Czy można spisać nierozliczone zobowiązania i należności

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Autorzy: prof. dr hab. Irena Olchowicz, dr Agnieszka Tłaczała, dr Wanda Wojas, Ewa Sobińska, Katarzyna Kędziora, Justyna Beata Zakrzewska, dr Gyöngyvér Takáts

RADA

Nierozliczone zobowiązania spółka może odpisać w pozostałe przychody operacyjne, pod warunkiem że przestały być one wymagalne, np. przedawniły się. Natomiast w przypadku należności wątpliwych spółka powinna utworzyć odpis aktualizujący i utrzymywać go do czasu wyjaśnienia spornych kwestii. Jeżeli okaże się, że nie ma żadnych szans na ściągnięcie należności, odpis należy rozwiązać.

UZASADNIENIE

Aktywa i pasywa należy wyceniać nie rzadziej niż na dzień bilansowy w taki sposób, że należności i udzielone pożyczki ujmowane są w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem ostrożności, natomiast zobowiązania - w kwocie wymagającej zapłaty. Natomiast zobowiązania finansowe, których uregulowanie zgodnie z umową następuje w drodze wydania aktywów finansowych innych niż środki pieniężne lub wymiany na instrumenty finansowe, należy wyceniać według wartości godziwej. Artykuł 35b ustawy o rachunkowości określa, że aktualizację wartości należności trzeba przeprowadzić z uwzględnieniem stopnia prawdopodobieństwa ich zapłaty. W ten sposób powstaje odpis aktualizujący. Jest on utrzymywany do czasu wyjaśnienia sporu bądź do czasu przedawnienia roszczeń.

Ustawa o rachunkowości nie określa terminów przedawnienia roszczeń ze stosunków cywilnoprawnych. Terminy te określone zostały w art. 117-125 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z nimi należności należy uważać za przedawnione, jeżeli wierzyciel utracił prawo ich dochodzenia w drodze powództwa cywilnego ze względu na upływ terminu określonego Kodeksem cywilnym. Jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej, należność przedawnia się po upływie 10 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz związane z prowadzeniem działalności gospodarczej - z upływem trzech lat.

Z przedstawionych uregulowań wynika, że w przypadku zobowiązań spółka może odpisać salda po upływie trzech lat, jeżeli nie nastąpiły żadne z przypadków przerywających bieg przedawnienia. Zobowiązania zostają spisane w pozostałe przychody operacyjne, które dla celów podatkowych są przychodem do opodatkowania, jeżeli wcześniej koszt został uznany za koszt uzyskania przychodu.

Jeśli natomiast chodzi o należności, to spółka, zanim zdecyduje się na ich odpisanie, powinna uprzednio dokonać odpisów aktualizujących ze względu na prawdopodobieństwo ich zapłaty. Oczywiście nie jest to obowiązkowe, ale wycena należności na dzień bilansowy obliguje spółkę do ujmowania w sprawozdaniu finansowym kwot możliwych do uzyskania. Należy również pamiętać, że odpisane należności nie stanowią kosztu uzyskania przychodu w myśl ustaw o podatku dochodowym. Aby uznać odpisane wierzytelności za koszt uzyskania przychodu, należy ich nieściągalność udokumentować zgodnie z art. 16 ust. 2 i 2a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W momencie tworzenia odpisu aktualizującego wartość należności spółka powinna określić możliwość uznania kosztu za koszt uzyskania przychodu w przyszłości, gdyż do rozważenia pozostaje utworzenie aktywa na odroczony podatek dochodowy. Aktywa na odroczony podatek z tego tytułu należy utworzyć w przypadku, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo odzyskania należności lub uznania odpisu aktualizującego za koszt podatkowy.