REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Co firmy mogą rozliczyć w ramach kilometrówki

Dominika Dębowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Podatnik wykorzystujący do prowadzenia swojej działalności gospodarczej samochód osobowy, który nie stanowi składnika majątku podatnika, w celu ujęcia poniesionych wydatków związanych z użytkowaniem tego samochodu do kosztów podatkowych, musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, potocznie zwaną „kilometrówką”.


Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu wynika wprost z przepisów ustawy zarówno o podatku dochodowym od osób prawnych ( art. 16 ust. 1 pkt 51 ), w której czytamy, że  „nie uważa się za koszty uzyskania przychodu ... wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu”, oraz o podatku dochodowym od osób fizycznych ( art. 23 ust. 1 pkt 46 ), w której mowa o tym, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów „poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu”.

Autopromocja

Powołane przepisy nie mają zastosowania do wydatków poniesionych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów w celu odbycia podróży służbowej bądź też w jazdach lokalnych. W tym przypadku opierać się trzeba na przepisach art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, oraz art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w których możemy przeczytać, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów „wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika (wykonywanej działalności):

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu  stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości  przekraczającej stawki za jeden kilometr  przebiegu pojazdu,  określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra”.

Dla samochodów, które używane są na podstawie umowy leasingu nie prowadzi się ewidencji przebiegu pojazdu. Wynika to wprost z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art.16 ust. 3b) oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 23 ust. 3b). Wydatki ponoszone w związku użytkowaniem takiego samochodu, przedsiębiorstwa będą mogły zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu bezpośrednio w momencie poniesienia, bez jakichkolwiek ograniczeń wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu. Jeśli podatnicy dla celów prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej będą wykorzystywać pojazdy inne, niż samochód osobowy, np. samochód ciężarowy bądź też motocykl, wówczas taki podatnik nie jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, gdyż ustawodawca ograniczył możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów, wydatków poniesionych na wykorzystywanie w prowadzeniu działalności gospodarczej jedynie samochodów osobowych. Opierając się na literalnym brzemieniu przepisów, ewidencję przebiegu pojazdu prowadzimy dla samochodów osobowych, wykorzystywanych tylko na potrzeby prowadzonej działalności, zatem fundacje czy też stowarzyszenia które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie będą musiały również sporządzać tzw. „kilometrówki”. Zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz z art.  23 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w razie braku ewidencji przebiegu pojazdu, wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów osobowych na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

E-book: Samochód w firmie zmiany od 11 lutego 2012 r. >>

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane, co wprost określają przepisy art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeśli do prowadzenia działalności gospodarczej firmy wykorzystują kilka samochodów osobowych, wówczas ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona dla każdego z nich odrębnie. Wybór sposobu prowadzenia ewidencji czy to w formie papierowej czy też elektronicznie zostawia się podatnikowi, gdyż żadne przepisy nie określają sposobu jej prowadzenia.

W ramach tzw. "kilometrówki" firmy, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, mogą rozliczać wydatki związane z używaniem w działalności gospodarczej samochodu osobowego, które spełniają wymogi uznania ich za koszty uzyskania przychodów. Do takich kosztów zaliczamy np. koszty najmu (dzierżawy) pojazdu, zakupu paliwa (benzyny, gazu, oleju napędowego), wymiany płynów (oleju, płynu hamulcowego, do szyb) i zakupu smarów, badań diagnostycznych i przeglądów okresowych (regulacja pracy silnika, hamulców, świateł, geometria kół), napraw bieżących i wymiany zużywających się części (świec, żarówek, ogumienia), usług myjni i konserwacji (zakup środków pielęgnacyjnych), opłaty za przejazd autostradą, opłaty parkingowe, koszty ubezpieczenia. W przypadku kosztów ubezpieczenia w ramach limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu do kosztów uzyskania przychodów mogą być ujęte wydatki z tytułu składki na ubezpieczenie:

a) OC i NNW, 

b) AC - w wysokości nieprzekraczającej ich części ustalonej w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro, przeliczona na złote według kursu: 

- sprzedaży walut obcych - w przypadku podatników PIT, 

- średniego euro - w przypadku podatników CIT,

 

ogłaszanego przez NPB z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia co regulują nam art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Potwierdza to interpretacja indywidualna ILPB4/423-275/10-2/MC Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dn. 28.01.2011 „...ponieważ ustawodawca nie definiuje pojęcia „wydatków z tytułu używania” samochodu, należy się odwołać do słownika języka polskiego, w którym przez „wydatek” rozumie się „sumę, która ma być wydana” lub „sumę wydaną na coś”, natomiast „używać” oznacza „stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek” (Słownik Współczesnego Języka Polskiego pod. red. Bogusława Dunaja, Warszawa 1996, s. 1200 i 1262). Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy.

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, przyjąć należy, iż będą to wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania samochodu dla potrzeb podatnika - podmiotu gospodarczego, takie jak: zakup paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczenia OC i AC, kosztów drobnych napraw i części zamiennych, przeglądów technicznych, opłat parkingowych oraz za przejazd autostradą, pod warunkiem ich zgodnego z przepisami udokumentowania.

Autopromocja

Oznacza to konieczność podwójnego udokumentowania:

- ewidencją przebiegu,

- dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki,

a zasadą jest, że do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można kwotę niższą.”

Podobne stanowiska przedstawiają WSA w Poznaniu w wyroku z dnia 8 kwietnia 2011 r. sygn. akt I SA/Po 913/10, WSA w Warszawie w wyroku z dnia 5 lutego 2010 r., sygn. akt III SA/Wa 1502/09, a także organy podatkowe, np. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 22 czerwca 2011 r., nr IPTPB3/423-40/11-2/KJ.

Można spotkać się z krytycznymi opiniami do stanowisk Ministra Finansów związanych z wydatkami objętymi tzw. „kilometrówką”. "Kilometrówka" stanowi swego rodzaju ekwiwalent za koszty przejazdu, odzwierciedlający jedynie zużycie własnego samochodu (w którym mieści się zużycie paliwa, olejów oraz podzespołów samochodu). Opłaty za autostradę i za parking jako inne udokumentowane wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, wypłacane dodatkowo na podstawie przepisów prawa pracy, powinny zdaniem komentujących stanowić koszty uzyskania przychodów w pełnej wysokości. Na uwagę zasługuje również fakt, że wysokość stawki za jeden kilometr jest niezbyt wysoka. Przyjmując stanowisko Ministra Finansów za obowiązujące, należy zauważyć, jednak iż, obecna stawka nie pokrywa wszystkich kosztów eksploatacji samochodu. Niemniej jednak, analizując bieżące interpretacje organów podatkowych, można zauważyć wyjątkową zgodność w ocenie tego zagadnienia ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów.

Samo prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest wystarczające, aby uznać ją za dowód poniesienia wydatku. Dokument ten wyznacza granicę wydatków uznawanych za koszt uzyskania przychodów. Wysokość poniesionych wydatków ustala się na podstawie dowodów ich dokumentujących, a są nimi faktury VAT, rachunki, bilety za przejazd autostradą, polisy ubezpieczeniowych czy też bilety parkingowe. Wydatki te mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów tylko do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. Wysokość stawki za 1 km przebiegu samochodu osobowego określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Wysokość stawki uzależniona jest od pojemności skokowej silnika i wynosi dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł, a dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł Poniesione wydatki porównujemy z wysokością "kilometrówki" ustaloną na dany miesiąc. Jeśli poniesione wydatki są niższe lub równe kwocie limitu ("kilometrówki"), to koszty uzyskania przychodów należy obciążyć całą kwotą tych wydatków. Gdy kwota poniesionych wydatków przekracza ustaloną na dany miesiąc wysokość "kilometrówki", ich nadwyżka ponad ten limit nie podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów tego miesiąca. Wydatki z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego i „kilometrówka” są porównywane i rozliczane narastająco od początku roku.


Podstawa prawna:

- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

- Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

- Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz   sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Dominika Dębowska

Outsourcing Rachunkowości - Grant Thornton

 

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Ulga dla seniorów przed otrzymaniem emerytury - co mówi prawo?

    Czy seniorzy mogą korzystać z ulgi podatkowej w PIT przed otrzymaniem emerytury, mimo osiągnięcia wieku emerytalnego? Chodzi o zwolnienie w podatku dochodowym nazywane „ulgą dla pracujących seniorów”.

    Niestaranny pracodawca zapłaci podatek za oszustwo pracownika. Wyrok TSUE nie usuwa wszystkich wątpliwości i nie daje wytycznych

    Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku z 30 stycznia 2024 r. orzekł, że pracownik wykorzystujący dane swego pracodawcy do wystawiania fałszywych faktur jest zobowiązany do zapłaty wskazanej w nich kwoty podatku  Ale takie konsekwencje powinny dotknąć pracownika pod warunkiem, że pracodawca (podatnik VAT) dochował należytej staranności, rozsądnie wymaganej w celu kontrolowania działań swojego pracownika. Jeżeli pracodawca takiej staranności nie dochował, to poniesie konsekwencje sam i będzie musiał zapłacić podatek.

    Ekoschematy obszarowe - są już stawki płatności za 2023 rok [tabela]

    Ustalone zostały stawki płatności w ramach ekoschematów obszarowych za 2023 rok - informuje resort rolnictwa.

    Zwrot podatku - kiedy? Czy da się przyspieszyć?

    Gdy z zeznania podatkowego PIT wynika nadpłata podatku, to urząd skarbowy dokona jej zwrotu. W jakim terminie można spodziewać się zwrotu podatku? Czy można przyspieszyć zwrot korzystając z usługi Twój e-PIT?

    Zwrot akcyzy za paliwo rolnicze a zmiana powierzchni użytków rolnych

    Jak wygląda kwestia zwrotu akcyzy za paliwo rolnicze w przypadku zmiany powierzchni posiadanych przez producenta rolnego użytków rolnych? W jakich terminach składać wnioski o zwrot podatku akcyzowego wykorzystywanego do produkcji rolnej w 2024 roku?

    Wynagrodzenie kierowcy zawodowego w 2024 roku. Co się zmienia? O czym muszą wiedzieć firmy transportowe i sami kierowcy?

    Rok 2024 rozpoczął się kolejnymi, ważnymi zmianami dla polskich przewoźników, które przekładają się na wyższe koszty pracownicze, a wszystko wskazuje na to, że to jeszcze nie koniec. Od lipca czeka nas druga podwyżka płacy minimalnej, która może oznaczać wzrost kosztów zatrudnienia kierowców blisko o 900 zł. Istnieją jednak pewne sposoby optymalizacji wynagrodzeń kierowców, dzięki którym mogą zyskać nie tylko przedsiębiorcy transportowi, ale również sami truckerzy, wykonujący przewozy za granicę. Jakie są najważniejsze zmiany w wynagrodzeniach kierowców i co mogą zrobić firmy, by jak najwięcej zaoszczędzić?

    Umowa o pracę na czas określony. TSUE: trzeba podać przyczynę wypowiedzenia

    W wyroku z 20 lutego 2024 r. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) orzekł, że pracownik zatrudniony na czas określony musi zostać poinformowany przez pracodawcę o przyczynach rozwiązania z nim umowy o pracę za wypowiedzeniem, jeśli informacji takiej udziela się pracownikowi zatrudnionemu na czas nieokreślony. Zdaniem TSUE polskie przepisy przewidujące wskazanie tych przyczyn jedynie pracownikom zatrudnionym na czas nieokreślony naruszają prawo podstawowe pracownika na czas określony do skutecznego środka prawnego. W Polsce dopiero od 26 kwietnia 2023 r w Kodeksie pracy istnieje obowiązek podawania przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony. Wcześniej przyczynę wypowiedzenia pracodawca musiał wskazywać tylko w przypadku rozwiązania umowy bez zachowania wypowiedzenia. 

    Ile wynosi przeciętne wynagrodzenie? Najnowsze dane GUS

    GUS zaprezentował dane o zatrudnieniu i wynagrodzeniach w sektorze przedsiębiorstw w styczniu 2024 roku.

    Tabela kursów średnich NBP z 20 lutego 2024 roku [nr 036/A/NBP/2024]

    Tabela kursów średnich waluty krajowej w stosunku do walut obcych ogłoszona przez NBP 20 lutego 2024 roku [nr 036/A/NBP/2024]. Jaki dzisiaj kurs euro? Jakie zmiany w kursach walut?

    Projekt CPK - potrzebne będą zmiany w prawie celno-podatkowym

    Żeby projekt CPK miał szanse powodzenia, niezbędne będą zmian w prawie celno-podatkowym. Powstanie hubu lotniczo-kolejowego powinno się zacząć od przygotowań do prawno-celnej jego obsługi.

    REKLAMA