Inwentaryzacja - terminarz i odpowiedzialność

Odpowiedzialność za przeprowadzenie nwentaryzacji

Przeprowadzenie inwentaryzacji stanowi podstawowy element rachunkowości realizowanej przez każdą jednostkę gospodarczą prowadzącą księgi rachunkowe, gdyż ustawa o rachunkowości jednoznacznie wskazuje (art. 4 ust. 3 pkt 3), że rachunkowość jednostki obejmuje m.in.: okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.

Za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości (a więc i za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji) odpowiada kierownik jednostki. Ustawa o rachunkowości precyzuje (art. 4 ust. 5), że: kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Z uregulowań tych wynika, że kierownik jednostki:

1) nie może w żadnym przypadku scedować odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury (sam spis mogą przeprowadzić inne osoby, a nawet firmy zajmujące się tym usługowo, jednakże w każdym przypadku odpowiedzialność ponosi kierownik),

2) ponosi odpowiedzialność (w tym z tytułu nadzoru) za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości (a więc i za inwentaryzację) również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą (gdy kierownik jednostki powierza przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald i w drodze weryfikacji innej osobie za jej zgodą, to ponosi wspólną odpowiedzialność z tą osobą za prawidłowy przebieg tych czynności).

Kierownikiem jednostki w przypadku:

1) osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą - jest ta osoba,

2) spółki jawnej i spółki cywilnej - są wspólnicy prowadzący sprawy spółki,

3) spółki partnerskiej - są wspólnicy prowadzący sprawy spółki lub zarząd,

4) spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej - są komplementariusze prowadzący sprawy spółki,

5) spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej - jest zarząd.

 

Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu upadłościowym. Odpowiedzialność kierownika jednostki za niedopełnienie obowiązków związanych z inwentaryzacją jest określona w art. 77 ustawy o rachunkowości. Wskazuje się w nim, że osoba, która:

1) nie prowadzi ksiąg rachunkowych, prowadzi je wbrew przepisom ustawy lub podaje w tych księgach nierzetelne dane,

2) nie sporządza sprawozdania finansowego, sporządza je niezgodnie z przepisami ustawy lub zawiera w tym sprawozdaniu nierzetelne dane

- podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Więcej na ten temat w Monitorze Księgowego