REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Inwentaryzacyjne potwierdzanie stanu aktywów i pasywów - obowiązek uzgodnienia sald

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Inwentaryzowanie w drodze uzgodnienia stanów składników majątkowych oraz weryfikowanie ich źródeł jest obowiązkiem wynikającym z art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Ponieważ inwentaryzacja kojarzy się głównie z przeprowadzeniem spisu z natury, często nie przykładamy właściwej wagi do uzgodnienia sald (weryfikacja).

A przecież prawidłowa weryfikacja stanów kont chroni przed zarzutem nierzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Weryfikacja stanu środków pieniężnych oraz kredytów

Stany aktywów należy weryfikować na koniec każdego okresu sprawozdawczego, tj. na koniec każdego miesiąca. Nie wynika to wprost z przepisów, jednak prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób rzetelny, bezbłędny, sprawdzalny i na bieżąco (art. 24 uor) będzie wynikiem między innymi weryfikacji sald i spisów z natury. Ostatnią weryfikację przeprowadza się na moment bilansowy (art. 26 uor), najczęściej na 31 grudnia. Dla środków pieniężnych na ten dzień przeprowadza się również spis z natury.

Czynności sprawdzające stan wynikający z ksiąg rachunkowych polegają na porównaniu sald ksiąg pomocniczych z dowodami źródłowymi. Dotyczy to każdego salda występującego na koncie analitycznym kont zespołu 1.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Inwentaryzacja aktywów zgromadzonych na otwartych rachunkach bankowych polega na porównaniu stanów według ksiąg pomocniczych (kont analitycznych) z wyciągami bankowymi na moment bilansowy oraz z potwierdzeniem sald, które otrzymujemy z banku.

UWAGA!
Konta analityczne, wyciągi bankowe oraz potwierdzenia sald otrzymane z banku muszą wykazywać te same wartości.

Obowiązek wzajemnego uzgadniania sald dotyczy również banków, stąd wysyłają one potwierdzenia w pierwszych dniach stycznia. W sytuacji gdy potwierdzenie nie wpłynie, zaginie lub nawet nie zostanie wystawione – co czasami niestety się zdarza – należy wystąpić do banku z prośbą o potwierdzenie stanu środków. Potwierdzenia wystawiane przez banki obejmują także stany lokat terminowych oraz wysokość wykorzystanych kredytów. Pozostaje nam tylko sprawdzić wartości na odpowiednich kontach.

Przeprowadzając weryfikację stanów środków pieniężnych w kasie, na rachunkach bankowych oraz czeków gotówkowych, sprawdza się równocześnie realność salda konta „Środki pieniężne w drodze”.

UWAGA!
Na koncie „Środki pieniężne w drodze” może występować wyłącznie saldo debetowe w wysokości środków pieniężnych w drodze.

Właściwymi dowodami potwierdzającymi realność udzielonych pożyczek oraz pożyczek podlegających spłacie są „potwierdzenia salda” sporządzone w formie pisemnej (art. 26 ust. 1 pkt 2 uor).

Pisemnego potwierdzenia wymagają krótkoterminowe aktywa finansowe przeznaczone do obrotu, takie jak np. udziały, akcje, obligacje. W wyniku uzyskanych informacji może się okazać, że wartość tych aktywów jest zupełnie inna niż w naszych księgach rachunkowych. Najczęściej różnice są wynikiem przeznaczenia przez podmiot, którego udziały (akcje) posiadamy, zysku na podwyższenie kapitału podstawowego. Informacje z walnego zgromadzenia, uchwały, akty notarialne, wyciągi z KRS dotyczące zmiany wartości tych aktywów mogą nie dotrzeć do księgowości. Stąd wzajemne pisemne potwierdzenie jest najłatwiejszym sposobem aktualizacji danych.

Przy okazji weryfikacji sald należy zwrócić uwagę na weksle własne i obce. Ewidencja szczegółowa prowadzona dla weksli, oprócz danych identyfikujących osoby odpowiedzialne za powierzone aktywa, powinna wykazywać wartości zgodne z zapisami na koncie.

Analizując salda kont zespołu 1, zwróćmy uwagę na hipoteki, gwarancje, poręczenia, zastawy oraz przewłaszczenia. Zaktualizowany na dzień bilansowy wykaz zastawionych aktywów ułatwi sporządzenie informacji dodatkowej.

Obowiązek inwentaryzacji (weryfikacji) należności i zobowiązań

W jednostkach non-profit rozrachunki z dostawcami i odbiorcami oraz pozostałe rozrachunki nie są obszernym zbiorem. Dotyczą zapisów księgowych ewidencjonowanych w księgach rachunkowych kont zespołu 2. Wzajemne potwierdzenie w formie pisemnej (art. 26 ust. 1 pkt 2 uor) wymagane jest dla należności. Informacja o poziomie salda uzyskana od naszego odbiorcy (kontrahenta) usprawni weryfikację naszych stanów. Ponadto, jeżeli uzyskamy potwierdzenia sald na dzień 30 listopada, to w przypadku występowania różnic zdążymy nie tylko sprawdzić nasze zapisy, ale możemy również przeprowadzić rozmowy, wysłać ponowne zapytanie itp.

Obok sald potwierdzanych obligatoryjnie, zawsze występują należności oraz zobowiązania, co do których nie ma obowiązku potwierdzania lub z różnych względów nie mogą być potwierdzone. Jedne i drugie, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, jednostka zobowiązana jest zweryfikować i ustalić stan rzeczy na podstawie odpowiednich dokumentów.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Dla tych aktywów porównanie zapisów na kontach analitycznych (urządzeniach księgowych) z dowodami stanowiącymi podstawę tych zapisów powinno następować na koniec każdego miesiąca. Ustalone różnice między stanem rachunkowym a stanem wynikającym z dokumentów podlegają ujawnieniu w księgach rachunkowych po zweryfikowaniu, ustaleniu przyczyn powstania różnic oraz rozliczeniu. Salda wykazane w księgach rachunkowych po korektach muszą być zgodne ze stanem potwierdzonym stosownymi dokumentami.

Analizując salda, pamiętajmy o należnościach i zobowiązaniach warunkowych, o weryfikacji wszystkich pozycji pasywów bilansu oraz o obowiązku inwentaryzacji (weryfikacji) stanu składników majątkowych powierzonych osobom trzecim. Sprawdzone aktualne zestawienia wykorzystamy przy sporządzaniu informacji dodatkowej.

Dokumentowanie wyników weryfikacji sald

Przeprowadzenie weryfikacji należy odpowiednio udokumentować. Ustawa o rachunkowości nie precyzuje i nie nakłada wprost takiego obowiązku, dlatego sposób dokumentowania przeprowadzonych czynności zależy od indywidualnych rozwiązań każdej jednostki.

UWAGA!
Procedury weryfikowania sald oraz sposób dokumentowania tych czynności należy opisać w zasadach (polityce) rachunkowości lub instrukcji inwentaryzacyjnej.

Tryb postępowania powinien wskazywać na dokumenty zewnętrzne i wewnętrzne uwzględniane przy porównaniu danych z ksiąg rachunkowych z innymi odpowiednimi dla danego obszaru dokumentami. O wiarygodności i rzetelności weryfikacji wybranych aktywów i pasywów stanowią dokumentujące wykonanie tych czynności dodatkowe karty, zestawienia, protokoły. Te dokumenty stanowią dowód przeprowadzonej kontroli.

Najczęściej występujące nieprawidłowości

W potwierdzeniach sald często wykazywana jest inna wartość lub wysłane przez nas potwierdzenia wracają z adnotacjami o różnicach. Wykazane inne wartości pozostawiane są bez analizy, uzgodnień, księgowań uzupełniających, korygujących itp. Na ile będzie to istotna nieprawidłowość? Często przesądza o tym wartość, ale czasami nawet treść informacji.

Salda aktywów oraz pasywów, których nie mamy obowiązku wzajemnie potwierdzać, nie są weryfikowane, konfrontowane z dowodami źródłowymi.

Dane liczbowe nie są tym samym rzetelne na koniec poszczególnych okresów sprawozdawczych i moment bilansowy.

Radzimy!
Przedstawione zagadnienia nie powinny być czynnością przypisaną wyłącznie do momentu bilansowego, jeżeli zatem chcemy mieć mniej pracy na koniec roku, wystarczy systematycznie weryfikować salda na koniec poszczególnych okresów sprawozdawczych.

Reasumując:
• Stany aktywów powinno się weryfikować na koniec każdego okresu sprawozdawczego,
tj. na koniec każdego miesiąca.
• Potwierdzenie stanu sald wymaga formy pisemnej.
• Przeprowadzenie weryfikacji należy odpowiednio udokumentować; sposób dokumentowania należy opisać w zasadach (polityce) rachunkowości lub instrukcji inwentaryzacyjnej.

Podstawa prawna
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119
• rozporządzenie Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej – Dz.U. Nr 137, poz. 1539; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 11, poz. 117

Weronika Gackowska
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w zamówieniach publicznych od 2026 r. Wyższy próg stosowania Prawa zamówień publicznych i jego skutki dla zamawiających i wykonawców

W ostatnich dniach maja br Rada Ministrów przedłożyła Sejmowi projekt ustawy deregulacyjnej (druk nr 1303 z dnia 27 maja 2025 r.), który przewiduje m.in. podwyższenie minimalnego progu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) oraz ustawy o umowie koncesji z dnia 21 października 2016 r. z obecnych 130 000 zł netto do 170 000 zł netto. Planowana do wejścia w życie 1 stycznia 2026 r. zmiana ma charakter systemowy i wpisuje się w szerszy trend upraszczania procedur oraz dostosowywania ich do aktualnych realiów gospodarczych.

KSeF 2026: będzie problem z udostępnieniem faktury ustrukturyzowanej kontrahentowi. Prof. Modzelewski: Większość nabywców nie będzie tym zainteresowana

W 2026 roku większość kontrahentów nie będzie zainteresowanych tzw. „udostępnieniem” faktur ustrukturyzowanych – jedną z dwóch form przekazania tych faktur w obowiązkowym modelu Krajowego Systemu e-Faktur. Oczekiwać będą wystawienia innych dokumentów, które uznają za wywołujące skutki cywilnoprawne. Wystawcy prawdopodobnie wprowadzą odrębny dokument handlowy, który z istoty nie będzie fakturą ustrukturyzowaną. Może on być wystawiony zarówno przed jak i po wystawieniu tej faktury ustrukturyzowanej - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Najbardziej poważane zawody w Polsce [ranking 2025]. Księgowy pnie się w górę, sędzia spada, strażak cały czas nr 1

Agencja badawcza SW Research w 2025 roku kolejny raz zapytała Polaków o to, jakim poważaniem darzą przedstawicieli różnych zawodów. W tegorocznym zestawieniu pojawiło się aż 51 kategorii zawodowych, wśród których znalazło się 12 debiutanckich zawodów. Księgowy awansował w 2025 r. o 3 miejsca w porównaniu z ubiegłym rokiem – aktualnie zajmuje 22 miejsce na 51 profesji. SW Research odnotował ten awans jako jeden z trzech najbardziej znaczących. Skąd ta zmiana?

TSUE: Rekompensaty JST dla spółek komunalnych nie podlegają VAT, jeśli nie wpływają na cenę usługi

Najnowszy wyrok TSUE z 8 maja 2025 r. (sygn. C-615/23), potwierdził stanowisko zaprezentowane przez Rzeczniczkę Generalną w opinii z 13 lutego 2025 r. Zgodnie ze wspomnianym stanowiskiem rekompensaty jakie będą wypłacane przez jednostki samorządu terytorialnego spółkom komunalnym w związku z realizacją publicznych usług transportowych nie będą podlegały opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, tak długo jak nie będą miały bezpośredniego wpływu na cenę usługi. O ile sam wyrok dotyczył usług transportowych to może mieć w przyszłości przełożenie również na inne obszary działalności.

REKLAMA

Kapitał zakładowy w spółce z o.o. w 2025 r. okiem adwokata - praktyka. Wymogi prawne, pułapki, podatki, księgowość, odpowiedzialność zarządu i wspólników

Wyobraź sobie, że chcesz wystartować z nową firmą albo przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z o.o. Formalności nie brakuje, ale jedna kwestia wraca jak bumerang: kapitał zakładowy. To pierwszy, obowiązkowy „wkład własny”, bez którego sąd nie zarejestruje spółki. Jego ustawowe minimum – 5 000 zł – może wydawać się symboliczne, jednak od sposobu, w jaki je wnosisz i później „pilnujesz”, zależy wiarygodność Twojej firmy, a czasem nawet osobista odpowiedzialność zarządu. Poniżej znajdziesz najświeższe przepisy, praktyczne podpowiedzi i pułapki, na które trzeba uważać od pierwszego przelewu aż po ewentualne obniżenie kapitału lata później.

Jaka najniższa krajowa pensja i minimalna stawka godzinowa w 2026 roku? Związki zawodowe chcą co najmniej 5015 zł brutto. Rząd proponuje ponad 200 zł mniej

W dniu 12 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła propozycję wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.

Sejm przyjął ważną zmianę dla przedsiębiorców – korekta deklaracji podatkowej po kontroli celno-skarbowej coraz bliżej

W środę, 11 czerwca 2025 roku, Sejm zdecydował o skierowaniu do trzeciego czytania projektu nowelizacji ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej oraz ustawy o VAT. To istotna zmiana dla przedsiębiorców – umożliwia bowiem korektę deklaracji podatkowej po zakończeniu kontroli celno-skarbowej.

Nowelizacja ustawy o VAT: możliwe podniesienie limitu zwolnienia z 200 tys. zł do nawet 300 tys. zł

Trwają prace nad ustawą, która może przynieść realne ulgi podatkowe najmniejszym przedsiębiorcom. Ostateczna decyzja – czy limit zwolnienia z VAT wyniesie 240 tys. zł, czy aż 300 tys. zł – zależy od dalszych prac sejmowych komisji.

REKLAMA

Nowe ułatwienia dla przedsiębiorców: dane z wykazu VAT dostępne na biznes.gov.pl od 1 października 2025 r.

Jest projekt ustawy, który zakłada wprowadzenie nowych regulacji umożliwiających przedsiębiorcom łatwiejszy dostęp do wykazu podatników VAT za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. Zmiany mają uprościć weryfikację kontrahentów, zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i ograniczyć formalności papierowe.

Kupujesz rzeczy przez internet? Za te towary musisz zapłacić podatek w ciągu 14 dni

Polacy chętnie kupują różne rzeczy przez internet, ale nie wiedzą, że niektóre transakcje rządzą się swoimi prawami. Fiskus ma coraz więcej możliwości, żeby sprawdzić, kto nie zapłacił podatku PCC. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl, wyjaśnia, kiedy zachować szczególną czujność i jak uniknąć ewentualnych problemów ze skarbówką.

REKLAMA