REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wybrać program komputerowy do prowadzenia PKPiR

Joanna Krawczyk
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Aby dokonać właściwego wyboru, należy się dobrze zastanowić, jakie funkcje, oprócz tych podstawowych, ma wykonywać program, aby dobrze służył danej firmie.

 

Do dobrego wyboru programu nie ma jednej, uniwersalnej recepty, ale pewne wymagania wynikają z rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir.

Wymagania programu wynikające z przepisów

To, na co należy zwrócić uwagę w każdym przypadku, to kwestia zgodności oferowanego programu z obowiązującymi przepisami. Oznacza to na przykład zgodność wydruku księgi z jej obowiązującym wzorem. Oczywiście producent programu może oferować różnego rodzaju wydruki, jednak wśród nich powinien być taki, który jest zgodny z ustalonym przez Ministra Finansów. W przeciwnym razie przedsiębiorca będzie musiał prowadzić dodatkową księgę, w formie materialnej, wpisując do niej sumy poszczególnych pozycji księgi za każdy miesiąc.

Dane ujęte w programie powinny być właściwie zabezpieczone. Wpływ na to ma nie tylko jakość używanego sprzętu komputerowego, ale też możliwość częstego archiwizowania danych w różnych formach, np. na dysku twardym, dyskietce, płycie. Warto więc zwrócić uwagę na to, jakie możliwości archiwizacji posiada program do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

Podstawowe cechy programu

Każdy podatnik prowadzący księgę powinien oczekiwać, że program będzie miał możliwość prowadzenia wszystkich ewidencji związanych z prowadzeniem księgi przychodów i rozchodów. Dodatkowo podatnik mający status podatnika VAT powinien mieć możliwość jednoczesnego prowadzenia księgi i odpowiednich rejestrów VAT. W zależności od specyfiki działalności należy zwrócić uwagę na to, czy rejestry są odpowiednio rozbudowane, np. umożliwiają rozdzielanie zakupów dających w pełni lub częściowo prawo do odliczenia VAT albo wyodrębnianie zakupów, od których w ogóle nie można dokonywać odliczeń.

Dobrze byłoby, aby program na podstawie wymienionych ewidencji umożliwiał sporządzanie deklaracji podatkowych. Większość urzędów skarbowych honoruje deklaracje składane w formie wydruków komputerowych, jeżeli oczywiście są one zgodne z aktualnie obowiązującymi wzorami deklaracji.

Dla przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników istotną zaletą programu może być możliwość dokupienia programu służącego do obliczania płac, który będzie dobrze współpracował z programem księgowym, a mianowicie umożliwi księgowanie wynagrodzeń i składek ubezpieczeniowych. W związku z tym, że ujmuje się je w kosztach w dacie zapłaty, powinna jej odpowiadać data zaksięgowania. Z programu płacowego będzie więc pobierana tylko wartość danej operacji i jej kwalifikacja do odpowiedniej kolumny księgi przychodów i rozchodów.

Wybierając właściwy program, przedsiębiorca na pewno będzie kierował się także tym, aby był on przejrzysty, łatwy w obsłudze, intuicyjny. Należy pamiętać, aby ta zaleta programu nie ograniczała jego możliwości.

Dodatkowe funkcje programu

l prowadzenie oprócz pkpir innych obowiązkowych ewidencji

Dobrze byłoby, aby program dawał możliwość nie tylko prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, ale także innych ewidencji obowiązkowo jej towarzyszących. Mam tutaj na myśli np. ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencję wyposażenia, ewidencję przebiegu pojazdu i związaną z nią - ewidencję wydatków eksploatacyjnych. Większość programów oferowanych na rynku posiada takie funkcje. Jednak sama możliwość prowadzenia tych ewidencji nie jest wystarczająca.

Dużym ułatwieniem w prowadzeniu księgi jest możliwość uwzględniania jednego zdarzenia we wszystkich ewidencjach jednocześnie, bez potrzeby dokonywania odrębnych zapisów, np.:

- jeśli program do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w momencie wpisu zakupu wyposażenia umożliwia ujęcie go jednocześnie w księdze - ewidencji wyposażenia i rejestrze zakupu VAT,

- jeśli po wpisaniu wszystkich tras do ewidencji przebiegu pojazdu i wydatków za dany miesiąc program automatycznie ustala, jaka wartość stanowi koszt uzyskania przychodów, i ujmuje ją w księdze.

l prowadzenie dodatkowych ewidencji

Wiadomo, że księga ma dosyć ograniczone możliwości kontrolowania sytuacji finansowej firmy. W porównaniu z możliwościami, jakie w tym zakresie dają księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów jest bardzo ubogim rodzajem ewidencji. Pozwala bowiem ustalić tylko podatkowy wynik prowadzonej działalności. Tymczasem przedsiębiorca potrzebuje także innych informacji o kondycji firmy. Chcąc je uzyskać, może prowadzić dodatkowe ewidencje, podobne do tych, które towarzyszą księgom rachunkowym. Dotyczy to np. ewidencji wartościowo-ilościowej towarów, ewidencji rozrachunków z kontrahentami, stanu środków pieniężnych w kasie firmy. Naprzeciw tym oczekiwaniom wychodzą twórcy programów. Wiele z nich oferuje bowiem nie tylko prowadzenie księgi, ale także dodatkowych, dobrowolnie prowadzonych ewidencji, które niewątpliwie ułatwiają kontrolę sytuacji finansowej firmy. Warto na to zwrócić uwagę, gdy przedsiębiorstwo prowadzi działalność na szeroką skalę i bieżące sprawdzanie jego kondycji finansowej sprzyja powodzeniu dalszych przedsięwzięć. Mało tego, jeżeli firma bierze pod uwagę zmianę rodzaju prowadzonej ewidencji na księgi rachunkowe, prowadzenie wymienionych ewidencji bardzo ułatwi tę zmianę.

l funkcja „przypominania” i kontrolowania poprawności dokonywanych wpisów

Warto zwrócić uwagę na to, czy program ma funkcję „przypominania” i kontrolowania poprawności dokonywanych wpisów. Dla przykładu, czy w momencie dokonania wpisu do księgi, ale pominięcia wpisu do odpowiedniego rejestru VAT, program „upomni” się o brakujący zapis. Kontrola może polegać też na przypisaniu określonych operacji do właściwych kolumn i ewidencji. Wpisując więc tytuł operacji „zakup wyposażenia”, automatycznie program wybierze jako właściwą kolumnę 13 księgi (w „starej” księdze - kolumnę 14) i „przypomni” o konieczności ujęcia tej operacji w ewidencji wyposażenia. Takie funkcje nie są wprawdzie niezbędne, ale niewątpliwie skracają czas pracy i eliminują ilość pomyłek. A przecież chodzi właśnie o to, aby program był sporym ułatwieniem w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów.

l zakładanie różnego rodzaju baz danych

Inną zaletą programu jest możliwość zakładania różnego rodzaju baz danych, z których korzysta się, dokonując zapisów w księdze. Dotyczy to np. katalogu kontrahentów, przypisanych do nich operacji gospodarczych i ich umiejscowienia w księdze. Korzystanie z baz danych również skraca czas pracy i ogranicza błędy popełniane przy wpisywaniu danych.

PRZYKŁAD

Program umożliwia tworzenie bazy klientów w ten sposób, że ujmując transakcję zawartą z tym klientem w księdze, automatycznie zostaną wpisane jego pełne dane, rodzaj transakcji (np. zakup towarów), ujęcie jej w określonej kolumnie (tutaj: kolumnie 10) oraz w ewidencji rozrachunków (tutaj: jako zaciągnięcie zobowiązania). W razie pominięcia zapisu w rejestrze VAT program „przypomni” o nim.

l bazy danych programu i wskaźniki ekonomiczno-finansowe

Nabyty program może posiadać także własne bazy danych, takie jak np. informacje o urzędach skarbowych czy też wskaźniki ekonomiczno-finansowe na bieżąco aktualizowane przez użytkownika programu albo serwis oferowany przez producenta.

l aktualizacje programu

Istotne jest także to, jak często program podlega aktualizacji. Wiadomo, że niemal co roku, a w przypadku innych podatków niż dochodowe (np. VAT) - częściej, przepisy podatkowe ulegają zmianie. Powinni na nie odpowiednio szybko reagować twórcy programów, dostarczając we właściwym czasie unowocześnione wersje swoim klientom.

l obsługa serwisowa

Warto także zwrócić uwagę na zakres obsługi serwisowej. Czy twórca programu zapewnia możliwość skorzystania z pomocy technicznej w razie problemów z obsługą programu. Ewentualne zagrożenie utraty wprowadzonych danych i brak kontaktu z twórcą programu może być niemiłą niespodzianką. Nikt nie jest przecież w stanie zagwarantować 100% niezawodności programu.

l inne dodatkowe funkcje programów

Istotne w prowadzeniu księgowości w postaci księgi przychodów i rozchodów są też możliwości ustalania przychodów i kosztów za dowolnie wybrane okresy, obliczania marży, struktury kosztów i przychodów itp. Takie informacje są niezbędne nie tylko dla prowadzącego przedsiębiorstwo, ale także określonych instytucji, np. urzędu statystycznego czy banków. Wypełniając sprawozdanie na potrzeby urzędu statystycznego czy wniosek o udzielenie kredytu, przedsiębiorca często musi podawać bardzo szczegółowe dane dotyczące prowadzonej działalności. Jeżeli jest to działalność na szeroką skalę, trudno będzie szybko uzyskać takie informacje, prowadząc wyłącznie księgę przychodów i rozchodów. Dla przykładu, chcąc wyodrębnić koszty amortyzacji spośród innego rodzaju kosztów, podatnik będzie musiał przeanalizować wszystkie zapisy tego rodzaju. Tymczasem odpowiednia funkcja programu może dodatkowo rozdzielać koszty ujmowane w tej samej kolumnie.

PRZYKŁAD

Wpisując koszt do kolumny 13 księgi (w „starej księdze” - do kolumny 14) prowadzonej z użyciem programu, podatnik dodatkowo przypisuje go do jednego z rodzajów:

13-1 zakup wyposażenia

13-2 zakup środków trwałych podlegających jednorazowej amortyzacji

13-3 amortyzacja

13-4 koszty pracownicze inne niż wynagrodzenia

13-5 paliwo i inne koszty eksploatacyjne samochodów

13-6 usługi podwykonawców

13-7 pozostałe usługi obce

13-8 pozostałe wydatki

Koszty te są ujmowane w dodatkowo prowadzonej ewidencji. Nie trzeba ich wpisywać osobno. Odpowiedniej kwalifikacji dokonuje podatnik w momencie wpisu do księgi przychodów i rozchodów. Ilość tworzonych dodatkowo grup kosztów nie jest ograniczona i może być dowolnie ustalana przez użytkownika programu.

Prowadzenie działalności w kilku formach

Jeżeli podatnik prowadzi działalność gospodarczą w różnych formach (np. jednoosobowo i dodatkowo jest wspólnikiem spółki osobowej), powinien wybrać program, który umożliwi mu rozliczenie wszystkich rodzajów działalności.

Program a specyfika prowadzonej działalności

Ponadto wiele zależy od specyfiki danej firmy. Przedsiębiorstwo handlowe czy produkcyjne poza księgą będzie zainteresowane programem umożliwiającym prowadzenie magazynu. Firma usługowa, szczególnie taka, która wykonuje usługi o charakterze niematerialnym - już nie.

Najmniejsze wymagania będzie miała firma prowadzona jednoosobowo, której przedmiotem działalności są właśnie usługi niematerialne. Po pierwsze, nie ma potrzeby prowadzenia „magazynu”, po drugie - nie ma pracowników, a zatem nieistotne jest to, czy program można poszerzyć o moduł „płace”. Z innej strony należy zauważyć, że warto nabyć taki program, który będzie można rozszerzać w miarę rozwoju firmy. Wiele zależy więc również od tego, jakie są plany w zakresie prowadzonej działalności. Jeżeli firma będzie się bardzo szybko rozwijać, warto wybrać taki program, który z łatwością będzie można rozbudować o dodatkowe moduły dobrze współpracujące z głównym programem.

Podsumowanie

Podsumowując, należy stwierdzić, że dokonując zakupu programu do prowadzenia księgi, warto osiągnąć następujące cele:

l ułatwienie i skrócenie czasu poświęconego na prowadzenie księgi i towarzyszących jej ewidencji, ograniczenie ilości zapisów i dokonywanych obliczeń,

l zgodność programu z obowiązującymi przepisami, możliwość jego aktualizacji w razie zmiany przepisów,

l możliwość jednoczesnego prowadzenia wszystkich ewidencji, jakie towarzyszą księdze, i powiązania ich zapisów,

l łatwa, przyjemna, intuicyjna obsługa programu,

l możliwość rozliczenia wszystkich rodzajów działalności, gdy jest ona prowadzona przez jednego podatnika w różnych formach,

l możliwość prowadzenia dodatkowych, dobrowolnych ewidencji oraz uzyskiwania z programu danych o kondycji finansowej przedsiębiorstwa.

Joanna Krawczyk

doradca podatkowy,

właścicielka kancelarii podatkowej

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Księgowego
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Krajowy Plan Odbudowy w Polsce w 2024 roku. Wyścig z czasem po 60 miliardów euro

    Zeszłotygodniowe informacje dotyczące odblokowania funduszy europejskich są optymistyczne – kierunek działań przyjęty przez polski rząd może liczyć na przychylność UE. Pamiętajmy jednak, że deklaracje te nie oznaczają, że środki na wspieranie reform i inwestycji zostaną nam „automatycznie” udostępnione - pisze Łukasz Kościjańczuk, partner w CRIDO.

    Czy laptop i wynajęte mieszkanie pracownika zagranicznej firmy to już zakład w Polsce?

    Pracownicy wykonujący pracę poza miejscem siedziby pracodawcy (lub innym miejscem określonym w umowie o pracę) mogą generować szereg konsekwencji podatkowych, zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy, szczególnie gdy w grę wchodzi praca poza Polską, lub w Polsce, ale dla pracodawcy z innego kraju - pisze Dr Adam Barcikowski – Manager w Nexia Advcero.

    Niższy VAT od 1 kwietnia 2024 r. Stawka 8% dla usług kosmetycznych, manicure i pedicure

    Ministerstwo Finansów przygotowało już projekt rozporządzenia, które obniży od 1 kwietnia 2024 r. - z 23% do 8% – stawkę VAT na określone usługi kosmetyczne.

    Czas na reformę Unijnego Kodeksu Celnego

    Reforma (projektu) nowego Unijnego Kodeksu Celnego po konsultacjach społecznych. Od 2027 roku przewidywane jest wejście w życie nowego UKC. Będą to zmiany rewolucyjne w wielu aspektach, dziś obowiązujących przepisów prawa celnego. Wiarygodni przedsiębiorcy mają mieć znaczne uproszczenia oraz mamy przejść na „inteligentne” odprawy celne ze zwiększonym monitoringiem systemów informatycznych.

    Twój e-PIT wspólnie z małżonkiem

    Usługa Twój e-PIT umożliwia złożenie rocznego PIT wspólnie z małżonkiem. Kiedy jest to możliwe? Jakie działania należny wykonać?

    PGNiG obniża ceny gazu dla gospodarstw domowych. Ale nadal ponad 90 zł/MWh drożej od ceny zamrożonej do połowy 2024 roku

    W czwartek 29 lutego 2024 r. Prezes Urzędu Regulacji Energetyki zatwierdził obniżenie o 8,3 proc. (do 290,97 zł/MWh) zatwierdzonej w grudniu 2023 r. i obowiązującej w 2024 r. taryfy na sprzedaż gazu dla gospodarstw domowych i innych tzw. odbiorców uprawnionych przez spółkę PGNiG Obrót Detaliczny. Ale do 30 czerwca 2024 r. cena netto gazu dla odbiorców uprawnionych (w tym odbiorców w gospodarstwach domowych) została zamrożona na poziomie 200,17 zł/MWh.

    Ujednolicenie sprawozdań finansowych komitetów wyborczych. Jest projekt rozporządzenia w tej sprawie

    Ustawodawca przygotował projekt rozporządzenia w sprawie łącznego sprawozdania finansowego komitetu wyborczego, który zarejestrował kandydata na wójta, burmistrza, prezydenta miasta oraz listę kandydatów na radnych. Jakie rozwiązania znalazły się w projekcie?

    Tabela kursów średnich NBP z 29 lutego 2024 roku [nr 043/A/NBP/2024]

    Tabela kursów średnich waluty krajowej w stosunku do walut obcych ogłoszona przez NBP 29 lutego 2024 roku - nr 043/A/NBP/2024. Jaki dziś kurs euro? Jakie zmiany w kursach walut?

    Czy w ramach ulgi rehabilitacyjnej można odliczyć remont łazienki?

    Ulga rehabilitacyjna a remont łazienki. Czy możliwe jest odliczenie w ramach ulgi rehabilitacyjnej kosztów remontu, adaptacji  i wyposażenia łazienki dla osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności?

    Księgowy na urlopie. Jak utrzymać płynność obsługi księgowej w firmie?

    Gdy księgowy udaje się na urlop, firma stoi przed wyzwaniem związanym nie tylko ze zorganizowaniem zastępstwa, ale również z utrzymaniem płynności obsługi księgowej. Podpowiadamy, jak przygotować firmę na taką sytuację.

    REKLAMA