REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktury pro forma - czy trzeba rozliczać VAT?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Magdalena Miklewska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Wystawiłem kontrahentowi fakturę pro forma na poczet zaliczki, którą ma zapłacić w związku z dostawą towarów na jego rzecz. Faktura ta potwierdza przyjęcie zamówienia do realizacji. Czy powinienem już teraz rozliczyć tę fakturę, czy czekać, aż wpłynie zaliczka na konto? A jeśli dla mnie wystawiono fakturę pro forma, na której mam wyszczególniony podatek, to czy mogę odliczyć z niej VAT?


Faktury pro forma - skutki w VAT


Nie powinien Pan w żaden sposób rozliczać dokumentu zwanego „faktura pro forma”. Dopiero wpłata zaliczki spowoduje u Pana powstanie obowiązku podatkowego i konieczność wystawienia faktury. Podobnie jest w drugim wypadku, gdy to Pan występuje w roli nabywcy.

REKLAMA

Autopromocja

Faktura pro forma nie jest podstawą do odliczenia VAT. Podatnik, który otrzyma od kontrahenta tzw. fakturę pro forma, nie nabywa uprawnienia do odliczenia zawartego w niej VAT. Aby skorzystać z odliczenia VAT, musi Pan posiadać fakturę zaliczkową potwierdzającą uiszczenie zaliczki. Natomiast faktura pro forma zaliczkowa jest dokumentem wzywającym do uiszczenia zaliczki bądź zadatku.

 

Faktura pro forma jest dokumentem handlowym wystawianym kontrahentowi w celu poinformowania go o należnej kwocie do zapłaty. Pełni zatem wyłącznie funkcję informacyjną. Jest zapowiedzią, że kontrahent wkrótce otrzyma fakturę. Jednak dowodem zawarcia transakcji oraz dowodem księgowym jest faktura. Mimo że przepisy nie regulują zasad wystawiania faktur pro forma, w praktyce są często i chętnie stosowane.

 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Faktura pro forma pełni wyłącznie funkcję informacyjną. Jest zapowiedzią, że kontrahent wkrótce otrzyma fakturę.


Jakie obowiązki ciążą na wystawcy faktury pro forma


Podatnicy często wystawiają tego rodzaju dokument, a dopiero później mają wątpliwości, czy zobowiązuje ich to do rozliczenia w zakresie VAT. Szczególnie wiele pytań pojawiło się po zmianie przepisów dotyczących fakturowania od 1 stycznia 2013 r.

Zobacz e-poradnik „Faktury VAT w 2013 r.” dostępny na www.inforfk.pl

Od 1 stycznia 2013 r. w wyniku nowelizacji rozporządzenia został zniesiony obowiązek oznaczania faktur wyrazami „Faktura VAT”. Za fakturę jest zatem uznawany dokument zawierający dane wymagane na podstawie ww. rozporządzenia, przy czym nie musi on już zawierać oznaczenia „Faktura VAT”. Obowiązujące od 1 stycznia 2013 r. regulacje nie wymagają również, aby dokument ten zawierał wyraz „Faktura”. Zmiany te zostały wprowadzone w celu implementacji dyrektywy Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.Urz. UE L 189 z 22.07.2010, str. 1).

Powołane przepisy nie przewidują wystawiania dokumentów określanych mianem faktur pro forma w celu dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Nie oznacza to, że obecnie dokument oznaczony jako „Faktura pro forma” może być uznany za normalną fakturę.

Faktura korygująca po zakończeniu roku

Podróże służbowe w kosztach uzyskania przychodów

Jak czytamy w wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów:

REKLAMA

Dokument nazywany fakturą pro-forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro-forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT.

Podatników, którzy wystawiają faktury pro forma, należy jednak szczególnie uczulić, aby czynili to w sposób, który pozwoli odróżnić taką fakturę od zwykłej faktury dokumentującej czynność opodatkowaną VAT, tj. otrzymanie zaliczki bądź całej należności za dostawę towaru bądź świadczenie usługi. Jak to zrobić? Po pierwsze, taka faktura musi mieć wyraźne oznaczenie „Faktura pro forma”. Po drugie, bezpiecznym rozwiązaniem będzie rezygnacja z wykazywania kwoty VAT. W takiej sytuacji wyłączamy ryzyko zastosowania sankcji z art. 108 ustawy o VAT.

Konieczność wyraźnego oznaczenia „Faktura pro forma” podkreślił również Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 15 lutego 2012 r. (sygn. III SA/Wa 1373/10), w którym czytamy:

REKLAMA

Faktura pro forma, wskazana przez Skarżącą jako przykład dokumentu, który chociaż traktowany jest jak faktura, nie rodzi obowiązku zapłaty podatku na podstawie art. 108 ust. 1 u.p.t.u., w istocie poza częścią nazwy - nie ma z fakturą nic wspólnego, w szczególności zaś nie wywołuje skutków podatkowych. Faktura pro forma pełni zwykle rolę swojego rodzaju oferty handlowej lub jest wystawiana w celu ustalenia podstawy do dokonania zaliczki.

Podkreślić przy tym należy, że sporna faktura wystawiona przez Skarżącą nie może być uznana za fakturę pro forma. W żaden sposób nie wynika to bowiem z jej treści. Formalizm związany z wystawianiem faktur VAT, uwzględniający konieczność zapobiegania nadużyciom podatkowym, nie pozwala uznać za fakturę pro forma faktury, w której taki jej charakter nie został wprost zapisany.

 

Jeśli faktura ma wyraźne oznaczenie „pro forma”, podatnik nie musi się obawiać, że organy podatkowe uznają ją za zwykłą fakturę, z której trzeba odprowadzić należny VAT.

 

Warto podkreślić, że wystawianie faktur pro forma nie zwalnia podatników z obowiązku wystawiania zwykłych faktur, w tym faktur zaliczkowych. Chyba że kontrahentem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Dla takich osób faktury, w tym faktury zaliczkowe, muszą być wystawiane tylko na ich żądanie (art. 106 ust. 4 ustawy o VAT).

Podsumowując: wystawiona przez Pana faktura pro forma nie zobowiązuje Pana do zapłaty wynikającego z niej podatku należnego. Nie ma Pan również obowiązku jej ewidencjonowania. Wystawienie faktury pro forma nie rodzi obowiązku podatkowego w VAT.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Dopiero wpłata zaliczki na poczet dostawy, którą zobowiązał się Pan zrealizować, spowoduje powstanie obowiązku podatkowego i konieczność wystawienia faktury zaliczkowej. Obowiązek podatkowy w VAT powstanie bowiem w momencie otrzymania przez Pana zaliczki (art. 19 ust. 11 ustawy o VAT). Fakturę zaliczkową powinien Pan wystawić nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymał Pan zaliczkę.


Przykład

Załóżmy, że 5 sierpnia br. podpisał Pan umowę o dostawę towaru. Jednocześnie tego samego dnia wystawił Pan fakturę pro forma na kwotę zaliczki na poczet dostawy (kwota netto plus VAT). Zaliczkę otrzymał Pan 19 sierpnia. Zatem najpóźniej 26 sierpnia 2013 r. powinien Pan wystawić fakturę zaliczkową i rozliczyć VAT należny w deklaracji za sierpień.

 


Jakie prawa ma nabywca otrzymujący fakturę pro forma


Faktura pro forma nie jest podstawą do odliczenia VAT. Podatnik, który otrzyma od kontrahenta tzw. fakturę pro forma, nie nabywa uprawnienia do odliczenia zawartego w niej VAT. Aby skorzystać z odliczenia VAT, musi posiadać fakturę zaliczkową potwierdzającą uiszczenie zaliczki. Natomiast faktura pro forma zaliczkowa jest dokumentem wzywającym do uiszczenia zaliczki bądź zadatku.

Zatem różnica między fakturą zaliczkową a fakturą pro forma zaliczkową jest zasadnicza. Faktury zaliczkowe służą dokumentowaniu zaliczek i zadatków, a więc nie powinny być wystawiane przed otrzymaniem zaliczki lub zadatku. Natomiast faktura pro forma zaliczkowa jest wystawiana przed otrzymaniem zaliczki czy zadatku. Faktura ta stanowi dla nabywcy towaru czy usługi wezwanie do zapłaty zadatku na poczet przyszłej dostawy czy usługi. Mimo że faktura pro forma zawiera te same elementy, które zawiera typowa faktura VAT, nie daje prawa do odliczania z niej VAT naliczonego. Prawo takie przysługuje w przypadku zaliczek z faktury zaliczkowej.

Tabela przedstawiająca różnice między fakturą pro forma a zwykłą fakturą

Faktura pro forma

Zwykła faktura

• wzywa do uiszczenia zaliczki bądź zadatku

• dokumentuje otrzymanie zaliczek i zadatków

• wystawiana przed otrzymaniem zaliczki czy zadatku

• wystawiana po otrzymaniu zaliczki lub zadatku, w ciągu siedmiu dni od dnia otrzymania zaliczki

• nie daje prawa do odliczenia VAT

• daje prawo do odliczenia VAT

• ma oznaczenie „faktura pro forma”

• ma (aczkolwiek od 1 stycznia 2013 r. nie jest to obowiązkowe) oznaczenie „faktura”

• nie jest dowodem księgowym

• jest dowodem księgowym


PODSTAWA PRAWNA:

• art. 19 ust. 11, art. 106 ust. 4, art. 108 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 35

• § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 68, poz. 360; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1428

Magdalena Miklewska

specjalista w zakresie VAT, autorka licznych publikacji

 

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podatnik zapłacił zaległy podatek ale nie zatrzymało to egzekucji. Urząd skarbowy wykorzystał pomyłkę w przelewie. Winą obarczył podatnika i automatyzację systemu

Absurdów podatkowych nie brakuje. Dla przykładu można podać historię przedsiębiorcy, który nie uregulował w terminie podatku, za co otrzymał upomnienie z urzędu skarbowego. Dokonując wpłaty, popełnił niezamierzony błąd, który spowodował kolejne konsekwencje. W efekcie na jego koncie jednocześnie wystąpiła niedopłata i nadpłata podatku. Ministerstwo Finansów, komentując ww. sprawę, wskazuje obowiązujące przepisy, zaś eksperci przekonują, że urzędnicy mogli zachować się inaczej. Resort zaznacza, że proces obsługi wpłat podatników jest zautomatyzowany, a w opisywanej sytuacji nie można mówić o błędzie systemowym. Wśród znawców tematu nie brakuje opinii, że zbyt sztywne przepisy i procedury podatkowe mogą właściwie stanowić pułapkę dla przedsiębiorców.

PKWiU 2025 - będzie nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015.

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

Usługi dietetyczne są zwolnione z VAT. Ale nie te świadczone na rzecz osób zdrowych. Dlaczego?

Usługi dietetyczne, które nie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego (związanego z celem medycznym), w szeregu przypadków nie mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów do 200 000 zł rocznie). Oznacza to, że dietetycy świadczący usługi doradztwa w zakresie dietetyki (konsultacji indywidualnych) opodatkowane VAT muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wysokości swoich obrotów i doliczać do ceny swoich usług netto podatek VAT w stawce 23%. Problem w tym, że wiele usług dietetyków ma charakter złożony (szkolenia z zakresu diet, podawanie w internecie pakietów diet dla osób zaliczanych do określonych kategorii wiekowych itp). Dlaczego usługi dietetyków świadczone na rzecz osób zdrowych nie korzystają ze zwolnienia z VAT wyjaśnił WSA w Gliwicach w wyroku z 29 stycznia 2025 r.

REKLAMA

Niższe grzywny za niektóre przestępstwa skarbowe od 2026 roku. Nowelizacja Kks i Ordynacji podatkowej przyjęta przez rząd

W dniu 27 maja 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks karny skarbowy (kks) oraz ustawy - Ordynacja podatkowa, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu uproszczenie administracyjnych obowiązków podatkowych oraz złagodzenie kar za przestępstwa skarbowe, które nie powodują bezpośrednich strat w podatkach.

JPK_KR_PD już nadchodzi – nowy obowiązek dla podatników CIT. Czy Twoja firma jest gotowa?

Nowy plik JPK_KR_PD to nie tylko kolejne wymaganie fiskusa, ale prawdziwa rewolucja w raportowaniu księgowym. Od 2025 roku obowiązek ten obejmie duże firmy, od 2026 – podmioty zobowiązane do przesyłania ewidencji JPK VAT, a od kolejnego roku – pozostałych podatników CIT. Zmiany w planie kont, nowe struktury danych, testy, audyty – przygotowań jest sporo, a czasu coraz mniej. Zobacz, co musisz zrobić, by nie obudzić się z ręką w księgowym chaosie.

Kiedy członek rodziny współpracujący przy rodzinnym biznesie musi być zgłoszony do ZUS?

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada obowiązek zgłoszenia do ZUS i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność i z szeroko rozumianymi zleceniobiorcami. Podobnie czyni ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego. Analizy wymaga zatem, kto spełnia definicję takiej osoby współpracującej i czy jej sytuacja uzależniona jest od formy tej współpracy - umownej bądź bezumownej. Spory z ZUS w przedmiocie obowiązku objęcia osób współpracujących ubezpieczeniami społecznymi trafiają aż do Sądu Najwyższego, warto więc wziąć pod uwagę również aktualne orzecznictwo w tej materii.

Francuska Administracja Celna wprowadza nowy system Obligatoryjnej Koperty Logistycznej (ELO). Co muszą wiedzieć przewoźnicy? Uproszczenie procedur dla kierowców

ELO to cyfrowe rozwiązanie, które usprawni proces odprawy celnej na granicy między Francją a Wielką Brytanią. Jest to francuski odpowiednik GMR - system będzie wymagać utworzenia jednej elektronicznej „koperty logistycznej” dla każdego pojazdu, zawierającej wszystkie niezbędne dane celne oraz deklaracje bezpieczeństwa.

REKLAMA

Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

REKLAMA