Jak udokumentować przejście z księgowości tzw. ręcznej na prowadzoną przy użyciu programu finansowo-księgowego

RADA

Opis systemu informatycznego stosowanego przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych jest jednym z elementów dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości. Wprowadzenie systemu finansowo-księgowego (także nowego systemu f-k) wymaga więc uaktualnienia opisu zasad rachunkowości. Może to nastąpić na mocy uchwały (jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy) lub zarządzenia (jeżeli jednostką kieruje organ jednoosobowy). Podstawą prawną takiego działania jest art. 10 ustawy o rachunkowości.

UZASADNIENIE

Przepisy ustawy o rachunkowości (art. 10 ust. 1) nakładają na podmioty gospodarcze obowiązek posiadania dokumentacji opisującej w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące między innymi:

1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;

2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;

3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

- zakładowego planu kont ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

- wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

- opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;

4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

WAŻNE!

Dokumentację zasad (polityki) rachunkowości ustala i aktualizuje w formie pisemnej kierownik jednostki. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy (tak jest na ogół w przypadku stowarzyszeń), odpowiedni aneks do dokumentacji powinien zostać wprowadzony uchwałą zarządu.

Przy wprowadzaniu nowego programu finansowo-księgowego należy też pamiętać o zasadzie ciągłości i porównywalności. Ustawa o rachunkowości nakazuje (art. 5 ust. 1) przyjęte zasady (politykę) rachunkowości stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych:

- jednakowego grupowania operacji gospodarczych,

- jednakowej wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,

- jednakowego ustalania wyniku finansowego,

- jednakowego sporządzania sprawozdań finansowych

tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne.

Ewentualna zmiana tych zasad (zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości) może nastąpić jedynie ze skutkiem od pierwszego dnia danego roku obrotowego.

Jak wynika z zadanego pytania, Stowarzyszenie zaewidencjonowało w nowym programie finansowo-księgowym wszystkie dokumenty księgowe od początku roku obrotowego.

Jeżeli wprowadzenie nowego systemu nie wpłynie na zasadę ciągłości prowadzenia ksiąg rachunkowych, o której mowa w art. 5 ust. 1, a jedynie usprawni ich prowadzenie, to nie ma przeszkód, aby został on wprowadzony w trakcie trwania roku obrotowego, np. od 1 kwietnia 2007 r.

Na dzień 1 kwietnia 2007 r. należałoby w takim przypadku wprowadzić do systemu jedynie tzw. obroty rozpoczęcia na poszczególnych kontach księgowych.

- art. 5 ust. 1, art. 8 ust. 2, art. 10 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

Anna Kędziora

księgowa, konsultant podatkowy