Kiedy należy zakończyć inwentaryzację drogą weryfikacji

Chcesz bezbłędnie przeprowadzić i rozliczyć inwentaryzację? Zamów już teraz kompletne źródło informacji - serwis "Inwentaryzacja"

Na ten dzień sporządzany jest bilans, stanowiący wartościowe zestawienie aktywów i pasywów jednostki, których stan, wynikający z ksiąg rachunkowych na dzień bilansowy, powinien zostać zweryfikowany, a w niektórych przypadkach skorygowany lub ustalony w wyniku inwentaryzacji.

Ograniczenia czasowe procesu inwentaryzacji

Podstawową metodą inwentaryzacyjną jest spis z natury (dla składników materialnych, dających się policzyć lub zmierzyć) oraz potwierdzenie sald, stosowane dla aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, jak również dla należności. Przeprowadzenie spisu z natury, a także uzgodnienie sald z kontrahentami w ciągu jednego dnia kończącego rok obrotowy jest po prostu niemożliwe. Z tego powodu ustawa o rachunkowości przewiduje zakres czasu na przeprowadzenie inwentaryzacji. Inwentaryzację większości składników aktywów, z pewnymi wyjątkami, można rozpocząć nie wcześniej niż trzy miesiące przed dniem bilansowym. Zakończenie inwentaryzacji powinno nastąpić nie później niż do 15 dnia następnego roku obrotowego.

W takim przypadku ustalenie stanu na dzień bilansowy następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda na określony dzień przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Ponieważ ustalenie rzeczywistej wielkości inwentaryzowanych w ten sposób aktywów następuje na inny dzień niż dzień bilansowy, więc ewentualnej korekcie podlega saldo istniejące w księgach rachunkowych na ten dzień. Stwierdzone zmniejszenia lub zwiększenia stanu inwentaryzowanych składników korygują saldo na 31 grudnia. Zakłada się, że wielkość wynikająca z zapisów zwiększających lub zmniejszających, zaewidencjonowanych w księgach, jest prawidłowa.

Oznacza to jednak, że im dłuższy jest przedział czasu pomiędzy dniem faktycznego spisu lub potwierdzenia salda a dniem bilansowym - tym większe istnieje niebezpieczeństwo, że saldo na koniec roku obrotowego, wynikające z ksiąg rachunkowych, po ewentualnej korekcie, może kryć w sobie błędy powstałe w tym czasie. Z tego powodu ustawodawca ustalił granice czasowe, w których należy dokonywać spisu lub potwierdzenia: nie wcześniej niż 3 miesiące i nie później niż 15 dni od końca roku. Bez znaczenia dla omawianego problemu pozostaje możliwość dokonywania spisu towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki oraz zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną - w dowolnym terminie, raz w roku.

Nie wszystkie składniki majątku podlegają corocznej inwentaryzacji. Ustawa zezwala na przeprowadzenie inwentaryzacji:

• raz w ciągu 4 lat dla:

- nieruchomości zaliczanych do środków trwałych oraz inwestycji,

- znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie,

• raz w ciągu 2 lat dla:

- zapasów materiałów,

- zapasów towarów,

- produktów gotowych i półproduktów,

znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową.

Więcej na ten temat znajdziesz w Internetowym Serwisie Księgowego w artykule Kiedy należy zakończyć inwentaryzację drogą weryfikacji

• art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 199, poz. 1175

Tadeusz Waślicki

autor jest biegłym rewidentem