REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrola dowodów księgowych w jednostce non-profit

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Kędziora
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej stanowią podstawę zapisów w księgach rachunkowych - zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Prawidłowość ksiąg rachunkowych zależy więc między innymi od tego, czy zapisy księgowe są udokumentowane prawidłowymi dowodami księgowymi, spełniającymi wymogi określone w przepisach. Przy czym należy zwrócić uwagę, że ich prawidłowości nie należy sprawdzać tylko w konfrontacji z przepisami ustawy o rachunkowości. Podczas kontroli należy wziąć pod uwagę również przepisy podatkowe, gospodarcze, branżowe itp.

Kontrola dowodów księgowych stanowi jedno z ogniw kontroli wewnętrznej, która powinna działać w każdej jednostce. Dlatego do kontroli dowodów księgowych powinno się stosować ogólne zasady organizowania kontroli wewnętrznej, które powinny zapewniać co najmniej:

REKLAMA

Autopromocja

• określenie uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych osób lub komórek;

• podział funkcji - jedna osoba nie powinna wykonywać operacji od początku do końca (np. tworzenia i zatwierdzania dowodów księgowych, a następnie ich księgowania).

Artykuł 4 ustawy o rachunkowości zobowiązuje kierownika jednostki do właściwiej organizacji rachunkowości. Prawidłowa organizacja to taka, która zapewni rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego. Przepis ten nie określa formy, w jakiej należy to zrobić. Co do zasady, zakres i procedura kontroli powinny być ustalone w instrukcji obiegu, kontroli i archiwizacji dowodów księgowych.

UWAGA!

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W jednostkach, które nie posiadają instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych, zasady te powinny wynikać z zakresu czynności pracowników odpowiedzialnych za kontrolę dokumentów księgowych.

Aby dowody księgowe spełniały w sposób właściwy swoje funkcje, konieczne jest, by były one rzetelne, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych.

Dowód księgowy jest rzetelny wtedy, gdy jest zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje.

Natomiast kompletność dowodu księgowego zachowana jest wówczas, gdy dowód zawiera wszystkie niezbędne elementy określone w art. 21 uor, tj.:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

• opis operacji oraz jej wartość, a jeżeli jest to możliwe, to określoną także w jednostkach naturalnych,

• datę dokonania operacji, a jeżeli dowód został sporządzony pod inną datą, to również datę sporządzenia dowodu,

• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano (lub od której przyjęto) składniki aktywów, a także stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu jego ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, przy czym zamieszczania na dowodzie tych danych można zaniechać, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Przed wprowadzeniem do ksiąg rachunkowych każdy dowód księgowy powinien zostać sprawdzony - odpowiednio pod względem: merytorycznym, formalnym oraz rachunkowym.

REKLAMA

Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy dowód księgowy dokumentuje faktyczny przebieg i zakres dokonanej operacji gospodarczej (np. dostawę towarów w określonej ilości i w określonym czasie, wykonanie usług w określonym zakresie i określonym czasie oraz określonej jakości itp.) oraz zasadność przeprowadzenia tej operacji.

Kontrolę merytoryczną może przeprowadzić tylko osoba posiadającą odpowiednią wiedzę, na ogół wykraczającą poza kompetencje zawodowe i zasób informacji, posiadane przez personel księgowy. Najczęściej kontroli tej dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, odpowiedzialnej za dokonanie danej operacji gospodarczej, lub osoba przez niego wyznaczona. Osoba dokonująca kontroli merytorycznej powinna zamieścić na dokumencie na tyle wyczerpujący opis zdarzenia gospodarczego, aby opis ten umożliwiał późniejsze zadekretowanie i zaksięgowanie danego dowodu przez księgowego.

Kontrola formalna polega na ustaleniu, czy dany dowód księgowy - w świetle obowiązujących przepisów - posiada wszystkie cechy formalne.

W trakcie kontroli formalnej sprawdzeniu podlega zwłaszcza:

• prawidłowe (zgodne z przeznaczeniem) wypełnienie w dokumencie odpowiednich rubryk i pól,

• poprawność nazewnictwa i numeracji dokumentów,

• kompletność danych,

• czytelność treści dowodów księgowych,

• brak w dokumentach śladów wymazywania i przeróbek,

• obecność w odpowiednich miejscach pieczęci, dat i podpisów upoważnionych osób,

• zgodność dokumentu z innymi, poza rachunkowością, przepisami prawa.

Należy tu zwrócić szczególną uwagę na ostatni z wymienionych punktów. Zasady wystawiania dokumentów księgowych regulują również inne - poza ustawą o rachunkowości - przepisy prawa.

 

Dotyczy to zwłaszcza przepisów wykonawczych do ustawy o podatku od towarów i usług, które stawiają dodatkowe wymogi fakturom VAT, np.:

a) na fakturach za paliwo musi być umieszczony numer rejestracyjny pojazdu,

b) na fakturach VAT MP musi być określenie terminu płatności należności określonej w fakturze,

c) na fakturach VAT RR należy dodatkowo umieścić:

- numer dowodu osobistego dostawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeżeli rolnik ryczałtowy dokonujący dostawy produktów rolnych jest osobą fizyczną;

- oświadczenie dostawcy produktów rolnych w brzmieniu:

„Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług”.

REKLAMA

Odmienne, w stosunku do przepisów ustawy o rachunkowości, wymagania wprowadzają też przepisy wykonawcze do ustawy - Ordynacja podatkowa. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. Nr 165, poz. 1373), na wystawianych rachunkach musi znaleźć się czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje.

Kolejnym aktem, na który należy zwrócić uwagę jest Kodeks cywilny. Dla wielu umów cywilnoprawnych Kodeks dopuszcza formę ustną (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło). Są jednak umowy, które muszą być sporządzone na piśmie pod rygorem nieważności. Taką umową jest np. umowa leasingu. Sprawdzając fakturę wystawioną na ratę leasingową, kontrolujący dokument powinien się upewnić, czy jest w dokumentacji stosowna umowa.

Kontrola formalna dokumentów przeprowadzana jest na ogół przez służby księgowe.

Kontrola rachunkowa polega na dokładnym sprawdzeniu, czy zamieszczone na dowodach księgowych dane liczbowe są bezbłędne. Należy tu zwrócić uwagę, że w sytuacji gdy ewidencja księgowa prowadzona jest przy użyciu programu komputerowego (co obecnie funkcjonuje w zdecydowanej większości jednostek), funkcję tej kontroli przejmuje komputer.

UWAGA!

Potwierdzeniem przeprowadzenia kontroli powinny być zamieszczone na dokumencie podpisy osób odpowiedzialnych za ich kontrolę.

Podstawa prawna:

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 63, poz. 393

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zatrudnianie cudzoziemców - zmiany od 1 czerwca 2025 r. Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia, rejestr umów o pracę, legalność pobytu obywateli Ukrainy, cyfrowe wnioski i wyższe kary

Nowe przepisy dotyczące zasad zatrudniania cudzoziemców w Polsce zaczną obowiązywać od 1 czerwca 2025 roku. Regulacje określają warunki, na jakich możliwe będzie legalne powierzenie pracy obcokrajowcom. Sprawdzamy, czy nowe przepisy wprowadzają ułatwienia i w jaki sposób zmieniają procedurę zatrudniania cudzoziemców.

Kary umowne a koszty podatkowe – korzystny wyrok dla podatników

W wyroku z 6 maja 2025 r., sygn. II FSK 1012/22 Naczelny Sąd Administracyjny zgodził się z stanowiskiem, że kary umowne mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli niewykonanie dostawy - nie wynikało z winy spółki. Niepewność w tej sprawie wynikała z wykładni art. 16 ust 1 pkt 22 ustawy o CIT, w którym określono jakie kary umowne i odszkodowania nie mogą być uznane za koszty podatkowe. W orzecznictwie przepis ten jest interpretowany literalnie, uznając że pozostałe rodzaje wypłat odszkodowawczych niż wskazane w przepisie mogą być uznane za koszt podatkowy.

Czy zawód księgowego powinien być certyfikowany? Ministerstwo Finansów analizuje możliwe zmiany

Od 2014 roku w Polsce nie można już uzyskać certyfikatu księgowego wydanego przez Ministra Finansów. W wyniku przeprowadzonej wówczas deregulacji zawód księgowego został formalnie otwarty – obecnie nie wymaga żadnych licencji ani zezwoleń państwowych. Choć miało to na celu ułatwienie dostępu do zawodu, skutki tej zmiany do dziś budzą mieszane opinie w branży. Temat ten nie jest również obojętny dla Ministerstwa Finansów.

Kto i kiedy może ponieść odpowiedzialność karną za niezłożenie wniosku o upadłość spółki handlowej (np. sp. z o.o.)

Złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki handlowej to obowiązek, który spoczywa na barkach między innymi członków zarządu i likwidatorów. Niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki pomimo powstania warunków uzasadniających upadłość spółki jest przestępstwem, które zostało uregulowane nie w Kodeksie karnym, a w Kodeksie spółek handlowych.

REKLAMA

Komunikat ZUS: 2 czerwca 2025 r. mija ważny termin dla przedsiębiorców. Chodzi o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina przedsiębiorcom, że do 2 czerwca 2025 r. należy zweryfikować i odesłać przez PUE/eZUS wniosek o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej.

ZUS odbiera zasiłki za błędy dotyczące składek sprzed 2022 roku – Rzecznik MŚP interweniuje

Do Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców wpływa coraz więcej dramatycznych spraw dotyczących decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w których organ odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, wskazując, że przedsiębiorcy nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu za okres sprzed 2022 roku.

Podatnik zapłacił zaległy podatek ale nie zatrzymało to egzekucji. Urząd skarbowy wykorzystał pomyłkę w przelewie. Winą obarczył podatnika i automatyzację systemu

Absurdów podatkowych nie brakuje. Dla przykładu można podać historię przedsiębiorcy, który nie uregulował w terminie podatku, za co otrzymał upomnienie z urzędu skarbowego. Dokonując wpłaty, popełnił niezamierzony błąd, który spowodował kolejne konsekwencje. W efekcie na jego koncie jednocześnie wystąpiła niedopłata i nadpłata podatku. Ministerstwo Finansów, komentując ww. sprawę, wskazuje obowiązujące przepisy, zaś eksperci przekonują, że urzędnicy mogli zachować się inaczej. Resort zaznacza, że proces obsługi wpłat podatników jest zautomatyzowany, a w opisywanej sytuacji nie można mówić o błędzie systemowym. Wśród znawców tematu nie brakuje opinii, że zbyt sztywne przepisy i procedury podatkowe mogą właściwie stanowić pułapkę dla przedsiębiorców.

PKWiU 2025 - nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług jeszcze w 2025 roku

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015. Od kiedy?

REKLAMA

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

Usługi dietetyczne są zwolnione z VAT. Ale nie te dla osób zdrowych. Dlaczego?

Usługi dietetyczne, które nie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego (związanego z celem medycznym), w szeregu przypadków nie mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów do 200 000 zł rocznie). Oznacza to, że dietetycy świadczący usługi doradztwa w zakresie dietetyki (konsultacji indywidualnych) opodatkowane VAT muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wysokości swoich obrotów i doliczać do ceny swoich usług netto podatek VAT w stawce 23%. Problem w tym, że wiele usług dietetyków ma charakter złożony (szkolenia z zakresu diet, podawanie w internecie pakietów diet dla osób zaliczanych do określonych kategorii wiekowych itp). Dlaczego usługi dietetyków świadczone na rzecz osób zdrowych nie korzystają ze zwolnienia z VAT wyjaśnił WSA w Gliwicach w wyroku z 29 stycznia 2025 r.

REKLAMA