Jak rozliczyć zakup licencji

Wydatki związane z zakupem licencji, pozwalającej np. na wykorzystywanie specjalistycznego oprogramowania komputerowego, z zasady stanowią koszt uzyskania przychodu. Warto jednak pamiętać,  że sposób ujęcia poniesionego wydatku w kosztach podatkowy zależy zarówno od jego wartości, jak i długości przewidywanego okresu, w którym nabyty program będzie użytkowany w ramach działalności gospodarczej.

Autopromocja

Licencje zaliczane do wartości niematerialnych i prawnych

Nabywając licencję trzeba mieć świadomość, że może ona stanowić wartość niematerialną i prawną, w przypadku której rozliczenie zakupu w kosztach będzie wymagało rozpisania w czasie poprzez dokonywane odpisy amortyzacyjne.

Amortyzacji podlegają bowiem m. in. nabyte, nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania licencje o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok.

Reprezentacja i reklama a podatki

Autopromocja

Webinar: VAT 2025

Sprawdź

Remont czy ulepszenie środka trwałego

Służbowa komórka i samochód menedżera opodatkowane?

Oznacza to, że gdy przedsiębiorca zamierza wykorzystywać nabytą licencję na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą (albo oddać do używania na podstawie np. umowy licencyjnej (sublicencji)) przez co najmniej rok, to w zasadzie nie może wydatku zaliczyć jednorazowo do kosztów uzyskania przychodu.

Autopromocja

Webinar: VAT 2025

Sprawdź

Ważne! Autopromocja Kasowy PIT 2025 – webinar. Nowe przepisy Sprawdź Nabyte licencje należy ująć w takiej sytuacji w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz rozliczenie poniesionego wydatku w czasie, dokonując odpisów amortyzacyjnych.

Ale można też jednorazowo do kosztów

Możliwość jednorazowego rozliczenia wydatku na nabycie licencji, która ma być wykorzystywana dłużej niż rok (a więc stanowiącej wartość niematerialną i prawna) mają natomiast przedsiębiorcy, którzy nabyli licencje o wartości nieprzekraczającej 3,5 tys. zł. Mogą oni bowiem zdecydować się na jednorazową amortyzację w miesiącu oddania do używania lub miesiącu następnym.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy przedsiębiorca wie, że z zakupionej licencji będzie korzystał krócej niż rok (czyli nie stanowi ona wartości niematerialnej i prawnej). W takim przypadku może bowiem wydatek zaliczyć jednorazowo do kosztów uzyskania przychodu. Ważne jest jednak, by w takich prognozach się nie pomylić - w przeciwnym razie należy się liczyć z koniecznością dokonania korekty i zapłacenia odsetek.

Kiedy ubezpieczenie pracownika można zaliczyć do kosztów

Korekta kosztów podatkowych - nowe zasady w 2013 r.

Elżbieta Węcławik, Iwona Cackowska