Inwentaryzacyjne potwierdzanie stanu aktywów i pasywów - obowiązek uzgodnienia sald
REKLAMA
Inwentaryzowanie w drodze uzgodnienia stanów składników majątkowych oraz weryfikowanie ich źródeł jest obowiązkiem wynikającym z art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Ponieważ inwentaryzacja kojarzy się głównie z przeprowadzeniem spisu z natury, często nie przykładamy właściwej wagi do uzgodnienia sald (weryfikacja).
A przecież prawidłowa weryfikacja stanów kont chroni przed zarzutem nierzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Weryfikacja stanu środków pieniężnych oraz kredytów
Stany aktywów należy weryfikować na koniec każdego okresu sprawozdawczego, tj. na koniec każdego miesiąca. Nie wynika to wprost z przepisów, jednak prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób rzetelny, bezbłędny, sprawdzalny i na bieżąco (art. 24 uor) będzie wynikiem między innymi weryfikacji sald i spisów z natury. Ostatnią weryfikację przeprowadza się na moment bilansowy (art. 26 uor), najczęściej na 31 grudnia. Dla środków pieniężnych na ten dzień przeprowadza się również spis z natury.
Czynności sprawdzające stan wynikający z ksiąg rachunkowych polegają na porównaniu sald ksiąg pomocniczych z dowodami źródłowymi. Dotyczy to każdego salda występującego na koncie analitycznym kont zespołu 1.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Inwentaryzacja aktywów zgromadzonych na otwartych rachunkach bankowych polega na porównaniu stanów według ksiąg pomocniczych (kont analitycznych) z wyciągami bankowymi na moment bilansowy oraz z potwierdzeniem sald, które otrzymujemy z banku.
UWAGA!
Konta analityczne, wyciągi bankowe oraz potwierdzenia sald otrzymane z banku muszą wykazywać te same wartości.
Obowiązek wzajemnego uzgadniania sald dotyczy również banków, stąd wysyłają one potwierdzenia w pierwszych dniach stycznia. W sytuacji gdy potwierdzenie nie wpłynie, zaginie lub nawet nie zostanie wystawione – co czasami niestety się zdarza – należy wystąpić do banku z prośbą o potwierdzenie stanu środków. Potwierdzenia wystawiane przez banki obejmują także stany lokat terminowych oraz wysokość wykorzystanych kredytów. Pozostaje nam tylko sprawdzić wartości na odpowiednich kontach.
Przeprowadzając weryfikację stanów środków pieniężnych w kasie, na rachunkach bankowych oraz czeków gotówkowych, sprawdza się równocześnie realność salda konta „Środki pieniężne w drodze”.
UWAGA!
Na koncie „Środki pieniężne w drodze” może występować wyłącznie saldo debetowe w wysokości środków pieniężnych w drodze.
Właściwymi dowodami potwierdzającymi realność udzielonych pożyczek oraz pożyczek podlegających spłacie są „potwierdzenia salda” sporządzone w formie pisemnej (art. 26 ust. 1 pkt 2 uor).
Pisemnego potwierdzenia wymagają krótkoterminowe aktywa finansowe przeznaczone do obrotu, takie jak np. udziały, akcje, obligacje. W wyniku uzyskanych informacji może się okazać, że wartość tych aktywów jest zupełnie inna niż w naszych księgach rachunkowych. Najczęściej różnice są wynikiem przeznaczenia przez podmiot, którego udziały (akcje) posiadamy, zysku na podwyższenie kapitału podstawowego. Informacje z walnego zgromadzenia, uchwały, akty notarialne, wyciągi z KRS dotyczące zmiany wartości tych aktywów mogą nie dotrzeć do księgowości. Stąd wzajemne pisemne potwierdzenie jest najłatwiejszym sposobem aktualizacji danych.
Przy okazji weryfikacji sald należy zwrócić uwagę na weksle własne i obce. Ewidencja szczegółowa prowadzona dla weksli, oprócz danych identyfikujących osoby odpowiedzialne za powierzone aktywa, powinna wykazywać wartości zgodne z zapisami na koncie.
Analizując salda kont zespołu 1, zwróćmy uwagę na hipoteki, gwarancje, poręczenia, zastawy oraz przewłaszczenia. Zaktualizowany na dzień bilansowy wykaz zastawionych aktywów ułatwi sporządzenie informacji dodatkowej.
Obowiązek inwentaryzacji (weryfikacji) należności i zobowiązań
W jednostkach non-profit rozrachunki z dostawcami i odbiorcami oraz pozostałe rozrachunki nie są obszernym zbiorem. Dotyczą zapisów księgowych ewidencjonowanych w księgach rachunkowych kont zespołu 2. Wzajemne potwierdzenie w formie pisemnej (art. 26 ust. 1 pkt 2 uor) wymagane jest dla należności. Informacja o poziomie salda uzyskana od naszego odbiorcy (kontrahenta) usprawni weryfikację naszych stanów. Ponadto, jeżeli uzyskamy potwierdzenia sald na dzień 30 listopada, to w przypadku występowania różnic zdążymy nie tylko sprawdzić nasze zapisy, ale możemy również przeprowadzić rozmowy, wysłać ponowne zapytanie itp.
Obok sald potwierdzanych obligatoryjnie, zawsze występują należności oraz zobowiązania, co do których nie ma obowiązku potwierdzania lub z różnych względów nie mogą być potwierdzone. Jedne i drugie, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, jednostka zobowiązana jest zweryfikować i ustalić stan rzeczy na podstawie odpowiednich dokumentów.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Dla tych aktywów porównanie zapisów na kontach analitycznych (urządzeniach księgowych) z dowodami stanowiącymi podstawę tych zapisów powinno następować na koniec każdego miesiąca. Ustalone różnice między stanem rachunkowym a stanem wynikającym z dokumentów podlegają ujawnieniu w księgach rachunkowych po zweryfikowaniu, ustaleniu przyczyn powstania różnic oraz rozliczeniu. Salda wykazane w księgach rachunkowych po korektach muszą być zgodne ze stanem potwierdzonym stosownymi dokumentami.
Analizując salda, pamiętajmy o należnościach i zobowiązaniach warunkowych, o weryfikacji wszystkich pozycji pasywów bilansu oraz o obowiązku inwentaryzacji (weryfikacji) stanu składników majątkowych powierzonych osobom trzecim. Sprawdzone aktualne zestawienia wykorzystamy przy sporządzaniu informacji dodatkowej.
Dokumentowanie wyników weryfikacji sald
Przeprowadzenie weryfikacji należy odpowiednio udokumentować. Ustawa o rachunkowości nie precyzuje i nie nakłada wprost takiego obowiązku, dlatego sposób dokumentowania przeprowadzonych czynności zależy od indywidualnych rozwiązań każdej jednostki.
UWAGA!
Procedury weryfikowania sald oraz sposób dokumentowania tych czynności należy opisać w zasadach (polityce) rachunkowości lub instrukcji inwentaryzacyjnej.
Tryb postępowania powinien wskazywać na dokumenty zewnętrzne i wewnętrzne uwzględniane przy porównaniu danych z ksiąg rachunkowych z innymi odpowiednimi dla danego obszaru dokumentami. O wiarygodności i rzetelności weryfikacji wybranych aktywów i pasywów stanowią dokumentujące wykonanie tych czynności dodatkowe karty, zestawienia, protokoły. Te dokumenty stanowią dowód przeprowadzonej kontroli.
Najczęściej występujące nieprawidłowości
W potwierdzeniach sald często wykazywana jest inna wartość lub wysłane przez nas potwierdzenia wracają z adnotacjami o różnicach. Wykazane inne wartości pozostawiane są bez analizy, uzgodnień, księgowań uzupełniających, korygujących itp. Na ile będzie to istotna nieprawidłowość? Często przesądza o tym wartość, ale czasami nawet treść informacji.
Salda aktywów oraz pasywów, których nie mamy obowiązku wzajemnie potwierdzać, nie są weryfikowane, konfrontowane z dowodami źródłowymi.
Dane liczbowe nie są tym samym rzetelne na koniec poszczególnych okresów sprawozdawczych i moment bilansowy.
Radzimy!
Przedstawione zagadnienia nie powinny być czynnością przypisaną wyłącznie do momentu bilansowego, jeżeli zatem chcemy mieć mniej pracy na koniec roku, wystarczy systematycznie weryfikować salda na koniec poszczególnych okresów sprawozdawczych.
Reasumując:
• Stany aktywów powinno się weryfikować na koniec każdego okresu sprawozdawczego,
tj. na koniec każdego miesiąca.
tj. na koniec każdego miesiąca.
• Potwierdzenie stanu sald wymaga formy pisemnej.
• Przeprowadzenie weryfikacji należy odpowiednio udokumentować; sposób dokumentowania należy opisać w zasadach (polityce) rachunkowości lub instrukcji inwentaryzacyjnej.
Podstawa prawna
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119
• rozporządzenie Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej – Dz.U. Nr 137, poz. 1539; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 11, poz. 117
Weronika Gackowska
Autopromocja
REKLAMA
REKLAMA