Kiedy księgować faktury, stosując metodę kasową i memoriałową

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Autorzy: prof. dr hab. Irena Olchowicz, dr Agnieszka Tłaczała, dr Wanda Wojas, Ewa Sobińska, Katarzyna Kędziora, Justyna Beata Zakrzewska, dr Gyöngyvér Takáts

RADA

Niezależnie od stosowanej metody rozliczania kosztów w czasie, w dacie wystawienia dokumentu (np. faktury), który potwierdza istnienie kosztu, należy ujmować w księdze koszty pośrednie. Koszty bezpośrednie oraz koszty pośrednie, które dotyczą okresów przekraczających rok podatkowy, księguje się odmiennie w obu metodach. Szczegóły - w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Podatnicy prowadzący ewidencję w formie pkpir mogą wybrać jedną z dwóch metod księgowania kosztów w czasie. Wybrana metoda powinna być, co do zasady, stosowana do wszelkich kosztów, z wyjątkiem zakupu towarów i materiałów oraz kosztów ujmowanych w dacie ich faktycznego poniesienia (np. kosztów wynagrodzeń).

Metody te przyjęło się nazywać memoriałową i kasową. Pierwsza z nich polega na ujmowaniu kosztów w tym roku podatkowym, w którym powstały przychody związane z tymi kosztami. Natomiast metoda kasowa (nazywana też uproszczoną) polega na ujmowaniu kosztów w dacie ich poniesienia, niezależnie od tego, do jakiego okresu się odnoszą. Za datę poniesienia, na potrzeby stosowania metody kasowej (uproszczonej), należy zaś uważać datę wystawienia dokumentu, który jest podstawą księgowania w pkpir.

Definicja „kosztu poniesionego” pojawiła się w przepisach podatkowych od 2007 r. Wcześniej, co do tego, jak należy rozumieć koszt poniesiony, opinie były podzielone. Wobec braku definicji przez pojęcie kosztu poniesionego rozumiano koszt zapłacony (stąd nazwa „metoda kasowa”) albo właśnie koszt powstały w dacie wystawienia dokumentu potwierdzającego istnienie kosztu.

W związku ze zmianą przepisów od stycznia 2007 r. nie ma już wątpliwości, jak należy rozumieć koszt poniesiony na potrzeby rozliczania kosztów w czasie.

Wobec tego, jeżeli w opisanym przypadku stosuje Pani metodę kasową (uproszczoną), to koszty powinna Pani ujmować w księdze pod datą wystawienia dokumentów potwierdzających te koszty, czyli będzie to np. data wystawienia faktury, polisy ubezpieczeniowej, dowodu wewnętrznego itd. Natomiast gdy stosuje Pani metodę memoriałową, należy analizować, czy koszt dotyczy przychodów okresu bieżącego, czy też przychodów następnych okresów (dotyczy to tylko kosztów bezpośrednich). Należy go bowiem ująć dopiero w tym okresie, którego dotyczy. Dokonywanie takiej analizy nie jest konieczne w przypadku kosztów pośrednich. Koszty te należy bowiem rozliczać tak jak podatnicy stosujący metodę kasową (uproszczoną), czyli w dacie wystawienia dokumentów, które potwierdzają te koszty. Tylko w przypadku kosztów, które dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, należy dokonać proporcjonalnego podziału kosztu na poszczególne lata podatkowe. Będzie to dotyczyło najczęściej kosztów ubezpieczeń i im podobnych.

Podsumowując, niezależnie od stosowanej metody rozliczania kosztów w czasie, wszelkie koszty pośrednie działalności powinna Pani ujmować w księdze pod datą wystawienia dokumentu (faktury, polisy, dowodu wewnętrznego itd.), chyba że dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a Pani stosuje metodę memoriałową. Natomiast koszty mające bezpośredni związek z przychodami należy uwzględniać:

• przy metodzie memoriałowej - w okresie, w jakim powstają przychody związane z tymi kosztami,

• przy metodzie kasowej (uproszczonej) - w dacie wystawienia dokumentu, który potwierdza koszt.

PRZYKŁAD

Firma budowlana X prowadzi pkpir. W listopadzie poniosła następujące koszty:

• zakup materiałów, przyjęcie do magazynu - 12.11.2007 r.,

• zakup narzędzi - faktura VAT z 19.11.2007 r.,

• nabycie usługi od podwykonawcy związanej z realizacją prac budowlanych, które zostaną ukończone dopiero w 2008 r., faktura VAT z 21.11.2007 r.,

• wykupienie ubezpieczenia dla maszyn budowlanych za okres od 01.12.2007 r. do 30.11.2008 r., polisa z 30.11.2007 r.

Koszty te powinny zostać ujęte w księdze w następujący sposób:

Metoda memoriałowa

• koszty zakupu materiałów (data ich otrzymania) - 12.11.2007 r.,

• zakup narzędzi (data wystawienia faktury VAT) - 19.11.2007 r.,

• nabycie usług od podwykonawcy - koszt pozostały do rozliczenia w 2008 r. jako koszt dotyczący przychodów tego roku, można go ująć w kolumnie 15 pkpir („uwagi”),

• ubezpieczenie - 1/12 kosztu w 2007 r., 11/12 kosztu w 2008 r.

Metoda kasowa

• koszty zakupu materiałów (data ich otrzymania) - 12.11.2007 r.,

• zakup narzędzi (data wystawienia faktury VAT) - 19.11.2007 r.,

• nabycie usług od podwykonawcy (data wystawienia faktury VAT) - 21.11.2007 r.,

• koszty ubezpieczenia (data wystawienia polisy) - 30.11.2007 r., cała wartość polisy.

• art. 22 ust. 4-6b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 191, poz. 1361

Joanna Krawczyk

doradca podatkowy, właścicielka kancelarii podatkowej w Poznaniu