REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Co firmy mogą rozliczyć w ramach kilometrówki

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dominika Dębowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Podatnik wykorzystujący do prowadzenia swojej działalności gospodarczej samochód osobowy, który nie stanowi składnika majątku podatnika, w celu ujęcia poniesionych wydatków związanych z użytkowaniem tego samochodu do kosztów podatkowych, musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, potocznie zwaną „kilometrówką”.


Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu wynika wprost z przepisów ustawy zarówno o podatku dochodowym od osób prawnych ( art. 16 ust. 1 pkt 51 ), w której czytamy, że  „nie uważa się za koszty uzyskania przychodu ... wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu”, oraz o podatku dochodowym od osób fizycznych ( art. 23 ust. 1 pkt 46 ), w której mowa o tym, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów „poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu”.

REKLAMA

Autopromocja

Powołane przepisy nie mają zastosowania do wydatków poniesionych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów w celu odbycia podróży służbowej bądź też w jazdach lokalnych. W tym przypadku opierać się trzeba na przepisach art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, oraz art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w których możemy przeczytać, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów „wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika (wykonywanej działalności):

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu  stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości  przekraczającej stawki za jeden kilometr  przebiegu pojazdu,  określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra”.

Dla samochodów, które używane są na podstawie umowy leasingu nie prowadzi się ewidencji przebiegu pojazdu. Wynika to wprost z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art.16 ust. 3b) oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 23 ust. 3b). Wydatki ponoszone w związku użytkowaniem takiego samochodu, przedsiębiorstwa będą mogły zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu bezpośrednio w momencie poniesienia, bez jakichkolwiek ograniczeń wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu. Jeśli podatnicy dla celów prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej będą wykorzystywać pojazdy inne, niż samochód osobowy, np. samochód ciężarowy bądź też motocykl, wówczas taki podatnik nie jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, gdyż ustawodawca ograniczył możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów, wydatków poniesionych na wykorzystywanie w prowadzeniu działalności gospodarczej jedynie samochodów osobowych. Opierając się na literalnym brzemieniu przepisów, ewidencję przebiegu pojazdu prowadzimy dla samochodów osobowych, wykorzystywanych tylko na potrzeby prowadzonej działalności, zatem fundacje czy też stowarzyszenia które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie będą musiały również sporządzać tzw. „kilometrówki”. Zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz z art.  23 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w razie braku ewidencji przebiegu pojazdu, wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów osobowych na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

E-book: Samochód w firmie zmiany od 11 lutego 2012 r. >>

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane, co wprost określają przepisy art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeśli do prowadzenia działalności gospodarczej firmy wykorzystują kilka samochodów osobowych, wówczas ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona dla każdego z nich odrębnie. Wybór sposobu prowadzenia ewidencji czy to w formie papierowej czy też elektronicznie zostawia się podatnikowi, gdyż żadne przepisy nie określają sposobu jej prowadzenia.

W ramach tzw. "kilometrówki" firmy, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, mogą rozliczać wydatki związane z używaniem w działalności gospodarczej samochodu osobowego, które spełniają wymogi uznania ich za koszty uzyskania przychodów. Do takich kosztów zaliczamy np. koszty najmu (dzierżawy) pojazdu, zakupu paliwa (benzyny, gazu, oleju napędowego), wymiany płynów (oleju, płynu hamulcowego, do szyb) i zakupu smarów, badań diagnostycznych i przeglądów okresowych (regulacja pracy silnika, hamulców, świateł, geometria kół), napraw bieżących i wymiany zużywających się części (świec, żarówek, ogumienia), usług myjni i konserwacji (zakup środków pielęgnacyjnych), opłaty za przejazd autostradą, opłaty parkingowe, koszty ubezpieczenia. W przypadku kosztów ubezpieczenia w ramach limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu do kosztów uzyskania przychodów mogą być ujęte wydatki z tytułu składki na ubezpieczenie:

a) OC i NNW, 

b) AC - w wysokości nieprzekraczającej ich części ustalonej w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro, przeliczona na złote według kursu: 

- sprzedaży walut obcych - w przypadku podatników PIT, 

- średniego euro - w przypadku podatników CIT,

 

REKLAMA

ogłaszanego przez NPB z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia co regulują nam art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Potwierdza to interpretacja indywidualna ILPB4/423-275/10-2/MC Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dn. 28.01.2011 „...ponieważ ustawodawca nie definiuje pojęcia „wydatków z tytułu używania” samochodu, należy się odwołać do słownika języka polskiego, w którym przez „wydatek” rozumie się „sumę, która ma być wydana” lub „sumę wydaną na coś”, natomiast „używać” oznacza „stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek” (Słownik Współczesnego Języka Polskiego pod. red. Bogusława Dunaja, Warszawa 1996, s. 1200 i 1262). Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy.

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, przyjąć należy, iż będą to wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania samochodu dla potrzeb podatnika - podmiotu gospodarczego, takie jak: zakup paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczenia OC i AC, kosztów drobnych napraw i części zamiennych, przeglądów technicznych, opłat parkingowych oraz za przejazd autostradą, pod warunkiem ich zgodnego z przepisami udokumentowania.

Oznacza to konieczność podwójnego udokumentowania:

- ewidencją przebiegu,

- dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki,

a zasadą jest, że do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można kwotę niższą.”

REKLAMA

Podobne stanowiska przedstawiają WSA w Poznaniu w wyroku z dnia 8 kwietnia 2011 r. sygn. akt I SA/Po 913/10, WSA w Warszawie w wyroku z dnia 5 lutego 2010 r., sygn. akt III SA/Wa 1502/09, a także organy podatkowe, np. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 22 czerwca 2011 r., nr IPTPB3/423-40/11-2/KJ.

Można spotkać się z krytycznymi opiniami do stanowisk Ministra Finansów związanych z wydatkami objętymi tzw. „kilometrówką”. "Kilometrówka" stanowi swego rodzaju ekwiwalent za koszty przejazdu, odzwierciedlający jedynie zużycie własnego samochodu (w którym mieści się zużycie paliwa, olejów oraz podzespołów samochodu). Opłaty za autostradę i za parking jako inne udokumentowane wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, wypłacane dodatkowo na podstawie przepisów prawa pracy, powinny zdaniem komentujących stanowić koszty uzyskania przychodów w pełnej wysokości. Na uwagę zasługuje również fakt, że wysokość stawki za jeden kilometr jest niezbyt wysoka. Przyjmując stanowisko Ministra Finansów za obowiązujące, należy zauważyć, jednak iż, obecna stawka nie pokrywa wszystkich kosztów eksploatacji samochodu. Niemniej jednak, analizując bieżące interpretacje organów podatkowych, można zauważyć wyjątkową zgodność w ocenie tego zagadnienia ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów.

Samo prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest wystarczające, aby uznać ją za dowód poniesienia wydatku. Dokument ten wyznacza granicę wydatków uznawanych za koszt uzyskania przychodów. Wysokość poniesionych wydatków ustala się na podstawie dowodów ich dokumentujących, a są nimi faktury VAT, rachunki, bilety za przejazd autostradą, polisy ubezpieczeniowych czy też bilety parkingowe. Wydatki te mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów tylko do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. Wysokość stawki za 1 km przebiegu samochodu osobowego określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Wysokość stawki uzależniona jest od pojemności skokowej silnika i wynosi dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł, a dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł Poniesione wydatki porównujemy z wysokością "kilometrówki" ustaloną na dany miesiąc. Jeśli poniesione wydatki są niższe lub równe kwocie limitu ("kilometrówki"), to koszty uzyskania przychodów należy obciążyć całą kwotą tych wydatków. Gdy kwota poniesionych wydatków przekracza ustaloną na dany miesiąc wysokość "kilometrówki", ich nadwyżka ponad ten limit nie podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów tego miesiąca. Wydatki z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego i „kilometrówka” są porównywane i rozliczane narastająco od początku roku.


Podstawa prawna:

- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

- Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

- Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz   sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Dominika Dębowska

Outsourcing Rachunkowości - Grant Thornton

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

REKLAMA

Rewolucja w podatkach i inwestycjach! Sejm przegłosował pakiet deregulacyjny – VAT do 240 tys. zł, łatwiejszy dostęp do kapitału dla MŚP

Sejm uchwalił przełomowy pakiet ustaw deregulacyjnych. Wyższy limit zwolnienia z VAT (do 240 tys. zł), tańszy dostęp do kapitału dla małych firm, koniec obowiązkowego pośrednictwa inwestycyjnego przy ofertach do 1 mln euro i uproszczenia w kontrolach celno-skarbowych – wszystko to z myślą o przedsiębiorcach i podatnikach. Sprawdź, co się zmienia od 2026 roku!

Sejm zdecydował. Fundamentalna zmiana w ustawie o podatku od spadków i darowizn

Sejm uchwalił właśnie nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Celem nowych regulacji jest ograniczenie obowiązków biurokratycznych m.in. przy sprzedaży rzeczy uzyskanych w drodze spadku.

Fiskus przegrał przez własny błąd. Podatnik uniknął 84 tys. zł podatku, bo urzędnicy nie znali terminu przedawnienia

Fundacja wygrała przed WSA w Gliwicach spór o 84 tys. zł podatku, bo fiskus nie zdążył przed upływem terminu przedawnienia. Kontrola trwała ponad 5 lat, a urzędnicy nie przestrzegali procedur. Sprawa pokazuje, że przepisy podatkowe działają w obie strony – także na korzyść podatnika.

W 2026 r. wdrożenie obowiązkowego KSeF - czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji obowiązkowej. Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?

REKLAMA

Minister finansów zapowiada nowy podatek: W kogo uderzy?

Ministerstwo Finansów pracuje nad podatkiem dotyczącym odsetek od rezerwy obowiązkowej utrzymywanej przez banki w Narodowym Banku Polskim - poinformował minister finansów Andrzej Domański. Dodał, że przychody do budżetu w 2026 r. z tego tytułu mogłyby sięgnąć 1,5-2 mld zł.

Zwrot VAT: Tylko organ I instancji może przedłużyć termin – przełomowy wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi orzekł, że termin zwrotu VAT może zostać przedłużony wyłącznie przez organ I instancji i tylko w trakcie trwającego postępowania. Przedłużenie nie jest dopuszczalne po uchyleniu decyzji i przekazaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia.

REKLAMA