REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Użyczony lub wynajęty samochód w firmie. Jak rozliczyć?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Sebastian Bobrowski
inFakt
inFakt to firma oferująca nowoczesne usługi księgowe i fakturowe
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Samochód może być źródłem kosztów w większości firm, dlatego warto wiedzieć, że pod tym względem jest kilka możliwości. Jedną z nich jest użytkowanie do celów firmowych samochodu, którego właścicielem nie jest przedsiębiorca, czyli użyczonego lub wynajętego. Jak w takiej sytuacji rozliczać koszty samochodu?

REKLAMA

Autopromocja

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zazwyczaj przedsiębiorcy rozliczają wydatki związane z samochodami, które są ich własnością lub współwłasnością. Mogą to być zarówno pojazdy wprowadzone do firmy (włączone do środków trwałych), jak i samochody prywatne, rozliczane na podstawie kilometrówki. Ale nie jest to jedyna opcja, gdyż w firmie można także rozliczać wydatki na samochody:

- użyczone przedsiębiorcy przez osoby trzecie,

- wypożyczone przez przedsiębiorcę z wypożyczalni samochodów.

Jednak trzeba pamiętać, że przedsiębiorca musi mieć prawo do użytkowania takiego samochodu w ramach firmy i być w stanie to udowodnić. Osobą użyczającą lub wynajmującą samochód może być ktokolwiek - np. członek rodziny, znajomy lub firma, która jest właścicielem samochodów.

Polecamy produkt: Samochód w firmie 2015 - multipakiet


Co musi zawierać umowa użyczenia samochodu?


Gdy przedsiębiorca bezpłatnie użytkuje w ramach firmy cudzy samochód niezbędna jest umowa użyczenia. Taki kontrakt co prawda może być zawarty np. ustnie, ale dla celów dowodowych lepiej, aby umowa została sporządzona na piśmie. W końcu w razie kontroli może pojawić się konieczność składania wyjaśnień, a wtedy papierowa umowa okaże się przydatna. Umowa użyczenia powinna zawierać:

- dane użyczającego i osoby otrzymującej samochód do użytkowania,

- datę zawarcia i termin na jaki została zawarta,

- dane identyfikujące samochód, który zostanie użyczony,

- informację o tym, kto poniesie koszty użytkowania samochodu,

- zezwolenie na użytkowanie samochodu do celów działalności gospodarczej.

Odliczenie VAT od samochodów w 2014 r.

Od 1 października 2013 r. nieodpłatne przekazywanie żywności bez VAT

Umowę sporządza się w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Prawidłowo sporządzona umowa jest podstawą do rozliczania kosztów z tytułu użytkowania użyczonego samochodu w firmie, a jednocześnie może służyć jako podstawa do rozliczenia przychodu wynikającego z nieodpłatnego świadczenia (ta kwestia jest opisana poniżej).


Rozliczanie kosztów użyczonego samochodu


Samochód użytkowany na podstawie umowy użyczenia zobowiązuje do zastosowania specyficznego sposobu rozliczania kosztów z nim związanych, które można podzielić na rozliczane na podstawie kilometrówki oraz takie, których rozliczyć nie można.

Większość kosztów związanych z użytkowaniem samochodu rozliczana jest na podstawie tzw. kilometrówki. Oznacza to, że przedsiębiorca musi zapisywać w specjalnej ewidencji wszystkie trasy przebyte do celów firmowych, a liczbę przejechanych kilometrów mnożyć przez stawkę określoną w przepisach. Wynik oznacza maksymalną kwotę kosztów, które można rozliczyć w danym okresie. Uzyskaną nadwyżkę kosztów lub kwoty wynikającej z kilometrówki można przenieść na kolejny okres rozliczeniowy.

Zapraszamy do dyskusji na forum o podatkach

Jak przygotować firmę na zmiany w VAT w 2014 r.

Limitem kilometrówki ograniczone są m.in. wydatki na:

- paliwo,

- naprawy serwisowe, części zamienne, opony,

- ubezpieczenia,

- bilety parkingowe i przejazdy autostradami.

Oprócz tego, jeżeli umowa przekazująca do użytkowania samochód jest odpłatna, to koszty samego wynajmu, lub dzierżawy samochodu rozlicza się również tylko do limitu kilometrówki. Tutaj warto zwrócić uwagę, że pojawiły się wyroki NSA, z których wynika, że koszt najmu samochodu nie powinien być jednak rozliczany kilometrówką (m.in. sygn. II FSK 2447/11), tylko w całości bez względu na limit. W tej kwestii warto zachować pewną ostrożność.

Sprzedaż prywatnego samochodu - skutki podatkowe

Co grozi za zarabianie bez założenia działalności gospodarczej?

Koszty wynikające ze zużycia samochodu użyczonego (czyli amortyzację) nie można rozliczać w firmie, która ten samochód wypożycza. Takie prawo pojawia się tylko wówczas, gdy przedsiębiorca jest co najmniej współwłaścicielem samochodu i jest on częścią majątku firmowego (jest wpisany do środków trwałych), zaś samochód użyczony nie może zostać wpisany do ewidencji środków trwałych. Amortyzację może jednak rozliczać właściciel użyczanego samochodu, o ile jest przedsiębiorcą.

Warto pamiętać, że użyczenie nie pojawia się, gdy samochód stanowi współwłasność. Wtedy można wprowadzić pojazd do firmy (w przeciwieństwie do samochodu użyczonego) i amortyzować jego wartość, ale tylko do procentowego udziału przedsiębiorcy. W takim przypadku stosowanie kilometrówki do rozliczania kosztów nie jest konieczne.


Samochód użyczony a rozliczanie VAT


Przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT, mogą odliczać VAT od tych wydatków związanych z użyczonym samochodem, które na to pozwalają. Tak jest w przypadku napraw serwisowych, części zamiennych, czy opon. Wówczas VAT można odliczyć w całości, bez udziału kilometrówki, zaś do limitu kilometrówki rozlicza się w kosztach kwoty netto tych zakupów. Prawa do odliczenia VAT nie ma natomiast w przypadku zakupu paliwa. Wówczas do limitu kilometrówki rozlicza się wydatki na paliwo w kwotach brutto (czyli wraz z VAT).

Oprócz tego, VAT można częściowo odliczać w związku z wynajmem lub dzierżawą samochodu. Jeśli samochód użycza VAT-owiec i wystawia fakturę za wynajem, to można odliczyć 60% wynikającego z niej VAT-u, przy czym suma takich odliczeń w związku z jednym samochodem nie może przekroczyć 6000 zł. Po przekroczeniu tego limitu, nieodliczony VAT staje się kosztem.


Użyczenie samochodu za darmo może stanowić przychód


Jeżeli samochód jest użyczony nieodpłatnie, to przedsiębiorca otrzymuje tzw. nieodpłatne świadczenie. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wartość nieodpłatnych świadczeń jest przychodem z działalności gospodarczej. Przy czym jeżeli to świadczenie jest otrzymane od osób stanowiących I lub II grupę podatkową (określonych w przepisach o podatku od spadków i darowizn) to ten przychód jest zwolniony z podatku. Oznacza to, że użyczenie samochodu od najbliższej rodziny m.in. od rodzica, dziecka, dziadka, wujka lub rodzeństwa jest zwolnione z podatku dochodowego. W takim przypadku wartości tego świadczenia nie trzeba ustalać ani wykazywać w ewidencjach księgowych.

Inaczej jest gdy samochód użyczony jest od osób  spoza I i II grupy podatkowej. W tym przypadku należy ustalić wartość uzyskanego świadczenia. Wartość tę ustala się na podstawie ceny, jaką przedsiębiorca zapłaciłby na rynku za wynajem podobnego pojazdu. Przedsiębiorca samodzielnie dokonuje szacunku, jednak musi on być realny i odzwierciedlać ceny rynkowe.  Ustalona w ten sposób wartość stanowi przychód z działalności gospodarczej i podlega wpisowi do ewidencji księgowych na koniec każdego miesiąca, w którym przedsiębiorca użytkuje użyczony pojazd.

Należy pamiętać, że powstanie przychodu dotyczy tylko sytuacji gdy samochód jest użyczony. Jednak gdy odpłatność za korzystanie samochodu jest ustalona na poziomie odbiegającym mocno od cen rynkowych (np. za symboliczną złotówkę), to w razie kontroli podatkowej można się spodziewać, że kontrolujący wezwą strony do wskazania przyczyn, które uzasadniają podanie ceny znacznie odbiegającej od wartości rynkowej.

Jak ustanowić pełnomocnika firmy przez internet

Sebastian Bobrowski

Dyrektor Finansowy inFakt

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rozliczenie składki zdrowotnej w 2025 roku. Księgowa wyjaśnia jak to zrobić

Termin złożenia w ZUS deklaracji zawierającej rozliczenie wpłaconych składek zdrowotnych za 2024 rok upływa 20 maja 2025 r. Obowiązek ten dotyczy większości przedsiębiorców prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Jedynie ci rozliczający się na karcie podatkowej są z niego zwolnieni. W pozostałych przypadkach wysokość należnych składek wylicza się na podstawie przychodów bądź dochodów osiągniętych w poprzednim roku. Na co zwrócić uwagę przygotowując roczne rozliczenie składek? Wyjaśnia to Paulina Chwil, Księgowa Prowadząca oraz Ekspert ds. ZUS i Prawa Pracy w CashDirector S.A.

Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku. Prof. Kołodko recenzuje politykę (nie tylko gospodarczą) obecnego prezydenta USA

W kwietniu 2025 r. nakładem Wydawnictwa Naukowego PWN ukazała się najnowsza książka prof. Grzegorza W. Kołodki zatytułowana „Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku”. Grzegorz W. Kołodko, wybitny ekonomista i były wicepremier, w swoim bezkompromisowym stylu analizuje trumponomikę i trumpizm, populizm, nowy nacjonalizm, publiczne kłamstwa i brutalną grę interesów. Profesor poświęca szczególną uwagę kwestiom manipulacji opinią publiczną, polityce sojuszy, a także wpływowi wojny w Ukrainie na kształt geopolityki. Zastanawia się również, jakie zagrożenia dla NATO i Unii Europejskiej niesie ze sobą „America First” – i co to wszystko oznacza dla współczesnego świata.

Zmiany w rachunkowości w 2025 r. Sprawozdawczość ESG przesunięta o 2 lata

Minister Finansów przygotował 5 maja 2025 r. projekt nowelizacji ustawy wdrażającej dyrektywę CRSD do ustawy o rachunkowości, a także ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym oraz niektórych innych ustaw. Ta nowelizacja ma na celu wdrożenie unijnej dyrektywy 2025/794, przesuwającej wdrożenie obowiązku sprawozdawczości ESG o 2 lata.

Prof. Modzelewski: Większość podatników VAT może uniknąć w 2026 r. obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Jak?

Zdaniem profesora Witolda Modzelewskiego, gdyby uchwalono projekt przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF w przedłożonym niedawno kształcie, to większość podatników VAT nie będzie musiała wystawiać faktur ustrukturyzowanych w 2026 r.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w maju obniżka o 0,5 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 6-7 maja 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,5 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosi od 8 maja 2025 r. 5,25 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zgodna z oczekiwaniami większości analityków finansowych i ekonomistów. Stopy NBP zmieniły się pierwszy raz od 3 października 2023 r.

Przekształcenie JDG a status podatnika rozpoczynającego działalność w estońskim CIT

W świetle marcowego wyroku NSA (sygn. II FSK 1412/24) zmienia się podejście do kwalifikacji podatkowej spółek powstałych z przekształcenia jednoosobowych działalności gospodarczych. Wyrok ten przesądził, że takie podmioty mogą korzystać z przywilejów "podatnika rozpoczynającego działalność" na gruncie przepisów o estońskim CIT.

Pracujesz na zleceniu - a może to faktyczna umowa o pracę? Jak ustalić i wykazać istnienie stosunku pracy

Osoby wykonujące umowy zlecenia, czy inne umowy cywilnoprawne, mają czasem wątpliwości, czy nie jest to de facto umowa o pracę. Każdy przedsiębiorca słyszał o możliwych kontrolach, podważeniu zatrudnienia, konieczności uzasadniania dlaczego taki a nie inny typ umowy został konkretnej osobie zaproponowany. A co ze swobodą zawierania umów? Czy forma umowy na którą zgadzamy się wspólnie z nowozatrudnioną osobą nie powinna być wystarczająca dla inspekcji pracy skoro zgodnie obie strony złożyły na niej swój podpis? Na te i wiele innych pytań odpowie Czytelnikom ten artykuł.

Zmiany w podatkach od 2026 r. - wyższy limit zwolnienia z VAT, korekty deklaracji, 6 m-cy vacatio legis

Ministerstwo Finansów poinformowało, że 6 maja 2025r. Rada Ministrów przyjęła pakiet projektów ustaw dot. podatków w ramach procesu deregulacji. Nowe przepisy mają na celu m.in. ochronę podatników przed nagłymi zmianami przepisów ustaw podatkowych oraz doprecyzowanie wątpliwości interpretacyjnych zgłaszanych przez przedsiębiorców w zakresie deklaracji składanej w trakcie lub po zakończeniu kontroli celno-skarbowej. Projekty dotyczą również podwyższenia limitu zwolnienia podmiotowego w VAT oraz likwidacji obowiązku przygotowywania i publikacji informacji o realizowanej strategii podatkowej.

REKLAMA

Czego najczęściej dotyczą kontrole z urzędu skarbowego i ZUS-u?

Przedsiębiorcy mają szereg obowiązków wobec państwa - jako podatnicy muszą przestrzegać przepisów podatkowych, a jako płatnicy stosować normy z zakresu ubezpieczeń społecznych. W obu tych sferach często dochodzi do uchybień. Dlatego upoważnione organy sprawdzają, czy firmy przestrzegają obowiązujących przepisów. W naszym artykule przedstawiamy najczęstsze obszary, które podlegają kontroli organów podatkowych lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Pozwani przez PFR – jak program pomocy dla firm stał się przyczyną tysięcy pozwów? Sprawdź, jak się bronić

Ponad 16 tysięcy firm już otrzymało pozew z Polskiego Funduszu Rozwoju [i]. Kolejne są w drodze. Choć Tarcza Finansowa miała być tarczą – dla wielu stała się źródłem wieloletnich problemów prawnych.

REKLAMA