Dowody księgowe w jednostkach prowadzących księgi rachunkowe

RADA

W przypadku gdy nie ma możliwości uzyskania faktury, wydatki na zakup usług za granicą mogą być udokumentowane paragonem lub pokwitowaniem przyjęcia zapłaty. Dokumenty te powinny zawierać dane, o których mowa w art. 21 ustawy o rachunkowości, oraz być zgodne z instrukcją sporządzania i obiegu dokumentów, jeżeli taka instrukcja powstała w danej jednostce.

UZASADNIENIE

Ustawa o rachunkowości nakazuje udokumentować każde zdarzenie gospodarcze dowodem, który musi spełnić odpowiednie wymogi. Cechy, które poprawny dowód księgowy powinien mieć, zostały określone w art. 21 i 22 ustawy. Są to wymagania minimalne, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe.

Według art. 21 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego

Dowód musi zawierać określoną przepisami albo utrwaloną przez praktykę pełną nazwę lub symbol, np.: Faktura VAT, Kp - kasa przyjmie, Pz - przyjęcie materiałów, Raport kasowy, Paragon, Polecenie przelewu itd., oraz numer.

• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej

Dowód musi zawierać dane, które umożliwią identyfikację stron uczestniczących w operacji gospodarczej. Powinna to być nazwa i adres. Jeżeli takie dane są na pieczątce, to może to być pieczątka firmy.

• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych

Na dowodzie należy umieszczać opis operacji, tzn. nazwę danej transakcji, oraz jej wartość. Jeżeli operacja jest mierzona w jednostkach naturalnych, to na dowodzie należy podać także ich ilość. Na dowodzie mamy w tym przypadku nazwę, jednostkę miary, ilość, cenę i wartość. Jeśli dowód jest wystawiony w walucie obcej, to wartość operacji należy przeliczyć na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu dokonania operacji gospodarczej.

• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu

Różne daty dokonania operacji oraz sporządzenia dowodu mamy wtedy, gdy odbiór towaru lub usługi nastąpił wcześniej, a dokument potwierdzający ich sprzedaż (np. faktura VAT) wystawiony został w następnych dniach.

• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów

Jeżeli dowód potwierdza przyjęcie lub wydanie składnika aktywów, przeniesienie prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu, to na dowodzie muszą być podpisy osób wydających i przyjmujących te składniki. W pozostałych przypadkach podpisy osób mogą być zastąpione znakami umożliwiającymi ustalenie tych osób.

• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie daty oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania

Dekret umożliwia połączenie dowodu z zapisami w księgach. Dekretacja musi być zgodna z zakładowym planem kont.

Wymagania dotyczące dokumentów, określone w ustawie o rachunkowości, są bardzo ogólne, natomiast bardziej szczegółowe wymagania co do dokumentacji mamy w ustawie o VAT.

Zakup materiałów oraz usług może być udokumentowany paragonem lub pokwitowaniem zapłaty, pod warunkiem że dokumenty te są zaopatrzone w datę oraz dane jednostki wydającej te dokumenty. Powinna być na nich umieszczona ilość, cena jednostkowa oraz wartość transakcji. Pozostałe dane odbierający dokument może uzupełnić sam. Chodzi tu przede wszystkim o nazwę i adres firmy dokonującej zakupu.

Ustawa o rachunkowości nie zabrania udokumentowania transakcji gospodarczych paragonem lub pokwitowaniem zapłaty. Jeżeli jednak firma jest płatnikiem VAT, to nawet najdrobniejsze zakupy powinny być udokumentowane fakturą VAT. Zakupy towarów i usług są opodatkowane VAT oraz służą sprzedaży opodatkowanej, dlatego we własnym interesie spółka powinna udokumentować wszystkie swoje transakcje fakturą.

• art. 20, 21 i 22 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

• § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 140, poz. 988

Maria Rubinkowska

doradca podatkowy