REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Co firmy mogą rozliczyć w ramach kilometrówki

Dominika Dębowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Podatnik wykorzystujący do prowadzenia swojej działalności gospodarczej samochód osobowy, który nie stanowi składnika majątku podatnika, w celu ujęcia poniesionych wydatków związanych z użytkowaniem tego samochodu do kosztów podatkowych, musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, potocznie zwaną „kilometrówką”.


Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu wynika wprost z przepisów ustawy zarówno o podatku dochodowym od osób prawnych ( art. 16 ust. 1 pkt 51 ), w której czytamy, że  „nie uważa się za koszty uzyskania przychodu ... wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu”, oraz o podatku dochodowym od osób fizycznych ( art. 23 ust. 1 pkt 46 ), w której mowa o tym, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów „poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu”.

REKLAMA

Autopromocja

Powołane przepisy nie mają zastosowania do wydatków poniesionych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów w celu odbycia podróży służbowej bądź też w jazdach lokalnych. W tym przypadku opierać się trzeba na przepisach art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, oraz art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w których możemy przeczytać, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów „wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika (wykonywanej działalności):

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu  stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości  przekraczającej stawki za jeden kilometr  przebiegu pojazdu,  określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra”.

Dla samochodów, które używane są na podstawie umowy leasingu nie prowadzi się ewidencji przebiegu pojazdu. Wynika to wprost z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art.16 ust. 3b) oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 23 ust. 3b). Wydatki ponoszone w związku użytkowaniem takiego samochodu, przedsiębiorstwa będą mogły zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu bezpośrednio w momencie poniesienia, bez jakichkolwiek ograniczeń wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu. Jeśli podatnicy dla celów prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej będą wykorzystywać pojazdy inne, niż samochód osobowy, np. samochód ciężarowy bądź też motocykl, wówczas taki podatnik nie jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, gdyż ustawodawca ograniczył możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów, wydatków poniesionych na wykorzystywanie w prowadzeniu działalności gospodarczej jedynie samochodów osobowych. Opierając się na literalnym brzemieniu przepisów, ewidencję przebiegu pojazdu prowadzimy dla samochodów osobowych, wykorzystywanych tylko na potrzeby prowadzonej działalności, zatem fundacje czy też stowarzyszenia które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie będą musiały również sporządzać tzw. „kilometrówki”. Zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz z art.  23 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w razie braku ewidencji przebiegu pojazdu, wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów osobowych na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

E-book: Samochód w firmie zmiany od 11 lutego 2012 r. >>

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane, co wprost określają przepisy art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeśli do prowadzenia działalności gospodarczej firmy wykorzystują kilka samochodów osobowych, wówczas ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona dla każdego z nich odrębnie. Wybór sposobu prowadzenia ewidencji czy to w formie papierowej czy też elektronicznie zostawia się podatnikowi, gdyż żadne przepisy nie określają sposobu jej prowadzenia.

W ramach tzw. "kilometrówki" firmy, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, mogą rozliczać wydatki związane z używaniem w działalności gospodarczej samochodu osobowego, które spełniają wymogi uznania ich za koszty uzyskania przychodów. Do takich kosztów zaliczamy np. koszty najmu (dzierżawy) pojazdu, zakupu paliwa (benzyny, gazu, oleju napędowego), wymiany płynów (oleju, płynu hamulcowego, do szyb) i zakupu smarów, badań diagnostycznych i przeglądów okresowych (regulacja pracy silnika, hamulców, świateł, geometria kół), napraw bieżących i wymiany zużywających się części (świec, żarówek, ogumienia), usług myjni i konserwacji (zakup środków pielęgnacyjnych), opłaty za przejazd autostradą, opłaty parkingowe, koszty ubezpieczenia. W przypadku kosztów ubezpieczenia w ramach limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu do kosztów uzyskania przychodów mogą być ujęte wydatki z tytułu składki na ubezpieczenie:

a) OC i NNW, 

b) AC - w wysokości nieprzekraczającej ich części ustalonej w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro, przeliczona na złote według kursu: 

- sprzedaży walut obcych - w przypadku podatników PIT, 

- średniego euro - w przypadku podatników CIT,

 

ogłaszanego przez NPB z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia co regulują nam art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Potwierdza to interpretacja indywidualna ILPB4/423-275/10-2/MC Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dn. 28.01.2011 „...ponieważ ustawodawca nie definiuje pojęcia „wydatków z tytułu używania” samochodu, należy się odwołać do słownika języka polskiego, w którym przez „wydatek” rozumie się „sumę, która ma być wydana” lub „sumę wydaną na coś”, natomiast „używać” oznacza „stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek” (Słownik Współczesnego Języka Polskiego pod. red. Bogusława Dunaja, Warszawa 1996, s. 1200 i 1262). Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy.

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, przyjąć należy, iż będą to wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania samochodu dla potrzeb podatnika - podmiotu gospodarczego, takie jak: zakup paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczenia OC i AC, kosztów drobnych napraw i części zamiennych, przeglądów technicznych, opłat parkingowych oraz za przejazd autostradą, pod warunkiem ich zgodnego z przepisami udokumentowania.

Oznacza to konieczność podwójnego udokumentowania:

- ewidencją przebiegu,

- dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki,

a zasadą jest, że do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można kwotę niższą.”

REKLAMA

Podobne stanowiska przedstawiają WSA w Poznaniu w wyroku z dnia 8 kwietnia 2011 r. sygn. akt I SA/Po 913/10, WSA w Warszawie w wyroku z dnia 5 lutego 2010 r., sygn. akt III SA/Wa 1502/09, a także organy podatkowe, np. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 22 czerwca 2011 r., nr IPTPB3/423-40/11-2/KJ.

Można spotkać się z krytycznymi opiniami do stanowisk Ministra Finansów związanych z wydatkami objętymi tzw. „kilometrówką”. "Kilometrówka" stanowi swego rodzaju ekwiwalent za koszty przejazdu, odzwierciedlający jedynie zużycie własnego samochodu (w którym mieści się zużycie paliwa, olejów oraz podzespołów samochodu). Opłaty za autostradę i za parking jako inne udokumentowane wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, wypłacane dodatkowo na podstawie przepisów prawa pracy, powinny zdaniem komentujących stanowić koszty uzyskania przychodów w pełnej wysokości. Na uwagę zasługuje również fakt, że wysokość stawki za jeden kilometr jest niezbyt wysoka. Przyjmując stanowisko Ministra Finansów za obowiązujące, należy zauważyć, jednak iż, obecna stawka nie pokrywa wszystkich kosztów eksploatacji samochodu. Niemniej jednak, analizując bieżące interpretacje organów podatkowych, można zauważyć wyjątkową zgodność w ocenie tego zagadnienia ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów.

Samo prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest wystarczające, aby uznać ją za dowód poniesienia wydatku. Dokument ten wyznacza granicę wydatków uznawanych za koszt uzyskania przychodów. Wysokość poniesionych wydatków ustala się na podstawie dowodów ich dokumentujących, a są nimi faktury VAT, rachunki, bilety za przejazd autostradą, polisy ubezpieczeniowych czy też bilety parkingowe. Wydatki te mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów tylko do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. Wysokość stawki za 1 km przebiegu samochodu osobowego określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Wysokość stawki uzależniona jest od pojemności skokowej silnika i wynosi dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł, a dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł Poniesione wydatki porównujemy z wysokością "kilometrówki" ustaloną na dany miesiąc. Jeśli poniesione wydatki są niższe lub równe kwocie limitu ("kilometrówki"), to koszty uzyskania przychodów należy obciążyć całą kwotą tych wydatków. Gdy kwota poniesionych wydatków przekracza ustaloną na dany miesiąc wysokość "kilometrówki", ich nadwyżka ponad ten limit nie podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów tego miesiąca. Wydatki z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego i „kilometrówka” są porównywane i rozliczane narastająco od początku roku.


Podstawa prawna:

- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

- Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

- Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz   sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Dominika Dębowska

Outsourcing Rachunkowości - Grant Thornton

 

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wakacje składkowe dla przedsiębiorców – czy warto korzystać. Wnioski w 2024 r. tylko do końca listopada by uzyskać zwolnienie ze składek w grudniu

Coraz więcej przedsiębiorców poszukuje elastycznych rozwiązań, które pozwolą im na optymalizację kosztów prowadzenia działalności. Jednym z takich narzędzi są tzw. wakacje składkowe – możliwość zwolnienia z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne do ZUS w jednym wybranym miesiącu w roku. W 2024 roku wnioski można składać w listopadzie, by móc skorzystać z tego zwolnienia w grudniu br. To przede wszystkim pierwsza tego typu pomoc dla mikroprzedsiębiorców, których finansowo dotknęły skutki reformy zwanej „Polskim Ładem”. Katarzyna Siwiec, radca prawny i doradca podatkowy komentuje zalety i wady związane z tym rozwiązaniem.

Obowiązkowy KSeF 2.0. Struktury logiczne FA(3) i FA_RR(1), załączniki do faktur, tryb offline, faktury konsumenckie i z kas fiskalnych. Co proponuje MF?

Ministerstwo Finansów rozpoczęło ostateczne konsultacje projektu rozwiązań prawnych (ustawy) i biznesowych w zakresie wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przedstawione rozwiązania uwzględniają propozycje zgłaszane w toku dotychczasowych konsultacji, w tym specyfikę Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST). Przedmiotem ustaleń są także struktury logiczne FA(3) i FA_RR(1) oraz koncepcja funkcjonowania załącznika do e-faktury w KSeF. Uwagi do projektu ustawy można zgłaszać do MF do 19 listopada, a rozwiązań biznesowych do 22 listopada 2024 r.

KSeF od 2026 r. Firmy będą mogły wystawiać faktury dla konsumentów przez KSeF. Ministerstwo Finansów pokazało projekt ustawy

Firmy będą mogły wystawiać faktury dla konsumentów poprzez Krajowy System e-Faktur – wynika z projektu ustawy, który 5 listopada 2024 r. został opublikowany na stronach RCL. Firmy dostaną także dodatkowe okresy przejściowe na dostosowanie się do nowych rozwiązań.

Sprawdzamy stawki ryczałtu: Jaki podatek zapłaci manager na kontrakcie B2B?

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest dla wielu przedsiębiorców korzystną formą rozliczeń, zwłaszcza przy niskich kosztach działalności. Stawki tego podatku wahają się od 2 proc. do 17 proc., co może znacząco wpływać na wysokość należności wobec fiskusa. Jaką stawkę ryczałtu powinien wybrać manager zatrudniony na kontrakcie B2B w firmie technologicznej?

REKLAMA

Przelewy bankowe 11 listopada. Kiedy dojdzie przelew wysłany w piątek po 16:00?

Przed nami kolejny dzień wolny od pracy. Święto 11 listopada przypada w tym roku w poniedziałek. Co z przelewami bankowymi wysłanymi tego dnia? Kiedy najlepiej wysłać przelew, aby dotarł na czas? Czy będą działać płatności natychmiastowe? Warto terminowe płatności zaplanować z wyprzedzeniem. 

Wyższa akcyza na alkohol w 2025 r. Spadnie spożycie alkoholu, czy wzrośnie szara strefa?

W 2025 r. wzrośnie stawka akcyzy na wysokoprocentowy alkohol. Oczywiste jest, że spowoduje to wzrost cen alkoholu w sklepach. Fakt wysokiej stawki na alkohol w Polsce może oznaczać dwa scenariusze: spadek spożycia alkoholu lub ożywienie szarej strefy. Spadek spożycia będzie aspektem pozytywnym, natomiast wzrost szarej strefy już nie.

Sprzedaż internetowa: kiedy opłata za przesyłkę jest przychodem sprzedawcy? Kiedy warto uniknąć ujęcia kosztu dostawy jako przychodu sprzedającego oraz podstawy opodatkowania VAT?

Sprzedaż internetowa pociąga za sobą najczęściej wysyłkę towaru za pośrednictwem podmiotu trzeciego świadczącego usługi kurierskie. Jeśli nabywca korzysta z opcji darmowej dostawy, to wówczas sprzedający nie otrzymuje od niego dodatkowych środków tytułem kosztów wysyłki i nie powstaje zagadnienie odpowiedniego zaliczenia podatkowego takiej kwoty. Gdy jednak dostawa jest dodatkowo płatna dla kupującego, sprzedawca staje przed pytaniem, czy po jego stronie powstanie dodatkowy przychód w związku z powiększeniem należności kupującego o koszt przesyłki, a także, czy kwota ta stanowi podstawę opodatkowania podatkiem od towarów i usług.

Składka zdrowotna - zmiany muszą uwzględniać specyfikę i możliwości małych firm. Co najmniej ¾ wysokości zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne powinno podlegać możliwości odliczenia od należnego podatku

Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, złożyła na ręce Premiera Donalda Tuska uwagi dotyczące składek zdrowotnych w nowym projekcie ustawy. Proponuje ustalenie ryczałtowej składki zdrowotnej i możliwość jej częściowego odliczenia od podatku. Majewska podkreśla, że nowe przepisy muszą uwzględniać specyfikę i możliwości małych firm, które są fundamentem gospodarki.

REKLAMA

Czy fundacja rodzinna zapłaci CIT od udziałów w spółkach luksemburskich? Przepisy i orzecznictwo nie dają jednoznacznej odpowiedzi, inwestowanie jest więc ryzykowne

Przepisy i orzecznictwo nie dają jednoznacznej odpowiedzi, czy dochód fundacji rodzinnej z transparentnej spółki luksemburskiej podlega podatkowi CIT. Problem wynika z faktu, że takie spółki, zgodnie z luksemburskim prawem, nie są podatnikami. Polskie organy uznają, że fundacje rodzinne, inwestując w te spółki, mogą nie korzystać ze zwolnienia z CIT, jednak niektóre sądy stoją po stronie podatników, uznając, że brak wyraźnych przepisów nie pozwala wykluczyć zwolnienia.

Wiza Vander Elst: Pozwala polskim firmom delegować do Niemiec pracowników spoza UE

Wiza Vander Elst to specjalne rozwiązanie umożliwiające polskim firmom delegowanie pracowników z Ukrainy i innych państw spoza Unii Europejskiej, zatrudnionych legalnie w Polsce, do pracy w Niemczech. Dzięki tej wizie możliwe jest wykonywanie pracy w Niemczech bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Aby jednak uzyskać wizę, polska firma musi przedstawić dowody na legalność zatrudnienia pracownika w Polsce oraz posiadanie przez niego ważnego zezwolenia na pracę. Wiza Vander Elst obowiązuje tylko przez czas trwania konkretnego kontraktu, jednak nie dłużej niż przez 90 dni w roku kalendarzowym.

REKLAMA