Jak uniknąć błędów przy tworzeniu informacji zarządczych w fazie tworzenia bazy raportowania organizacji

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Autorzy: prof. dr hab. Irena Olchowicz, dr Agnieszka Tłaczała, dr Wanda Wojas, Ewa Sobińska, Katarzyna Kędziora, Justyna Beata Zakrzewska, dr Gyöngyvér Takáts

Każde przedsiębiorstwo, na które ustawodawca nałożył obowiązek prowadzenia pełnej księgowości finansowej jest zobowiązane, zgodnie z ustawą o rachunkowości - do posiadania i stosowania zakładowego planu kont.

Zakładowy plan kont jest dokumentem formalnym – częścią systemu księgowego umożliwiającego między innymi badanie prawidłowości naliczenia należnych podatków płaconych przez przedsiębiorstwo.

Zasady budowy zakładowego planu kont zarządczych są inne, bowiem służą innym celom.

Polecamy: Controlling i Rachunkowość Zarządcza – prenumerata

Doświadczenia autora wskazują, że najlepiej w praktyce (poza bardzo niewielkimi podmiotami) sprawdzają się systemy bazujące na rozdzielnych księgach: podatkowej i zarządczej. Taka rozdzielność nie oznacza zawsze konieczności podwójnego księgowania zdarzeń gospodarczych.

Trzeba pamiętać, że te dane, których zbiory rekordów podatkowych i zarządczych są tożsame dla naszej działalności powinny być pobierane automatycznie z księgi podatkowej celem uproszczenia procedur i obniżenia kosztów obsługi systemu.  Część danych może być automatycznie pobieranych z księgi podatkowej do księgi zarządczej – np. wielkość przychodu ze sprzedaży, ale część danych musi niestety być rejestrowanych odrębnie, na odmiennych kontach zarządczych.

O czym należy pamiętać tworząc takie procedury rejestracji danych i plany kont zarządczych?

Posłużmy się najpierw przykładem, z którym mamy do czynienia w bardzo dużej liczbie firm różnych branż działających na rynku hurtowym i detalicznym.

Przedsiębiorstwa coraz częściej stosują kategorię amortyzacji ekonomicznej do wewnętrznej oceny funkcjonowania organizacji.

Przeanalizujmy dla ilustracji tezy amortyzację pojazdu: załóżmy, że podatkowo jest zamortyzowany w całości, ale wyjątkowo, dzięki oszczędnej eksploatacji nadaje się do użytkowania przez kolejny okres.  Zasady amortyzacji pojazdów - w tym minimalny okres trwania jest określony przez ustawodawcę, (musimy jednak pamiętać, że międzynarodowe standardy rachunkowości nakładają na nas obowiązek amortyzowania sprzętu zgodnie z rzeczywistym, planowanym okresem jego użytkowania).   

Po przypisaniu omawianego pojazdu do konkretnego MPK-u ( miejsca powstania kosztu, które często jest składnikiem oceny efektywności jakiegoś centrum wyników) informacja, jaką uzyskamy z księgi podatkowej, to: amortyzacja - 0 zł.               

Jeżeli jednak kierownik jednostki wyznaczył okres użytkowania tego pojazdu na kolejny okres - np. 3 lata to dla zapewnienia właściwej oceny centrum wyników trzeba określić wysokość takich odpisów amortyzacji ekonomicznej ( z reguły na poziomie różnicy miedzy przewidywaną wartością rezydualną pojazdu w chwili planowanej sprzedaży a dzisiejszą ceną rynkową). W tym momencie powstaje już odchylenie wyniku podatkowego i zarządczego o tę wartość.                              

Ten prosty przykład ilustruje pewien proces, który po nałożeniu większej liczby podobnych zdarzeń ( nie tylko z dziedziny amortyzacji oczywiście) prowadzi z czasem do znacznych odchyleń między wynikiem podatkowym i zarządczym. 

Problem w tym, że tylko osoby bezpośrednio zarządzające majątkiem przedsiębiorstwa, na co dzień, z reguły niektórzy członkowie zarządów i dyrektorzy finansowi są w stanie samodzielnie zweryfikować rzetelność tak gromadzonych danych.  Z kolei korzyści finansowe z odmiennej rejestracji zdarzeń do celów zarządczych są ewidentne. Poza stosowaniem w praktyce efektu tarczy podatkowej takie działanie pozwala na właściwą i rzetelną ocenę centrów wyników przedsiębiorstwa i stosowanie właściwie działających systemów motywacji.

Jednak praktyka pokazuje, że nawet przy niewielkiej skali działalności przy większej liczbie takich odmiennie rejestrowanych zdarzeń dochodzi z czasem do znacznego odchylenia między wynikiem podatkowym i zarządczym. Analiza takich odchyleń jest niezbędna do wykazania rzetelności wyniku zarządczego.

Dlatego budując model analityczny rachunkowości zarządczej dla podmiotu musimy pamiętać, że każde księgowanie, każda rejestracja zdarzenia gospodarczego do celów zarządczych nie tożsame z rejestracją dla celów podatkowych musi zawierać raport (cząstkowy) odchyleń tych danych. Raport ten w praktyce – to efekt modelu połączeń i relacji między zakładowym planem kont podatkowych i zarządczych. Musimy też zadbać o automatyzację tych procesów.

Rachunkowość finansowa oparta jest o regulacje prawne i skierowana właściwe do odbiorcy zewnętrznego. Daje, więc zarządom gwarancje rzetelności. Raport odchyleń zaś jest gwarancją rzetelności rachunkowości zarządczej a przede wszystkim rzetelności prezentowanego wyniku.