Czy można wystawić zbiorczą fakturę

Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi. Jeżeli dostawa towaru lub wykonanie usługi winno być potwierdzone fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż siódmego dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. W rozporządzeniu wykonawczym do ustawy o VAT określono, że fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Wystawianie faktur

Na podstawie art. 106 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.) podatnicy VAT są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Przepis ten stosuje się odpowiednio do części należności otrzymywanych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Sprzedawca może określić w fakturze również kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze. W tym przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku.

Kwoty podatku wykazuje się w złotych bez względu na to, w jakiej walucie określona jest kwota należności w fakturze. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.

NIEOBOWIĄZKOWE WYSTAWIANIE FAKTUR VAT

Podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże na żądanie tych osób faktura powinna zostać wystawiona.

Usługi ciągłe

W przypadku gdy podatnik przy usługach ciągłych określa w fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. Pojęcie ciągłości sprzedaży nie jest definiowane w przepisach podatkowych. Należy więc posiłkować się zdefiniowanym w prawie cywilnym pojęciem zobowiązania o charakterze ciągłym. Na tej podstawie można określić, że świadczenie ciągłe składa się z pewnych następujących po sobie czynności, o ile tworzą razem funkcjonalną całość. W przypadku więc sprzedaży paliwa przez kolejne dni miesiąca tym samym podatnikom, można przyjąć, że mamy do czynienia z usługami ciągłymi. W przepisach ustawy o VAT ani w przepisach wykonawczych od ustawy nie zakazano wystawiania faktur VAT, które dokumentowałyby usługi ciągłe.

Faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu.

Dotyczy to więc sytuacji, gdy wystawca faktury sprzedaje paliwo, które wlewa się bezpośrednio do baku samochodu, zazwyczaj na stacji benzynowej.

Przepisy nie nakładają obowiązku wystawiania faktur na każdy tankowany samochód odrębnie, z podaniem jego numeru rejestracyjnego. Dlatego w przypadku usług ciągłych istnieje możliwość wystawienia zbiorczej faktury VAT, obejmującej całość sprzedaży w danym miesiącu, z jednoczesnym wyszczególnieniem numeru rejestracyjnego tankującego paliwo samochodu.

W przypadku zakupu paliwa w dużych ilościach, które nie jest bezpośrednio na stacji wlewane do baków samochodów i wystawiona faktura nie posiada numeru rejestracyjnego pojazdu, odliczeniu będzie podlegała tylko ta część podatku, która związana jest z paliwem do samochodów ciężarowych, a nie np. osobowych.

Konieczna ewidencja

Podatnik zobowiązany jest prowadzić ewidencję, z której wynika, jaka kwota podatku od zakupionego paliwa podlega odliczeniu. Zapisy w ewidencji dla celów VAT winny mieć swoje potwierdzenie w posiadanych dokumentach, m.in. dotyczących gospodarki magazynowej firmy. Fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Zatem zbiorcza faktura może być wystawiona raz na siedem dni (zob. postanowienie naczelnika Urzędu Skarbowego w Głownie z 12 czerwca 2006 r., nr US III 443-P/7/06/KH).

Oznacza to, że wystawiając fakturę VAT dotyczącą sprzedaży paliwa dla kilku pojazdów, podatnik powinien wykazać numery rejestracyjne samochodów pomimo posiadania takich danych na zbiorczych dokumentach wydania paliwa podpisanych przez kierowców.

Eksperci uważają, że podatnik nie musi legitymować się fakturami zawierającymi numery rejestracyjne przy hurtowym zakupie paliwa w celu zaopatrzenia floty pojazdów.

CO POWINNA ZAWIERAĆ FAKTURA

Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

- imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,

- numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy (NIP można nie podawać, gdy nabywca jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej),

- dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako Faktura VAT (podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym),

- nazwę towaru lub usługi,

- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,

- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

- wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

- stawki podatku,

- sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,

- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

- wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku lub niepodlegających opodatkowaniu,

- kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.

BOGDAN ŚWIĄDER

bogdan.swiader@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

- Art. 106 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

- Par. 9 i par. 13 rozporządzenia ministra finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798).