Inwentaryzacja. Czy osoba odpowiedzialna materialnie może być w zespole spisowym

Chcesz bezbłędnie przeprowadzić i rozliczyć inwentaryzację? Zamów już teraz kompletne źródło informacji - serwis "Inwentaryzacja"

Ustawa o rachunkowości (art. 26-27) ani inne przepisy prawne nie regulują szczegółowo sposobów organizowania i przeprowadzania inwentaryzacji (pozostawiając to w gestii samych jednostek gospodarczych). Oczywiste jest jednak, że spis z natury powinien dostarczać obiektywnych informacji o rzeczywistym stwierdzeniu istnienia poszczególnych składników majątkowych.

Osiągnięcie tego celu jest możliwe tylko wtedy, gdy spis z natury następuje w sposób komisyjny, zaś osoby dokonujące pomiaru i rejestracji poszczególnych składników majątku to osoby, którym można zaufać, gdyż nie są zainteresowane wynikami spisu. Za takie osoby nie można uznać tych, którym zostały powierzone określone składniki majątku. Odpowiadają oni bowiem za ich należyte przechowywanie, rozchodowanie i wykorzystanie.

Spis z natury jest elementem kontrolnym mającym na celu m.in. ocenę jakości pracy osób odpowiedzialnych za dane mienie. Osoby odpowiedzialne materialnie powinny wręcz pomagać zespołom spisowym poprzez przygotowanie „swojego” rejonu spisowego, między innymi uporządkowanie spisywanych składników majątku (np. według jednakowych asortymentów).

Osoby odpowiedzialne materialnie, a tym samym zainteresowane wynikami spisu z natury, nie mogą być jednak pozbawiane możliwości bezpośredniego obserwowania prac zespołu spisowego. Jako obserwatorzy powinny brać aktywny udział w częściowej kontroli nad poprawnością dokonywanego spisu w zakresie uzupełniającym w stosunku do prac zespołu spisowego. Chodzi głównie o udzielanie zespołom wszelkich niezbędnych informacji i wyjaśnień, dopilnowanie, by wszystkie składniki zostały zinwentaryzowane. Mogą również na bieżąco zgłaszać ewentualne zastrzeżenia, które są rozstrzygane (rozwiązywane) bezpośrednio przez zespół spisujący.

Więcej na ten temat znajdziesz w Internetowym Serwisie Księgowego w artykule Czy osoba odpowiedzialna materialnie może być członkiem zespołu spisowego

• art. 26-27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 199, poz. 1175

Paweł Muż

ekonomista, księgowy