Co firmy mogą rozliczyć w ramach kilometrówki

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu wynika wprost z przepisów ustawy zarówno o podatku dochodowym od osób prawnych ( art. 16 ust. 1 pkt 51 ), w której czytamy, że  „nie uważa się za koszty uzyskania przychodu ... wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu”, oraz o podatku dochodowym od osób fizycznych ( art. 23 ust. 1 pkt 46 ), w której mowa o tym, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów „poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu”.

Powołane przepisy nie mają zastosowania do wydatków poniesionych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów w celu odbycia podróży służbowej bądź też w jazdach lokalnych. W tym przypadku opierać się trzeba na przepisach art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, oraz art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w których możemy przeczytać, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów „wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika (wykonywanej działalności):

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu  stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości  przekraczającej stawki za jeden kilometr  przebiegu pojazdu,  określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra”.

Dla samochodów, które używane są na podstawie umowy leasingu nie prowadzi się ewidencji przebiegu pojazdu. Wynika to wprost z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art.16 ust. 3b) oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 23 ust. 3b). Wydatki ponoszone w związku użytkowaniem takiego samochodu, przedsiębiorstwa będą mogły zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu bezpośrednio w momencie poniesienia, bez jakichkolwiek ograniczeń wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu. Jeśli podatnicy dla celów prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej będą wykorzystywać pojazdy inne, niż samochód osobowy, np. samochód ciężarowy bądź też motocykl, wówczas taki podatnik nie jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, gdyż ustawodawca ograniczył możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów, wydatków poniesionych na wykorzystywanie w prowadzeniu działalności gospodarczej jedynie samochodów osobowych. Opierając się na literalnym brzemieniu przepisów, ewidencję przebiegu pojazdu prowadzimy dla samochodów osobowych, wykorzystywanych tylko na potrzeby prowadzonej działalności, zatem fundacje czy też stowarzyszenia które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie będą musiały również sporządzać tzw. „kilometrówki”. Zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz z art.  23 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w razie braku ewidencji przebiegu pojazdu, wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów osobowych na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

E-book: Samochód w firmie zmiany od 11 lutego 2012 r. >>

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane, co wprost określają przepisy art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeśli do prowadzenia działalności gospodarczej firmy wykorzystują kilka samochodów osobowych, wówczas ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona dla każdego z nich odrębnie. Wybór sposobu prowadzenia ewidencji czy to w formie papierowej czy też elektronicznie zostawia się podatnikowi, gdyż żadne przepisy nie określają sposobu jej prowadzenia.

W ramach tzw. "kilometrówki" firmy, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, mogą rozliczać wydatki związane z używaniem w działalności gospodarczej samochodu osobowego, które spełniają wymogi uznania ich za koszty uzyskania przychodów. Do takich kosztów zaliczamy np. koszty najmu (dzierżawy) pojazdu, zakupu paliwa (benzyny, gazu, oleju napędowego), wymiany płynów (oleju, płynu hamulcowego, do szyb) i zakupu smarów, badań diagnostycznych i przeglądów okresowych (regulacja pracy silnika, hamulców, świateł, geometria kół), napraw bieżących i wymiany zużywających się części (świec, żarówek, ogumienia), usług myjni i konserwacji (zakup środków pielęgnacyjnych), opłaty za przejazd autostradą, opłaty parkingowe, koszty ubezpieczenia. W przypadku kosztów ubezpieczenia w ramach limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu do kosztów uzyskania przychodów mogą być ujęte wydatki z tytułu składki na ubezpieczenie:

a) OC i NNW, 

b) AC - w wysokości nieprzekraczającej ich części ustalonej w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro, przeliczona na złote według kursu: 

- sprzedaży walut obcych - w przypadku podatników PIT, 

- średniego euro - w przypadku podatników CIT,