REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wybrać program komputerowy do prowadzenia PKPiR

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Joanna Krawczyk
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Aby dokonać właściwego wyboru, należy się dobrze zastanowić, jakie funkcje, oprócz tych podstawowych, ma wykonywać program, aby dobrze służył danej firmie.

 

Do dobrego wyboru programu nie ma jednej, uniwersalnej recepty, ale pewne wymagania wynikają z rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir.

Wymagania programu wynikające z przepisów

To, na co należy zwrócić uwagę w każdym przypadku, to kwestia zgodności oferowanego programu z obowiązującymi przepisami. Oznacza to na przykład zgodność wydruku księgi z jej obowiązującym wzorem. Oczywiście producent programu może oferować różnego rodzaju wydruki, jednak wśród nich powinien być taki, który jest zgodny z ustalonym przez Ministra Finansów. W przeciwnym razie przedsiębiorca będzie musiał prowadzić dodatkową księgę, w formie materialnej, wpisując do niej sumy poszczególnych pozycji księgi za każdy miesiąc.

Dane ujęte w programie powinny być właściwie zabezpieczone. Wpływ na to ma nie tylko jakość używanego sprzętu komputerowego, ale też możliwość częstego archiwizowania danych w różnych formach, np. na dysku twardym, dyskietce, płycie. Warto więc zwrócić uwagę na to, jakie możliwości archiwizacji posiada program do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

Podstawowe cechy programu

Każdy podatnik prowadzący księgę powinien oczekiwać, że program będzie miał możliwość prowadzenia wszystkich ewidencji związanych z prowadzeniem księgi przychodów i rozchodów. Dodatkowo podatnik mający status podatnika VAT powinien mieć możliwość jednoczesnego prowadzenia księgi i odpowiednich rejestrów VAT. W zależności od specyfiki działalności należy zwrócić uwagę na to, czy rejestry są odpowiednio rozbudowane, np. umożliwiają rozdzielanie zakupów dających w pełni lub częściowo prawo do odliczenia VAT albo wyodrębnianie zakupów, od których w ogóle nie można dokonywać odliczeń.

Dobrze byłoby, aby program na podstawie wymienionych ewidencji umożliwiał sporządzanie deklaracji podatkowych. Większość urzędów skarbowych honoruje deklaracje składane w formie wydruków komputerowych, jeżeli oczywiście są one zgodne z aktualnie obowiązującymi wzorami deklaracji.

Dla przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników istotną zaletą programu może być możliwość dokupienia programu służącego do obliczania płac, który będzie dobrze współpracował z programem księgowym, a mianowicie umożliwi księgowanie wynagrodzeń i składek ubezpieczeniowych. W związku z tym, że ujmuje się je w kosztach w dacie zapłaty, powinna jej odpowiadać data zaksięgowania. Z programu płacowego będzie więc pobierana tylko wartość danej operacji i jej kwalifikacja do odpowiedniej kolumny księgi przychodów i rozchodów.

Wybierając właściwy program, przedsiębiorca na pewno będzie kierował się także tym, aby był on przejrzysty, łatwy w obsłudze, intuicyjny. Należy pamiętać, aby ta zaleta programu nie ograniczała jego możliwości.

Dodatkowe funkcje programu

l prowadzenie oprócz pkpir innych obowiązkowych ewidencji

Dobrze byłoby, aby program dawał możliwość nie tylko prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, ale także innych ewidencji obowiązkowo jej towarzyszących. Mam tutaj na myśli np. ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencję wyposażenia, ewidencję przebiegu pojazdu i związaną z nią - ewidencję wydatków eksploatacyjnych. Większość programów oferowanych na rynku posiada takie funkcje. Jednak sama możliwość prowadzenia tych ewidencji nie jest wystarczająca.

Dużym ułatwieniem w prowadzeniu księgi jest możliwość uwzględniania jednego zdarzenia we wszystkich ewidencjach jednocześnie, bez potrzeby dokonywania odrębnych zapisów, np.:

- jeśli program do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w momencie wpisu zakupu wyposażenia umożliwia ujęcie go jednocześnie w księdze - ewidencji wyposażenia i rejestrze zakupu VAT,

- jeśli po wpisaniu wszystkich tras do ewidencji przebiegu pojazdu i wydatków za dany miesiąc program automatycznie ustala, jaka wartość stanowi koszt uzyskania przychodów, i ujmuje ją w księdze.

l prowadzenie dodatkowych ewidencji

Wiadomo, że księga ma dosyć ograniczone możliwości kontrolowania sytuacji finansowej firmy. W porównaniu z możliwościami, jakie w tym zakresie dają księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów jest bardzo ubogim rodzajem ewidencji. Pozwala bowiem ustalić tylko podatkowy wynik prowadzonej działalności. Tymczasem przedsiębiorca potrzebuje także innych informacji o kondycji firmy. Chcąc je uzyskać, może prowadzić dodatkowe ewidencje, podobne do tych, które towarzyszą księgom rachunkowym. Dotyczy to np. ewidencji wartościowo-ilościowej towarów, ewidencji rozrachunków z kontrahentami, stanu środków pieniężnych w kasie firmy. Naprzeciw tym oczekiwaniom wychodzą twórcy programów. Wiele z nich oferuje bowiem nie tylko prowadzenie księgi, ale także dodatkowych, dobrowolnie prowadzonych ewidencji, które niewątpliwie ułatwiają kontrolę sytuacji finansowej firmy. Warto na to zwrócić uwagę, gdy przedsiębiorstwo prowadzi działalność na szeroką skalę i bieżące sprawdzanie jego kondycji finansowej sprzyja powodzeniu dalszych przedsięwzięć. Mało tego, jeżeli firma bierze pod uwagę zmianę rodzaju prowadzonej ewidencji na księgi rachunkowe, prowadzenie wymienionych ewidencji bardzo ułatwi tę zmianę.

l funkcja „przypominania” i kontrolowania poprawności dokonywanych wpisów

Warto zwrócić uwagę na to, czy program ma funkcję „przypominania” i kontrolowania poprawności dokonywanych wpisów. Dla przykładu, czy w momencie dokonania wpisu do księgi, ale pominięcia wpisu do odpowiedniego rejestru VAT, program „upomni” się o brakujący zapis. Kontrola może polegać też na przypisaniu określonych operacji do właściwych kolumn i ewidencji. Wpisując więc tytuł operacji „zakup wyposażenia”, automatycznie program wybierze jako właściwą kolumnę 13 księgi (w „starej” księdze - kolumnę 14) i „przypomni” o konieczności ujęcia tej operacji w ewidencji wyposażenia. Takie funkcje nie są wprawdzie niezbędne, ale niewątpliwie skracają czas pracy i eliminują ilość pomyłek. A przecież chodzi właśnie o to, aby program był sporym ułatwieniem w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów.

l zakładanie różnego rodzaju baz danych

Inną zaletą programu jest możliwość zakładania różnego rodzaju baz danych, z których korzysta się, dokonując zapisów w księdze. Dotyczy to np. katalogu kontrahentów, przypisanych do nich operacji gospodarczych i ich umiejscowienia w księdze. Korzystanie z baz danych również skraca czas pracy i ogranicza błędy popełniane przy wpisywaniu danych.

PRZYKŁAD

Program umożliwia tworzenie bazy klientów w ten sposób, że ujmując transakcję zawartą z tym klientem w księdze, automatycznie zostaną wpisane jego pełne dane, rodzaj transakcji (np. zakup towarów), ujęcie jej w określonej kolumnie (tutaj: kolumnie 10) oraz w ewidencji rozrachunków (tutaj: jako zaciągnięcie zobowiązania). W razie pominięcia zapisu w rejestrze VAT program „przypomni” o nim.

l bazy danych programu i wskaźniki ekonomiczno-finansowe

Nabyty program może posiadać także własne bazy danych, takie jak np. informacje o urzędach skarbowych czy też wskaźniki ekonomiczno-finansowe na bieżąco aktualizowane przez użytkownika programu albo serwis oferowany przez producenta.

l aktualizacje programu

Istotne jest także to, jak często program podlega aktualizacji. Wiadomo, że niemal co roku, a w przypadku innych podatków niż dochodowe (np. VAT) - częściej, przepisy podatkowe ulegają zmianie. Powinni na nie odpowiednio szybko reagować twórcy programów, dostarczając we właściwym czasie unowocześnione wersje swoim klientom.

l obsługa serwisowa

Warto także zwrócić uwagę na zakres obsługi serwisowej. Czy twórca programu zapewnia możliwość skorzystania z pomocy technicznej w razie problemów z obsługą programu. Ewentualne zagrożenie utraty wprowadzonych danych i brak kontaktu z twórcą programu może być niemiłą niespodzianką. Nikt nie jest przecież w stanie zagwarantować 100% niezawodności programu.

l inne dodatkowe funkcje programów

Istotne w prowadzeniu księgowości w postaci księgi przychodów i rozchodów są też możliwości ustalania przychodów i kosztów za dowolnie wybrane okresy, obliczania marży, struktury kosztów i przychodów itp. Takie informacje są niezbędne nie tylko dla prowadzącego przedsiębiorstwo, ale także określonych instytucji, np. urzędu statystycznego czy banków. Wypełniając sprawozdanie na potrzeby urzędu statystycznego czy wniosek o udzielenie kredytu, przedsiębiorca często musi podawać bardzo szczegółowe dane dotyczące prowadzonej działalności. Jeżeli jest to działalność na szeroką skalę, trudno będzie szybko uzyskać takie informacje, prowadząc wyłącznie księgę przychodów i rozchodów. Dla przykładu, chcąc wyodrębnić koszty amortyzacji spośród innego rodzaju kosztów, podatnik będzie musiał przeanalizować wszystkie zapisy tego rodzaju. Tymczasem odpowiednia funkcja programu może dodatkowo rozdzielać koszty ujmowane w tej samej kolumnie.

PRZYKŁAD

Wpisując koszt do kolumny 13 księgi (w „starej księdze” - do kolumny 14) prowadzonej z użyciem programu, podatnik dodatkowo przypisuje go do jednego z rodzajów:

13-1 zakup wyposażenia

13-2 zakup środków trwałych podlegających jednorazowej amortyzacji

13-3 amortyzacja

13-4 koszty pracownicze inne niż wynagrodzenia

13-5 paliwo i inne koszty eksploatacyjne samochodów

13-6 usługi podwykonawców

13-7 pozostałe usługi obce

13-8 pozostałe wydatki

Koszty te są ujmowane w dodatkowo prowadzonej ewidencji. Nie trzeba ich wpisywać osobno. Odpowiedniej kwalifikacji dokonuje podatnik w momencie wpisu do księgi przychodów i rozchodów. Ilość tworzonych dodatkowo grup kosztów nie jest ograniczona i może być dowolnie ustalana przez użytkownika programu.

Prowadzenie działalności w kilku formach

Jeżeli podatnik prowadzi działalność gospodarczą w różnych formach (np. jednoosobowo i dodatkowo jest wspólnikiem spółki osobowej), powinien wybrać program, który umożliwi mu rozliczenie wszystkich rodzajów działalności.

Program a specyfika prowadzonej działalności

Ponadto wiele zależy od specyfiki danej firmy. Przedsiębiorstwo handlowe czy produkcyjne poza księgą będzie zainteresowane programem umożliwiającym prowadzenie magazynu. Firma usługowa, szczególnie taka, która wykonuje usługi o charakterze niematerialnym - już nie.

Najmniejsze wymagania będzie miała firma prowadzona jednoosobowo, której przedmiotem działalności są właśnie usługi niematerialne. Po pierwsze, nie ma potrzeby prowadzenia „magazynu”, po drugie - nie ma pracowników, a zatem nieistotne jest to, czy program można poszerzyć o moduł „płace”. Z innej strony należy zauważyć, że warto nabyć taki program, który będzie można rozszerzać w miarę rozwoju firmy. Wiele zależy więc również od tego, jakie są plany w zakresie prowadzonej działalności. Jeżeli firma będzie się bardzo szybko rozwijać, warto wybrać taki program, który z łatwością będzie można rozbudować o dodatkowe moduły dobrze współpracujące z głównym programem.

Podsumowanie

Podsumowując, należy stwierdzić, że dokonując zakupu programu do prowadzenia księgi, warto osiągnąć następujące cele:

l ułatwienie i skrócenie czasu poświęconego na prowadzenie księgi i towarzyszących jej ewidencji, ograniczenie ilości zapisów i dokonywanych obliczeń,

l zgodność programu z obowiązującymi przepisami, możliwość jego aktualizacji w razie zmiany przepisów,

l możliwość jednoczesnego prowadzenia wszystkich ewidencji, jakie towarzyszą księdze, i powiązania ich zapisów,

l łatwa, przyjemna, intuicyjna obsługa programu,

l możliwość rozliczenia wszystkich rodzajów działalności, gdy jest ona prowadzona przez jednego podatnika w różnych formach,

l możliwość prowadzenia dodatkowych, dobrowolnych ewidencji oraz uzyskiwania z programu danych o kondycji finansowej przedsiębiorstwa.

Joanna Krawczyk

doradca podatkowy,

właścicielka kancelarii podatkowej

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sprzedałeś 30 rzeczy w sieci przez rok? Twoje dane ma już urząd skarbowy. MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem płacenia podatków

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

2 miliony firm czeka na podpis prezydenta. Stawką jest niższa składka zdrowotna

To może być przełom dla mikroprzedsiębiorców: Rada Przedsiębiorców apeluje do Andrzeja Dudy o podpisanie ustawy, która ulży milionom firm dotkniętym Polskim Ładem. "To test, czy naprawdę zależy nam na polskich firmach" – mówią organizatorzy pikiety zaplanowanej na 6 maja.

Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje skutków błędów w deklaracjach podatkowych. Ochrona dopiero po wykupieniu rozszerzonej polisy OC

Księgowi w biurach rachunkowych mają coraz mniej czasu na złożenie deklaracji podatkowych swoich klientów – termin składania m.in. PIT-36, PIT-37 i PIT-28 mija 30 kwietnia. Pod presją czasu księgowym zdarzają się pomyłki, np. błędne rozliczenie ulg, nieuwzględnienie wszystkich przychodów czy pomyłki w zaliczkach na podatek. W jednej z takich spraw nieprawidłowe wykazanie zaliczek w PIT-36L zakończyło się naliczonymi przez Urząd Skarbowy odsetkami w wysokości ponad 7000 zł. Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje błędów w deklaracjach podatkowych – ochronę zapewnia dopiero wykupienie rozszerzonej polisy.

Rewolucja płacowa w całej UE od 2026 roku. Pracodawcy będą musieli ujawniać kwoty wynagrodzenia pracownikom i kandydatom do pracy

Wynagrodzenia przestaną być tematem tabu. Od czerwca 2026 roku pracodawcy będą mieli obowiązek ujawniania informacji o płacach, zarówno kandydatom do pracy, jak i zatrudnionym pracownikom. Czy to koniec nierówności i początek nowego rozdania na rynku pracy?

REKLAMA

Firmy ignorują KSeF? Tylko 5 tys. podmiotów gotowych na rewolucję e-fakturowania

Choć obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie w życie za 9 miesięcy, zaledwie 5230 firm zdecydowało się na dobrowolne wdrożenie systemu. Eksperci biją na alarm – to ostatni moment na przygotowania. Firmy nie tylko ryzykują chaos, ale też muszą zmierzyć się z brakiem środowiska testowego, napiętym harmonogramem i rosnącą liczbą innych zmian w przepisach.

Spółka komandytowa bez VAT od dywidendy – ważna interpretacja skarbówki

Dywidenda wypłacana komplementariuszowi nie podlega VAT – potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Oznacza to, że spółki komandytowe, w których wspólnicy prowadzą sprawy spółki bez wynagrodzenia, nie muszą obawiać się dodatkowego obciążenia podatkowego. To dobra wiadomość dla przedsiębiorców poszukujących efektywnych i bezpiecznych rozwiązań podatkowych.

Fiskus wlepi kary za niezapłacony podatek od sprzedaży ubrań i zabawek w internecie? MF analizuje informacje o 300 tys. osób i podmiotów handlujących na platformach internetowych

Operatorzy platform, za pośrednictwem których dokonywane są transakcje w internecie, przekazali MF dane ponad 177 tys. osób fizycznych i 115 tys. podmiotów – poinformowała PAP rzeczniczka szefa KAS Justyna Pasieczyńska. Dane te są teraz analizowane.

Katastrofa fakturowa w 2026 roku? Kto odważy się wdrożyć obowiązek stosowania KSeF i faktur ustrukturyzowanych?

Niedawno opublikowano kolejną wersję projektu „nowelizacji nowelizacji” ustaw na temat faktur ustrukturyzowanych i KSeF, które mają być niezwłocznie uchwalone. Ich jakość woła o pomstę do nieba. Co prawda zaproponowane zmiany świadczą o tym, że twórcy przepisów chcą pozostawić tym, którzy połapią się w tych zawiłościach, jakieś możliwości unikania tej katastrofy, zachowując fakturowanie w dotychczasowej formie przynajmniej do końca 2026 r. Pytanie, tylko po co to całe zamieszanie i dezorganizacja obrotu gospodarczego – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Jak nie zbankrutować na IT: inteligentne monitorowanie i optymalizacja kosztowa środowiska informatycznego. Praktyczny przewodnik po narzędziach i strategiach monitorowania

W dzisiejszej erze cyfrowej, środowisko IT stało się krwiobiegiem każdej nowoczesnej organizacji. Od prostych sieci biurowych po rozbudowane infrastruktury chmurowe, złożoność systemów informatycznych stale rośnie. Zarządzanie tak rozległym i dynamicznym ekosystemem to nie lada wyzwanie, wymagające nie tylko dogłębnej wiedzy technicznej, ale przede wszystkim strategicznego podejścia i dostępu do odpowiednich narzędzi. Wyobraźcie sobie ciągłą potrzebę monitorowania wydajności kluczowych aplikacji, dbałości o bezpieczeństwo wrażliwych danych, sprawnego rozwiązywania problemów zgłaszanych przez użytkowników, a jednocześnie planowania przyszłych inwestycji i optymalizacji kosztów. To tylko wierzchołek góry lodowej codziennych obowiązków zespołów IT i kadry managerskiej. W obliczu tej złożoności, poleganie wyłącznie na intuicji czy reaktywnym podejściu do problemów staje się niewystarczające. Kluczem do sukcesu jest proaktywne zarządzanie, oparte na solidnych danych i inteligentnych systemach, które nie tylko informują o bieżącym stanie, ale również pomagają przewidywać przyszłe wyzwania i podejmować mądre decyzje.

Wojna celna USA - Chiny. Jak może się bronić Państwo Środka: 2 scenariusze. Świat (też Stany Zjednoczone) nie może się obejść bez chińskiej produkcji

Chiny mogą przekierować towary nadal objęte nowymi, wysokimi cłami USA przez gospodarki i porty azjatyckie lub (a raczej równolegle) przekierować sprzedaż dotychczas kierowaną do USA na inne rynki - prognozują eksperci Allianz Trade. Bardziej prawdopodobna jest przewaga drugiego scenariusza – tak było podczas pierwszej wojny handlowej prezydenta Trumpa, co obecnie oznaczać będzie m.in. 6% rokroczny wzrost importu z Chin do UE (ale też do innych krajów) w ciągu trzech najbliższych lat. Branża, która nie korzysta z żadnych wyłączeń w wojnie celnej – odzież i tekstylia może odczuć ją w największym stopniu na swoich marżach.

REKLAMA