REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wybrać program finansowo księgowy i rozliczyć jego zakup

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
autor zbiorowy
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Z końcem roku przedsiębiorcy rozważają zmiany posiadanych programów. Aby dokonać właściwego wyboru, należy się dobrze zastanowić, jakie funkcje, oprócz tych podstawowych, ma wykonywać program, aby dobrze służył danej firmie. Na co zwrócić uwagę, wybierając program do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów?


REKLAMA

REKLAMA

Dla dobrego wyboru programu nie ma jednej, uniwersalnej recepty, ale pewne wymagania wynikają z rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir.

Wymagania programu wynikające z przepisów

Tym, na co należy zwrócić uwagę w każdym przypadku, jest kwestia zgodności oferowanego programu z obowiązującymi przepisami. Oznacza to na przykład zgodność wydruku księgi z jej obowiązującym wzorem. Oczywiście producent programu może oferować różnego rodzaju wydruki, jednak wśród nich powinien być taki, który jest zgodny z ustalonym przez Ministra Finansów. W przeciwnym razie przedsiębiorca będzie musiał prowadzić dodatkową księgę, w formie materialnej, wpisując do niej sumy poszczególnych pozycji księgi za każdy miesiąc.

Dane ujęte w programie powinny być właściwie zabezpieczone. Wpływ na to ma nie tylko jakość używanego sprzętu komputerowego, ale też możliwość częstego archiwizowania danych w różnych formach, np. na dysku twardym, dyskietce, płycie. Warto więc zwrócić uwagę na to, jakie możliwości archiwizacji posiada program do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

REKLAMA

Podstawowe cechy programu

Każdy podatnik prowadzący księgę powinien oczekiwać, że program będzie miał możliwość prowadzenia wszystkich ewidencji związanych z prowadzeniem księgi przychodów i rozchodów. Dodatkowo podatnik mający status podatnika VAT powinien mieć możliwość jednoczesnego prowadzenia księgi i odpowiednich rejestrów VAT. W zależności od specyfiki działalności należy zwrócić uwagę na to, czy rejestry są odpowiednio rozbudowane, np. umożliwiają rozdzielanie zakupów dających w pełni lub częściowo prawo do odliczenia VAT albo wyodrębnianie zakupów, od których w ogóle nie można dokonywać odliczeń.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dobrze byłoby, aby program na podstawie wymienionych ewidencji umożliwiał sporządzanie deklaracji podatkowych. Większość urzędów skarbowych honoruje deklaracje składane w formie wydruków komputerowych, jeżeli oczywiście są one zgodne z aktualnie obowiązującymi wzorami deklaracji. Dla przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników istotną zaletą programu może być możliwość dokupienia programu służącego do obliczania płac, który będzie dobrze współpracował z programem księgowym, a mianowicie umożliwi księgowanie wynagrodzeń i składek ubezpieczeniowych. W związku z tym, że ujmuje się je w kosztach w dacie zapłaty, powinna jej odpowiadać data zaksięgowania. Z programu płacowego będzie więc pobierana tylko wartość danej operacji i jej kwalifikacja do odpowiedniej kolumny księgi przychodów i rozchodów.

Wybierając właściwy program, przedsiębiorca na pewno będzie kierował się także tym, aby był on przejrzysty, łatwy w obsłudze, intuicyjny. Należy pamiętać, aby ta zaleta programu nie ograniczała jego możliwości.

Dodatkowe funkcje programu

• prowadzenie oprócz pkpir innych obowiązkowych ewidencji

Dobrze byłoby, aby program dawał możliwość nie tylko prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, ale także innych ewidencji obowiązkowo jej towarzyszących. Mam tutaj na myśli np. ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencję wyposażenia, ewidencję przebiegu pojazdu i związaną z nią ewidencję wydatków eksploatacyjnych. Większość programów oferowanych na rynku posiada takie funkcje. Jednak sama możliwość prowadzenia tych ewidencji nie jest wystarczająca.

Dużym ułatwieniem w prowadzeniu księgi jest możliwość uwzględniania jednego zdarzenia we wszystkich ewidencjach jednocześnie, bez potrzeby dokonywania odrębnych zapisów, np.:

- jeśli program do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w momencie wpisu zakupu wyposażenia umożliwia ujęcie go jednocześnie w księdze - ewidencji wyposażenia i rejestrze zakupu VAT,

- jeśli po wpisaniu wszystkich tras do ewidencji przebiegu pojazdu i wydatków za dany miesiąc program automatycznie ustala, jaka wartość stanowi koszt uzyskania przychodów, i ujmuje ją w księdze.

• prowadzenie dodatkowych ewidencji

Wiadomo, że księga ma dosyć ograniczone możliwości kontrolowania sytuacji finansowej firmy. W porównaniu z możliwościami, jakie w tym zakresie dają księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów jest bardzo ubogim rodzajem ewidencji. Pozwala bowiem ustalić tylko podatkowy wynik prowadzonej działalności. Tymczasem przedsiębiorca potrzebuje także innych informacji o kondycji firmy. Chcąc je uzyskać, może prowadzić dodatkowe ewidencje, podobne do tych, które towarzyszą księgom rachunkowym. Dotyczy to np. ewidencji wartościowo-ilościowej towarów, ewidencji rozrachunków z kontrahentami, stanu środków pieniężnych w kasie firmy. Naprzeciw tym oczekiwaniom wychodzą twórcy programów. Wiele z nich oferuje bowiem nie tylko prowadzenie księgi, ale także dodatkowych, dobrowolnie prowadzonych ewidencji, które niewątpliwie ułatwiają kontrolę sytuacji finansowej firmy. Warto na to zwrócić uwagę, gdy przedsiębiorstwo prowadzi działalność na szeroką skalę i bieżące sprawdzanie jego kondycji finansowej sprzyja powodzeniu dalszych przedsięwzięć. Mało tego, jeżeli firma bierze pod uwagę zmianę rodzaju prowadzonej ewidencji na księgi rachunkowe, prowadzenie wymienionych ewidencji bardzo ułatwi tę zmianę.

• funkcja „przypominania” i kontrolowania poprawności dokonywanych wpisów

Warto zwrócić uwagę na to, czy program ma funkcję „przypominania” i kontrolowania poprawności dokonywanych wpisów. Dla przykładu, czy w momencie dokonania wpisu do księgi, ale pominięcia wpisu do odpowiedniego rejestru VAT, program „upomni” się o brakujący zapis. Kontrola może polegać też na przypisaniu określonych operacji do właściwych kolumn i ewidencji. Jeśli więc wpiszemy tytuł operacji „zakup wyposażenia”, automatycznie program wybierze jako właściwą kolumnę 13 księgi (w „starej” księdze - kolumnę 14) i „przypomni” o konieczności ujęcia tej operacji w ewidencji wyposażenia. Takie funkcje nie są wprawdzie niezbędne, ale niewątpliwie skracają czas pracy i eliminują ilość pomyłek. A przecież chodzi właśnie o to, aby program był sporym ułatwieniem w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów.

• zakładanie różnego rodzaju baz danych

Inną zaletą programu jest możliwość zakładania różnego rodzaju baz danych, z których korzysta się, dokonując zapisów w księdze. Dotyczy to np. katalogu kontrahentów, przypisanych do nich operacji gospodarczych i ich umiejscowienia w księdze. Korzystanie z baz danych również skraca czas pracy i ogranicza błędy popełniane przy wpisywaniu danych.

PRZYKŁAD

Program umożliwia tworzenie bazy klientów w ten sposób, że po ujęciu transakcji zawartych z tym klientem w księdze automatycznie zostaną wpisane jego pełne dane, rodzaj transakcji (np. zakup towarów), ujęcie jej w określonej kolumnie (tutaj: kolumnie 10) oraz w ewidencji rozrachunków (tutaj: jako zaciągnięcie zobowiązania). W razie pominięcia zapisu w rejestrze VAT program „przypomni” o nim.

- bazy danych programu i wskaźniki ekonomiczno-finansowe

Nabyty program może posiadać także własne bazy danych, takie jak np. informacje o urzędach skarbowych czy też wskaźniki ekonomiczno-finansowe na bieżąco aktualizowane przez użytkownika programu albo serwis oferowany przez producenta.

- aktualizacje programu

Istotne jest także to, jak często program podlega aktualizacji. Wiadomo, że niemal co roku, a w przypadku innych podatków niż dochodowe (np. VAT) - częściej, przepisy podatkowe ulegają zmianie. Powinni na nie odpowiednio szybko reagować twórcy programów, dostarczając we właściwym czasie unowocześnione wersje swoim klientom.

- obsługa serwisowa

Warto także zwrócić uwagę na zakres obsługi serwisowej. Czy twórca programu zapewnia możliwość skorzystania z pomocy technicznej w razie problemów z obsługą programu. Ewentualne zagrożenie utratą wprowadzonych danych i brak kontaktu z twórcą programu mogą być niemiłą niespodzianką. Nikt nie jest przecież w stanie zagwarantować 100% niezawodności programu.

- inne dodatkowe funkcje programów

Istotne w prowadzeniu księgowości w postaci księgi przychodów i rozchodów są też możliwości ustalania przychodów i kosztów za dowolnie wybrane okresy, obliczania marży, struktury kosztów i przychodów itp. Takie informacje są niezbędne nie tylko dla prowadzącego przedsiębiorstwo, ale także dla określonych instytucji, np. urzędu statystycznego czy banków. Wypełniając sprawozdanie na potrzeby urzędu statystycznego czy wniosek o udzielenie kredytu, przedsiębiorca często musi podawać bardzo szczegółowe dane dotyczące prowadzonej działalności. Jeżeli jest to działalność na szeroką skalę, trudno będzie szybko uzyskać takie informacje, prowadząc wyłącznie księgę przychodów i rozchodów. Dla przykładu, chcąc wyodrębnić koszty amortyzacji spośród innego rodzaju kosztów, podatnik będzie musiał przeanalizować wszystkie zapisy tego rodzaju. Tymczasem odpowiednia funkcja programu może dodatkowo rozdzielać koszty ujmowane w tej samej kolumnie.

PRZYKŁAD

Wpisując koszt do kolumny 13 księgi (w „starej księdze” - do kolumny 14) prowadzonej z użyciem programu, podatnik dodatkowo przypisuje go do jednego z rodzajów:

13-1 zakup wyposażenia

13-2 zakup środków trwałych podlegających jednorazowej amortyzacji

13-3 amortyzacja

13-4 koszty pracownicze inne niż wynagrodzenia

13-5 paliwo i inne koszty eksploatacyjne samochodów

13-6 usługi podwykonawców

13-7 pozostałe usługi obce

13-8 pozostałe wydatki

Koszty te są ujmowane w dodatkowo prowadzonej ewidencji. Nie trzeba ich wpisywać osobno. Odpowiedniej kwalifikacji dokonuje podatnik w momencie wpisu do księgi przychodów i rozchodów. Ilość tworzonych dodatkowo grup kosztów nie jest ograniczona i może być dowolnie ustalana przez użytkownika programu.

Prowadzenie działalności w kilku formach

Jeżeli podatnik prowadzi działalność gospodarczą w różnych formach (np. jednoosobowo i dodatkowo jest wspólnikiem spółki osobowej), powinien wybrać program, który umożliwi mu rozliczenie wszystkich rodzajów działalności.

Program a specyfika prowadzonej działalności

Wiele zależy od specyfiki danej firmy. Przedsiębiorstwo handlowe czy produkcyjne poza księgą będzie zainteresowane programem umożliwiającym prowadzenie magazynu. Firma usługowa, szczególnie taka, która wykonuje usługi o charakterze niematerialnym - już nie.

Najmniejsze wymagania będzie miała firma prowadzona jednoosobowo, której przedmiotem działalności są właśnie usługi niematerialne. Po pierwsze, nie ma potrzeby prowadzenia „magazynu”, po drugie - nie ma pracowników, a zatem nieistotne jest to, czy program można poszerzyć o moduł „płace”. Z innej strony należy zauważyć, że warto nabyć taki program, który będzie można rozszerzać w miarę rozwoju firmy. Wiele zależy więc również od tego, jakie są plany w zakresie prowadzonej działalności. Jeżeli firma będzie się bardzo szybko rozwijać, warto wybrać taki program, który z łatwością będzie można rozbudować o dodatkowe moduły dobrze współpracujące z głównym programem.

Podsumowanie

Podsumowując, należy stwierdzić, że dokonując zakupu programu do prowadzenia księgi, warto osiągnąć następujące cele:

- ułatwienie i skrócenie czasu poświęconego na prowadzenie księgi i towarzyszących jej ewidencji, ograniczenie ilości zapisów i dokonywanych obliczeń,

- zgodność programu z obowiązującymi przepisami, możliwość jego aktualizacji w razie zmiany przepisów,

- możliwość jednoczesnego prowadzenia wszystkich ewidencji, jakie towarzyszą księdze, i powiązania ich zapisów,

- łatwa, przyjemna, intuicyjna obsługa programu,

- możliwość rozliczenia wszystkich rodzajów działalności, gdy jest ona prowadzona przez jednego podatnika w różnych formach,

- możliwość prowadzenia dodatkowych, dobrowolnych ewidencji oraz uzyskiwania z programu danych o kondycji finansowej przedsiębiorstwa.

Joanna Krawczyk

doradca podatkowy,

właścicielka kancelarii podatkowej

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe faktury elektroniczne w 2026 r. Prof. Modzelewski: art. 106nda ust. 3 ustawy o VAT nakłada niewykonalne obowiązki i jest sprzeczny z prawem UE

Nowe faktury elektroniczne, o których mowa w art. 106nf, 106nh, 106nda i 106nha ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), które będą w przyszłym roku wystawione zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej, budzą wśród podatników najwięcej wątpliwości – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

KSeF 2026: Tylko 4 miesiące na przygotowanie. Czego wymagać od dostawców oprogramowania? Kto powinien mieć dostęp do systemu?

Od 1 lutego 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać obligatoryjne fakturowanie elektroniczne z wykorzystaniem faktur ustrukturyzowanych wprowadzonych do ustawy o podatku VAT. Najpierw dotyczyć to będzie największych podatników (przekroczone 200 mln zł obrotów brutto w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. - pozostałych. Oznacza to, że wymiana faktur pomiędzy przedsiębiorcami będzie musiała odbywać się za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Zmiany w VAT: rozliczanie importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej

W dniu 17 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, będący częścią pakietu deregulacyjnego. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów nowelizacja ta jest konieczna, bowiem po wprowadzeniu od czerwca br. nowego systemu celnego AIS/IMPORT PLUS, niektóre firmy posiadające pozwolenie na stosowanie zgłoszenia uproszczonego i stosujące to uproszczenie zostałyby de facto pozbawione możliwości rozliczania podatku VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej. Dzięki nowym przepisom ci przedsiębiorcy będą mogli nadal rozliczać podatek VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej.

Ulga B+R na wakacjach. O czym należy pamiętać przy ewidencji czasu pracy w czasie nieobecności pracowników?

Ulga na działalność badawczo-rozwojową (ulga B+R) to jeden z najistotniejszych i najbardziej przystępnych instrumentów wspierających finansowanie innowacji w Polsce. Ta preferencja podatkowa umożliwia przedsiębiorcom odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów poniesionych na działania badawczo-rozwojowe nawet na poziomie 200%. W praktyce oznacza to możliwość odzyskania wydatków ponoszonych m.in. na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w prace B+R. Jednak dużym wyzwaniem pozostaje prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy osób zaangażowanych w takie projekty.

REKLAMA

Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 r: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany 16 września 2025 r. projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie od początku 2026 roku.

REKLAMA

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

Czy ominie Cię KSeF? Może jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur w 2026 roku

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

REKLAMA