REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czym kierować się przy wyborze programu do kadrowo-płacowej obsługi firmy?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
RESET2 Sp. z o.o

REKLAMA

W dobie kapitału ludzkiego jako nadrzędnego i najcenniejszego zasobu przedsiębiorstwa, każda firma powinna uznać za priorytet sprawną i kompleksową obsługę pracowników. Niezbędnym narzędziem, mającym na celu pomoc w kontroli tego rozbudowanego procesu, jest dobry program kadrowo-płacowy.

Wraz z pojawieniem się świadomości o konieczności posiadania oprogramowania tego typu, wyłania się kwestia wyboru konkretnego produktu. Czym kierować się w podjęciu takiej decyzji? Na co powinno się zwrócić uwagę?

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja


Funkcjonalność


Program kadrowo-płacowy ma wspierać ogół obszarów wymaganych do sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dobry system kadrowy powinien trzymać pieczę nad pracownikiem już od momentu procesu rekrutacyjnego, by przy pozytywnym jego rozstrzygnięciu, móc przenieść kandydata do bazy pracowników, bez konieczności ponownego uzupełniania danych.


Komunikacja z ZUS i US


Istotnym jest, by upewnić się czy możliwa będzie integracja z dodatkowymi narzędziami dostępnymi w firmie. Warto sprawdzić czy wybrane oprogramowanie kadrowo-płacowe umożliwia import i eksport danych z programu Płatnik ZUS oraz z innych systemów. Jest to istotne zarówno podczas rozpoczynania pracy z program, jak i na co dzień, przy wykonywaniu rutynowych czynności. Prawie wszystkie przedsiębiorstwa korzystają z rozwiązań informatycznych, wspomagających komunikację z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Urzędem Skarbowym. W przypadku ZUS, tyczy się to przede wszystkim zgłoszeń ZUA, ZZA, ZWUA, ZCNA i deklaracji DRA, RCA, RSA, a także RMUA, natomiast w przypadku US, mowa o PIT-11, PIT-8C, PIT-8B, PIT-8S, PIT-40 czy PIT-R. Dodatkowo, warto zwrócić uwagę na to czy wybrany program umożliwia wysyłkę e-deklaracji z wykorzystaniem podpisu elektronicznego.

Systemy finansowo-księgowe - jak poradzić sobie z wyborem?

REKLAMA


Raportowanie


Przydatna będzie opcja generowania szerokiej gamy raportów, na podstawie wprowadzonych i przetworzonych danych. Łatwy dostęp do takich dokumentów stanowi cenne źródło oceny pracowniczej, systemu zarządzania zasobami ludzkimi oraz kondycji przedsiębiorstwa. Warto zwrócić uwagę na bogaty wachlarz dostępnych zestawień, a także na możliwość utworzenia dowolnych, własnych wzorów dokumentów. Dodanie ich prawdopodobnie nie będzie stanowić problemu, ale może okazać się dodatkowym kosztem.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak rozliczyć zakup licencji


Skalowalność oprogramowania


Producenci mnożą ilość dostępnych wersji oprogramowania, w zależności od wielkości firmy czy rodzaju i sposobu wykonywanej działalności. Nie powinno to jednak utrudniać upgrade'u do wersji wyższych. Dobre oprogramowanie kadrowo-płacowe musi „rosnąć” wraz z rozwojem firmy i ilością zatrudnionych pracowników. Powinno również umożliwiać wprowadzanie dodatkowych składników wynagrodzeń, a w tym nawet tych, wyliczanych w najbardziej skomplikowany sposób - średnie, sumy z miesiąca, z zadanego okresu, od początku roku, itp. Problemu nie powinna stanowić także kwestia tego czy dany podmiot jest organizacją jedno-, czy wielooddziałową. Należy zwrócić uwagę na zdalny dostęp oraz wszelkie dodatkowe moduły, jak np. moduł www.

 


Interfejs


Nawet wyposażony w największą ilość funkcji program będzie nieużyteczny, jeśli opatrzono go w niewygodny i mało przejrzysty interfejs. Oprogramowanie musi być intuicyjne i proste w obsłudze. Oprócz powszechnie docenianych czynników, jak skróty klawiszowe, ułatwienia w przechodzeniu pomiędzy oknami czy dostępność pomocy kontekstowej, pod uwagę brane są jeszcze inne aspekty. Niejednokrotnie zachodzi także potrzeba rozszerzenia funkcjonalności programu, poprzez dodanie własnych pól do wybranych okien.

Poszczególne wydruki oraz sam interfejs powinny być dostępne w kilku wersjach językowych. Jest to istotne z punktu widzenia zagranicznych pracowników czy po prostu obcojęzycznych kontrahentów. Przyda się także możliwość personalizacji uprawnień użytkowników w zależności od ich kompetencji. Pozwoli to na ograniczenie wyświetlania niepożądanych elementów (np. opcji płacowych, gdy takie informacje nie są niezbędne) oraz na przyznanie lub odebranie dostępu do konkretnych danych.

Należy zaznaczyć, że zarówno wprowadzanie, a następnie przedstawianie zbiorów danych ma odbywać się sprawnie. Efekt finalny, w postaci wygenerowanych obliczeń, powinien być uzupełniony o opcję sprawdzenia sposobu ich otrzymania. Sam zaś wydruk musi być przede wszystkim przejrzysty.

Kompleksowa obsługa sprzedaży - na co zwrócić uwagę?


Zaufanie


Każdy program, do którego bazy wprowadzane są dane o wysokim priorytecie poufności, musi zapewniać bezpieczeństwo ich przechowywania. Dobrze, gdy dane przechowywane są w bazie SQL lub ORACLE, co dodatkowo wpływa na stabilność i szybkość działania, a ich archiwizacja odbywa się w tle.

Dla mikroprzedsiębiorstw ważnym jednak będzie, by operacje wspomagające proces ochrony danych można było wykonywać także samodzielnie, bez udziału informatyka.

Zaufanie to również pewność, że wszystkie operacje są wykonywane bezbłędnie, w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Kluczowa jest tu dostępność aktualizacji, łatwych do samodzielnego pobrania i zainstalowania, najlepiej z opisem czego dotyczą


Przed zakupem


Oprócz wyżej rozważonych kwestii, a także aspektów czysto finansowych, przed zakupem konkretnego programu, zdecydowanie warto skorzystać z wersji testowej. Im dłuższy okres testowy, tym lepiej. Nierzadko bieżący miesiąc ujmowany jest w rozrachunkach dopiero podczas kolejnego. Ponadto, stosunkowo długi okres próbny ma jeszcze jedną, istotną zaletę. Pozwala ocenić, jak często program jest aktualizowany oraz w jaki sposób funkcjonuje pomoc techniczna producenta, o ile oczywiście takowa została przewidziana dla wersji testowych.

Autor: RESET2 Sp. z o.o.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe faktury elektroniczne w 2026 r. Prof. Modzelewski: art. 106nda ust. 3 ustawy o VAT nakłada niewykonalne obowiązki i jest sprzeczny z prawem UE

Nowe faktury elektroniczne, o których mowa w art. 106nf, 106nh, 106nda i 106nha ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), które będą w przyszłym roku wystawione zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej, budzą wśród podatników najwięcej wątpliwości – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

KSeF 2026: Tylko 4 miesiące na przygotowanie. Czego wymagać od dostawców oprogramowania? Kto powinien mieć dostęp do systemu?

Od 1 lutego 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać obligatoryjne fakturowanie elektroniczne z wykorzystaniem faktur ustrukturyzowanych wprowadzonych do ustawy o podatku VAT. Najpierw dotyczyć to będzie największych podatników (przekroczone 200 mln zł obrotów brutto w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. - pozostałych. Oznacza to, że wymiana faktur pomiędzy przedsiębiorcami będzie musiała odbywać się za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Zmiany w VAT: rozliczanie importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej

W dniu 17 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, będący częścią pakietu deregulacyjnego. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów nowelizacja ta jest konieczna, bowiem po wprowadzeniu od czerwca br. nowego systemu celnego AIS/IMPORT PLUS, niektóre firmy posiadające pozwolenie na stosowanie zgłoszenia uproszczonego i stosujące to uproszczenie zostałyby de facto pozbawione możliwości rozliczania podatku VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej. Dzięki nowym przepisom ci przedsiębiorcy będą mogli nadal rozliczać podatek VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej.

Ulga B+R na wakacjach. O czym należy pamiętać przy ewidencji czasu pracy w czasie nieobecności pracowników?

Ulga na działalność badawczo-rozwojową (ulga B+R) to jeden z najistotniejszych i najbardziej przystępnych instrumentów wspierających finansowanie innowacji w Polsce. Ta preferencja podatkowa umożliwia przedsiębiorcom odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów poniesionych na działania badawczo-rozwojowe nawet na poziomie 200%. W praktyce oznacza to możliwość odzyskania wydatków ponoszonych m.in. na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w prace B+R. Jednak dużym wyzwaniem pozostaje prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy osób zaangażowanych w takie projekty.

REKLAMA

Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 r: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany 16 września 2025 r. projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie od początku 2026 roku.

REKLAMA

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

Czy ominie Cię KSeF? Może jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur w 2026 roku

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

REKLAMA