REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czym kierować się przy wyborze programu do kadrowo-płacowej obsługi firmy?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
RESET2 Sp. z o.o

REKLAMA

W dobie kapitału ludzkiego jako nadrzędnego i najcenniejszego zasobu przedsiębiorstwa, każda firma powinna uznać za priorytet sprawną i kompleksową obsługę pracowników. Niezbędnym narzędziem, mającym na celu pomoc w kontroli tego rozbudowanego procesu, jest dobry program kadrowo-płacowy.

Wraz z pojawieniem się świadomości o konieczności posiadania oprogramowania tego typu, wyłania się kwestia wyboru konkretnego produktu. Czym kierować się w podjęciu takiej decyzji? Na co powinno się zwrócić uwagę?

REKLAMA

Autopromocja


Funkcjonalność


Program kadrowo-płacowy ma wspierać ogół obszarów wymaganych do sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dobry system kadrowy powinien trzymać pieczę nad pracownikiem już od momentu procesu rekrutacyjnego, by przy pozytywnym jego rozstrzygnięciu, móc przenieść kandydata do bazy pracowników, bez konieczności ponownego uzupełniania danych.


Komunikacja z ZUS i US


Istotnym jest, by upewnić się czy możliwa będzie integracja z dodatkowymi narzędziami dostępnymi w firmie. Warto sprawdzić czy wybrane oprogramowanie kadrowo-płacowe umożliwia import i eksport danych z programu Płatnik ZUS oraz z innych systemów. Jest to istotne zarówno podczas rozpoczynania pracy z program, jak i na co dzień, przy wykonywaniu rutynowych czynności. Prawie wszystkie przedsiębiorstwa korzystają z rozwiązań informatycznych, wspomagających komunikację z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Urzędem Skarbowym. W przypadku ZUS, tyczy się to przede wszystkim zgłoszeń ZUA, ZZA, ZWUA, ZCNA i deklaracji DRA, RCA, RSA, a także RMUA, natomiast w przypadku US, mowa o PIT-11, PIT-8C, PIT-8B, PIT-8S, PIT-40 czy PIT-R. Dodatkowo, warto zwrócić uwagę na to czy wybrany program umożliwia wysyłkę e-deklaracji z wykorzystaniem podpisu elektronicznego.

Systemy finansowo-księgowe - jak poradzić sobie z wyborem?


Raportowanie


Przydatna będzie opcja generowania szerokiej gamy raportów, na podstawie wprowadzonych i przetworzonych danych. Łatwy dostęp do takich dokumentów stanowi cenne źródło oceny pracowniczej, systemu zarządzania zasobami ludzkimi oraz kondycji przedsiębiorstwa. Warto zwrócić uwagę na bogaty wachlarz dostępnych zestawień, a także na możliwość utworzenia dowolnych, własnych wzorów dokumentów. Dodanie ich prawdopodobnie nie będzie stanowić problemu, ale może okazać się dodatkowym kosztem.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak rozliczyć zakup licencji


Skalowalność oprogramowania


Producenci mnożą ilość dostępnych wersji oprogramowania, w zależności od wielkości firmy czy rodzaju i sposobu wykonywanej działalności. Nie powinno to jednak utrudniać upgrade'u do wersji wyższych. Dobre oprogramowanie kadrowo-płacowe musi „rosnąć” wraz z rozwojem firmy i ilością zatrudnionych pracowników. Powinno również umożliwiać wprowadzanie dodatkowych składników wynagrodzeń, a w tym nawet tych, wyliczanych w najbardziej skomplikowany sposób - średnie, sumy z miesiąca, z zadanego okresu, od początku roku, itp. Problemu nie powinna stanowić także kwestia tego czy dany podmiot jest organizacją jedno-, czy wielooddziałową. Należy zwrócić uwagę na zdalny dostęp oraz wszelkie dodatkowe moduły, jak np. moduł www.

 


Interfejs


Nawet wyposażony w największą ilość funkcji program będzie nieużyteczny, jeśli opatrzono go w niewygodny i mało przejrzysty interfejs. Oprogramowanie musi być intuicyjne i proste w obsłudze. Oprócz powszechnie docenianych czynników, jak skróty klawiszowe, ułatwienia w przechodzeniu pomiędzy oknami czy dostępność pomocy kontekstowej, pod uwagę brane są jeszcze inne aspekty. Niejednokrotnie zachodzi także potrzeba rozszerzenia funkcjonalności programu, poprzez dodanie własnych pól do wybranych okien.

Poszczególne wydruki oraz sam interfejs powinny być dostępne w kilku wersjach językowych. Jest to istotne z punktu widzenia zagranicznych pracowników czy po prostu obcojęzycznych kontrahentów. Przyda się także możliwość personalizacji uprawnień użytkowników w zależności od ich kompetencji. Pozwoli to na ograniczenie wyświetlania niepożądanych elementów (np. opcji płacowych, gdy takie informacje nie są niezbędne) oraz na przyznanie lub odebranie dostępu do konkretnych danych.

Należy zaznaczyć, że zarówno wprowadzanie, a następnie przedstawianie zbiorów danych ma odbywać się sprawnie. Efekt finalny, w postaci wygenerowanych obliczeń, powinien być uzupełniony o opcję sprawdzenia sposobu ich otrzymania. Sam zaś wydruk musi być przede wszystkim przejrzysty.

Kompleksowa obsługa sprzedaży - na co zwrócić uwagę?


Zaufanie


Każdy program, do którego bazy wprowadzane są dane o wysokim priorytecie poufności, musi zapewniać bezpieczeństwo ich przechowywania. Dobrze, gdy dane przechowywane są w bazie SQL lub ORACLE, co dodatkowo wpływa na stabilność i szybkość działania, a ich archiwizacja odbywa się w tle.

Dla mikroprzedsiębiorstw ważnym jednak będzie, by operacje wspomagające proces ochrony danych można było wykonywać także samodzielnie, bez udziału informatyka.

Zaufanie to również pewność, że wszystkie operacje są wykonywane bezbłędnie, w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Kluczowa jest tu dostępność aktualizacji, łatwych do samodzielnego pobrania i zainstalowania, najlepiej z opisem czego dotyczą


Przed zakupem


Oprócz wyżej rozważonych kwestii, a także aspektów czysto finansowych, przed zakupem konkretnego programu, zdecydowanie warto skorzystać z wersji testowej. Im dłuższy okres testowy, tym lepiej. Nierzadko bieżący miesiąc ujmowany jest w rozrachunkach dopiero podczas kolejnego. Ponadto, stosunkowo długi okres próbny ma jeszcze jedną, istotną zaletę. Pozwala ocenić, jak często program jest aktualizowany oraz w jaki sposób funkcjonuje pomoc techniczna producenta, o ile oczywiście takowa została przewidziana dla wersji testowych.

Autor: RESET2 Sp. z o.o.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kolejna rewolucja i sensacyjne zmiany w KSeF i elektronicznym fakturowaniu. Czy są nowe terminy, co z możliwością fakturowania offline

Deregulacja idzie pełną parą. Rząd zmienia nie tylko obowiązujące już przepisy, ale i te, które dopiero mają wejść w życie. Przykładem takiej deregulacji są przepisy o KSeF czyli o obowiązkowym przejściu na wyłącznie cyfrowe e-faktury. Co się zmieni, co z terminami obowiązkowego przejścia na e-fakturowanie dla poszczególnych grup podatników?

BPO jako most do innowacji: Jak outsourcing pomaga firmom wyjść ze swojej bańki i myśleć globalnie

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, gdzie innowacyjność decyduje o przewadze konkurencyjnej, wiele przedsiębiorstw boryka się z paradoksem: potrzebują dostępu do najnowszych technologii i świeżych perspektyw, ale ograniczają ich własne zasoby, lokalizacja czy kultura organizacyjna. Business Process Outsourcing (BPO) staje się w tym kontekście nie tylko narzędziem optymalizacji kosztów, ale przede wszystkim bramą do globalnej puli wiedzy i innowacji.

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rząd podjął decyzję

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rząd podjął decyzję

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

REKLAMA

Wzmożone kontrole upoważnionych i zarejestrowanych eksporterów w UE

Od czerwca 2025 r. unijne służby celne rozpoczęły skoordynowane i intensywne kontrole firm posiadających status upoważnionego eksportera (UE) oraz zarejestrowanego eksportera (REX). Działania te są odpowiedzią na narastające nieprawidłowości w dokumentowaniu preferencyjnego pochodzenia towarów i mają na celu uszczelnienie systemu celnego w ramach umów o wolnym handlu.

8 Najczęstszych błędów przy wycenie usług księgowych

Prawidłowa wycena usług księgowych pozwala prowadzić rentowne biuro rachunkowe. Za niskie wynagrodzenie za usługi księgowe spowoduje w pewnym momencie zapaść zdrowotną księgowej, wypalenie zawodowe, depresję, problemy w życiu osobistym.

Audytor pod lupą – IAASB zmienia zasady współpracy i czeka na opinie

Jak audytorzy powinni korzystać z wiedzy zewnętrznych ekspertów? IAASB proponuje zmiany w międzynarodowych standardach i otwiera konsultacje społeczne. To szansa, by wpłynąć na przyszłość audytu – głos można oddać do 24 lipca 2025 r.

Zamiast imigrantów na stałe ich praca zdalna. Nowa szansa dla gospodarki dzięki deregulacji

Polska jako hub rozliczeniowy: Jak deregulacja podatkowa może przynieść miliardowe wpływy? Zgodnie z szacunkami rynkowych ekspertów, gdyby Polska zrezygnowała z obowiązku przedstawiania certyfikatów rezydencji podatkowej, mogłaby zwiększyć liczbę zagranicznych freelancerów zatrudnianych zdalnie przez polskie firmy do około 1 mln osób rocznie.

REKLAMA

Zmiany w zamówieniach publicznych od 2026 r. Wyższy próg stosowania Prawa zamówień publicznych i jego skutki dla zamawiających i wykonawców

W ostatnich dniach maja br Rada Ministrów przedłożyła Sejmowi projekt ustawy deregulacyjnej (druk nr 1303 z dnia 27 maja 2025 r.), który przewiduje m.in. podwyższenie minimalnego progu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) oraz ustawy o umowie koncesji z dnia 21 października 2016 r. z obecnych 130 000 zł netto do 170 000 zł netto. Planowana do wejścia w życie 1 stycznia 2026 r. zmiana ma charakter systemowy i wpisuje się w szerszy trend upraszczania procedur oraz dostosowywania ich do aktualnych realiów gospodarczych.

Obowiązkowy KSeF 2026: będzie problem z udostępnieniem faktury ustrukturyzowanej kontrahentowi. Prof. Modzelewski: Większość nabywców nie będzie tym zainteresowana

W 2026 roku większość kontrahentów nie będzie zainteresowanych tzw. „udostępnieniem” faktur ustrukturyzowanych – jedną z dwóch form przekazania tych faktur w obowiązkowym modelu Krajowego Systemu e-Faktur. Oczekiwać będą wystawienia innych dokumentów, które uznają za wywołujące skutki cywilnoprawne. Wystawcy prawdopodobnie wprowadzą odrębny dokument handlowy, który z istoty nie będzie fakturą ustrukturyzowaną. Może on być wystawiony zarówno przed jak i po wystawieniu tej faktury ustrukturyzowanej - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA