REKLAMA

REKLAMA

Kategorie

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wybrać program komputerowy do prowadzenia PKPiR

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Joanna Krawczyk
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Aby dokonać właściwego wyboru, należy się dobrze zastanowić, jakie funkcje, oprócz tych podstawowych, ma wykonywać program, aby dobrze służył danej firmie.

 

Do dobrego wyboru programu nie ma jednej, uniwersalnej recepty, ale pewne wymagania wynikają z rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir.

Wymagania programu wynikające z przepisów

To, na co należy zwrócić uwagę w każdym przypadku, to kwestia zgodności oferowanego programu z obowiązującymi przepisami. Oznacza to na przykład zgodność wydruku księgi z jej obowiązującym wzorem. Oczywiście producent programu może oferować różnego rodzaju wydruki, jednak wśród nich powinien być taki, który jest zgodny z ustalonym przez Ministra Finansów. W przeciwnym razie przedsiębiorca będzie musiał prowadzić dodatkową księgę, w formie materialnej, wpisując do niej sumy poszczególnych pozycji księgi za każdy miesiąc.

Dane ujęte w programie powinny być właściwie zabezpieczone. Wpływ na to ma nie tylko jakość używanego sprzętu komputerowego, ale też możliwość częstego archiwizowania danych w różnych formach, np. na dysku twardym, dyskietce, płycie. Warto więc zwrócić uwagę na to, jakie możliwości archiwizacji posiada program do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

Podstawowe cechy programu

Każdy podatnik prowadzący księgę powinien oczekiwać, że program będzie miał możliwość prowadzenia wszystkich ewidencji związanych z prowadzeniem księgi przychodów i rozchodów. Dodatkowo podatnik mający status podatnika VAT powinien mieć możliwość jednoczesnego prowadzenia księgi i odpowiednich rejestrów VAT. W zależności od specyfiki działalności należy zwrócić uwagę na to, czy rejestry są odpowiednio rozbudowane, np. umożliwiają rozdzielanie zakupów dających w pełni lub częściowo prawo do odliczenia VAT albo wyodrębnianie zakupów, od których w ogóle nie można dokonywać odliczeń.

Dobrze byłoby, aby program na podstawie wymienionych ewidencji umożliwiał sporządzanie deklaracji podatkowych. Większość urzędów skarbowych honoruje deklaracje składane w formie wydruków komputerowych, jeżeli oczywiście są one zgodne z aktualnie obowiązującymi wzorami deklaracji.

Dla przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników istotną zaletą programu może być możliwość dokupienia programu służącego do obliczania płac, który będzie dobrze współpracował z programem księgowym, a mianowicie umożliwi księgowanie wynagrodzeń i składek ubezpieczeniowych. W związku z tym, że ujmuje się je w kosztach w dacie zapłaty, powinna jej odpowiadać data zaksięgowania. Z programu płacowego będzie więc pobierana tylko wartość danej operacji i jej kwalifikacja do odpowiedniej kolumny księgi przychodów i rozchodów.

Wybierając właściwy program, przedsiębiorca na pewno będzie kierował się także tym, aby był on przejrzysty, łatwy w obsłudze, intuicyjny. Należy pamiętać, aby ta zaleta programu nie ograniczała jego możliwości.

Dodatkowe funkcje programu

l prowadzenie oprócz pkpir innych obowiązkowych ewidencji

Dobrze byłoby, aby program dawał możliwość nie tylko prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, ale także innych ewidencji obowiązkowo jej towarzyszących. Mam tutaj na myśli np. ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencję wyposażenia, ewidencję przebiegu pojazdu i związaną z nią - ewidencję wydatków eksploatacyjnych. Większość programów oferowanych na rynku posiada takie funkcje. Jednak sama możliwość prowadzenia tych ewidencji nie jest wystarczająca.

Dużym ułatwieniem w prowadzeniu księgi jest możliwość uwzględniania jednego zdarzenia we wszystkich ewidencjach jednocześnie, bez potrzeby dokonywania odrębnych zapisów, np.:

- jeśli program do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w momencie wpisu zakupu wyposażenia umożliwia ujęcie go jednocześnie w księdze - ewidencji wyposażenia i rejestrze zakupu VAT,

- jeśli po wpisaniu wszystkich tras do ewidencji przebiegu pojazdu i wydatków za dany miesiąc program automatycznie ustala, jaka wartość stanowi koszt uzyskania przychodów, i ujmuje ją w księdze.

l prowadzenie dodatkowych ewidencji

Wiadomo, że księga ma dosyć ograniczone możliwości kontrolowania sytuacji finansowej firmy. W porównaniu z możliwościami, jakie w tym zakresie dają księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów jest bardzo ubogim rodzajem ewidencji. Pozwala bowiem ustalić tylko podatkowy wynik prowadzonej działalności. Tymczasem przedsiębiorca potrzebuje także innych informacji o kondycji firmy. Chcąc je uzyskać, może prowadzić dodatkowe ewidencje, podobne do tych, które towarzyszą księgom rachunkowym. Dotyczy to np. ewidencji wartościowo-ilościowej towarów, ewidencji rozrachunków z kontrahentami, stanu środków pieniężnych w kasie firmy. Naprzeciw tym oczekiwaniom wychodzą twórcy programów. Wiele z nich oferuje bowiem nie tylko prowadzenie księgi, ale także dodatkowych, dobrowolnie prowadzonych ewidencji, które niewątpliwie ułatwiają kontrolę sytuacji finansowej firmy. Warto na to zwrócić uwagę, gdy przedsiębiorstwo prowadzi działalność na szeroką skalę i bieżące sprawdzanie jego kondycji finansowej sprzyja powodzeniu dalszych przedsięwzięć. Mało tego, jeżeli firma bierze pod uwagę zmianę rodzaju prowadzonej ewidencji na księgi rachunkowe, prowadzenie wymienionych ewidencji bardzo ułatwi tę zmianę.

l funkcja „przypominania” i kontrolowania poprawności dokonywanych wpisów

Warto zwrócić uwagę na to, czy program ma funkcję „przypominania” i kontrolowania poprawności dokonywanych wpisów. Dla przykładu, czy w momencie dokonania wpisu do księgi, ale pominięcia wpisu do odpowiedniego rejestru VAT, program „upomni” się o brakujący zapis. Kontrola może polegać też na przypisaniu określonych operacji do właściwych kolumn i ewidencji. Wpisując więc tytuł operacji „zakup wyposażenia”, automatycznie program wybierze jako właściwą kolumnę 13 księgi (w „starej” księdze - kolumnę 14) i „przypomni” o konieczności ujęcia tej operacji w ewidencji wyposażenia. Takie funkcje nie są wprawdzie niezbędne, ale niewątpliwie skracają czas pracy i eliminują ilość pomyłek. A przecież chodzi właśnie o to, aby program był sporym ułatwieniem w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów.

l zakładanie różnego rodzaju baz danych

Inną zaletą programu jest możliwość zakładania różnego rodzaju baz danych, z których korzysta się, dokonując zapisów w księdze. Dotyczy to np. katalogu kontrahentów, przypisanych do nich operacji gospodarczych i ich umiejscowienia w księdze. Korzystanie z baz danych również skraca czas pracy i ogranicza błędy popełniane przy wpisywaniu danych.

PRZYKŁAD

Program umożliwia tworzenie bazy klientów w ten sposób, że ujmując transakcję zawartą z tym klientem w księdze, automatycznie zostaną wpisane jego pełne dane, rodzaj transakcji (np. zakup towarów), ujęcie jej w określonej kolumnie (tutaj: kolumnie 10) oraz w ewidencji rozrachunków (tutaj: jako zaciągnięcie zobowiązania). W razie pominięcia zapisu w rejestrze VAT program „przypomni” o nim.

l bazy danych programu i wskaźniki ekonomiczno-finansowe

Nabyty program może posiadać także własne bazy danych, takie jak np. informacje o urzędach skarbowych czy też wskaźniki ekonomiczno-finansowe na bieżąco aktualizowane przez użytkownika programu albo serwis oferowany przez producenta.

l aktualizacje programu

Istotne jest także to, jak często program podlega aktualizacji. Wiadomo, że niemal co roku, a w przypadku innych podatków niż dochodowe (np. VAT) - częściej, przepisy podatkowe ulegają zmianie. Powinni na nie odpowiednio szybko reagować twórcy programów, dostarczając we właściwym czasie unowocześnione wersje swoim klientom.

l obsługa serwisowa

Warto także zwrócić uwagę na zakres obsługi serwisowej. Czy twórca programu zapewnia możliwość skorzystania z pomocy technicznej w razie problemów z obsługą programu. Ewentualne zagrożenie utraty wprowadzonych danych i brak kontaktu z twórcą programu może być niemiłą niespodzianką. Nikt nie jest przecież w stanie zagwarantować 100% niezawodności programu.

l inne dodatkowe funkcje programów

Istotne w prowadzeniu księgowości w postaci księgi przychodów i rozchodów są też możliwości ustalania przychodów i kosztów za dowolnie wybrane okresy, obliczania marży, struktury kosztów i przychodów itp. Takie informacje są niezbędne nie tylko dla prowadzącego przedsiębiorstwo, ale także określonych instytucji, np. urzędu statystycznego czy banków. Wypełniając sprawozdanie na potrzeby urzędu statystycznego czy wniosek o udzielenie kredytu, przedsiębiorca często musi podawać bardzo szczegółowe dane dotyczące prowadzonej działalności. Jeżeli jest to działalność na szeroką skalę, trudno będzie szybko uzyskać takie informacje, prowadząc wyłącznie księgę przychodów i rozchodów. Dla przykładu, chcąc wyodrębnić koszty amortyzacji spośród innego rodzaju kosztów, podatnik będzie musiał przeanalizować wszystkie zapisy tego rodzaju. Tymczasem odpowiednia funkcja programu może dodatkowo rozdzielać koszty ujmowane w tej samej kolumnie.

PRZYKŁAD

Wpisując koszt do kolumny 13 księgi (w „starej księdze” - do kolumny 14) prowadzonej z użyciem programu, podatnik dodatkowo przypisuje go do jednego z rodzajów:

13-1 zakup wyposażenia

13-2 zakup środków trwałych podlegających jednorazowej amortyzacji

13-3 amortyzacja

13-4 koszty pracownicze inne niż wynagrodzenia

13-5 paliwo i inne koszty eksploatacyjne samochodów

13-6 usługi podwykonawców

13-7 pozostałe usługi obce

13-8 pozostałe wydatki

Koszty te są ujmowane w dodatkowo prowadzonej ewidencji. Nie trzeba ich wpisywać osobno. Odpowiedniej kwalifikacji dokonuje podatnik w momencie wpisu do księgi przychodów i rozchodów. Ilość tworzonych dodatkowo grup kosztów nie jest ograniczona i może być dowolnie ustalana przez użytkownika programu.

Prowadzenie działalności w kilku formach

Jeżeli podatnik prowadzi działalność gospodarczą w różnych formach (np. jednoosobowo i dodatkowo jest wspólnikiem spółki osobowej), powinien wybrać program, który umożliwi mu rozliczenie wszystkich rodzajów działalności.

Program a specyfika prowadzonej działalności

Ponadto wiele zależy od specyfiki danej firmy. Przedsiębiorstwo handlowe czy produkcyjne poza księgą będzie zainteresowane programem umożliwiającym prowadzenie magazynu. Firma usługowa, szczególnie taka, która wykonuje usługi o charakterze niematerialnym - już nie.

Najmniejsze wymagania będzie miała firma prowadzona jednoosobowo, której przedmiotem działalności są właśnie usługi niematerialne. Po pierwsze, nie ma potrzeby prowadzenia „magazynu”, po drugie - nie ma pracowników, a zatem nieistotne jest to, czy program można poszerzyć o moduł „płace”. Z innej strony należy zauważyć, że warto nabyć taki program, który będzie można rozszerzać w miarę rozwoju firmy. Wiele zależy więc również od tego, jakie są plany w zakresie prowadzonej działalności. Jeżeli firma będzie się bardzo szybko rozwijać, warto wybrać taki program, który z łatwością będzie można rozbudować o dodatkowe moduły dobrze współpracujące z głównym programem.

Podsumowanie

Podsumowując, należy stwierdzić, że dokonując zakupu programu do prowadzenia księgi, warto osiągnąć następujące cele:

l ułatwienie i skrócenie czasu poświęconego na prowadzenie księgi i towarzyszących jej ewidencji, ograniczenie ilości zapisów i dokonywanych obliczeń,

l zgodność programu z obowiązującymi przepisami, możliwość jego aktualizacji w razie zmiany przepisów,

l możliwość jednoczesnego prowadzenia wszystkich ewidencji, jakie towarzyszą księdze, i powiązania ich zapisów,

l łatwa, przyjemna, intuicyjna obsługa programu,

l możliwość rozliczenia wszystkich rodzajów działalności, gdy jest ona prowadzona przez jednego podatnika w różnych formach,

l możliwość prowadzenia dodatkowych, dobrowolnych ewidencji oraz uzyskiwania z programu danych o kondycji finansowej przedsiębiorstwa.

Joanna Krawczyk

doradca podatkowy,

właścicielka kancelarii podatkowej

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Skarbówka wchodzi na nasze konta i sprawdza transakcje bez nakazu jak się fiskusowi tylko podoba: STIR, DAC7 – warto wiedzieć, co to jest i jak działa

Fiskus ma prawo do prowadzenia kontroli kont bankowych. Dotyczy to osób prywatnych oraz przedsiębiorców i firm. Dla sprawdzenia historii transakcji na koncie bankowym nie musi być prowadzone przeciwko nam żadne postępowanie ani wszczęta kontrola. Skarbówce wystarczy samo podejrzenie popełnienia wykroczenia lub przestępstwa skarbowego, aby sięgnąć do banku po informacje o dokonywanych przez nas transakcjach. Poza tym zautomatyzowane systemy same badają na bieżąco historię bankową naszych kont i wyłapują transakcje podejrzane.

Firmowe to firmowe. Dlaczego warto oddzielić finanse prywatne od firmowych. Cztery konta, które dają przedsiębiorcy spokój

Właściciele małych firm często powtarzają: „to przecież wszystko moje pieniądze”. I rzeczywiście – formalnie tak jest. Ale kiedy pieniądze są wspólne, problemy finansowe też robią się wspólne. Dopóki na koncie jest płynność, granica między finansami firmowymi a prywatnymi wydaje się niewidoczna. Ale wystarczy większy wydatek, spadek sprzedaży albo poślizg w płatnościach od klientów – i zaczyna się chaos. Nie w dokumentach – w codziennym zarządzaniu.

Dwie ważne nowości w podatku od spadków i darowizn. Przywrócenie terminu do zwolnienia i zmiana przepisów dot. obowiązku podatkowego i złożenia zeznania

W dniu 14 października 2025 r. Rada Ministrów przyjęła i przesłała do Sejmu RP projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który przewiduje w szczególności ochronę spadkobierców przed utratą zwolnień podatkowych. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, nowe przepisy przewidują możliwość przywrócenia terminu, który będzie miał zastosowanie do wszystkich tytułów nabycia majątku podlegającego podatkowi od spadków i darowizn. Ponadto przywrócenie terminu dotyczyć będzie poza zwolnieniem dla najbliższej rodziny, także zwolnienia nabycia przedsiębiorstw zmarłej osoby fizycznej, gdzie warunkiem zwolnienia jest również konieczność terminowego złożenia zgłoszenia. Dodatkowo nowe przepisy doprecyzują moment powstania obowiązku podatkowego przy nabyciu spadku i obowiązku złożenia zeznania podatkowego. Jest możliwe, że zmiany przepisów wejdą w życie jeszcze w 2025 roku.

API KSeF 2.0 - Ministerstwo Finansów udostępniło demo interfejsu programistycznego

W dniu 15 października 2025 r. Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko przedprodukcyjne (Demo) interfejsu programistycznego API KSeF 2.0.Środowisko daje możliwość sprawdzenia systemów finansowo-księgowych z wykorzystaniem rzeczywistych metod uwierzytelniania. Resort finansów zapewnia wsparcie techniczne dla użytkowników środowiska przedprodukcyjnego (Demo) pod adresem: podatki.gov.pl/formularz. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że integracja ze środowiskiem API KSeF 2.0 jest konieczna, aby zapewnić kompatybilność systemów finansowo-księgowych z obligatoryjną wersją systemu KSeF 2.0.

REKLAMA

Od 2026 r. zmiany w księgowości podatników PIT. Nowe pliki JPK i rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 16 października 2025 r., że od 2026 r. wchodzą w życie nowe obowiązki dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą i rozliczających się w ramach podatku PIT. Podmioty prowadzące działalność gospodarczą podlegające podatkowi PIT, które co miesiąc przekazują ewidencję JPK_V7M, będą zobowiązane do prowadzenia przy użyciu programów komputerowych ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów. Ministerstwo Finansów udostępni bezpłatne narzędzia pozwalające na realizację obowiązków w zakresie przesyłania nowych obligatoryjnych plików JPK.

Rachunki nie będą trafiały do KSeF. Czy to oznacza, że wrócą do łask?

Już od 2026 roku podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). System obejmie faktury ustrukturyzowane, natomiast nie dotyczy innych dokumentów, takich jak rachunki. Oznacza to, że przedsiębiorcy dokumentujący sprzedaż zwolnioną z VAT mogą wystawiać rachunki poza KSeF.

Darowizna samochodu żonie po wycofaniu z firmy. Czy to na pewno bezpieczne podatkowo? Skarbówka rozwiewa wątpliwości

Czy przekazanie żonie samochodu wycofanego z działalności gospodarczej może sprowadzić na przedsiębiorcę problemy z fiskusem? Najnowsza interpretacja skarbówki rozwiewa te wątpliwości. Urząd jasno wskazał, że darowizna auta po wycofaniu z firmy nie powoduje powstania przychodu w PIT, o ile spełnione są określone warunki. To ważna wiadomość dla przedsiębiorców, którzy zastanawiają się, jak bezpiecznie przekazać majątek firmowy do majątku prywatnego.

Opodatkowanie donejtów dla twórców internetowych (PIT, VAT). Czy to naprawdę darowizna?

Przez lata środowisko twórców internetowych – streamerów, youtuberów czy użytkowników Patronite – żyło w przekonaniu, że donate’y (czyli dobrowolne wpłaty od widzów) to darowizny, a więc – do określonego limitu – nieopodatkowane. Takie podejście miało swoje źródło w języku – słowo „donate” pochodzi przecież od angielskiego „donation”, czyli darowizna.

REKLAMA

KSeF 2.0. Co ważniejsze – prawo podatkowe, czy podręczniki Ministerstwa Finansów? Faktura ustrukturyzowana istnieje tylko wirtualnie

Opublikowany przez resort finansów, liczący kilkaset stron (!) dokument pod nazwą „Podręcznik KSeF 2.0.” (w 4. częściach), jest w wielu miejscach nie tylko sprzeczny z projektowanymi przepisami, lecz również z uchwaloną już nowelizacją ustawy o VAT – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Jaka składka zdrowotna dla przedsiębiorców w 2026 roku? Ministerstwo Finansów nie pracuje nad przedłużeniem obniżonej podstawy wymiaru

Ministerstwo Finansów poinformowało Polską Agencję Prasową, że nie pracuje nad projektem, który zakładałby utrzymanie obniżonej minimalnej podstawy obliczania składki zdrowotnej dla przedsiębiorców w 2026 r. i kolejnych latach.

REKLAMA