Użyczony lub wynajęty samochód w firmie. Jak rozliczyć?

Zazwyczaj przedsiębiorcy rozliczają wydatki związane z samochodami, które są ich własnością lub współwłasnością. Mogą to być zarówno pojazdy wprowadzone do firmy (włączone do środków trwałych), jak i samochody prywatne, rozliczane na podstawie kilometrówki. Ale nie jest to jedyna opcja, gdyż w firmie można także rozliczać wydatki na samochody:

- użyczone przedsiębiorcy przez osoby trzecie,

- wypożyczone przez przedsiębiorcę z wypożyczalni samochodów.

Jednak trzeba pamiętać, że przedsiębiorca musi mieć prawo do użytkowania takiego samochodu w ramach firmy i być w stanie to udowodnić. Osobą użyczającą lub wynajmującą samochód może być ktokolwiek - np. członek rodziny, znajomy lub firma, która jest właścicielem samochodów.

Polecamy produkt: Samochód w firmie 2015 - multipakiet

Co musi zawierać umowa użyczenia samochodu?

Gdy przedsiębiorca bezpłatnie użytkuje w ramach firmy cudzy samochód niezbędna jest umowa użyczenia. Taki kontrakt co prawda może być zawarty np. ustnie, ale dla celów dowodowych lepiej, aby umowa została sporządzona na piśmie. W końcu w razie kontroli może pojawić się konieczność składania wyjaśnień, a wtedy papierowa umowa okaże się przydatna. Umowa użyczenia powinna zawierać:

- dane użyczającego i osoby otrzymującej samochód do użytkowania,

- datę zawarcia i termin na jaki została zawarta,

- dane identyfikujące samochód, który zostanie użyczony,

- informację o tym, kto poniesie koszty użytkowania samochodu,

- zezwolenie na użytkowanie samochodu do celów działalności gospodarczej.

Odliczenie VAT od samochodów w 2014 r.

Od 1 października 2013 r. nieodpłatne przekazywanie żywności bez VAT

Umowę sporządza się w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Prawidłowo sporządzona umowa jest podstawą do rozliczania kosztów z tytułu użytkowania użyczonego samochodu w firmie, a jednocześnie może służyć jako podstawa do rozliczenia przychodu wynikającego z nieodpłatnego świadczenia (ta kwestia jest opisana poniżej).

Rozliczanie kosztów użyczonego samochodu

Samochód użytkowany na podstawie umowy użyczenia zobowiązuje do zastosowania specyficznego sposobu rozliczania kosztów z nim związanych, które można podzielić na rozliczane na podstawie kilometrówki oraz takie, których rozliczyć nie można.

Większość kosztów związanych z użytkowaniem samochodu rozliczana jest na podstawie tzw. kilometrówki. Oznacza to, że przedsiębiorca musi zapisywać w specjalnej ewidencji wszystkie trasy przebyte do celów firmowych, a liczbę przejechanych kilometrów mnożyć przez stawkę określoną w przepisach. Wynik oznacza maksymalną kwotę kosztów, które można rozliczyć w danym okresie. Uzyskaną nadwyżkę kosztów lub kwoty wynikającej z kilometrówki można przenieść na kolejny okres rozliczeniowy.