyszłe zobowiązania z tytułu udzielonych gwarancji, poręczeń operacji kredytowych (w jednostkach non profit respektujących zasadę ostrożnej wyceny).

Do analizy poszczególnych kont syntetycznych można wykorzystać różne dokumenty, takie jak: spisy inwentaryzacyjne, dane ewidencji analitycznej, potwierdzenia sald, akty prawne, statut jednostki, umowy zawarte z bankiem, kontrahentami itp.

Następnie uzgadnia się salda kont analitycznych z saldami kont syntetycznych oraz ustala się ich charakter (debetowe, kredytowe). W tym celu wykorzystuje się zestawienie obrotów i sald (albo tylko sald) kont analitycznych. Zestawienie to należy sporządzać odrębnie do każdego konta syntetycznego. Ustawa o rachunkowości nakłada na wszystkie jednostki prowadzące księgi rachunkowe obowiązek przygotowania bilansu próbnego (zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej). Umożliwia on sprawdzenie prawidłowości otwarcia kont księgowych oraz ujawnienie błędów popełnionych podczas ewidencji, a spowodowanych naruszeniem zasady podwójnego zapisu.

Przykładowe zestawienie obrotów i sald przedstawia tabela 2.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Powinno to nastąpić co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych (to jest na dzień bilansowy). W tym celu do każdego konta syntetycznego (bilansowego lub wynikowego), do którego prowadzi się ewidencję szczegółową (zwłaszcza w przypadkach określonych w art. 17 ust. 1 pkt 1-17), sporządza się zestawienie sald kont analitycznych (ksiąg pomocniczych). Powinno to nastąpić najpóźniej do 25 marca 2008 r. Jego celem jest porównanie zapisów dokonanych w księgach pomocniczych z zapisami na odpowiednich kontach księgi głównej.

Jeżeli na dzień bilansowy sporządza się załączniki do bilansu w formie zestawień (wykazów) sald kont analitycznych (wynikających z kont ksiąg pomocniczych), to załączniki te można uznać za wymagane ustawą o rachunkowości zestawienia sald kont analitycznych.

Muszą one obejmować wszystkie salda wynikające z ewidencji szczegółowej, prowadzonej do poszczególnych kont syntetycznych stosowanych przez jednostkę, oraz umożliwiać porównanie zapisów dokonanych w księgach pomocniczych z zapisami na odpowiednich kontach księgi głównej, jak też sprawdzenie zgodności analityki z syntetyką (to jest zgodności sumy sald wynikających z kont analitycznych z saldem danego konta syntetycznego).

Zestawienie sald ksiąg pomocniczych sporządza się także na dzień inwentaryzacji. Obejmuje ono wówczas tylko inwentaryzowaną grupę składników i umożliwia rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie (np. magazyniera, kasjera).

Należy podkreślić, że obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.

Warto dodać, że najpierw uzgadnia się łączną sumę obrotów, a następnie oblicza salda końcowe i uzgadnia je. W wypadku gdy łączne sumy obrotów będą równe, to sumy sald będą także równe (jeśli nie popełniono błędów przy ich obliczaniu).

Dowodem poprawności zapisów księgowych w ciągu okresu oraz świadectwem bezbłędności obliczeń jest zgodność sald wszystkich kont na początek i koniec okresu oraz zgodność obrotów debetowych i kredytowych.

Jeżeli zestawienie obrotów i sald jest sporządzane za pomocą komputera, to należy uwzględnić następujące wymagania ustawy o rachunkowości:

- wydruki (tabulogramy wynikowe) komputerowe powinny mieć automatycznie numerowane strony z oznaczeniem pierwszej i ostatniej,

- powinny być sumowane w sposób ciągły na kolejnych stronach,

- nie później niż na koniec roku obrotowego powinny być wydrukowane na papierze lub przeniesione na inny komputerowy nośnik danych, gwarantujący trwałość zawartych informacji przez okres (co najmniej 5 lat - art. 74 pkt 2) obowiązujący do przechowywania ksiąg rachunkowych.

Obroty wykazane narastająco od początku roku w tym zestawieniu powinny być zgodne z obrotami wynikającymi z dziennika, liczonymi w sposób ciągły.

Wycena bilansowa aktywów i pasywów

Na dzień kończący rok obrotowy należy dokonać także wyceny bilansowej aktywów i pasywów jednostki.

Ustawa o rachunkowości precyzuje sposoby wyceny poszczególnych składników majątkowych w ciągu roku obrotowego i na dzień bilansowy (por. tabela 3).

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Uwaga!

Jednostki non profit nieprowadzące działalności gospodarczej nie muszą respektować zasady ostrożnej wyceny. Oznacza to, że przy sporządzeniu sprawozdania finansowego mogą one stosować uproszczone zasady wyceny składników majątku oparte na kosztach historycznych, bez potrzeby zmiany wartości poszczególnych składników wynikającej ze zmiany warunków użytkowych czy ekonomicznych.

Uproszczenie to przejawia się w możliwości pominięcia takich elementów, jak:

- aktualizacja należności i innych składników majątku,

- zmniejszenie wartości użytkowej składników majątku niewynikających z odpisów amortyzacyjnych,

- rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń.

Jeżeli jednostka non profit posiada składniki majątkowe w walutach obcych, to na dzień bilansowy musi je przeliczyć po kursie średnim ustalonym dla danej waluty obcej przez NBP na ten dzień. Ustalone różnice kursowe należy odnieść na przychody finansowe (dodatnie różnice) lub koszty finansowe (ujemne różnice).

Po zakończeniu inwentaryzacji, rozliczeniu różnic, analizie obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych, dokonaniu odpowiednich korekt oraz wycenie bilansowej należy przeksięgować salda kont wynikowych. Konta wynikowe służą do ujmowania kosztów, przychodów, strat i zysków nadzwyczajnych. Ich salda nie są wykazywane w bilansie.

Warto dodać, że koszty i przychody powinny być ewidencjonowane stosownie do rodzajów działalności prowadzonej przez jednostkę non profit, co obrazuje tabela 4.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Umożliwi to ustalenie wyniku finansowego. Po zakończeniu roku obrotowego zapisy kont wynikowych przenosi się na „Wynik finansowy”. Na tej podstawie można przystąpić do sporządzenia sprawozdania finansowego w jednostce non profit.

Reasumując:

Sporządzenie sprawozdania finansowego poprzedzają prace przygotowawcze. Zalicza się do nich w szczególności:

- przygotowanie i przeprowadzenie inwentaryzacji składników aktywów i pasywów, skonfrontowanie danych inwentaryzacji ze stanami księgowymi, ustalenie i wyjaśnienie ewentualnych różnic, ich rozliczenie oraz wprowadzenie do ksiąg rachunkowych,

- dokonanie analizy kompletności i zgodności zapisów na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych z obowiązującymi zasadami prowadzenia rachunkowości oraz poprawienie zapisów błędnych,

- zapewnienie poprawności wyceny poszczególnych składników aktywów i pasywów, przeliczenie walut obcych oraz ustalenie różnic kursowych i ich ujęcie w księgach rachunkowych,

- dokonanie zamknięcia kont na koniec roku obrotowego.

Podstawy prawne:

- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

- ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847

- rozporządzenie Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej - Dz.U. Nr 137, poz. 1539

- rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2004 r. w sprawie obowiązku badania sprawozdań finansowych organizacji pożytku publicznego - Dz.U. Nr 285, poz. 2852

Maria Hass-Symotiuk

REKLAMA

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

REKLAMA

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia? [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA