REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czym kierować się przy wyborze programu do kadrowo-płacowej obsługi firmy?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
RESET2 Sp. z o.o

REKLAMA

W dobie kapitału ludzkiego jako nadrzędnego i najcenniejszego zasobu przedsiębiorstwa, każda firma powinna uznać za priorytet sprawną i kompleksową obsługę pracowników. Niezbędnym narzędziem, mającym na celu pomoc w kontroli tego rozbudowanego procesu, jest dobry program kadrowo-płacowy.

Wraz z pojawieniem się świadomości o konieczności posiadania oprogramowania tego typu, wyłania się kwestia wyboru konkretnego produktu. Czym kierować się w podjęciu takiej decyzji? Na co powinno się zwrócić uwagę?

REKLAMA

REKLAMA


Funkcjonalność


Program kadrowo-płacowy ma wspierać ogół obszarów wymaganych do sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dobry system kadrowy powinien trzymać pieczę nad pracownikiem już od momentu procesu rekrutacyjnego, by przy pozytywnym jego rozstrzygnięciu, móc przenieść kandydata do bazy pracowników, bez konieczności ponownego uzupełniania danych.


Komunikacja z ZUS i US


Istotnym jest, by upewnić się czy możliwa będzie integracja z dodatkowymi narzędziami dostępnymi w firmie. Warto sprawdzić czy wybrane oprogramowanie kadrowo-płacowe umożliwia import i eksport danych z programu Płatnik ZUS oraz z innych systemów. Jest to istotne zarówno podczas rozpoczynania pracy z program, jak i na co dzień, przy wykonywaniu rutynowych czynności. Prawie wszystkie przedsiębiorstwa korzystają z rozwiązań informatycznych, wspomagających komunikację z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Urzędem Skarbowym. W przypadku ZUS, tyczy się to przede wszystkim zgłoszeń ZUA, ZZA, ZWUA, ZCNA i deklaracji DRA, RCA, RSA, a także RMUA, natomiast w przypadku US, mowa o PIT-11, PIT-8C, PIT-8B, PIT-8S, PIT-40 czy PIT-R. Dodatkowo, warto zwrócić uwagę na to czy wybrany program umożliwia wysyłkę e-deklaracji z wykorzystaniem podpisu elektronicznego.

Systemy finansowo-księgowe - jak poradzić sobie z wyborem?

REKLAMA


Raportowanie


Przydatna będzie opcja generowania szerokiej gamy raportów, na podstawie wprowadzonych i przetworzonych danych. Łatwy dostęp do takich dokumentów stanowi cenne źródło oceny pracowniczej, systemu zarządzania zasobami ludzkimi oraz kondycji przedsiębiorstwa. Warto zwrócić uwagę na bogaty wachlarz dostępnych zestawień, a także na możliwość utworzenia dowolnych, własnych wzorów dokumentów. Dodanie ich prawdopodobnie nie będzie stanowić problemu, ale może okazać się dodatkowym kosztem.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak rozliczyć zakup licencji


Skalowalność oprogramowania


Producenci mnożą ilość dostępnych wersji oprogramowania, w zależności od wielkości firmy czy rodzaju i sposobu wykonywanej działalności. Nie powinno to jednak utrudniać upgrade'u do wersji wyższych. Dobre oprogramowanie kadrowo-płacowe musi „rosnąć” wraz z rozwojem firmy i ilością zatrudnionych pracowników. Powinno również umożliwiać wprowadzanie dodatkowych składników wynagrodzeń, a w tym nawet tych, wyliczanych w najbardziej skomplikowany sposób - średnie, sumy z miesiąca, z zadanego okresu, od początku roku, itp. Problemu nie powinna stanowić także kwestia tego czy dany podmiot jest organizacją jedno-, czy wielooddziałową. Należy zwrócić uwagę na zdalny dostęp oraz wszelkie dodatkowe moduły, jak np. moduł www.

 


Interfejs


Nawet wyposażony w największą ilość funkcji program będzie nieużyteczny, jeśli opatrzono go w niewygodny i mało przejrzysty interfejs. Oprogramowanie musi być intuicyjne i proste w obsłudze. Oprócz powszechnie docenianych czynników, jak skróty klawiszowe, ułatwienia w przechodzeniu pomiędzy oknami czy dostępność pomocy kontekstowej, pod uwagę brane są jeszcze inne aspekty. Niejednokrotnie zachodzi także potrzeba rozszerzenia funkcjonalności programu, poprzez dodanie własnych pól do wybranych okien.

Poszczególne wydruki oraz sam interfejs powinny być dostępne w kilku wersjach językowych. Jest to istotne z punktu widzenia zagranicznych pracowników czy po prostu obcojęzycznych kontrahentów. Przyda się także możliwość personalizacji uprawnień użytkowników w zależności od ich kompetencji. Pozwoli to na ograniczenie wyświetlania niepożądanych elementów (np. opcji płacowych, gdy takie informacje nie są niezbędne) oraz na przyznanie lub odebranie dostępu do konkretnych danych.

Należy zaznaczyć, że zarówno wprowadzanie, a następnie przedstawianie zbiorów danych ma odbywać się sprawnie. Efekt finalny, w postaci wygenerowanych obliczeń, powinien być uzupełniony o opcję sprawdzenia sposobu ich otrzymania. Sam zaś wydruk musi być przede wszystkim przejrzysty.

Kompleksowa obsługa sprzedaży - na co zwrócić uwagę?


Zaufanie


Każdy program, do którego bazy wprowadzane są dane o wysokim priorytecie poufności, musi zapewniać bezpieczeństwo ich przechowywania. Dobrze, gdy dane przechowywane są w bazie SQL lub ORACLE, co dodatkowo wpływa na stabilność i szybkość działania, a ich archiwizacja odbywa się w tle.

Dla mikroprzedsiębiorstw ważnym jednak będzie, by operacje wspomagające proces ochrony danych można było wykonywać także samodzielnie, bez udziału informatyka.

Zaufanie to również pewność, że wszystkie operacje są wykonywane bezbłędnie, w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Kluczowa jest tu dostępność aktualizacji, łatwych do samodzielnego pobrania i zainstalowania, najlepiej z opisem czego dotyczą


Przed zakupem


Oprócz wyżej rozważonych kwestii, a także aspektów czysto finansowych, przed zakupem konkretnego programu, zdecydowanie warto skorzystać z wersji testowej. Im dłuższy okres testowy, tym lepiej. Nierzadko bieżący miesiąc ujmowany jest w rozrachunkach dopiero podczas kolejnego. Ponadto, stosunkowo długi okres próbny ma jeszcze jedną, istotną zaletę. Pozwala ocenić, jak często program jest aktualizowany oraz w jaki sposób funkcjonuje pomoc techniczna producenta, o ile oczywiście takowa została przewidziana dla wersji testowych.

Autor: RESET2 Sp. z o.o.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2026 - Jeszcze można uniknąć katastrofy. Prof. Modzelewski polemizuje z Ministerstwem Finansów

Niniejsza publikacja jest polemiką prof. Witolda Modzelewskiego z tezami i argumentacją resortu finansów zaprezentowanymi w artykule: „Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów”. Śródtytuły pochodzą od redakcji portalu infor.pl.

Rolnicy i rybacy muszą szykować się na zmiany – nowe przepisy o pomocy de minimis już w drodze!

Rolnicy i rybacy w całej Polsce powinni przygotować się na nadchodzące zmiany w systemie wsparcia publicznego. Rządowy projekt rozporządzenia wprowadza nowe obowiązki dotyczące informacji, które trzeba będzie składać, ubiegając się o pomoc de minimis. Nowe przepisy mają ujednolicić formularze, zwiększyć przejrzystość oraz zapewnić pełną kontrolę nad dotychczas otrzymanym wsparciem.

Wystawienie faktury VAT (ustrukturyzowanej) w KSeF może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową

Czy wystawienie faktury ustrukturyzowanej może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową? Na to pytanie odpowiada na prof. dr hab. Witold Modzelewski.

TSUE: Sąd ma ocenić, czy klauzula WIBOR szkodzi konsumentowi ale nie może oceniać samego wskaźnika

Sąd krajowy ma obowiązek dokonania oceny, czy warunek umowny dotyczący zmiennej stopy oprocentowania opartej o WIBOR, powoduje znaczącą nierównowagę ze szkodą dla konsumenta - oceniła Rzeczniczka Generalna TSUE w opinii opublikowanej 11 września 2025 r. (sprawa C‑471/24 - J.J. przeciwko PKO BP S.A.) Dodała, że ocena ta nie może jednak odnosić się do wskaźnika WIBOR jako takiego ani do metody jego ustalania.

REKLAMA

Kiedy ZUS może przejąć wypłatę świadczeń od przedsiębiorcy? Konieczny wniosek od płatnika lub ubezpieczonego

Brak płynności finansowej płatnika składek, zatrudniającego powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników, takich jak zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. ZUS może pomóc w takiej sytuacji i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

W 2026 roku 2,8 mln firm musi zmienić sposób fakturowania. Im szybciej się przygotują, tym większą przewagę zyskają nad konkurencją

W 2026 roku ponad 2,8 mln przedsiębiorstw w Polsce zostanie objętych obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla wielu z nich będzie to największa zmiana technologiczna od czasu cyfryzacji JPK. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada tę transformację jako krok ku nowoczesności, dla MŚP może oznaczać konieczność głębokiej reorganizacji sposobu działania. Eksperci radzą przedsiębiorcom: czas wdrożenia KSeF potraktujcie jako inwestycję.

Środowisko testowe KSeF 2.0 (dot. API) od 30 września, Moduł Certyfikatów i Uprawnień do KSeF 2.0 od 1 listopada 2025 r. MF: API KSeF 1.0 nie jest kompatybilne z API KSeF 2.0

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 10 września 2025 r., że wprowadzone zostały nowe funkcjonalności wcześniej niedostępne w API KSeF1.0 (m.in. FA(3) z węzłem Zalacznik, tryby offline24 czy certyfikaty KSeF). W związku z wprowadzonymi zmianami konieczna jest integracja ze środowiskiem testowym KSeF 2.0., które zostanie udostępnione 30 września.

KSeF 2.0 już nadchodzi: Wszystko, co musisz wiedzieć o rewolucji w e-fakturowaniu

Już od 1 lutego 2026 r. w Polsce zacznie obowiązywać nowy, obligatoryjny KSeF 2.0. Ministerstwo Finansów ogłosiło, że wersja produkcyjna KSeF 1.0 zostaje „zamrożona” i nie będzie dalej rozwijana, a przedsiębiorcy muszą przygotować się do pełnej migracji. Ważne terminy nadchodzą szybko – środowisko testowe wystartuje 30 września 2025 r., a od 1 listopada ruszy Moduł Certyfikatów i Uprawnień. To oznacza prawdziwą rewolucję w e-fakturowaniu, której nie można przespać.

REKLAMA

Te czynności w księgowości można wykonać automatycznie. Czy księgowi powinni się bać utraty pracy?

Automatyzacja procesów księgowych to kolejny krok w rozwoju tej branży. Dzięki możliwościom systemów, księgowi mogą pracować szybciej i wydajniej. Era ręcznego wprowadzania danych dobiega końca, a digitalizacja pracy biur rachunkowych i konieczność dostosowania oferty do potrzeb XXI wieku to konsekwencje cyfrowej rewolucji, której jesteśmy świadkami. Czy zmiany te niosą wyłącznie korzyści, czy również pewne zagrożenia?

4 mln zł zaległego podatku. Skarbówka wykryła nieprawidłowości: spółka zawyżyła koszty uzyskania przychodów o 186 mln zł

Firma musi zapłacić aż 4 mln zł zaległego podatku CIT. Funkcjonariusze podlaskiej skarbówki wykryli nieprawidłowości w stosowaniu cen transferowych przez jedną ze spółek.

REKLAMA