Przygotowanie sprawozdania finansowego za 2006 r.

Sprawozdanie finansowe to szczególny zbiór dokumentów przedstawiających działalność organizacji za ściśle określony okres sprawozdawczy. Ponieważ powinno być ono sporządzone tak, aby rzetelnie i jasno przedstawiało sytuację majątkową, finansową oraz wynik finansowy, jesteśmy zmuszeni ze znacznym wyprzedzeniem – najlepiej w czwartym kwartale roku, za który ma być sporządzone – przeprowadzić szereg prac przygotowawczych, ułatwiających i przyspieszających „rozstanie” się z zamykanymi księgami rachunkowymi. Te same czynności muszą wykonać wszystkie jednostki: prowadzące i nieprowadzące działalności gospodarczej. Będzie się różnił jedynie ich zakres i pracochłonność.

Organizacja oraz przeprowadzenie inwentaryzacji to czynności związane z:

1) przygotowaniem (zorganizowaniem) inwentaryzacji,

2) inwentaryzacją aktywów rzeczowych,

3) wyceną zinwentaryzowanych aktywów,

4) ustaleniem różnic inwentaryzacyjnych, ich wyceną i ujęciem w księgach rachunkowych.

Największy zakres prac przygotowawczych do inwentaryzacji powinien przypadać na początek czwartego kwartału. Etap ten to prace „porządkowe” w obrębie określonych co do rodzaju pól spisowych, a więc przygotowanie składników majątkowych do liczenia, mierzenia, ważenia.

W tym czasie powinniśmy:

• zarządzeniem kierownika jednostki powołać, a następnie przeszkolić członków zespołów spisowych,

• opracować harmonogramy spisów,

• przygotować arkusze spisowe,

• określić zasady przeprowadzenia inwentaryzacji; powinny mieć one formę pisemną: instrukcja inwentaryzacyjna, załącznik do zasad (polityki) rachunkowości, zarządzenie kierownika jednostki.

Czynności te można wykonać ze znacznym wyprzedzeniem, najlepiej we wrześniu lub październiku. Wcześniejsze zorganizowanie tych prac zapewni sprawne przeprowadzenie inwentaryzacji i ujęcie w drodze spisu – co bardzo ważne – wszystkich składników majątkowych.

Inwentaryzacja jest obligatoryjnym i najskuteczniejszym sposobem ustalenia lub potwierdzenia stanu rzeczywistego składników majątkowych jednostki.

Harmonogram przeprowadzenia inwentaryzacji powinien uwzględniać:

• sposób prowadzenia ewidencji aktywów rzeczowych,

• miejsce składowania i sposób ich użytkowania,

• ilość i rodzaje aktywów podlegających spisom,

• wyniki inwentaryzacji przeprowadzonych w roku ubiegłym, a w przypadku środków trwałych – w okresach ubiegłych.

W zależności od przyjętych zasad ewidencjonowania aktywów zakres prac może ulec znacznemu rozszerzeniu lub ograniczeniu i należy to mieć na uwadze.

Obowiązek szczegółowego określenia lub sprawdzenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów wynika z ustawy o rachunkowości (art. 26). Spisanie aktywów rzeczowych jest szczególnie ważne w organizacjach, które nie prowadzą ewidencji ilościowo-wartościowej (materiałów, towarów i wyrobów). Jest również warunkiem uznania sald aktywów i pasywów wykazanych w księgach rachunkowych oraz sprawozdaniu finansowym za realne. Ponadto inwentaryzacja umożliwia potwierdzenie istnienia danych aktywów, ich stanu fizycznego i przydatności. Może również stanowić podstawę aktualizacji wartości.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości dla aktywów objętych ewidencją termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację przeprowadzono nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku.

Dla wskazanych w ustawie składników termin inwentaryzacji uważa się za dotrzymany, jeżeli jest ona przeprowadzona:

• na ostatni dzień każdego roku obrotowego: dla aktywów pieniężnych w kasie, papierów wartościowych, rzeczowych składników obrotowych, w tym: materiałów, towarów, produktów w toku, produktów gotowych nieobjętych ewidencją ilościowo-wartościową (por. art. 26 ust. 3 i art. 17 ust. 2 pkt 4),

• raz w ciągu 2 lat – dla zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów objętych ewidencją ilościowo-wartościową i znajdujących się w strzeżonych składowiskach,

• raz w ciągu 4 lat – dla środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym.

Należy pamiętać, że:

• czynności zmierzające do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych organizacji na określony moment spisowy, tak jak i sam spis, muszą być udokumentowane,

• na dzień inwentaryzacji należy sporządzić zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów (art. 18 ust. 2 uor), które dokumentują stan zasobów majątkowych na dzień przeprowadzenia spisu, są punktem wyjścia do wszelkich porównań w zakresie ilości i wartości oraz m.in. pozwalają rozliczyć osoby materialnie odpowiedzialne,

• każdej z inwentaryzacji może być przypisany inny termin, inna metoda i inna pracochłonność,

• potwierdzeniem przeprowadzonych inwentaryzacji są arkusze spisowe i nie można ich utożsamiać z zestawieniem – najczęściej w formie wydruku – aktywów podlegających spisowi.

Czynności kończące okres inwentaryzacji to:

• wycena zinwentaryzowanych aktywów,

• ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i ich wycena,

• ujęcie w księgach rachunkowych niedoborów i nadwyżek,

• obciążenie osób materialnie odpowiedzialnych z tytułu niedoborów.

Ustalone w wyniku porównań stanu rzeczywistego ze stanem wykazanym w księgach rachunkowych różnice należy ująć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 uor). Rozliczenie ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych musi być zakończone do 15 stycznia (art. 26 ust. 3 uor).

Zasady przeprowadzania inwentaryzacji muszą być uregulowane przez kierownika jednostki w zarządzeniu lub np. w zasadach (polityce) rachunkowości i podobnie jak księgi rachunkowe dokument zawierający te zasady musi być przechowywany przez 5 lat (art. 71, 73 i 74 uor).

Kolejna czynność to weryfikacja poszczególnych pozycji bilansowych, która polega na:

1) uzyskaniu od kontrahentów potwierdzeń sald,

2) weryfikacji pozycji bilansowych: aktywów i pasywów,

3) weryfikacji zapisów w urządzeniach księgowych.

Dokumentem potwierdzającym realność wykazanej w sprawozdaniu finansowym wartości są potwierdzenia sald uzyskane od kontrahentów. W praktyce na podstawie zapisu w ustawie o rachunkowości art. 26 ust. 1 pkt 3 często odstępuje się od wysyłania potwierdzeń sald dla wszystkich zobowiązań. Niestety, w księgach rachunkowych zobowiązania mogą być z różnych względów wykazane w wartościach nierealnych lub mało wiarygodnych. Ponieważ mają one wpływ na wartość pasywów, wynik finansowy oraz poziom wskaźników ekonomicznych, uzyskanie potwierdzenia sald w wielu przypadkach jest wręcz konieczne.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości nie ma obowiązku uzyskiwania potwierdzenia sald dla:

• zobowiązań wobec osób fizycznych nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

• należności z tytułów publicznoprawnych,

• należności wątpliwych i spornych,

• należności od osób fizycznych nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

• innych aktywów i pasywów, jeżeli z przyczyn uzasadnionych nie było to możliwe.

Dla tych sald konieczna jest bardzo wnikliwa analiza i weryfikacja w oparciu o odpowiednie dokumenty i/lub urządzenia księgowe zewnętrzne prowadzone często poza systemem finansowo-księgowym. Dla zapewnienia rzetelności i wiarygodności danych w sprawozdaniu należy porównać wartości sald wykazywanych na kontach analitycznych poszczególnych kontrahentów z dokumentami źródłowymi stanowiącymi o tych wartościach. Podobnie, dopiero po przeprowadzeniu weryfikacji kont, należy wystąpić o potwierdzenie sald do kontrahentów – nie odwrotnie. Uzyskanie potwierdzeń na koniec października lub listopada zdecydowanie usprawni sporządzenie sprawozdania finansowego. Dla pozycji wątpliwych, trudnych do uzgodnienia wskazane jest wysłanie potwierdzenia salda wcześniej, bądź nawet dwukrotnie. Mamy wówczas możliwość ustosunkowania się do sald, które są różne od danych wynikających z naszych ksiąg rachunkowych. Jeżeli w organizacji nie przeprowadzano weryfikacji sald na koniec poszczególnych miesięcy (zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości należy weryfikować salda na koniec każdego okresu sprawozdawczego), to okres od września do końca listopada jest ostatnim momentem.

Weryfikacja pozycji bilansowych innych niż te, które wzajemnie potwierdzono, polega na wewnętrznym uzgodnieniu sald oraz weryfikacji stanów księgowych. Przeprowadzana jest w IV kwartale, ze szczególnym ukierunkowaniem na rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone składniki majątkowe, oszacowanie wysokości odpisów aktualizujących aktywa oraz rezerw. Należy pamiętać, że weryfikacji podlegają także zapisy co do ich zgodności z treścią ekonomiczną.

Weryfikacja ostateczna powinna obejmować wszystkie aktywa i pasywa. Przeprowadzana jest najczęściej w styczniu i lutym.

Równocześnie z weryfikacją pozycji bilansowych przeprowadzana jest weryfikacja zapisów w urządzeniach księgowych, w rejestrach prowadzonych poza systemem finansowo-księgowym. Kolejność czynności zależy od indywidualnych rozwiązań przyjętych do stosowania przez daną organizację oraz od sposobu ujmowania zapisów w zbiorach i stosowanej techniki. Bez względu na przyjęte techniki zbiory dotyczące tych samych obszarów, o tym samym zakresie i tych samych treściach ekonomicznych muszą być zawsze wewnętrznie uzgodnione. Muszą zapewniać ciągłość formalną, materialną i dotyczyć okresu sprawozdawczego, z uwzględnieniem zasad (polityki) rachunkowości. Jeżeli urządzenia księgowe, rejestry tworzone są w innych programach, inną techniką, to uzgodnienie ich musi nastąpić na koniec roku (na dzień bilansowy).

Ten sam zakres czynności odnosi się do ksiąg pomocniczych, urządzeń (dziedzin) powstających na zasadzie zapisów równocześnie tworzących różne zbiory: analityczne, syntetyczne, rejestry według treści ekonomicznych itp. Podobnie jest w przypadku automatycznego przenoszenia danych z jednego zbioru do kolejnego. Stąd bez względu na stosowane techniki konieczne są czynności sprawdzające.

Samo ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych (art. 12 ust. 2 pkt 1) sprowadza się do sporządzenia odpowiednich, wynikających z polityki rachunkowości (lub przyjętych do stosowania zasad), wydruków oraz zapisów na trwałych nośnikach. Tu należy pamiętać, co składa się na księgi rachunkowe podlegające zamknięciu rocznemu. Są to:

• dziennik,

• księga główna,

• księgi pomocnicze,

• zestawienie obrotów i sald,

• wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Urządzeń księgowych, jak widać, jest kilka, a ich zamknięcie powinno nastąpić ze znacznym wyprzedzeniem – nie później niż do 25 marca (art. 24 ust. 5 pkt 2). Pozostaje więc tylko pięć dni na sporządzenie sprawozdania finansowego. Jeżeli tak późno zamykamy księgi, to pamiętajmy, że potrzebny jest również czas na podpisanie, skompletowanie i złożenie sprawozdania.

Zgodnie z zasadą ciągłości bilansowej księgi rachunkowe oraz sprawozdanie finansowe pod datą zamknięcia powinny wykazywać salda początkowe aktywów i pasywów równe wartości sald z bilansu zamknięcia na koniec roku ubiegłego. Przypomnijmy, iż dane dotyczące bilansu otwarcia wykazuje się w sprawozdaniu w drugiej kolumnie aktywów i pasywów. A więc najpierw dane na dzień kończący rok bieżący, a następnie za poprzedni rok obrotowy (at. 46 ust. 1 uor).

Ustawa o rachunkowości obliguje nas do sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego nie później niż do 31 marca 2007 r. (art. 45–52 uor). Forma, zakres i stopień szczegółowości prezentowania poszczególnych pozycji sprawozdania finansowego są różne. Dane liczbowe powinny jednak odpowiednio odzwierciedlać rodzaje i rozmiary działalności danej organizacji, powinny także uwzględniać oczekiwania – w zakresie informacji liczbowych – odbiorców sprawozdania. Ponieważ każda organizacja ma wielu różnych odbiorców sprawozdań finansowych, poszczególne występujące w nim pozycje mogą być wykazane ze szczegółowością większą, niż to wynika z załączników do ustawy. Mogą one uwzględniać wielkość jednostki i być dostosowane do potrzeb odbiorców. Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym oraz w sprawozdaniu z działalności (art. 45 ust. 5 uor). Zgodnie z ustawą o rachunkowości (podobnie jest w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi…) sprawozdanie finansowe – sporządzane w języku polskim i w walucie polskiej – składa się z:

• bilansu, tj. zestawienia stanu aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy,

• rachunku wyników,

• informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Roczne sprawozdanie finansowe (a więc każdy dokument wchodzący w jego skład) musi być podpisane przez kierownika jednostki lub wszystkie osoby organu wieloosobowego, jeżeli jednostką kieruje kilka osób, z podaniem daty podpisu. Podpisanie powinno nastąpić nie później niż 31 marca 2007 r.

Czynności kończące ubiegły okres sprawozdawczy zależą od wielkości jednostki. W małych podmiotach jest tych czynności mniej. Co do zasady polegają one na:

1) złożeniu rocznego sprawozdania finansowego w urzędzie skarbowym, sądzie itp.,

2) badaniu sprawozdania finansowego, jeżeli organizacja jest do tego zobligowana,

3) przedłożeniu sprawozdania finansowego do zatwierdzenia,

4) publikowaniu i złożeniu elementów sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze.

Przedłożenie do zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego powinno nastąpić w terminie do 30 czerwca (art. 53 ust. 1 uor). W zależności od rodzaju podmiotu organem zatwierdzającym sprawozdanie jest organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania. Roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 30 czerwca 2007 r. Ostateczny termin złożenia sprawozdania w sądzie upływa 15 lipca.

Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego we właściwym urzędzie skarbowym wynika z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Roczne sprawozdanie finansowe przekazuje się do urzędu skarbowego w terminie 10 dni od zatwierdzenia. Tym samym ostateczny termin złożenia rocznego sprawozdania finansowego w urzędzie skarbowym przypada na 10 lipca 2007 r. Podmioty zobligowane do badania sprawozdania finansowego zobowiązane są dołączyć opinię i raport z badania przeprowadzonego przez biegłego rewidenta.

Badanie sprawozdania finansowego z mocy ustawy o rachunkowości (art. 64 ust. 1) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. dotyczy wybranej grupy podmiotów spełniających określone warunki. Jeżeli podmiot zobowiązany jest do poddania się badaniu, to badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta powinno odbyć się w terminie do 30 czerwca 2007 r. Opinia o prawidłowości i rzetelności sprawozdania finansowego oraz o sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowym firmy jest integralną częścią sprawozdania finansowego za dany rok.

Reasumując:

15 stycznia 2007 r. – zakończenie inwentaryzacji,

25 marca 2007 r. – zamknięcie urządzeń księgowych,

31 marca 2007 r. – sporządzenie i podpisanie sprawozdania,

30 czerwca 2007 r. – przedłożenie do zatwierdzenia, zatwierdzenie oraz ewentualne poddanie sprawozdania badaniu przez biegłego rewidenta,

10 lipca 2007 r. – złożenie sprawozdania w urzędzie skarbowym,

15 lipca 2007 r. – złożenie sprawozdania w sądzie.

dr Weronika Gackowska
biegły rewiden