REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktury pro forma - czy trzeba rozliczać VAT?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Magdalena Miklewska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Wystawiłem kontrahentowi fakturę pro forma na poczet zaliczki, którą ma zapłacić w związku z dostawą towarów na jego rzecz. Faktura ta potwierdza przyjęcie zamówienia do realizacji. Czy powinienem już teraz rozliczyć tę fakturę, czy czekać, aż wpłynie zaliczka na konto? A jeśli dla mnie wystawiono fakturę pro forma, na której mam wyszczególniony podatek, to czy mogę odliczyć z niej VAT?


Faktury pro forma - skutki w VAT


Nie powinien Pan w żaden sposób rozliczać dokumentu zwanego „faktura pro forma”. Dopiero wpłata zaliczki spowoduje u Pana powstanie obowiązku podatkowego i konieczność wystawienia faktury. Podobnie jest w drugim wypadku, gdy to Pan występuje w roli nabywcy.

REKLAMA

Faktura pro forma nie jest podstawą do odliczenia VAT. Podatnik, który otrzyma od kontrahenta tzw. fakturę pro forma, nie nabywa uprawnienia do odliczenia zawartego w niej VAT. Aby skorzystać z odliczenia VAT, musi Pan posiadać fakturę zaliczkową potwierdzającą uiszczenie zaliczki. Natomiast faktura pro forma zaliczkowa jest dokumentem wzywającym do uiszczenia zaliczki bądź zadatku.

 

Faktura pro forma jest dokumentem handlowym wystawianym kontrahentowi w celu poinformowania go o należnej kwocie do zapłaty. Pełni zatem wyłącznie funkcję informacyjną. Jest zapowiedzią, że kontrahent wkrótce otrzyma fakturę. Jednak dowodem zawarcia transakcji oraz dowodem księgowym jest faktura. Mimo że przepisy nie regulują zasad wystawiania faktur pro forma, w praktyce są często i chętnie stosowane.

 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Faktura pro forma pełni wyłącznie funkcję informacyjną. Jest zapowiedzią, że kontrahent wkrótce otrzyma fakturę.


Jakie obowiązki ciążą na wystawcy faktury pro forma


Podatnicy często wystawiają tego rodzaju dokument, a dopiero później mają wątpliwości, czy zobowiązuje ich to do rozliczenia w zakresie VAT. Szczególnie wiele pytań pojawiło się po zmianie przepisów dotyczących fakturowania od 1 stycznia 2013 r.

Zobacz e-poradnik „Faktury VAT w 2013 r.” dostępny na www.inforfk.pl

REKLAMA

Od 1 stycznia 2013 r. w wyniku nowelizacji rozporządzenia został zniesiony obowiązek oznaczania faktur wyrazami „Faktura VAT”. Za fakturę jest zatem uznawany dokument zawierający dane wymagane na podstawie ww. rozporządzenia, przy czym nie musi on już zawierać oznaczenia „Faktura VAT”. Obowiązujące od 1 stycznia 2013 r. regulacje nie wymagają również, aby dokument ten zawierał wyraz „Faktura”. Zmiany te zostały wprowadzone w celu implementacji dyrektywy Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.Urz. UE L 189 z 22.07.2010, str. 1).

Powołane przepisy nie przewidują wystawiania dokumentów określanych mianem faktur pro forma w celu dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Nie oznacza to, że obecnie dokument oznaczony jako „Faktura pro forma” może być uznany za normalną fakturę.

Faktura korygująca po zakończeniu roku

Podróże służbowe w kosztach uzyskania przychodów

Jak czytamy w wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów:

REKLAMA

Dokument nazywany fakturą pro-forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro-forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT.

Podatników, którzy wystawiają faktury pro forma, należy jednak szczególnie uczulić, aby czynili to w sposób, który pozwoli odróżnić taką fakturę od zwykłej faktury dokumentującej czynność opodatkowaną VAT, tj. otrzymanie zaliczki bądź całej należności za dostawę towaru bądź świadczenie usługi. Jak to zrobić? Po pierwsze, taka faktura musi mieć wyraźne oznaczenie „Faktura pro forma”. Po drugie, bezpiecznym rozwiązaniem będzie rezygnacja z wykazywania kwoty VAT. W takiej sytuacji wyłączamy ryzyko zastosowania sankcji z art. 108 ustawy o VAT.

Konieczność wyraźnego oznaczenia „Faktura pro forma” podkreślił również Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 15 lutego 2012 r. (sygn. III SA/Wa 1373/10), w którym czytamy:

Faktura pro forma, wskazana przez Skarżącą jako przykład dokumentu, który chociaż traktowany jest jak faktura, nie rodzi obowiązku zapłaty podatku na podstawie art. 108 ust. 1 u.p.t.u., w istocie poza częścią nazwy - nie ma z fakturą nic wspólnego, w szczególności zaś nie wywołuje skutków podatkowych. Faktura pro forma pełni zwykle rolę swojego rodzaju oferty handlowej lub jest wystawiana w celu ustalenia podstawy do dokonania zaliczki.

Podkreślić przy tym należy, że sporna faktura wystawiona przez Skarżącą nie może być uznana za fakturę pro forma. W żaden sposób nie wynika to bowiem z jej treści. Formalizm związany z wystawianiem faktur VAT, uwzględniający konieczność zapobiegania nadużyciom podatkowym, nie pozwala uznać za fakturę pro forma faktury, w której taki jej charakter nie został wprost zapisany.

 

Jeśli faktura ma wyraźne oznaczenie „pro forma”, podatnik nie musi się obawiać, że organy podatkowe uznają ją za zwykłą fakturę, z której trzeba odprowadzić należny VAT.

 

Warto podkreślić, że wystawianie faktur pro forma nie zwalnia podatników z obowiązku wystawiania zwykłych faktur, w tym faktur zaliczkowych. Chyba że kontrahentem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Dla takich osób faktury, w tym faktury zaliczkowe, muszą być wystawiane tylko na ich żądanie (art. 106 ust. 4 ustawy o VAT).

Podsumowując: wystawiona przez Pana faktura pro forma nie zobowiązuje Pana do zapłaty wynikającego z niej podatku należnego. Nie ma Pan również obowiązku jej ewidencjonowania. Wystawienie faktury pro forma nie rodzi obowiązku podatkowego w VAT.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Dopiero wpłata zaliczki na poczet dostawy, którą zobowiązał się Pan zrealizować, spowoduje powstanie obowiązku podatkowego i konieczność wystawienia faktury zaliczkowej. Obowiązek podatkowy w VAT powstanie bowiem w momencie otrzymania przez Pana zaliczki (art. 19 ust. 11 ustawy o VAT). Fakturę zaliczkową powinien Pan wystawić nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymał Pan zaliczkę.


Przykład

Załóżmy, że 5 sierpnia br. podpisał Pan umowę o dostawę towaru. Jednocześnie tego samego dnia wystawił Pan fakturę pro forma na kwotę zaliczki na poczet dostawy (kwota netto plus VAT). Zaliczkę otrzymał Pan 19 sierpnia. Zatem najpóźniej 26 sierpnia 2013 r. powinien Pan wystawić fakturę zaliczkową i rozliczyć VAT należny w deklaracji za sierpień.

 


Jakie prawa ma nabywca otrzymujący fakturę pro forma


Faktura pro forma nie jest podstawą do odliczenia VAT. Podatnik, który otrzyma od kontrahenta tzw. fakturę pro forma, nie nabywa uprawnienia do odliczenia zawartego w niej VAT. Aby skorzystać z odliczenia VAT, musi posiadać fakturę zaliczkową potwierdzającą uiszczenie zaliczki. Natomiast faktura pro forma zaliczkowa jest dokumentem wzywającym do uiszczenia zaliczki bądź zadatku.

Zatem różnica między fakturą zaliczkową a fakturą pro forma zaliczkową jest zasadnicza. Faktury zaliczkowe służą dokumentowaniu zaliczek i zadatków, a więc nie powinny być wystawiane przed otrzymaniem zaliczki lub zadatku. Natomiast faktura pro forma zaliczkowa jest wystawiana przed otrzymaniem zaliczki czy zadatku. Faktura ta stanowi dla nabywcy towaru czy usługi wezwanie do zapłaty zadatku na poczet przyszłej dostawy czy usługi. Mimo że faktura pro forma zawiera te same elementy, które zawiera typowa faktura VAT, nie daje prawa do odliczania z niej VAT naliczonego. Prawo takie przysługuje w przypadku zaliczek z faktury zaliczkowej.

Tabela przedstawiająca różnice między fakturą pro forma a zwykłą fakturą

Faktura pro forma

Zwykła faktura

• wzywa do uiszczenia zaliczki bądź zadatku

• dokumentuje otrzymanie zaliczek i zadatków

• wystawiana przed otrzymaniem zaliczki czy zadatku

• wystawiana po otrzymaniu zaliczki lub zadatku, w ciągu siedmiu dni od dnia otrzymania zaliczki

• nie daje prawa do odliczenia VAT

• daje prawo do odliczenia VAT

• ma oznaczenie „faktura pro forma”

• ma (aczkolwiek od 1 stycznia 2013 r. nie jest to obowiązkowe) oznaczenie „faktura”

• nie jest dowodem księgowym

• jest dowodem księgowym


PODSTAWA PRAWNA:

• art. 19 ust. 11, art. 106 ust. 4, art. 108 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 35

• § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 68, poz. 360; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1428

Magdalena Miklewska

specjalista w zakresie VAT, autorka licznych publikacji

 

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Badania techniczne od 19 września. Nowe stawki dla kierowców!

Od 19 września kierowców w Polsce czekają wyższe opłaty za badania techniczne pojazdów. Zmiana ta, wprowadzona po ponad 20 latach, ma na celu urealnienie kosztów funkcjonowania stacji kontroli i dostosowanie ich do współczesnych realiów gospodarczych. Ministerstwo infrastruktury podkreśla, że nowe stawki – choć wyższe – nadal pozostaną jednymi z najniższych w Europie, a przy tym zapewnią sprawiedliwą równowagę między interesem przedsiębiorców a możliwościami finansowymi kierowców.

KSeF i słaby Internet? To może być problem dla Twojej firmy, ale jest rozwiązanie

Obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF od 2026 r. ma być rewolucją w rozliczeniach VAT, ale wielu przedsiębiorców obawia się braku stabilnego Internetu, szczególnie w mniejszych miejscowościach. Posłanka Iwona Krawczyk pyta ministra finansów o rozwiązania awaryjne i wsparcie dla firm. Znamy odpowiedź resortu.

Koniec polskiego rolnictwa? Unia Europejska otwiera bramy dla taniej żywności z Ameryki Południowej

To może być początek końca polskiej wsi. Umowa z Mercosurem otwiera unijny rynek na wołowinę, drób, miód i cukier z Ameryki Południowej – tanie, masowe i nie do przebicia. Czy polskie rolnictwo czeka katastrofa?

Webinar: Objaśnienia MF w podatku u źródła. W czym w praktyce pomogą?

Podatek u źródła od lat budzi wątpliwości. Zmieniające się przepisy, niejednoznaczne interpretacje oraz ryzyko odpowiedzialności sprawiają, że każda wskazówka ze strony resortu finansów ma istotne znaczenie w codziennej praktyce. Przyjrzymy się więc najnowszym objaśnieniom MF i ocenimy, w jakim zakresie mogą one pomóc w konkretnych przypadkach.

REKLAMA

Jak przygotować się do KSeF? Praktyczne wskazówki i odpowiedzi na trudne pytania [Szkolenie online, 10 września]

Jak przygotować się do KSeF? Pod takim tytułem odbędzie się szkolenie, na które serdecznie zapraszamy! Termin wydarzenia to 10 września 2025 roku, godz. 10:00-16:00.

KSeF i załączniki: Czy możesz dodać PDF, skan lub zdjęcie? MF wyjaśnia

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak działa obsługa załączników w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, w jakiej formie można je dołączać do KSeF, czy są obowiązkowe i co zrobić z plikami PDF lub zdjęciami.

API KSeF 2.0: Nowe narzędzia od Ministerstwa Finansów. Firmy muszą już zacząć przygotowania

Resort finansów opublikował pełną dokumentację API KSeF 2.0 wraz z bibliotekami SDK i podręcznikiem dla programistów. Od 30 września 2025 r. ruszy środowisko testowe, a od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

REKLAMA

E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w nowym formacie FA(3). Sprawdź, czym jest e-faktura w KSeF, jakie zmiany wprowadza nowy wzór i z jakich bezpłatnych narzędzi można korzystać, aby prawidłowo wystawiać dokumenty.

Miliardy złotych na fikcyjnych fakturach. W pół roku fiskus wykrył oszustwa na ponad 4,1 mld zł [DANE MF]

W 6 miesięcy br. liczba wykrytych fikcyjnych faktur była o prawie 3% mniejsza niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Jak zaznaczają eksperci, KAS stosuje coraz skuteczniejsze cyfrowe narzędzia weryfikujące. Algorytmy z użyciem sztucznej inteligencji są dużo szybsze i dokładniejsze w wyłapywaniu oszustw niż metody tradycyjne. Jednocześnie oszuści są mniej skłonni do podejmowania ryzyka. Ostatnio wartość brutto wynikająca z fikcyjnych faktur wyniosła ponad 4,1 mld zł, a więc o przeszło 3% mniej niż rok wcześniej.

REKLAMA