REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrola dowodów księgowych w jednostce non-profit

Anna Kędziora
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej stanowią podstawę zapisów w księgach rachunkowych - zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Prawidłowość ksiąg rachunkowych zależy więc między innymi od tego, czy zapisy księgowe są udokumentowane prawidłowymi dowodami księgowymi, spełniającymi wymogi określone w przepisach. Przy czym należy zwrócić uwagę, że ich prawidłowości nie należy sprawdzać tylko w konfrontacji z przepisami ustawy o rachunkowości. Podczas kontroli należy wziąć pod uwagę również przepisy podatkowe, gospodarcze, branżowe itp.

Kontrola dowodów księgowych stanowi jedno z ogniw kontroli wewnętrznej, która powinna działać w każdej jednostce. Dlatego do kontroli dowodów księgowych powinno się stosować ogólne zasady organizowania kontroli wewnętrznej, które powinny zapewniać co najmniej:

REKLAMA

Autopromocja

• określenie uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych osób lub komórek;

• podział funkcji - jedna osoba nie powinna wykonywać operacji od początku do końca (np. tworzenia i zatwierdzania dowodów księgowych, a następnie ich księgowania).

Artykuł 4 ustawy o rachunkowości zobowiązuje kierownika jednostki do właściwiej organizacji rachunkowości. Prawidłowa organizacja to taka, która zapewni rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego. Przepis ten nie określa formy, w jakiej należy to zrobić. Co do zasady, zakres i procedura kontroli powinny być ustalone w instrukcji obiegu, kontroli i archiwizacji dowodów księgowych.

UWAGA!

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W jednostkach, które nie posiadają instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych, zasady te powinny wynikać z zakresu czynności pracowników odpowiedzialnych za kontrolę dokumentów księgowych.

Aby dowody księgowe spełniały w sposób właściwy swoje funkcje, konieczne jest, by były one rzetelne, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych.

Dowód księgowy jest rzetelny wtedy, gdy jest zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje.

Natomiast kompletność dowodu księgowego zachowana jest wówczas, gdy dowód zawiera wszystkie niezbędne elementy określone w art. 21 uor, tj.:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

• opis operacji oraz jej wartość, a jeżeli jest to możliwe, to określoną także w jednostkach naturalnych,

• datę dokonania operacji, a jeżeli dowód został sporządzony pod inną datą, to również datę sporządzenia dowodu,

• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano (lub od której przyjęto) składniki aktywów, a także stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu jego ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, przy czym zamieszczania na dowodzie tych danych można zaniechać, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Przed wprowadzeniem do ksiąg rachunkowych każdy dowód księgowy powinien zostać sprawdzony - odpowiednio pod względem: merytorycznym, formalnym oraz rachunkowym.

Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy dowód księgowy dokumentuje faktyczny przebieg i zakres dokonanej operacji gospodarczej (np. dostawę towarów w określonej ilości i w określonym czasie, wykonanie usług w określonym zakresie i określonym czasie oraz określonej jakości itp.) oraz zasadność przeprowadzenia tej operacji.

Kontrolę merytoryczną może przeprowadzić tylko osoba posiadającą odpowiednią wiedzę, na ogół wykraczającą poza kompetencje zawodowe i zasób informacji, posiadane przez personel księgowy. Najczęściej kontroli tej dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, odpowiedzialnej za dokonanie danej operacji gospodarczej, lub osoba przez niego wyznaczona. Osoba dokonująca kontroli merytorycznej powinna zamieścić na dokumencie na tyle wyczerpujący opis zdarzenia gospodarczego, aby opis ten umożliwiał późniejsze zadekretowanie i zaksięgowanie danego dowodu przez księgowego.

Kontrola formalna polega na ustaleniu, czy dany dowód księgowy - w świetle obowiązujących przepisów - posiada wszystkie cechy formalne.

W trakcie kontroli formalnej sprawdzeniu podlega zwłaszcza:

• prawidłowe (zgodne z przeznaczeniem) wypełnienie w dokumencie odpowiednich rubryk i pól,

• poprawność nazewnictwa i numeracji dokumentów,

• kompletność danych,

• czytelność treści dowodów księgowych,

• brak w dokumentach śladów wymazywania i przeróbek,

• obecność w odpowiednich miejscach pieczęci, dat i podpisów upoważnionych osób,

• zgodność dokumentu z innymi, poza rachunkowością, przepisami prawa.

Należy tu zwrócić szczególną uwagę na ostatni z wymienionych punktów. Zasady wystawiania dokumentów księgowych regulują również inne - poza ustawą o rachunkowości - przepisy prawa.

 

Dotyczy to zwłaszcza przepisów wykonawczych do ustawy o podatku od towarów i usług, które stawiają dodatkowe wymogi fakturom VAT, np.:

a) na fakturach za paliwo musi być umieszczony numer rejestracyjny pojazdu,

b) na fakturach VAT MP musi być określenie terminu płatności należności określonej w fakturze,

c) na fakturach VAT RR należy dodatkowo umieścić:

- numer dowodu osobistego dostawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeżeli rolnik ryczałtowy dokonujący dostawy produktów rolnych jest osobą fizyczną;

- oświadczenie dostawcy produktów rolnych w brzmieniu:

„Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług”.

REKLAMA

Odmienne, w stosunku do przepisów ustawy o rachunkowości, wymagania wprowadzają też przepisy wykonawcze do ustawy - Ordynacja podatkowa. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. Nr 165, poz. 1373), na wystawianych rachunkach musi znaleźć się czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje.

Kolejnym aktem, na który należy zwrócić uwagę jest Kodeks cywilny. Dla wielu umów cywilnoprawnych Kodeks dopuszcza formę ustną (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło). Są jednak umowy, które muszą być sporządzone na piśmie pod rygorem nieważności. Taką umową jest np. umowa leasingu. Sprawdzając fakturę wystawioną na ratę leasingową, kontrolujący dokument powinien się upewnić, czy jest w dokumentacji stosowna umowa.

Kontrola formalna dokumentów przeprowadzana jest na ogół przez służby księgowe.

Kontrola rachunkowa polega na dokładnym sprawdzeniu, czy zamieszczone na dowodach księgowych dane liczbowe są bezbłędne. Należy tu zwrócić uwagę, że w sytuacji gdy ewidencja księgowa prowadzona jest przy użyciu programu komputerowego (co obecnie funkcjonuje w zdecydowanej większości jednostek), funkcję tej kontroli przejmuje komputer.

UWAGA!

Potwierdzeniem przeprowadzenia kontroli powinny być zamieszczone na dokumencie podpisy osób odpowiedzialnych za ich kontrolę.

Podstawa prawna:

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 63, poz. 393

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podatek od nieruchomości 2025: budynki po zmianie przepisów

Konsultowany obecnie przez Ministerstwo Finansów projekt zmian w podatku od nieruchomości budzi wątpliwości podatników i ekspertów. Dotyczą one m.in. definicji budynków i budowli. Oceniając potencjalne skutki projektowanych zmian, tak przedsiębiorcy jak i osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej -  powinni zastanowić się nad swoim majątkiem. Bo w świetle nowych przepisów mogą pojawić się problemy z tym, czy dany obiekt budowlany jest budynkiem, czy budowlą.

Np. 6,2% rocznie przez 3 lata - stały i pewny zysk z oszczędności. Obligacje skarbowe 2024 - oferta i oprocentowanie w sierpniu

Ministerstwo Finansów w komunikacie z 21czerwca 2024 r. poinformowało o oprocentowaniu i ofercie obligacji oszczędnościowych (detalicznych) Skarbu Państwa nowych emisji, które będą sprzedawane w sierpniu 2024 roku. Oprocentowanie i marże tych obligacji nie uległy zmianie w porównaniu do oferowanych w lipcu br. Od 26 lipca br. można nabywać nową emisję obligacji skarbowych w drodze zamiany z korzystnym dyskontem

Firmy mają problem: brakuje pracowników z kwalifikacjami. Jak sobie z tym radzić?

Najnowsze dane wskazują jasno: małe i średnie przedsiębiorstwa w Polsce borykają się niedoborem rąk do pracy. Według Eurobarometru, aż 82 proc. firm ma problem ze znalezieniem pracowników, zwłaszcza tych wykwalifikowanych. ,,Zamiast tracić czas na nieskuteczne rekrutacje, firmy powinny zlecać zadania na zewnątrz np. w centrach BPO’’ – mówi Maciej Paraszczak, prezes Meritoros SA.  

Farmy wiatrowe a podatek od nieruchomości. Nadchodzą zmiany

Co jest przedmiotem opodatkowania podatkiem od nieruchomości farm wiatrowych? Budowle lub ich części jako przedmiot opodatkowania podatkiem od nieruchomości generują dla farm wiatrowych największe obciążenie podatkowe i między innymi dlatego są przedmiotem licznych sporów z fiskusem. Skutkiem tych sporów jest zmiana definicji budowli dla celów podatku od nieruchomości od 1 stycznia 2025 r.

REKLAMA

Od 2025 r. akcyza na e-liquidy ma wzrosnąć o 75%. Rozwinie się szara strefa i garażowa produkcja poza kontrolą?

Na rynku e-liquidów mamy największą szarą strefę, z którą fiskus niezbyt dobrze sobie radzi. Gwałtowna podwyżka akcyzy nie pomoże w rozwiązaniu tego problemu, tylko go spotęguje – komentuje plany Ministerstwa Finansów Piotr Leonarski, ekspert Federacji Przedsiębiorców Polskich. Krajowi producenci płynów do e-papierosów zaapelowali już do ministra finansów o rewizję planowanych podwyżek akcyzy na wyroby tytoniowe. W przypadku e-liquidów ma być ona największa i w 2025 roku wyniesie 75 proc. Branża podkreśla, że to przyczyni się do jeszcze większego rozrostu szarej strefy, a ponadto będzie zachętą dla konsumentów, żeby zamiast korzystać z alternatyw, wrócili do palenia tradycyjnych papierosów.

Podatek od żywności szkodliwej dla zdrowia. Już 44 kraje wprowadziły taki podatek

Dotychczas 44 kraje wprowadziły podatek od żywności szkodliwej dla zdrowia, czyli wysokoprzetworzonej, z dużą zawartością soli, cukru i tłuszczów nasyconych, w tym tłuszczów typu trans. Polska jest jednym z krajów, które zdecydowały się na wprowadzenie podatku cukrowego, którym objęte zostały słodzone napoje. Zdaniem ekspertów to dobry początek, ale jednocześnie za mało.

Składka zdrowotna 2025: Projekt kompromisowy, zamiast projektu MF

Jeżeli w najbliższym czasie nie będzie ostatecznego projektu Ministerstwa Finansów i Ministerstwa Zdrowia dotyczącego składki zdrowotnej, to PSL ma przygotowany kompromisowy projekt. W Sejmie mógłby liczyć na głosy ponad 400 posłów. Takiego zdania jest wicepremier, prezes PSL Władysław Kosiniak-Kamysz.

Wynajem mieszkania a VAT. Czy czynsz ze spółdzielni wlicza się do podstawy opodatkowania?

Wiele osób wynajmuje swoje mieszkania, także spółdzielcze. Powstaje w tym przypadku pytanie, czy czynsze ze spółdzielni należy wliczać do podstawy opodatkowania VAT z tytułu najmu nieruchomości. 

REKLAMA

Mały ZUS Plus przegrywa w sądzie. To jest bardzo ważny wyrok dla przedsiębiorców

Mały ZUS Plus - jak długo powinna trwać przerwa, po upływie której przedsiębiorca może ponownie skorzystać z niższych składek? Sąd Okręgowy w Gorzowie Wielkopolskim wydał pierwszy wyrok w tej sprawie, który jest korzystny dla przedsiębiorców.

Czy przygotowania do KSeF poszły na marne? Co dalej z wdrożeniami w firmach?

Firmy, które przygotowały się na pierwotny termin wejścia w życie obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur, poniosły już związane z tym koszty. Pojawiają się więc pytania, czy powinny zaplanować w budżetach nowe wydatki, aby dostosować procesy i systemy do kolejnych zmian w KSeF. Czy dotychczasowe wdrożenia poszły na marne?

REKLAMA