REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrola dowodów księgowych w jednostce non-profit

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Kędziora
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej stanowią podstawę zapisów w księgach rachunkowych - zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Prawidłowość ksiąg rachunkowych zależy więc między innymi od tego, czy zapisy księgowe są udokumentowane prawidłowymi dowodami księgowymi, spełniającymi wymogi określone w przepisach. Przy czym należy zwrócić uwagę, że ich prawidłowości nie należy sprawdzać tylko w konfrontacji z przepisami ustawy o rachunkowości. Podczas kontroli należy wziąć pod uwagę również przepisy podatkowe, gospodarcze, branżowe itp.

Kontrola dowodów księgowych stanowi jedno z ogniw kontroli wewnętrznej, która powinna działać w każdej jednostce. Dlatego do kontroli dowodów księgowych powinno się stosować ogólne zasady organizowania kontroli wewnętrznej, które powinny zapewniać co najmniej:

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

• określenie uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych osób lub komórek;

• podział funkcji - jedna osoba nie powinna wykonywać operacji od początku do końca (np. tworzenia i zatwierdzania dowodów księgowych, a następnie ich księgowania).

Artykuł 4 ustawy o rachunkowości zobowiązuje kierownika jednostki do właściwiej organizacji rachunkowości. Prawidłowa organizacja to taka, która zapewni rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego. Przepis ten nie określa formy, w jakiej należy to zrobić. Co do zasady, zakres i procedura kontroli powinny być ustalone w instrukcji obiegu, kontroli i archiwizacji dowodów księgowych.

REKLAMA

UWAGA!

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W jednostkach, które nie posiadają instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych, zasady te powinny wynikać z zakresu czynności pracowników odpowiedzialnych za kontrolę dokumentów księgowych.

Aby dowody księgowe spełniały w sposób właściwy swoje funkcje, konieczne jest, by były one rzetelne, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych.

Dowód księgowy jest rzetelny wtedy, gdy jest zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje.

Natomiast kompletność dowodu księgowego zachowana jest wówczas, gdy dowód zawiera wszystkie niezbędne elementy określone w art. 21 uor, tj.:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

• opis operacji oraz jej wartość, a jeżeli jest to możliwe, to określoną także w jednostkach naturalnych,

• datę dokonania operacji, a jeżeli dowód został sporządzony pod inną datą, to również datę sporządzenia dowodu,

• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano (lub od której przyjęto) składniki aktywów, a także stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu jego ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, przy czym zamieszczania na dowodzie tych danych można zaniechać, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Przed wprowadzeniem do ksiąg rachunkowych każdy dowód księgowy powinien zostać sprawdzony - odpowiednio pod względem: merytorycznym, formalnym oraz rachunkowym.

Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy dowód księgowy dokumentuje faktyczny przebieg i zakres dokonanej operacji gospodarczej (np. dostawę towarów w określonej ilości i w określonym czasie, wykonanie usług w określonym zakresie i określonym czasie oraz określonej jakości itp.) oraz zasadność przeprowadzenia tej operacji.

Kontrolę merytoryczną może przeprowadzić tylko osoba posiadającą odpowiednią wiedzę, na ogół wykraczającą poza kompetencje zawodowe i zasób informacji, posiadane przez personel księgowy. Najczęściej kontroli tej dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, odpowiedzialnej za dokonanie danej operacji gospodarczej, lub osoba przez niego wyznaczona. Osoba dokonująca kontroli merytorycznej powinna zamieścić na dokumencie na tyle wyczerpujący opis zdarzenia gospodarczego, aby opis ten umożliwiał późniejsze zadekretowanie i zaksięgowanie danego dowodu przez księgowego.

Kontrola formalna polega na ustaleniu, czy dany dowód księgowy - w świetle obowiązujących przepisów - posiada wszystkie cechy formalne.

W trakcie kontroli formalnej sprawdzeniu podlega zwłaszcza:

• prawidłowe (zgodne z przeznaczeniem) wypełnienie w dokumencie odpowiednich rubryk i pól,

• poprawność nazewnictwa i numeracji dokumentów,

• kompletność danych,

• czytelność treści dowodów księgowych,

• brak w dokumentach śladów wymazywania i przeróbek,

• obecność w odpowiednich miejscach pieczęci, dat i podpisów upoważnionych osób,

• zgodność dokumentu z innymi, poza rachunkowością, przepisami prawa.

Należy tu zwrócić szczególną uwagę na ostatni z wymienionych punktów. Zasady wystawiania dokumentów księgowych regulują również inne - poza ustawą o rachunkowości - przepisy prawa.

 

Dotyczy to zwłaszcza przepisów wykonawczych do ustawy o podatku od towarów i usług, które stawiają dodatkowe wymogi fakturom VAT, np.:

a) na fakturach za paliwo musi być umieszczony numer rejestracyjny pojazdu,

b) na fakturach VAT MP musi być określenie terminu płatności należności określonej w fakturze,

c) na fakturach VAT RR należy dodatkowo umieścić:

- numer dowodu osobistego dostawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeżeli rolnik ryczałtowy dokonujący dostawy produktów rolnych jest osobą fizyczną;

- oświadczenie dostawcy produktów rolnych w brzmieniu:

„Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług”.

Odmienne, w stosunku do przepisów ustawy o rachunkowości, wymagania wprowadzają też przepisy wykonawcze do ustawy - Ordynacja podatkowa. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. Nr 165, poz. 1373), na wystawianych rachunkach musi znaleźć się czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje.

Kolejnym aktem, na który należy zwrócić uwagę jest Kodeks cywilny. Dla wielu umów cywilnoprawnych Kodeks dopuszcza formę ustną (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło). Są jednak umowy, które muszą być sporządzone na piśmie pod rygorem nieważności. Taką umową jest np. umowa leasingu. Sprawdzając fakturę wystawioną na ratę leasingową, kontrolujący dokument powinien się upewnić, czy jest w dokumentacji stosowna umowa.

Kontrola formalna dokumentów przeprowadzana jest na ogół przez służby księgowe.

Kontrola rachunkowa polega na dokładnym sprawdzeniu, czy zamieszczone na dowodach księgowych dane liczbowe są bezbłędne. Należy tu zwrócić uwagę, że w sytuacji gdy ewidencja księgowa prowadzona jest przy użyciu programu komputerowego (co obecnie funkcjonuje w zdecydowanej większości jednostek), funkcję tej kontroli przejmuje komputer.

UWAGA!

Potwierdzeniem przeprowadzenia kontroli powinny być zamieszczone na dokumencie podpisy osób odpowiedzialnych za ich kontrolę.

Podstawa prawna:

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 63, poz. 393

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe faktury elektroniczne w 2026 r. Prof. Modzelewski: art. 106nda ust. 3 ustawy o VAT nakłada niewykonalne obowiązki i jest sprzeczny z prawem UE

Nowe faktury elektroniczne, o których mowa w art. 106nf, 106nh, 106nda i 106nha ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), które będą w przyszłym roku wystawione zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej, budzą wśród podatników najwięcej wątpliwości – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

KSeF 2026: Tylko 4 miesiące na przygotowanie. Czego wymagać od dostawców oprogramowania? Kto powinien mieć dostęp do systemu?

Od 1 lutego 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać obligatoryjne fakturowanie elektroniczne z wykorzystaniem faktur ustrukturyzowanych wprowadzonych do ustawy o podatku VAT. Najpierw dotyczyć to będzie największych podatników (przekroczone 200 mln zł obrotów brutto w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. - pozostałych. Oznacza to, że wymiana faktur pomiędzy przedsiębiorcami będzie musiała odbywać się za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Zmiany w VAT: rozliczanie importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej

W dniu 17 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, będący częścią pakietu deregulacyjnego. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów nowelizacja ta jest konieczna, bowiem po wprowadzeniu od czerwca br. nowego systemu celnego AIS/IMPORT PLUS, niektóre firmy posiadające pozwolenie na stosowanie zgłoszenia uproszczonego i stosujące to uproszczenie zostałyby de facto pozbawione możliwości rozliczania podatku VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej. Dzięki nowym przepisom ci przedsiębiorcy będą mogli nadal rozliczać podatek VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej.

Ulga B+R na wakacjach. O czym należy pamiętać przy ewidencji czasu pracy w czasie nieobecności pracowników?

Ulga na działalność badawczo-rozwojową (ulga B+R) to jeden z najistotniejszych i najbardziej przystępnych instrumentów wspierających finansowanie innowacji w Polsce. Ta preferencja podatkowa umożliwia przedsiębiorcom odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów poniesionych na działania badawczo-rozwojowe nawet na poziomie 200%. W praktyce oznacza to możliwość odzyskania wydatków ponoszonych m.in. na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w prace B+R. Jednak dużym wyzwaniem pozostaje prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy osób zaangażowanych w takie projekty.

REKLAMA

Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 r: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany 16 września 2025 r. projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie od początku 2026 roku.

REKLAMA

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

Czy ominie Cię KSeF? Może jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur w 2026 roku

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

REKLAMA