REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Inwentaryzacyjne potwierdzanie stanu aktywów i pasywów - obowiązek uzgodnienia sald

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Inwentaryzowanie w drodze uzgodnienia stanów składników majątkowych oraz weryfikowanie ich źródeł jest obowiązkiem wynikającym z art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Ponieważ inwentaryzacja kojarzy się głównie z przeprowadzeniem spisu z natury, często nie przykładamy właściwej wagi do uzgodnienia sald (weryfikacja).

A przecież prawidłowa weryfikacja stanów kont chroni przed zarzutem nierzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Weryfikacja stanu środków pieniężnych oraz kredytów

Stany aktywów należy weryfikować na koniec każdego okresu sprawozdawczego, tj. na koniec każdego miesiąca. Nie wynika to wprost z przepisów, jednak prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób rzetelny, bezbłędny, sprawdzalny i na bieżąco (art. 24 uor) będzie wynikiem między innymi weryfikacji sald i spisów z natury. Ostatnią weryfikację przeprowadza się na moment bilansowy (art. 26 uor), najczęściej na 31 grudnia. Dla środków pieniężnych na ten dzień przeprowadza się również spis z natury.

Czynności sprawdzające stan wynikający z ksiąg rachunkowych polegają na porównaniu sald ksiąg pomocniczych z dowodami źródłowymi. Dotyczy to każdego salda występującego na koncie analitycznym kont zespołu 1.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Inwentaryzacja aktywów zgromadzonych na otwartych rachunkach bankowych polega na porównaniu stanów według ksiąg pomocniczych (kont analitycznych) z wyciągami bankowymi na moment bilansowy oraz z potwierdzeniem sald, które otrzymujemy z banku.

UWAGA!
Konta analityczne, wyciągi bankowe oraz potwierdzenia sald otrzymane z banku muszą wykazywać te same wartości.

Obowiązek wzajemnego uzgadniania sald dotyczy również banków, stąd wysyłają one potwierdzenia w pierwszych dniach stycznia. W sytuacji gdy potwierdzenie nie wpłynie, zaginie lub nawet nie zostanie wystawione – co czasami niestety się zdarza – należy wystąpić do banku z prośbą o potwierdzenie stanu środków. Potwierdzenia wystawiane przez banki obejmują także stany lokat terminowych oraz wysokość wykorzystanych kredytów. Pozostaje nam tylko sprawdzić wartości na odpowiednich kontach.

Przeprowadzając weryfikację stanów środków pieniężnych w kasie, na rachunkach bankowych oraz czeków gotówkowych, sprawdza się równocześnie realność salda konta „Środki pieniężne w drodze”.

UWAGA!
Na koncie „Środki pieniężne w drodze” może występować wyłącznie saldo debetowe w wysokości środków pieniężnych w drodze.

Właściwymi dowodami potwierdzającymi realność udzielonych pożyczek oraz pożyczek podlegających spłacie są „potwierdzenia salda” sporządzone w formie pisemnej (art. 26 ust. 1 pkt 2 uor).

Pisemnego potwierdzenia wymagają krótkoterminowe aktywa finansowe przeznaczone do obrotu, takie jak np. udziały, akcje, obligacje. W wyniku uzyskanych informacji może się okazać, że wartość tych aktywów jest zupełnie inna niż w naszych księgach rachunkowych. Najczęściej różnice są wynikiem przeznaczenia przez podmiot, którego udziały (akcje) posiadamy, zysku na podwyższenie kapitału podstawowego. Informacje z walnego zgromadzenia, uchwały, akty notarialne, wyciągi z KRS dotyczące zmiany wartości tych aktywów mogą nie dotrzeć do księgowości. Stąd wzajemne pisemne potwierdzenie jest najłatwiejszym sposobem aktualizacji danych.

Przy okazji weryfikacji sald należy zwrócić uwagę na weksle własne i obce. Ewidencja szczegółowa prowadzona dla weksli, oprócz danych identyfikujących osoby odpowiedzialne za powierzone aktywa, powinna wykazywać wartości zgodne z zapisami na koncie.

Analizując salda kont zespołu 1, zwróćmy uwagę na hipoteki, gwarancje, poręczenia, zastawy oraz przewłaszczenia. Zaktualizowany na dzień bilansowy wykaz zastawionych aktywów ułatwi sporządzenie informacji dodatkowej.

Obowiązek inwentaryzacji (weryfikacji) należności i zobowiązań

W jednostkach non-profit rozrachunki z dostawcami i odbiorcami oraz pozostałe rozrachunki nie są obszernym zbiorem. Dotyczą zapisów księgowych ewidencjonowanych w księgach rachunkowych kont zespołu 2. Wzajemne potwierdzenie w formie pisemnej (art. 26 ust. 1 pkt 2 uor) wymagane jest dla należności. Informacja o poziomie salda uzyskana od naszego odbiorcy (kontrahenta) usprawni weryfikację naszych stanów. Ponadto, jeżeli uzyskamy potwierdzenia sald na dzień 30 listopada, to w przypadku występowania różnic zdążymy nie tylko sprawdzić nasze zapisy, ale możemy również przeprowadzić rozmowy, wysłać ponowne zapytanie itp.

Obok sald potwierdzanych obligatoryjnie, zawsze występują należności oraz zobowiązania, co do których nie ma obowiązku potwierdzania lub z różnych względów nie mogą być potwierdzone. Jedne i drugie, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, jednostka zobowiązana jest zweryfikować i ustalić stan rzeczy na podstawie odpowiednich dokumentów.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Dla tych aktywów porównanie zapisów na kontach analitycznych (urządzeniach księgowych) z dowodami stanowiącymi podstawę tych zapisów powinno następować na koniec każdego miesiąca. Ustalone różnice między stanem rachunkowym a stanem wynikającym z dokumentów podlegają ujawnieniu w księgach rachunkowych po zweryfikowaniu, ustaleniu przyczyn powstania różnic oraz rozliczeniu. Salda wykazane w księgach rachunkowych po korektach muszą być zgodne ze stanem potwierdzonym stosownymi dokumentami.

Analizując salda, pamiętajmy o należnościach i zobowiązaniach warunkowych, o weryfikacji wszystkich pozycji pasywów bilansu oraz o obowiązku inwentaryzacji (weryfikacji) stanu składników majątkowych powierzonych osobom trzecim. Sprawdzone aktualne zestawienia wykorzystamy przy sporządzaniu informacji dodatkowej.

Dokumentowanie wyników weryfikacji sald

Przeprowadzenie weryfikacji należy odpowiednio udokumentować. Ustawa o rachunkowości nie precyzuje i nie nakłada wprost takiego obowiązku, dlatego sposób dokumentowania przeprowadzonych czynności zależy od indywidualnych rozwiązań każdej jednostki.

UWAGA!
Procedury weryfikowania sald oraz sposób dokumentowania tych czynności należy opisać w zasadach (polityce) rachunkowości lub instrukcji inwentaryzacyjnej.

Tryb postępowania powinien wskazywać na dokumenty zewnętrzne i wewnętrzne uwzględniane przy porównaniu danych z ksiąg rachunkowych z innymi odpowiednimi dla danego obszaru dokumentami. O wiarygodności i rzetelności weryfikacji wybranych aktywów i pasywów stanowią dokumentujące wykonanie tych czynności dodatkowe karty, zestawienia, protokoły. Te dokumenty stanowią dowód przeprowadzonej kontroli.

Najczęściej występujące nieprawidłowości

W potwierdzeniach sald często wykazywana jest inna wartość lub wysłane przez nas potwierdzenia wracają z adnotacjami o różnicach. Wykazane inne wartości pozostawiane są bez analizy, uzgodnień, księgowań uzupełniających, korygujących itp. Na ile będzie to istotna nieprawidłowość? Często przesądza o tym wartość, ale czasami nawet treść informacji.

Salda aktywów oraz pasywów, których nie mamy obowiązku wzajemnie potwierdzać, nie są weryfikowane, konfrontowane z dowodami źródłowymi.

Dane liczbowe nie są tym samym rzetelne na koniec poszczególnych okresów sprawozdawczych i moment bilansowy.

Radzimy!
Przedstawione zagadnienia nie powinny być czynnością przypisaną wyłącznie do momentu bilansowego, jeżeli zatem chcemy mieć mniej pracy na koniec roku, wystarczy systematycznie weryfikować salda na koniec poszczególnych okresów sprawozdawczych.

Reasumując:
• Stany aktywów powinno się weryfikować na koniec każdego okresu sprawozdawczego,
tj. na koniec każdego miesiąca.
• Potwierdzenie stanu sald wymaga formy pisemnej.
• Przeprowadzenie weryfikacji należy odpowiednio udokumentować; sposób dokumentowania należy opisać w zasadach (polityce) rachunkowości lub instrukcji inwentaryzacyjnej.

Podstawa prawna
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119
• rozporządzenie Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej – Dz.U. Nr 137, poz. 1539; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 11, poz. 117

Weronika Gackowska
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
"Podatek" (opłata) od psa w 2026 roku. Każda gmina ustala samodzielnie - nie więcej niż 186,29 zł rocznie. Kto nie musi płacić tej opłaty?

Najczęściej mówi się potocznie: „podatek od psa”. Ale tak naprawdę to opłata lokalna: "opłata od posiadania psów" pobierana przez gminy. Na szczęście nie wszystkie gminy się na to decydują. Bo opłata właśnie tym się różni od podatku, że może ale nie musi być wprowadzona na terenie danej gminy. Ile wynosi opłata od psa w 2026 roku? Kto musi ją płacić a kto jest zwolniony? Do kiedy trzeba wnosić tę opłatę do gminy? Wyjaśniamy.

Podatki i opłaty lokalne w 2026 roku: Minister Finansów ustalił stawki maksymalne

Od 1 stycznia 2026 r. wzrosną (jak prawie każdego roku) o wskaźnik inflacji (tym razem o ok. 4,5%) maksymalne stawki podatków i opłat lokalnych. Minister Finansów wydał już coroczne obwieszczenie w tej kwestii. Zatem w 2026 roku możemy liczyć się z zauważalnie wyższymi stawkami podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych i opłat lokalnych (targowej, miejscowej, uzdrowiskowej, reklamowej, od posiadania psów) - oczywiście w tych gminach, których rady podejmą stosowne uchwały do końca 2025 roku.

Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Krytyczna analiza projektu nowelizacji ustawy o CIT z dnia 29 sierpnia 2025 r.

"Niczyje zdrowie, wolność ani mienie nie są bezpieczne, kiedy obraduje parlament" - ostrzega sentencja często błędnie przypisywana Markowi Twainowi, której rzeczywistym autorem jest Gideon J. Tucker, dziewiętnastowieczny amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego stanu Nowy Jork. Ta gorzka refleksja, wypowiedziana w 1866 roku w kontekście chaotycznego procesu legislacyjnego w Albany, nabiera szczególnej aktualności w obliczu współczesnych praktyk legislacyjnych.

Tryby wystawiania faktur w KSeF – jak i kiedy z nich korzystać?

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

REKLAMA

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

REKLAMA

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

REKLAMA