REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Użyczony lub wynajęty samochód w firmie. Jak rozliczyć?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Sebastian Bobrowski
inFakt
inFakt to firma oferująca nowoczesne usługi księgowe i fakturowe
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Samochód może być źródłem kosztów w większości firm, dlatego warto wiedzieć, że pod tym względem jest kilka możliwości. Jedną z nich jest użytkowanie do celów firmowych samochodu, którego właścicielem nie jest przedsiębiorca, czyli użyczonego lub wynajętego. Jak w takiej sytuacji rozliczać koszty samochodu?

REKLAMA

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zazwyczaj przedsiębiorcy rozliczają wydatki związane z samochodami, które są ich własnością lub współwłasnością. Mogą to być zarówno pojazdy wprowadzone do firmy (włączone do środków trwałych), jak i samochody prywatne, rozliczane na podstawie kilometrówki. Ale nie jest to jedyna opcja, gdyż w firmie można także rozliczać wydatki na samochody:

- użyczone przedsiębiorcy przez osoby trzecie,

- wypożyczone przez przedsiębiorcę z wypożyczalni samochodów.

Jednak trzeba pamiętać, że przedsiębiorca musi mieć prawo do użytkowania takiego samochodu w ramach firmy i być w stanie to udowodnić. Osobą użyczającą lub wynajmującą samochód może być ktokolwiek - np. członek rodziny, znajomy lub firma, która jest właścicielem samochodów.

Polecamy produkt: Samochód w firmie 2015 - multipakiet


Co musi zawierać umowa użyczenia samochodu?


Gdy przedsiębiorca bezpłatnie użytkuje w ramach firmy cudzy samochód niezbędna jest umowa użyczenia. Taki kontrakt co prawda może być zawarty np. ustnie, ale dla celów dowodowych lepiej, aby umowa została sporządzona na piśmie. W końcu w razie kontroli może pojawić się konieczność składania wyjaśnień, a wtedy papierowa umowa okaże się przydatna. Umowa użyczenia powinna zawierać:

- dane użyczającego i osoby otrzymującej samochód do użytkowania,

- datę zawarcia i termin na jaki została zawarta,

- dane identyfikujące samochód, który zostanie użyczony,

- informację o tym, kto poniesie koszty użytkowania samochodu,

- zezwolenie na użytkowanie samochodu do celów działalności gospodarczej.

Odliczenie VAT od samochodów w 2014 r.

Od 1 października 2013 r. nieodpłatne przekazywanie żywności bez VAT

Umowę sporządza się w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Prawidłowo sporządzona umowa jest podstawą do rozliczania kosztów z tytułu użytkowania użyczonego samochodu w firmie, a jednocześnie może służyć jako podstawa do rozliczenia przychodu wynikającego z nieodpłatnego świadczenia (ta kwestia jest opisana poniżej).


Rozliczanie kosztów użyczonego samochodu

REKLAMA


Samochód użytkowany na podstawie umowy użyczenia zobowiązuje do zastosowania specyficznego sposobu rozliczania kosztów z nim związanych, które można podzielić na rozliczane na podstawie kilometrówki oraz takie, których rozliczyć nie można.

Większość kosztów związanych z użytkowaniem samochodu rozliczana jest na podstawie tzw. kilometrówki. Oznacza to, że przedsiębiorca musi zapisywać w specjalnej ewidencji wszystkie trasy przebyte do celów firmowych, a liczbę przejechanych kilometrów mnożyć przez stawkę określoną w przepisach. Wynik oznacza maksymalną kwotę kosztów, które można rozliczyć w danym okresie. Uzyskaną nadwyżkę kosztów lub kwoty wynikającej z kilometrówki można przenieść na kolejny okres rozliczeniowy.

Zapraszamy do dyskusji na forum o podatkach

Jak przygotować firmę na zmiany w VAT w 2014 r.

Limitem kilometrówki ograniczone są m.in. wydatki na:

- paliwo,

- naprawy serwisowe, części zamienne, opony,

- ubezpieczenia,

- bilety parkingowe i przejazdy autostradami.

Oprócz tego, jeżeli umowa przekazująca do użytkowania samochód jest odpłatna, to koszty samego wynajmu, lub dzierżawy samochodu rozlicza się również tylko do limitu kilometrówki. Tutaj warto zwrócić uwagę, że pojawiły się wyroki NSA, z których wynika, że koszt najmu samochodu nie powinien być jednak rozliczany kilometrówką (m.in. sygn. II FSK 2447/11), tylko w całości bez względu na limit. W tej kwestii warto zachować pewną ostrożność.

Sprzedaż prywatnego samochodu - skutki podatkowe

Co grozi za zarabianie bez założenia działalności gospodarczej?

REKLAMA

Koszty wynikające ze zużycia samochodu użyczonego (czyli amortyzację) nie można rozliczać w firmie, która ten samochód wypożycza. Takie prawo pojawia się tylko wówczas, gdy przedsiębiorca jest co najmniej współwłaścicielem samochodu i jest on częścią majątku firmowego (jest wpisany do środków trwałych), zaś samochód użyczony nie może zostać wpisany do ewidencji środków trwałych. Amortyzację może jednak rozliczać właściciel użyczanego samochodu, o ile jest przedsiębiorcą.

Warto pamiętać, że użyczenie nie pojawia się, gdy samochód stanowi współwłasność. Wtedy można wprowadzić pojazd do firmy (w przeciwieństwie do samochodu użyczonego) i amortyzować jego wartość, ale tylko do procentowego udziału przedsiębiorcy. W takim przypadku stosowanie kilometrówki do rozliczania kosztów nie jest konieczne.


Samochód użyczony a rozliczanie VAT


Przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT, mogą odliczać VAT od tych wydatków związanych z użyczonym samochodem, które na to pozwalają. Tak jest w przypadku napraw serwisowych, części zamiennych, czy opon. Wówczas VAT można odliczyć w całości, bez udziału kilometrówki, zaś do limitu kilometrówki rozlicza się w kosztach kwoty netto tych zakupów. Prawa do odliczenia VAT nie ma natomiast w przypadku zakupu paliwa. Wówczas do limitu kilometrówki rozlicza się wydatki na paliwo w kwotach brutto (czyli wraz z VAT).

Oprócz tego, VAT można częściowo odliczać w związku z wynajmem lub dzierżawą samochodu. Jeśli samochód użycza VAT-owiec i wystawia fakturę za wynajem, to można odliczyć 60% wynikającego z niej VAT-u, przy czym suma takich odliczeń w związku z jednym samochodem nie może przekroczyć 6000 zł. Po przekroczeniu tego limitu, nieodliczony VAT staje się kosztem.


Użyczenie samochodu za darmo może stanowić przychód


Jeżeli samochód jest użyczony nieodpłatnie, to przedsiębiorca otrzymuje tzw. nieodpłatne świadczenie. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wartość nieodpłatnych świadczeń jest przychodem z działalności gospodarczej. Przy czym jeżeli to świadczenie jest otrzymane od osób stanowiących I lub II grupę podatkową (określonych w przepisach o podatku od spadków i darowizn) to ten przychód jest zwolniony z podatku. Oznacza to, że użyczenie samochodu od najbliższej rodziny m.in. od rodzica, dziecka, dziadka, wujka lub rodzeństwa jest zwolnione z podatku dochodowego. W takim przypadku wartości tego świadczenia nie trzeba ustalać ani wykazywać w ewidencjach księgowych.

Inaczej jest gdy samochód użyczony jest od osób  spoza I i II grupy podatkowej. W tym przypadku należy ustalić wartość uzyskanego świadczenia. Wartość tę ustala się na podstawie ceny, jaką przedsiębiorca zapłaciłby na rynku za wynajem podobnego pojazdu. Przedsiębiorca samodzielnie dokonuje szacunku, jednak musi on być realny i odzwierciedlać ceny rynkowe.  Ustalona w ten sposób wartość stanowi przychód z działalności gospodarczej i podlega wpisowi do ewidencji księgowych na koniec każdego miesiąca, w którym przedsiębiorca użytkuje użyczony pojazd.

Należy pamiętać, że powstanie przychodu dotyczy tylko sytuacji gdy samochód jest użyczony. Jednak gdy odpłatność za korzystanie samochodu jest ustalona na poziomie odbiegającym mocno od cen rynkowych (np. za symboliczną złotówkę), to w razie kontroli podatkowej można się spodziewać, że kontrolujący wezwą strony do wskazania przyczyn, które uzasadniają podanie ceny znacznie odbiegającej od wartości rynkowej.

Jak ustanowić pełnomocnika firmy przez internet

Sebastian Bobrowski

Dyrektor Finansowy inFakt

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Budujesz? Możesz zapłacić VAT później. Sprawdź, jak to zrobić zgodnie z prawem

Dzięki wyrokowi TSUE firmy budowlane mogą legalnie przesunąć termin zapłaty VAT – nawet o kilka miesięcy. Wystarczy dobrze skonstruowana umowa i protokół odbioru. To rozwiązanie, które realnie poprawia płynność finansową przedsiębiorców.

BGK chce ściśle współpracować z KAS

Bank Gospodarstwa Krajowego chce dołączyć do elitarnego grona najbardziej zaufanych podatników w Polsce. Planuje przystąpić do Programu Współdziałania z Krajową Administracją Skarbową, którego celem jest budowanie transparentnych relacji z organami podatkowymi oraz zapewnienie większej pewności i bezpieczeństwa w zakresie rozliczeń podatkowych.

Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

REKLAMA

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy bez podatku? Jest kilka warunków, które decydują o zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

REKLAMA

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

REKLAMA