REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Użyczony lub wynajęty samochód w firmie. Jak rozliczyć?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Sebastian Bobrowski
inFakt
inFakt to firma oferująca nowoczesne usługi księgowe i fakturowe
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Samochód może być źródłem kosztów w większości firm, dlatego warto wiedzieć, że pod tym względem jest kilka możliwości. Jedną z nich jest użytkowanie do celów firmowych samochodu, którego właścicielem nie jest przedsiębiorca, czyli użyczonego lub wynajętego. Jak w takiej sytuacji rozliczać koszty samochodu?

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zazwyczaj przedsiębiorcy rozliczają wydatki związane z samochodami, które są ich własnością lub współwłasnością. Mogą to być zarówno pojazdy wprowadzone do firmy (włączone do środków trwałych), jak i samochody prywatne, rozliczane na podstawie kilometrówki. Ale nie jest to jedyna opcja, gdyż w firmie można także rozliczać wydatki na samochody:

- użyczone przedsiębiorcy przez osoby trzecie,

- wypożyczone przez przedsiębiorcę z wypożyczalni samochodów.

Jednak trzeba pamiętać, że przedsiębiorca musi mieć prawo do użytkowania takiego samochodu w ramach firmy i być w stanie to udowodnić. Osobą użyczającą lub wynajmującą samochód może być ktokolwiek - np. członek rodziny, znajomy lub firma, która jest właścicielem samochodów.

Polecamy produkt: Samochód w firmie 2015 - multipakiet


Co musi zawierać umowa użyczenia samochodu?


Gdy przedsiębiorca bezpłatnie użytkuje w ramach firmy cudzy samochód niezbędna jest umowa użyczenia. Taki kontrakt co prawda może być zawarty np. ustnie, ale dla celów dowodowych lepiej, aby umowa została sporządzona na piśmie. W końcu w razie kontroli może pojawić się konieczność składania wyjaśnień, a wtedy papierowa umowa okaże się przydatna. Umowa użyczenia powinna zawierać:

- dane użyczającego i osoby otrzymującej samochód do użytkowania,

- datę zawarcia i termin na jaki została zawarta,

- dane identyfikujące samochód, który zostanie użyczony,

- informację o tym, kto poniesie koszty użytkowania samochodu,

- zezwolenie na użytkowanie samochodu do celów działalności gospodarczej.

Odliczenie VAT od samochodów w 2014 r.

Od 1 października 2013 r. nieodpłatne przekazywanie żywności bez VAT

Umowę sporządza się w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Prawidłowo sporządzona umowa jest podstawą do rozliczania kosztów z tytułu użytkowania użyczonego samochodu w firmie, a jednocześnie może służyć jako podstawa do rozliczenia przychodu wynikającego z nieodpłatnego świadczenia (ta kwestia jest opisana poniżej).


Rozliczanie kosztów użyczonego samochodu


Samochód użytkowany na podstawie umowy użyczenia zobowiązuje do zastosowania specyficznego sposobu rozliczania kosztów z nim związanych, które można podzielić na rozliczane na podstawie kilometrówki oraz takie, których rozliczyć nie można.

Większość kosztów związanych z użytkowaniem samochodu rozliczana jest na podstawie tzw. kilometrówki. Oznacza to, że przedsiębiorca musi zapisywać w specjalnej ewidencji wszystkie trasy przebyte do celów firmowych, a liczbę przejechanych kilometrów mnożyć przez stawkę określoną w przepisach. Wynik oznacza maksymalną kwotę kosztów, które można rozliczyć w danym okresie. Uzyskaną nadwyżkę kosztów lub kwoty wynikającej z kilometrówki można przenieść na kolejny okres rozliczeniowy.

Zapraszamy do dyskusji na forum o podatkach

Jak przygotować firmę na zmiany w VAT w 2014 r.

Limitem kilometrówki ograniczone są m.in. wydatki na:

- paliwo,

- naprawy serwisowe, części zamienne, opony,

- ubezpieczenia,

- bilety parkingowe i przejazdy autostradami.

Oprócz tego, jeżeli umowa przekazująca do użytkowania samochód jest odpłatna, to koszty samego wynajmu, lub dzierżawy samochodu rozlicza się również tylko do limitu kilometrówki. Tutaj warto zwrócić uwagę, że pojawiły się wyroki NSA, z których wynika, że koszt najmu samochodu nie powinien być jednak rozliczany kilometrówką (m.in. sygn. II FSK 2447/11), tylko w całości bez względu na limit. W tej kwestii warto zachować pewną ostrożność.

Sprzedaż prywatnego samochodu - skutki podatkowe

Co grozi za zarabianie bez założenia działalności gospodarczej?

Koszty wynikające ze zużycia samochodu użyczonego (czyli amortyzację) nie można rozliczać w firmie, która ten samochód wypożycza. Takie prawo pojawia się tylko wówczas, gdy przedsiębiorca jest co najmniej współwłaścicielem samochodu i jest on częścią majątku firmowego (jest wpisany do środków trwałych), zaś samochód użyczony nie może zostać wpisany do ewidencji środków trwałych. Amortyzację może jednak rozliczać właściciel użyczanego samochodu, o ile jest przedsiębiorcą.

Warto pamiętać, że użyczenie nie pojawia się, gdy samochód stanowi współwłasność. Wtedy można wprowadzić pojazd do firmy (w przeciwieństwie do samochodu użyczonego) i amortyzować jego wartość, ale tylko do procentowego udziału przedsiębiorcy. W takim przypadku stosowanie kilometrówki do rozliczania kosztów nie jest konieczne.


Samochód użyczony a rozliczanie VAT


Przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT, mogą odliczać VAT od tych wydatków związanych z użyczonym samochodem, które na to pozwalają. Tak jest w przypadku napraw serwisowych, części zamiennych, czy opon. Wówczas VAT można odliczyć w całości, bez udziału kilometrówki, zaś do limitu kilometrówki rozlicza się w kosztach kwoty netto tych zakupów. Prawa do odliczenia VAT nie ma natomiast w przypadku zakupu paliwa. Wówczas do limitu kilometrówki rozlicza się wydatki na paliwo w kwotach brutto (czyli wraz z VAT).

Oprócz tego, VAT można częściowo odliczać w związku z wynajmem lub dzierżawą samochodu. Jeśli samochód użycza VAT-owiec i wystawia fakturę za wynajem, to można odliczyć 60% wynikającego z niej VAT-u, przy czym suma takich odliczeń w związku z jednym samochodem nie może przekroczyć 6000 zł. Po przekroczeniu tego limitu, nieodliczony VAT staje się kosztem.


Użyczenie samochodu za darmo może stanowić przychód


Jeżeli samochód jest użyczony nieodpłatnie, to przedsiębiorca otrzymuje tzw. nieodpłatne świadczenie. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wartość nieodpłatnych świadczeń jest przychodem z działalności gospodarczej. Przy czym jeżeli to świadczenie jest otrzymane od osób stanowiących I lub II grupę podatkową (określonych w przepisach o podatku od spadków i darowizn) to ten przychód jest zwolniony z podatku. Oznacza to, że użyczenie samochodu od najbliższej rodziny m.in. od rodzica, dziecka, dziadka, wujka lub rodzeństwa jest zwolnione z podatku dochodowego. W takim przypadku wartości tego świadczenia nie trzeba ustalać ani wykazywać w ewidencjach księgowych.

Inaczej jest gdy samochód użyczony jest od osób  spoza I i II grupy podatkowej. W tym przypadku należy ustalić wartość uzyskanego świadczenia. Wartość tę ustala się na podstawie ceny, jaką przedsiębiorca zapłaciłby na rynku za wynajem podobnego pojazdu. Przedsiębiorca samodzielnie dokonuje szacunku, jednak musi on być realny i odzwierciedlać ceny rynkowe.  Ustalona w ten sposób wartość stanowi przychód z działalności gospodarczej i podlega wpisowi do ewidencji księgowych na koniec każdego miesiąca, w którym przedsiębiorca użytkuje użyczony pojazd.

Należy pamiętać, że powstanie przychodu dotyczy tylko sytuacji gdy samochód jest użyczony. Jednak gdy odpłatność za korzystanie samochodu jest ustalona na poziomie odbiegającym mocno od cen rynkowych (np. za symboliczną złotówkę), to w razie kontroli podatkowej można się spodziewać, że kontrolujący wezwą strony do wskazania przyczyn, które uzasadniają podanie ceny znacznie odbiegającej od wartości rynkowej.

Jak ustanowić pełnomocnika firmy przez internet

Sebastian Bobrowski

Dyrektor Finansowy inFakt

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

REKLAMA

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

REKLAMA

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod [zgłoszenie: ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF]

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

REKLAMA