REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrola dowodów księgowych w jednostce non-profit

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Kędziora
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej stanowią podstawę zapisów w księgach rachunkowych - zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Prawidłowość ksiąg rachunkowych zależy więc między innymi od tego, czy zapisy księgowe są udokumentowane prawidłowymi dowodami księgowymi, spełniającymi wymogi określone w przepisach. Przy czym należy zwrócić uwagę, że ich prawidłowości nie należy sprawdzać tylko w konfrontacji z przepisami ustawy o rachunkowości. Podczas kontroli należy wziąć pod uwagę również przepisy podatkowe, gospodarcze, branżowe itp.

Kontrola dowodów księgowych stanowi jedno z ogniw kontroli wewnętrznej, która powinna działać w każdej jednostce. Dlatego do kontroli dowodów księgowych powinno się stosować ogólne zasady organizowania kontroli wewnętrznej, które powinny zapewniać co najmniej:

REKLAMA

Autopromocja

• określenie uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych osób lub komórek;

• podział funkcji - jedna osoba nie powinna wykonywać operacji od początku do końca (np. tworzenia i zatwierdzania dowodów księgowych, a następnie ich księgowania).

Artykuł 4 ustawy o rachunkowości zobowiązuje kierownika jednostki do właściwiej organizacji rachunkowości. Prawidłowa organizacja to taka, która zapewni rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego. Przepis ten nie określa formy, w jakiej należy to zrobić. Co do zasady, zakres i procedura kontroli powinny być ustalone w instrukcji obiegu, kontroli i archiwizacji dowodów księgowych.

UWAGA!

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W jednostkach, które nie posiadają instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych, zasady te powinny wynikać z zakresu czynności pracowników odpowiedzialnych za kontrolę dokumentów księgowych.

Aby dowody księgowe spełniały w sposób właściwy swoje funkcje, konieczne jest, by były one rzetelne, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych.

Dowód księgowy jest rzetelny wtedy, gdy jest zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje.

Natomiast kompletność dowodu księgowego zachowana jest wówczas, gdy dowód zawiera wszystkie niezbędne elementy określone w art. 21 uor, tj.:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

• opis operacji oraz jej wartość, a jeżeli jest to możliwe, to określoną także w jednostkach naturalnych,

• datę dokonania operacji, a jeżeli dowód został sporządzony pod inną datą, to również datę sporządzenia dowodu,

• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano (lub od której przyjęto) składniki aktywów, a także stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu jego ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, przy czym zamieszczania na dowodzie tych danych można zaniechać, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Przed wprowadzeniem do ksiąg rachunkowych każdy dowód księgowy powinien zostać sprawdzony - odpowiednio pod względem: merytorycznym, formalnym oraz rachunkowym.

REKLAMA

Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy dowód księgowy dokumentuje faktyczny przebieg i zakres dokonanej operacji gospodarczej (np. dostawę towarów w określonej ilości i w określonym czasie, wykonanie usług w określonym zakresie i określonym czasie oraz określonej jakości itp.) oraz zasadność przeprowadzenia tej operacji.

Kontrolę merytoryczną może przeprowadzić tylko osoba posiadającą odpowiednią wiedzę, na ogół wykraczającą poza kompetencje zawodowe i zasób informacji, posiadane przez personel księgowy. Najczęściej kontroli tej dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, odpowiedzialnej za dokonanie danej operacji gospodarczej, lub osoba przez niego wyznaczona. Osoba dokonująca kontroli merytorycznej powinna zamieścić na dokumencie na tyle wyczerpujący opis zdarzenia gospodarczego, aby opis ten umożliwiał późniejsze zadekretowanie i zaksięgowanie danego dowodu przez księgowego.

Kontrola formalna polega na ustaleniu, czy dany dowód księgowy - w świetle obowiązujących przepisów - posiada wszystkie cechy formalne.

W trakcie kontroli formalnej sprawdzeniu podlega zwłaszcza:

• prawidłowe (zgodne z przeznaczeniem) wypełnienie w dokumencie odpowiednich rubryk i pól,

• poprawność nazewnictwa i numeracji dokumentów,

• kompletność danych,

• czytelność treści dowodów księgowych,

• brak w dokumentach śladów wymazywania i przeróbek,

• obecność w odpowiednich miejscach pieczęci, dat i podpisów upoważnionych osób,

• zgodność dokumentu z innymi, poza rachunkowością, przepisami prawa.

Należy tu zwrócić szczególną uwagę na ostatni z wymienionych punktów. Zasady wystawiania dokumentów księgowych regulują również inne - poza ustawą o rachunkowości - przepisy prawa.

 

Dotyczy to zwłaszcza przepisów wykonawczych do ustawy o podatku od towarów i usług, które stawiają dodatkowe wymogi fakturom VAT, np.:

a) na fakturach za paliwo musi być umieszczony numer rejestracyjny pojazdu,

b) na fakturach VAT MP musi być określenie terminu płatności należności określonej w fakturze,

c) na fakturach VAT RR należy dodatkowo umieścić:

- numer dowodu osobistego dostawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeżeli rolnik ryczałtowy dokonujący dostawy produktów rolnych jest osobą fizyczną;

- oświadczenie dostawcy produktów rolnych w brzmieniu:

„Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług”.

REKLAMA

Odmienne, w stosunku do przepisów ustawy o rachunkowości, wymagania wprowadzają też przepisy wykonawcze do ustawy - Ordynacja podatkowa. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. Nr 165, poz. 1373), na wystawianych rachunkach musi znaleźć się czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje.

Kolejnym aktem, na który należy zwrócić uwagę jest Kodeks cywilny. Dla wielu umów cywilnoprawnych Kodeks dopuszcza formę ustną (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło). Są jednak umowy, które muszą być sporządzone na piśmie pod rygorem nieważności. Taką umową jest np. umowa leasingu. Sprawdzając fakturę wystawioną na ratę leasingową, kontrolujący dokument powinien się upewnić, czy jest w dokumentacji stosowna umowa.

Kontrola formalna dokumentów przeprowadzana jest na ogół przez służby księgowe.

Kontrola rachunkowa polega na dokładnym sprawdzeniu, czy zamieszczone na dowodach księgowych dane liczbowe są bezbłędne. Należy tu zwrócić uwagę, że w sytuacji gdy ewidencja księgowa prowadzona jest przy użyciu programu komputerowego (co obecnie funkcjonuje w zdecydowanej większości jednostek), funkcję tej kontroli przejmuje komputer.

UWAGA!

Potwierdzeniem przeprowadzenia kontroli powinny być zamieszczone na dokumencie podpisy osób odpowiedzialnych za ich kontrolę.

Podstawa prawna:

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 63, poz. 393

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowy podatek uderzy w e-commerce? KIG ostrzega: MŚP mogą nie przetrwać zmian!

Planowane rozszerzenie podatku od sprzedaży detalicznej na e-commerce może zdusić rozwój małych i średnich firm, spowolnić cyfrowy handel i podnieść ceny dla konsumentów. Zamiast wyrównania szans – ryzyko poważnych nierówności i zahamowania eksportu MŚP. Alarmuje Krajowa Izba Gospodarcza!

Fakty i mity o obowiązkowym KseF. Kto w firmie jest odpowiedzialny za wdrożenie?

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 roku stanowi jedną z najbardziej znaczących zmian w obszarze zarządzania dokumentacją podatkową i obiegiem informacji finansowej w polskich przedsiębiorstwach. Choć w debacie publicznej KSeF często postrzegany jest wyłącznie jako system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, jego wdrożenie ma charakter głęboko transformacyjny – obejmuje nie tylko narzędzia informatyczne, ale również procesy operacyjne, strukturę organizacyjną oraz podział odpowiedzialności wewnątrz firm.

Dlaczego zagraniczne firmy kurierskie płacą w Polsce podatek mniejszy niż 1% ich przychodów? „Lista wstydu” branży kurierskiej

InPost, polska firma zarejestrowana w Krakowie, w 2024 roku miał 9,85 mld złotych przychodu i zapłacił 375 mln złotych podatku CIT – to o ponad 100 mln złotych więcej niż rok wcześniej. Podatek wyniósł 3,8% przychodów – to po raz kolejny rekordowa kwota w historii firmy. Zagraniczne firmy kurierskie działające w Polsce za rok 2024 w sumie odprowadziły tylko 89,8 mln zł podatku dochodowego.

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Rewolucja coraz bliżej

KSeF. Od lutego 2026 do stycznia 2027 roku większość firm działających w Polsce zostanie objęta obowiązkiem e-fakturowania. Proces ten wciąż budzi wiele pytań – awaryjność systemu, sprawność przesyłania danych, ich ochrona, a także niejasności w nowych regulacjach wywołują obawy co do wpływu wdrożenia e-fakturowania na funkcjonowanie sprzedaży i raportowania w firmach.

REKLAMA

Tusk zapowiada rewolucję: uprościmy podatki i prowadzenie biznesu w Polsce

Podczas piątkowej konferencji prasowej, poprzedzającej posiedzenie rządu, premier Donald Tusk zapowiedział szeroko zakrojone działania mające na celu uproszczenie prowadzenia biznesu w Polsce, w tym gruntowną reformę systemu podatkowego. Jego słowa, pełne determinacji i świadomości skali wyzwań, padły w momencie, gdy polscy przedsiębiorcy coraz częściej apelują o zmniejszenie biurokratycznego ciężaru i stabilność regulacyjną.

Gra w zagranicznym kasynie online: legalność, podatki i ryzyko utraty wygranej

W dobie globalizacji i rosnącej popularności internetowego hazardu wiele osób z Polski decyduje się na grę w zagranicznych kasynach online. Kuszące wygrane i łatwy dostęp to jednak tylko pozory – brak znajomości przepisów może kosztować cię nie tylko grzywnę, ale również całą wypłatę. Sprawdź, kiedy gra jest legalna, kiedy zapłacisz podatek, a kiedy... stracisz wszystko.

Krajowy System e-Faktur – przełomowa zmiana wraca do Komisji Sejmowej. Co oznacza dla przedsiębiorców?

Sejm ponownie skierował do Komisji Finansów Publicznych projekt ustawy wprowadzającej Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy mają zrewolucjonizować wystawianie faktur w Polsce, wprowadzając cyfrową platformę. Zgłoszono poprawki wydłużające termin przesyłania faktur nawet do 5 dni.

Rekonstrukcja rządu Tuska: Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański

Rząd Donalda Tuska przechodzi rekonstrukcję. Dziś o godz. 10 premier ogłosił nowy skład Rady Ministrów. Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański - dotychczasowy minister finansów poinformował premier Donald Tusk.

REKLAMA

Budujesz? Możesz zapłacić VAT później. Sprawdź, jak to zrobić zgodnie z prawem

Dzięki wyrokowi TSUE firmy budowlane mogą legalnie przesunąć termin zapłaty VAT – nawet o kilka miesięcy. Wystarczy dobrze skonstruowana umowa i protokół odbioru. To rozwiązanie, które realnie poprawia płynność finansową przedsiębiorców.

BGK chce ściśle współpracować z KAS

Bank Gospodarstwa Krajowego chce dołączyć do elitarnego grona najbardziej zaufanych podatników w Polsce. Planuje przystąpić do Programu Współdziałania z Krajową Administracją Skarbową, którego celem jest budowanie transparentnych relacji z organami podatkowymi oraz zapewnienie większej pewności i bezpieczeństwa w zakresie rozliczeń podatkowych.

REKLAMA