REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wybrać program finansowo księgowy i rozliczyć jego zakup

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
autor zbiorowy
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Z końcem roku przedsiębiorcy rozważają zmiany posiadanych programów. Aby dokonać właściwego wyboru, należy się dobrze zastanowić, jakie funkcje, oprócz tych podstawowych, ma wykonywać program, aby dobrze służył danej firmie. Na co zwrócić uwagę, wybierając program do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów?


REKLAMA

Dla dobrego wyboru programu nie ma jednej, uniwersalnej recepty, ale pewne wymagania wynikają z rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir.

Wymagania programu wynikające z przepisów

Tym, na co należy zwrócić uwagę w każdym przypadku, jest kwestia zgodności oferowanego programu z obowiązującymi przepisami. Oznacza to na przykład zgodność wydruku księgi z jej obowiązującym wzorem. Oczywiście producent programu może oferować różnego rodzaju wydruki, jednak wśród nich powinien być taki, który jest zgodny z ustalonym przez Ministra Finansów. W przeciwnym razie przedsiębiorca będzie musiał prowadzić dodatkową księgę, w formie materialnej, wpisując do niej sumy poszczególnych pozycji księgi za każdy miesiąc.

Dane ujęte w programie powinny być właściwie zabezpieczone. Wpływ na to ma nie tylko jakość używanego sprzętu komputerowego, ale też możliwość częstego archiwizowania danych w różnych formach, np. na dysku twardym, dyskietce, płycie. Warto więc zwrócić uwagę na to, jakie możliwości archiwizacji posiada program do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

Podstawowe cechy programu

Każdy podatnik prowadzący księgę powinien oczekiwać, że program będzie miał możliwość prowadzenia wszystkich ewidencji związanych z prowadzeniem księgi przychodów i rozchodów. Dodatkowo podatnik mający status podatnika VAT powinien mieć możliwość jednoczesnego prowadzenia księgi i odpowiednich rejestrów VAT. W zależności od specyfiki działalności należy zwrócić uwagę na to, czy rejestry są odpowiednio rozbudowane, np. umożliwiają rozdzielanie zakupów dających w pełni lub częściowo prawo do odliczenia VAT albo wyodrębnianie zakupów, od których w ogóle nie można dokonywać odliczeń.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dobrze byłoby, aby program na podstawie wymienionych ewidencji umożliwiał sporządzanie deklaracji podatkowych. Większość urzędów skarbowych honoruje deklaracje składane w formie wydruków komputerowych, jeżeli oczywiście są one zgodne z aktualnie obowiązującymi wzorami deklaracji. Dla przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników istotną zaletą programu może być możliwość dokupienia programu służącego do obliczania płac, który będzie dobrze współpracował z programem księgowym, a mianowicie umożliwi księgowanie wynagrodzeń i składek ubezpieczeniowych. W związku z tym, że ujmuje się je w kosztach w dacie zapłaty, powinna jej odpowiadać data zaksięgowania. Z programu płacowego będzie więc pobierana tylko wartość danej operacji i jej kwalifikacja do odpowiedniej kolumny księgi przychodów i rozchodów.

Wybierając właściwy program, przedsiębiorca na pewno będzie kierował się także tym, aby był on przejrzysty, łatwy w obsłudze, intuicyjny. Należy pamiętać, aby ta zaleta programu nie ograniczała jego możliwości.

Dodatkowe funkcje programu

• prowadzenie oprócz pkpir innych obowiązkowych ewidencji

Dobrze byłoby, aby program dawał możliwość nie tylko prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, ale także innych ewidencji obowiązkowo jej towarzyszących. Mam tutaj na myśli np. ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencję wyposażenia, ewidencję przebiegu pojazdu i związaną z nią ewidencję wydatków eksploatacyjnych. Większość programów oferowanych na rynku posiada takie funkcje. Jednak sama możliwość prowadzenia tych ewidencji nie jest wystarczająca.

Dużym ułatwieniem w prowadzeniu księgi jest możliwość uwzględniania jednego zdarzenia we wszystkich ewidencjach jednocześnie, bez potrzeby dokonywania odrębnych zapisów, np.:

- jeśli program do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w momencie wpisu zakupu wyposażenia umożliwia ujęcie go jednocześnie w księdze - ewidencji wyposażenia i rejestrze zakupu VAT,

- jeśli po wpisaniu wszystkich tras do ewidencji przebiegu pojazdu i wydatków za dany miesiąc program automatycznie ustala, jaka wartość stanowi koszt uzyskania przychodów, i ujmuje ją w księdze.

• prowadzenie dodatkowych ewidencji

Wiadomo, że księga ma dosyć ograniczone możliwości kontrolowania sytuacji finansowej firmy. W porównaniu z możliwościami, jakie w tym zakresie dają księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów jest bardzo ubogim rodzajem ewidencji. Pozwala bowiem ustalić tylko podatkowy wynik prowadzonej działalności. Tymczasem przedsiębiorca potrzebuje także innych informacji o kondycji firmy. Chcąc je uzyskać, może prowadzić dodatkowe ewidencje, podobne do tych, które towarzyszą księgom rachunkowym. Dotyczy to np. ewidencji wartościowo-ilościowej towarów, ewidencji rozrachunków z kontrahentami, stanu środków pieniężnych w kasie firmy. Naprzeciw tym oczekiwaniom wychodzą twórcy programów. Wiele z nich oferuje bowiem nie tylko prowadzenie księgi, ale także dodatkowych, dobrowolnie prowadzonych ewidencji, które niewątpliwie ułatwiają kontrolę sytuacji finansowej firmy. Warto na to zwrócić uwagę, gdy przedsiębiorstwo prowadzi działalność na szeroką skalę i bieżące sprawdzanie jego kondycji finansowej sprzyja powodzeniu dalszych przedsięwzięć. Mało tego, jeżeli firma bierze pod uwagę zmianę rodzaju prowadzonej ewidencji na księgi rachunkowe, prowadzenie wymienionych ewidencji bardzo ułatwi tę zmianę.

• funkcja „przypominania” i kontrolowania poprawności dokonywanych wpisów

Warto zwrócić uwagę na to, czy program ma funkcję „przypominania” i kontrolowania poprawności dokonywanych wpisów. Dla przykładu, czy w momencie dokonania wpisu do księgi, ale pominięcia wpisu do odpowiedniego rejestru VAT, program „upomni” się o brakujący zapis. Kontrola może polegać też na przypisaniu określonych operacji do właściwych kolumn i ewidencji. Jeśli więc wpiszemy tytuł operacji „zakup wyposażenia”, automatycznie program wybierze jako właściwą kolumnę 13 księgi (w „starej” księdze - kolumnę 14) i „przypomni” o konieczności ujęcia tej operacji w ewidencji wyposażenia. Takie funkcje nie są wprawdzie niezbędne, ale niewątpliwie skracają czas pracy i eliminują ilość pomyłek. A przecież chodzi właśnie o to, aby program był sporym ułatwieniem w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów.

• zakładanie różnego rodzaju baz danych

Inną zaletą programu jest możliwość zakładania różnego rodzaju baz danych, z których korzysta się, dokonując zapisów w księdze. Dotyczy to np. katalogu kontrahentów, przypisanych do nich operacji gospodarczych i ich umiejscowienia w księdze. Korzystanie z baz danych również skraca czas pracy i ogranicza błędy popełniane przy wpisywaniu danych.

PRZYKŁAD

Program umożliwia tworzenie bazy klientów w ten sposób, że po ujęciu transakcji zawartych z tym klientem w księdze automatycznie zostaną wpisane jego pełne dane, rodzaj transakcji (np. zakup towarów), ujęcie jej w określonej kolumnie (tutaj: kolumnie 10) oraz w ewidencji rozrachunków (tutaj: jako zaciągnięcie zobowiązania). W razie pominięcia zapisu w rejestrze VAT program „przypomni” o nim.

- bazy danych programu i wskaźniki ekonomiczno-finansowe

Nabyty program może posiadać także własne bazy danych, takie jak np. informacje o urzędach skarbowych czy też wskaźniki ekonomiczno-finansowe na bieżąco aktualizowane przez użytkownika programu albo serwis oferowany przez producenta.

- aktualizacje programu

Istotne jest także to, jak często program podlega aktualizacji. Wiadomo, że niemal co roku, a w przypadku innych podatków niż dochodowe (np. VAT) - częściej, przepisy podatkowe ulegają zmianie. Powinni na nie odpowiednio szybko reagować twórcy programów, dostarczając we właściwym czasie unowocześnione wersje swoim klientom.

- obsługa serwisowa

Warto także zwrócić uwagę na zakres obsługi serwisowej. Czy twórca programu zapewnia możliwość skorzystania z pomocy technicznej w razie problemów z obsługą programu. Ewentualne zagrożenie utratą wprowadzonych danych i brak kontaktu z twórcą programu mogą być niemiłą niespodzianką. Nikt nie jest przecież w stanie zagwarantować 100% niezawodności programu.

- inne dodatkowe funkcje programów

Istotne w prowadzeniu księgowości w postaci księgi przychodów i rozchodów są też możliwości ustalania przychodów i kosztów za dowolnie wybrane okresy, obliczania marży, struktury kosztów i przychodów itp. Takie informacje są niezbędne nie tylko dla prowadzącego przedsiębiorstwo, ale także dla określonych instytucji, np. urzędu statystycznego czy banków. Wypełniając sprawozdanie na potrzeby urzędu statystycznego czy wniosek o udzielenie kredytu, przedsiębiorca często musi podawać bardzo szczegółowe dane dotyczące prowadzonej działalności. Jeżeli jest to działalność na szeroką skalę, trudno będzie szybko uzyskać takie informacje, prowadząc wyłącznie księgę przychodów i rozchodów. Dla przykładu, chcąc wyodrębnić koszty amortyzacji spośród innego rodzaju kosztów, podatnik będzie musiał przeanalizować wszystkie zapisy tego rodzaju. Tymczasem odpowiednia funkcja programu może dodatkowo rozdzielać koszty ujmowane w tej samej kolumnie.

PRZYKŁAD

Wpisując koszt do kolumny 13 księgi (w „starej księdze” - do kolumny 14) prowadzonej z użyciem programu, podatnik dodatkowo przypisuje go do jednego z rodzajów:

13-1 zakup wyposażenia

13-2 zakup środków trwałych podlegających jednorazowej amortyzacji

13-3 amortyzacja

13-4 koszty pracownicze inne niż wynagrodzenia

13-5 paliwo i inne koszty eksploatacyjne samochodów

13-6 usługi podwykonawców

13-7 pozostałe usługi obce

13-8 pozostałe wydatki

Koszty te są ujmowane w dodatkowo prowadzonej ewidencji. Nie trzeba ich wpisywać osobno. Odpowiedniej kwalifikacji dokonuje podatnik w momencie wpisu do księgi przychodów i rozchodów. Ilość tworzonych dodatkowo grup kosztów nie jest ograniczona i może być dowolnie ustalana przez użytkownika programu.

Prowadzenie działalności w kilku formach

Jeżeli podatnik prowadzi działalność gospodarczą w różnych formach (np. jednoosobowo i dodatkowo jest wspólnikiem spółki osobowej), powinien wybrać program, który umożliwi mu rozliczenie wszystkich rodzajów działalności.

Program a specyfika prowadzonej działalności

Wiele zależy od specyfiki danej firmy. Przedsiębiorstwo handlowe czy produkcyjne poza księgą będzie zainteresowane programem umożliwiającym prowadzenie magazynu. Firma usługowa, szczególnie taka, która wykonuje usługi o charakterze niematerialnym - już nie.

Najmniejsze wymagania będzie miała firma prowadzona jednoosobowo, której przedmiotem działalności są właśnie usługi niematerialne. Po pierwsze, nie ma potrzeby prowadzenia „magazynu”, po drugie - nie ma pracowników, a zatem nieistotne jest to, czy program można poszerzyć o moduł „płace”. Z innej strony należy zauważyć, że warto nabyć taki program, który będzie można rozszerzać w miarę rozwoju firmy. Wiele zależy więc również od tego, jakie są plany w zakresie prowadzonej działalności. Jeżeli firma będzie się bardzo szybko rozwijać, warto wybrać taki program, który z łatwością będzie można rozbudować o dodatkowe moduły dobrze współpracujące z głównym programem.

Podsumowanie

Podsumowując, należy stwierdzić, że dokonując zakupu programu do prowadzenia księgi, warto osiągnąć następujące cele:

- ułatwienie i skrócenie czasu poświęconego na prowadzenie księgi i towarzyszących jej ewidencji, ograniczenie ilości zapisów i dokonywanych obliczeń,

- zgodność programu z obowiązującymi przepisami, możliwość jego aktualizacji w razie zmiany przepisów,

- możliwość jednoczesnego prowadzenia wszystkich ewidencji, jakie towarzyszą księdze, i powiązania ich zapisów,

- łatwa, przyjemna, intuicyjna obsługa programu,

- możliwość rozliczenia wszystkich rodzajów działalności, gdy jest ona prowadzona przez jednego podatnika w różnych formach,

- możliwość prowadzenia dodatkowych, dobrowolnych ewidencji oraz uzyskiwania z programu danych o kondycji finansowej przedsiębiorstwa.

Joanna Krawczyk

doradca podatkowy,

właścicielka kancelarii podatkowej

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami 2025. Jak i ile można zaoszczędzić na wpłatach do PFRON? Case study i obliczenia dla pracodawcy

Dlaczego 5 maja to ważna data w kontekście integracji i równości? Co powstrzymuje pracodawców przed zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami? Jakie są obowiązki pracodawcy wobec PFRON? Wyjaśniają eksperci z HRQ Ability Sp. z o.o. Sp. k. I pokazują na przykładzie ile może zaoszczędzić firma na zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami.

Koszty NKUP w księgach rachunkowych - klasyfikacja i księgowanie

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które - mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki - to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

Będą zmiany w podatku od spadków darowizn w 2025 r. Likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty [projekt]

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

REKLAMA

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

Krajowy System e-Faktur – czas na konkrety. Przygotowania nie powinny czekać. Firmy muszą dziś świadomie zarządzać dostępnością zasobów, priorytetami i ryzykiem "przeciążenia projektowego"

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przeszło z etapu spekulacji do fazy przygotowań wymagających konkretnego działania. Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy projekt ustawy, który wprowadza obowiązek korzystania z KSeF, a 25 kwietnia skończył się okres konsultacji publicznych. Dla wszystkich zainteresowanych oznacza to jedno: czas, w którym można było czekać na „ostateczny kształt przepisów”, dobiegł końca. Dziś wiemy już wystarczająco dużo, by prowadzić rzeczywiste przygotowania – bez odkładania na później. Ekspert komisji podatkowej BCC, radca prawny, doradca podatkowy Tomasz Groszyk o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Wdrożenie KSeF i JPK_CIT to nie lada wyzwanie dla firm w 2025 r. [KOMENTARZ EKSPERCKI]

Rok 2025 będzie się przełomowy dla większości działów finansowych polskich firm. Wynika to z obowiązków podatkowych nałożonych na przedsiębiorców w zakresie konieczności wdrożenia obligatoryjnego e-fakturowania (KSeF) oraz raportowania danych księgowo- podatkowych w formie nowej schemy JPK_CIT.

Sprzedałeś 30 rzeczy w sieci przez rok? Twoje dane ma już urząd skarbowy. Co z nimi zrobi? MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem płacenia podatków

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

REKLAMA

2 miliony firm czeka na podpis prezydenta. Stawką jest niższa składka zdrowotna

To może być przełom dla mikroprzedsiębiorców: Rada Przedsiębiorców apeluje do Andrzeja Dudy o podpisanie ustawy, która ulży milionom firm dotkniętym Polskim Ładem. "To test, czy naprawdę zależy nam na polskich firmach" – mówią organizatorzy pikiety zaplanowanej na 6 maja.

Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje skutków błędów w deklaracjach podatkowych. Ochrona dopiero po wykupieniu rozszerzonej polisy OC

Księgowi w biurach rachunkowych mają coraz mniej czasu na złożenie deklaracji podatkowych swoich klientów – termin składania m.in. PIT-36, PIT-37 i PIT-28 mija 30 kwietnia. Pod presją czasu księgowym zdarzają się pomyłki, np. błędne rozliczenie ulg, nieuwzględnienie wszystkich przychodów czy pomyłki w zaliczkach na podatek. W jednej z takich spraw nieprawidłowe wykazanie zaliczek w PIT-36L zakończyło się naliczonymi przez Urząd Skarbowy odsetkami w wysokości ponad 7000 zł. Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje błędów w deklaracjach podatkowych – ochronę zapewnia dopiero wykupienie rozszerzonej polisy.

REKLAMA