Zakres odpowiedzialności księgowych

Przepis art. 4 ust.3 ustawy o rachunkowości określa dokładnie zakres przedmiotowy pojęcia rachunkowość:

1) przyjęte zasady (politykę) rachunkowości;

2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;

3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;

4) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;

5) sporządzanie sprawozdań finansowych;

6) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;

7) poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Zasadniczo ustawa o rachunkowości przewiduje odpowiedzialność kierownika jednostki za niedopełnienie wyżej wskazanych obowiązków. Ponadto ta odpowiedzialność rozciąga się także na obowiązki, które zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Ta delegacja obowiązków musi spełniać warunek zachowania formy pisemnej.

Ustawa o rachunkowości stanowi także, iż w sytuacji kiedy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Osoby prowadzące usługowo księgi rachunkowe także mogą ponieść odpowiedzialność o charakterze karnym za swą działalność, przewiduje to art. 77 wyżej wskazanej ustawy. Za niedopełnienie następujących obowiązków:

- nieprowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie ich wbrew przepisom ustawy lub podawanie w tych księgach nierzetelnych danych,

- niesporządzenie sprawozdania finansowego, sporządzenie go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcie w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych grozi grzywna lub kara pozbawienia wolności do lat 2, albo obie kary łącznie.

Na gruncie przepisów prawa karnoskarbowego za przestępstwa i wykroczenia karani są ich sprawcy. Nie ponosi odpowiedzialności karnej skarbowej osoba, której nie można przypisać winy w czasie popełnienia czynu. Z powyższego wynika, że również księgowy może odpowiadać za popełnienie zabronionych czynów prowadząc sprawy finansowe swoich klientów. Zakres odpowiedzialności jednak zależy od treści umowy między stronami jak i od okoliczności w danym przypadku.

Ponadto przedsiębiorcy powierzający prowadzenie swojej księgowości biurom rachunkowym, obciążeni są obowiązkiem poinformowania o tym urzędu skarbowego. Obowiązek ten musi zostać spełniony niezależnie od formy prowadzenia księgowości czy jest to podatkowa księga przychodów i rozchodów czy też księgi rachunkowe.

Zlecenie prowadzenia księgowości nie zwalnia z odpowiedzialności podatnika. To przedsiębiorca będący podatnikiem odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania wynikające z podatku VAT czy za podatki niepobrane lub pobrane a niewpłacone w związku z wykonywaniem funkcji płatnika. Mimo powyższego biuro rachunkowe także ponosi odpowiedzialność za swoja działalność, ponieważ podatnik na podstawie art. 471 Kodeksu Cywilnego może wnieść pozew o odszkodowanie za szkody powstałe w wyniku błędnego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Podatnik musi oczywiście wykazać związek miedzy nieprawidłowościami a poniesionymi stratami, a także przedstawić zakres obowiązków zleconych księgowemu w ramach umowy.

Prowadzący usługowo księgi rachunkowe są obowiązkowo ubezpieczeni od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaną działalnością.

Wyżej wskazany warunek zachowany jest również w projektach deregulacyjnych jako condicio sine qua non wykonywania zawodu księgowego. W zależności od zakresu wykonywanych czynności inna jest minimalna wartość gwarancji ubezpieczeniowej OC i tak:

- usługi doradztwa podatkowego: równowartość w złotych sumie 5 tysięcy euro

- usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych: równowartość w złotych sumie 10 tysięcy euro

- usługi doradztwa podatkowego i usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych: równowartość w złotych sumie 15 tysięcy euro.