Organizacja non profit rozlicza pracowników i współpracowników

Sławomir Liżewski

Płatnik będzie miał obowiązek dokonać rocznego rozliczenia podatku dochodowego pracownika na druku PIT-40, jeśli pracownik złożył przed 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym oświadczenie na druku PIT-12, z którego powinno wynikać, że podatnik, czyli pracownik (art. 37 ust. 1 updof):

• poza dochodami uzyskanymi od płatnika nie uzyskał dochodów z innych źródeł, przy czym ograniczenie to nie dotyczy dochodów:

- opodatkowanych zryczałtowanym podatkiem dochodowym (art. 30 i 30a updof),

- z kapitałów pieniężnych (art. 30b updof),

- opodatkowanych podatkiem liniowym według stawki 19% (art. 30c updof),

- z tytułu odpłatnego zbycia nieruchomości (art. 30e updof);

• nie korzysta z odliczeń, poza wymienionymi w art. 37 ust. 1a pkt 2-4 updof; chodzi tu o:

- potrącone w ciągu roku składki na ubezpieczenia społeczne,

- zwrócone płatnikowi nienależnie pobrane świadczenia, które uprzednio zwiększyły dochód do opodatkowania, jeżeli nie zostały one potrącone od dochodu przy poborze zaliczek,

- kwotę składek na ubezpieczenie zdrowotne pobranych w roku podatkowym,

- kwotę ulgi prorodzinnej, jeśli podatnik złoży oświadczenie, w którym stwierdzi, że spełnia warunki do odliczenia, wskaże liczbę dzieci, na które przysługuje odliczenie, a także wskaże prawidłowo obliczoną kwotę odliczenia;

• nie korzysta z możliwości opodatkowania dochodów na zasadach określonych w art. 6 ust. 2 lub 4 updof (tj. łącznie z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dzieci);

• nie ma obowiązku doliczenia kwot uprzednio odliczonych, z zastrzeżeniem art. 37 ust. 1a pkt 5 updof (chodzi tu o doliczenie zwrotu uprzednio zapłaconej i odliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne); z sytuacją taką możemy mieć do czynienia np. w przypadku zwrotu kwot odliczonych uprzednio w ramach ulgi podatkowej.

UWAGA!

Jeśli pracownik nie złożył płatnikowi informacji PIT-12 do 10 stycznia 2008 r., nie oznacza to, że płatnik nie ma możliwości rozliczenia go na druku PIT-40. W takiej sytuacji na prośbę pracownika możliwość dokonania takiego rozliczenia będzie zależała od indywidualnej decyzji organizacji jako płatnika.

Roczne obliczenie podatku PIT-40 należy sporządzić w terminie do końca lutego po upływie roku podatkowego i w tym samym terminie przekazać je podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika (art. 37 ust. 3 updof).

Jakie koszty uzyskania przychodów uwzględnia się w PIT-40

Koszty pracownicze

Jak wiadomo, w przypadku stosunku pracy lub stosunków pośrednich koszty uzyskania przychodów potrąca się w formie zryczałtowanej. W 2007 r. koszty te wynosiły:

W przypadku gdy pracownik dojeżdża do pracy z miejsca stałego lub czasowego zamieszkania, istnieje możliwość podwyższenia kosztów pracowniczych wykazanych w tabeli.

Należy pamiętać, że jeśli roczne pracownicze koszty uzyskania przychodów są niższe od wydatków na dojazd do zakładu pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej - w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika lub przez płatnika pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi (art. 8 ust. 6 ustawy nowelizacyjnej z 16 listopada 2006 r.). Przepisu tego nie stosuje się w przypadku, gdy pracownik otrzymuje zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy - z wyjątkiem gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu.

Koszty dojazdów udokumentowane imiennymi biletami okresowymi powinny być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia. Nie ma znaczenia okres, którego dotyczą.

PRZYKŁAD

Pracownik kupił imienny bilet okresowy obejmujący grudzień 2007 r. - luty 2008 r. Zakupu tego dokonał w grudniu, w związku z czym podwyższenia limitu kosztów uzyskania przychodów można dokonać w rozliczeniu za 2007 r.

Należy przy tym pamiętać, że miejsce zamieszkania nie musi być takie samo jak miejsce zameldowania.

Jak stwierdził jeden z urzędów skarbowych: „do określenia miejsca zamieszkania potrzebne są dwa momenty: moment zewnętrzny, tj. faktyczne przebywanie (...), i wewnętrzny, tj. zamiar stałego pobytu (...). Oba momenty muszą istnieć jednocześnie. Osoba fizyczna może mieć tylko jedno miejsce zamieszkania. Od miejsca zamieszkania (...) należy odróżnić zameldowanie. Są to różne pojęcia. (...) Miejsce zamieszkania nie musi być takie samo jak miejscowość wskazana w adresie zameldowania. Decydujące zatem znaczenie (...) ma fakt, w jakiej miejscowości faktycznie on zamieszkuje, tzn. przebywa z zamiarem stałego pobytu” (patrz: postanowienie Naczelnika Urzędu Skarbowego w Rykach z 9 czerwca 2005 r., sygn. akt US. II. 415/2/05).

Koszty zryczałtowane

W omawianym przypadku możemy się spotkać z koniecznością uwzględnienia kosztów podatkowych w formie procentowego ryczałtu. Zwrócimy uwagę na najczęściej spotykaną w tym przypadku sytuację, tj. wystąpienie kosztów z tytułu praw autorskich.

Koszty uzyskania przychodów m.in. z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, określa się w wysokości 50% uzyskanego przychodu - z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz chorobowe, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód (art. 22 ust. 9 pkt 3 updof).

Przypomnijmy, że przedmiotem prawa autorskiego jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia, czyli utwór.

W związku z tym dzieło będzie przedmiotem prawa autorskiego, jeśli:

• ma źródło w pracy człowieka, czyli twórcy,

• stanowi przejaw działalności twórczej,

• posiada indywidualny charakter.

Warto przytoczyć tezę jednego z wyroków SN, w którym stwierdzono, że „współtwórczość w rozumieniu prawa autorskiego nie zachodzi, gdy współpraca określonej osoby nie ma charakteru twórczego, lecz pomocniczy, chociażby umiejętność wykonywania czynności pomocniczych wymagała wysokiego stopnia wiedzy fachowej, zręczności i inicjatywy osobistej” (wyrok SN z 5 lipca 2002 r., sygn. akt III CKN 1096/00, opubl. Biul. SN 2003/2/10).

Zatem zastosowanie 50% stawki kosztów uzyskania przychodów zależy od wystąpienia dwóch okoliczności, tj.:

• stworzenia utworu w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz

• udzielenia przez twórcę licencji na korzystanie z danego utworu zamawiającemu, względnie rozporządzenia majątkowymi prawami autorskimi do twórczego dzieła.

UWAGA!

Przytoczone zasady dotyczą też przychodów z umowy o pracę, gdy pracownicy wykonują zadania (projekty) wynikające ze stosunku pracy, które w części można uznać za prace twórcze, podlegające przepisom o prawach autorskich, i wynika to z zawartej umowy o pracę oraz prowadzonej przez pracodawcę ewidencji tych zadań.

Jakie odliczenia płatnik uwzględnia w PIT-40

Płatnik odlicza od dochodu potrącone w ciągu roku składki na ubezpieczenia społeczne, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b) updof. Chodzi tu o składki na ubezpieczenia społeczne potrącone w roku podatkowym przez płatnika ze środków pracownika.

Odliczenie to nie dotyczy składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód lub przychód wolny od podatku lub dochód, od którego zaniechano poboru podatku.

Na wniosek podatnika płatnik odlicza też zwrócone podatnikowi nienależnie pobrane świadczenia, które uprzednio zwiększyły dochód do opodatkowania, wraz z kwotą podatku dochodowego. Odliczenia dokonuje się pod warunkiem, że świadczenia te nie zostały potrącone od dochodu przy poborze zaliczek (art. 37 ust. 1a pkt 3 updof).

Odliczeniu od podatku przez płatnika podlegają też składki na ubezpieczenie zdrowotne pobrane w roku podatkowym oraz kwota ulgi prorodzinnej.

Jeśli chodzi o ulgę prorodzinną, odliczenia dokonuje się na wniosek podatnika, jeśli przed 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym złoży on oświadczenie, w którym:

• stwierdzi, że spełnia warunki określone w art. 27f updof, czyli:

- wychowywał w roku podatkowym własne lub przysposobione:

• dzieci małoletnie,

• dzieci, bez względu na ich wiek, które zgodnie z odrębnymi przepisami otrzymywały zasiłek pielęgnacyjny,

• dzieci do ukończenia 25 lat uczące się w szkołach, o których mowa w przepisach o systemie oświaty lub w przepisach ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym, jeżeli w roku podatkowym dzieci te nie uzyskały dochodów, z wyjątkiem dochodów wolnych od podatku dochodowego, renty rodzinnej oraz dochodów w wysokości niepowodującej obowiązku zapłaty podatku, tj. 3015 zł w 2007 r.,

- dzieci faktycznie zamieszkiwały u niego przez część roku, bowiem limit odliczenia stanowi iloczyn liczby miesięcy pobytu dziecka i kwoty odliczenia, tj. 1145,08 zł,

• wskaże liczbę dzieci, na które przysługuje odliczenie,

• wskaże kwotę odliczenia, obliczoną zgodnie z przepisami art. 27f ust. 2-5 updof.

Płatnik dolicza do podatku obliczonego w rozliczeniu podatkowym pracownika otrzymany za swoim pośrednictwem zwrot uprzednio zapłaconej i odliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne (art. 37 ust. 1a pkt 5 updof).

Podatek wynikający z obliczenia rocznego przez płatnika jest podatkiem dochodowym należnym od podatnika za dany rok, chyba że naczelnik urzędu skarbowego wyda decyzję określającą inną wysokość zobowiązania w podatku dochodowym (art. 37 ust. 1b updof).

Co zrobić z różnicą powstałą w PIT-40

Różnicę między podatkiem wynikającym z rocznego obliczenia a sumą zaliczek pobranych i przekazanych do urzędu skarbowego za miesiące od stycznia do grudnia należy pobrać z dochodu za marzec roku następnego albo - na wniosek podatnika - z jego dochodu za kwiecień roku następnego. Jeśli zaś stosunek pracy ustał w styczniu lub w lutym, różnicę pobiera się z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka.

Pobraną różnicę płatnik powinien wpłacić na rachunek urzędu skarbowego właściwego dla płatnika, łącznie z zaliczkami za te miesiące.

Jeśli z obliczenia rocznego wynika nadpłata, należy zaliczyć ją na poczet zaliczki należnej za marzec, a jeżeli po pobraniu tej zaliczki nadal pozostaje nadpłata, płatnik zwraca ją podatnikowi w gotówce. Zwrócone nadpłaty w gotówce płatnik potrąca z kwot pobranych zaliczek przekazywanych urzędom skarbowym, wykazując je w rocznej deklaracji PIT-4R (art. 37 ust. 4 updof).

Informacje o dochodach uzyskanych w roku podatkowym

Informacja PIT-11

Płatnicy, którzy nie dokonują rocznego rozliczenia podatku pracownikom, mają obowiązek przekazać imienną informację na formularzu PIT-11 podatnikowi i urzędowi skarbowemu właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania podatnika. PIT-11 należy przekazać do końca lutego roku następującego po roku podatkowym (art. 39 ust. 1 updof).

Obowiązek sporządzenia informacji PIT-11 dotyczy także płatników, którzy przekazują świadczenia z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 updof oraz art. 18 updof (czyli m.in. przychody z umów zlecenia i o dzieło, z zasiadania w radach nadzorczych i organach stanowiących osób prawnych, z kontraktów menedżerskich i z praw autorskich), osobom objętym nieograniczonym obowiązkiem podatkowym (art. 42 ust. 2 pkt 1 updof).

Informacja PIT-8C

Informację roczną na druku PIT-8C powinni sporządzać płatnicy, którzy dokonują wypłaty należności lub świadczeń z innych źródeł określonych w art. 20 ust. 1 updof.

Nie dotyczy to dochodów zwolnionych od podatku (art. 21, 52, 52a i 52c updof) oraz dochodów, od których zaniechano poboru podatku. W tym przypadku płatnicy nie mają obowiązku pobierania zaliczki na podatek lub zryczałtowanego podatku dochodowego.

Informację należy sporządzić w terminie do końca lutego następnego roku podatkowego i przekazać podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika. Natomiast w przypadku podatników objętych ograniczonym obowiązkiem podatkowym informację PIT-8C przekazuje się urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych (art. 42a updof).

PRZYKŁAD

Stowarzyszenie w ramach prowadzonej działalności statutowej udziela porad, informacji, konsultacji oraz organizuje kursy i szkolenia dla osób fizycznych, a w szczególności osób bezrobotnych oraz prowadzących działalność gospodarczą. Usługi te są dla tych osób bezpłatne, a finansowane są ze środków własnych stowarzyszenia.

W tym przypadku stowarzyszenie nie potrąca zaliczek na podatek dochodowy, ale sporządza imienne informacje na druku PIT-8C dla każdego uczestnika, który powinien uwzględnić wykazane w PIT-8C dochody w zeznaniu rocznym.

Warto skupić się na tej informacji, ponieważ będzie ona najczęściej występowała w działalności organizacji. Jak wspomniano wyżej, dotyczy ona dochodów z pozostałych źródeł, od których płatnik nie ma obowiązku pobrania zaliczki na podatek dochodowy. Trzeba jednak pamiętać, że chodzi tu o świadczenia dokonane na rzecz danej osoby, ale takie, które wynikają z innej umowy niż umowa darowizny. Taka umowa bowiem podlega przepisom ustawy o podatku od spadków i darowizn i nie stosuje się wobec niej przepisów o podatku dochodowym (art. 2 pkt 3 updof).

PRZYKŁAD

Pomoc udzielana przez fundację ludziom chorym, polegająca m.in. na zakupie sprzętu rehabilitacyjnego, opłacaniu zabiegów rehabilitacyjnych itp., finansowana jest ze środków fundacji pochodzących z darowizn, które kierowane są bezpośrednio do organizatorów pomocy. Fundacja nie dokonuje wypłat na rzecz ludzi chorych.

Wspomniane świadczenia przekazywane są w formie darowizny, tj. umowy darowizny zawartej między fundacją a osobą chorą.

W tym przypadku nie ma obowiązku sporządzenia informacji PIT-8C.

Stanowisko takie potwierdzają organy podatkowe.

W jednym z pism IS czytamy: „Każda ze statutowych form działalności fundacji finansowana jest bowiem ze środków fundacji, pochodzących z darowizn, które trafiają bezpośrednio do organizatorów tej pomocy (usługodawców), bez dokonywania jakichkolwiek wypłat na rzecz rodziców chorych dzieci.

Z uwagi na to, iż w przedstawionej sytuacji nie mamy do czynienia z nieodpłatnym świadczeniem, nie ma podstaw do sporządzenia przez fundację informacji PIT-8C” (pismo IS w Warszawie z 18 stycznia 2005 r., nr FB/005A-1067/AW/04).

Warto zwrócić uwagę, że jeśli organizacja dokonała dofinansowania do zakupu np. leków lub sprzętu medycznego, mamy tu do czynienia z przysporzeniem na rzecz osób korzystających z takiej pomocy, a co za tym idzie - nieodpłatnym świadczeniem podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym (patrz np. postanowienie Naczelnika Urzędu Skarbowego w Dąbrowie Górniczej z 29 kwietnia 2005 r., nr PD1/411/18049/169/2005/36939). W tym przypadku należy wystawić PIT-8C.

Podsumowując:

Inne deklaracje

Przypomnijmy, że do końca stycznia 2008 r. płatnicy mieli obowiązek sporządzić za 2007 r.:

•PIT-4 - tj. roczną deklarację o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych,

•PIT-8AR - tj. roczną deklarację o zryczałtowanym podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podstawy prawne:

• ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 191, poz. 1367

• ustawa z 16 listopada 2006 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw - Dz.U. Nr 217, poz. 1588

• ustawa z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych - j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 60, poz. 631; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 181, poz. 1293