Systemy finansowo-księgowe - jak poradzić sobie z wyborem?

Ustawodawca dopuszcza co prawda zmianę systemu finansowo-księgowego w trakcie roku obrotowego, ale procedura jest obwarowana m.in. koniecznością przetestowania systemu pod kątem zapewnienia porównywalności danych z nowego systemu FK, z danymi, które pochodzą z dotychczasowego systemu. Warto zatem dobrze przemyśleć wybór, biorąc pod uwagę także czynnik ekonomiczny - koszt zakupu czy wdrożenia nie zawsze będzie bowiem kosztem ostatecznym.

Do podstawowych atutów, które przemawiają za wykorzystaniem programów księgowych należą m.in.: oszczędność czasu, mniejsze ryzyko pomyłki w rozliczeniach z US, szybkie i mniej uciążliwe wypełnianie deklaracji podatkowych PIT i VAT, zgodność z aktualnymi przepisami czy właściwe zarządzenie firmą poprzez generowanie różnego rodzaju zestawień. Skupiając się jednak na specyfice różnego rodzaju działalności, oprogramowanie księgowe może posiadać wiele dodatkowych funkcji i udogodnień, które zaprojektowano stricte pod potrzeby i preferencje jednostki.

Duże zróżnicowanie wersji

Bogata oferta systemów finansowo-księgowych w obrębie jednego producenta może pozwolić na spore oszczędności. Jako docelowy użytkownik możemy zdecydować czy chcemy pracować na wersji podstawowej, czy też na wersji bardziej rozbudowanej. A jeżeli bardziej rozbudowanej, to o jakie moduły. A tych może być wiele. Począwszy od automatycznego wysyłania deklaracji podatkowych, przez wsparcie dla transakcji zagranicznych, po pełną obsługę środków trwałych oraz związane z tym automatyczne księgowanie odpisów amortyzacyjnych. Istotne jest jednak, by oszczędzać z głową, bowiem producenci nierzadko blokują możliwość zakupu bardziej zaawansowanych modułów w podstawowych wersjach oferowanego oprogramowania.

Kasy rejestrujące od 1 kwietnia 2013 r.

Jak ustalić minimalną wysokość OC dla biura rachunkowego

Zobacz najnowsze oferty pracy w finansach

Intuicyjność i prostota

Systemy finansowo-księgowe są zazwyczaj narzucane „z góry”. Warto zatem zwrócić uwagę na intuicyjność i prostotę obsługi, mając na względzie chociażby komfort pracy zatrudnionych osób. Na łatwiejszą obsługę przełoży się nowoczesny i przejrzysty interfejs. Przyniesie on także wymierną korzyść w postaci zwiększonej efektywności. Wybierając oprogramowanie, warto zastanowić się również nad tym czy dane do programu mogą być wprowadzane przez osoby bez znajomości zagadnień księgowych. Pozwoli to na optymalizację struktur zatrudnienia w firmie. Ponadto, najlepsze programy oferują  pomoc kontekstową do każdej funkcji czy modułu z osobna, w związku z czym nie jest konieczne ciągłe wertowanie podręcznika użytkownika na etapie poznawania oprogramowania.

Kompleksowa obsługa

Biura rachunkowe powinny zwrócić uwagę na pełną obsługę, która umożliwi rozliczanie w jednym programie różnych form działalności. Od najmu, przez ryczałt i księgę przychodów i rozchodów, aż do pełnej księgowości. Z całą pewnością ogromnie przydatna okaże się możliwość kompleksowego rozliczania właścicieli, ujmująca dochody z wielu firm, uwzględniająca remanenty i zmiany udziałów w trakcie miesiąca. Dopełnieniem kompleksowej obsługi powinny być formularze zgłoszeniowe NIP i VAT, deklaracje VAT i PIT oraz druki dodatkowych oświadczeń, zaświadczeń czy zawiadomień składanych do US. W dobie ogólnodostępnego dostępu do Internetu, można także sprawdzić czy wybrany system zapewni możliwość automatycznego przesyłania wszystkich wydruków pocztą elektroniczną.

Nie bez znaczenia pozostają także koszty utrzymania. W ekstremalnych przypadkach może okazać się, że kupiony okazyjnie system przerasta możliwości finansowe przedsiębiorstwa. Warto zatem dokładnie sprawdzić czy będziemy zmuszeni dopłacić za wszelkie modernizacje, czy nawet za aktualizacje. A jeżeli tak, to jakie konkretnie koszty się z tym wiążą. Czy są to abonamenty roczne, czy też może będziemy płacić za konkretną akcję lub czynność.

Pamiętajmy też, że praktycznie zawsze możemy, a nawet powinniśmy skorzystać z wersji demonstracyjnych. Dzięki nim w prosty sposób można ocenić przydatność oraz efektywność konkretnego rozwiązania. Warto także wiedzieć, że niektórzy producenci pozwalają korzystać z komercyjnego oprogramowania zupełnie za darmo, jeżeli tylko spełnimy określone warunki, tj. nie przekroczymy, przykładowo, kilku dokumentów księgowych w miesiącu.

Kredyt dla przedsiębiorstwa w 2013 roku - kto go dostanie?

Pomocy de minimis w formie gwarancji spłaty kredytów

Autor: RESET2 Sp. z o.o.