REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Inwentaryzacyjne potwierdzanie stanu aktywów i pasywów - obowiązek uzgodnienia sald

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Inwentaryzowanie w drodze uzgodnienia stanów składników majątkowych oraz weryfikowanie ich źródeł jest obowiązkiem wynikającym z art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Ponieważ inwentaryzacja kojarzy się głównie z przeprowadzeniem spisu z natury, często nie przykładamy właściwej wagi do uzgodnienia sald (weryfikacja).

A przecież prawidłowa weryfikacja stanów kont chroni przed zarzutem nierzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Weryfikacja stanu środków pieniężnych oraz kredytów

Stany aktywów należy weryfikować na koniec każdego okresu sprawozdawczego, tj. na koniec każdego miesiąca. Nie wynika to wprost z przepisów, jednak prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób rzetelny, bezbłędny, sprawdzalny i na bieżąco (art. 24 uor) będzie wynikiem między innymi weryfikacji sald i spisów z natury. Ostatnią weryfikację przeprowadza się na moment bilansowy (art. 26 uor), najczęściej na 31 grudnia. Dla środków pieniężnych na ten dzień przeprowadza się również spis z natury.

Czynności sprawdzające stan wynikający z ksiąg rachunkowych polegają na porównaniu sald ksiąg pomocniczych z dowodami źródłowymi. Dotyczy to każdego salda występującego na koncie analitycznym kont zespołu 1.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Inwentaryzacja aktywów zgromadzonych na otwartych rachunkach bankowych polega na porównaniu stanów według ksiąg pomocniczych (kont analitycznych) z wyciągami bankowymi na moment bilansowy oraz z potwierdzeniem sald, które otrzymujemy z banku.

UWAGA!
Konta analityczne, wyciągi bankowe oraz potwierdzenia sald otrzymane z banku muszą wykazywać te same wartości.

Obowiązek wzajemnego uzgadniania sald dotyczy również banków, stąd wysyłają one potwierdzenia w pierwszych dniach stycznia. W sytuacji gdy potwierdzenie nie wpłynie, zaginie lub nawet nie zostanie wystawione – co czasami niestety się zdarza – należy wystąpić do banku z prośbą o potwierdzenie stanu środków. Potwierdzenia wystawiane przez banki obejmują także stany lokat terminowych oraz wysokość wykorzystanych kredytów. Pozostaje nam tylko sprawdzić wartości na odpowiednich kontach.

Przeprowadzając weryfikację stanów środków pieniężnych w kasie, na rachunkach bankowych oraz czeków gotówkowych, sprawdza się równocześnie realność salda konta „Środki pieniężne w drodze”.

UWAGA!
Na koncie „Środki pieniężne w drodze” może występować wyłącznie saldo debetowe w wysokości środków pieniężnych w drodze.

Właściwymi dowodami potwierdzającymi realność udzielonych pożyczek oraz pożyczek podlegających spłacie są „potwierdzenia salda” sporządzone w formie pisemnej (art. 26 ust. 1 pkt 2 uor).

Pisemnego potwierdzenia wymagają krótkoterminowe aktywa finansowe przeznaczone do obrotu, takie jak np. udziały, akcje, obligacje. W wyniku uzyskanych informacji może się okazać, że wartość tych aktywów jest zupełnie inna niż w naszych księgach rachunkowych. Najczęściej różnice są wynikiem przeznaczenia przez podmiot, którego udziały (akcje) posiadamy, zysku na podwyższenie kapitału podstawowego. Informacje z walnego zgromadzenia, uchwały, akty notarialne, wyciągi z KRS dotyczące zmiany wartości tych aktywów mogą nie dotrzeć do księgowości. Stąd wzajemne pisemne potwierdzenie jest najłatwiejszym sposobem aktualizacji danych.

Przy okazji weryfikacji sald należy zwrócić uwagę na weksle własne i obce. Ewidencja szczegółowa prowadzona dla weksli, oprócz danych identyfikujących osoby odpowiedzialne za powierzone aktywa, powinna wykazywać wartości zgodne z zapisami na koncie.

Analizując salda kont zespołu 1, zwróćmy uwagę na hipoteki, gwarancje, poręczenia, zastawy oraz przewłaszczenia. Zaktualizowany na dzień bilansowy wykaz zastawionych aktywów ułatwi sporządzenie informacji dodatkowej.

Obowiązek inwentaryzacji (weryfikacji) należności i zobowiązań

W jednostkach non-profit rozrachunki z dostawcami i odbiorcami oraz pozostałe rozrachunki nie są obszernym zbiorem. Dotyczą zapisów księgowych ewidencjonowanych w księgach rachunkowych kont zespołu 2. Wzajemne potwierdzenie w formie pisemnej (art. 26 ust. 1 pkt 2 uor) wymagane jest dla należności. Informacja o poziomie salda uzyskana od naszego odbiorcy (kontrahenta) usprawni weryfikację naszych stanów. Ponadto, jeżeli uzyskamy potwierdzenia sald na dzień 30 listopada, to w przypadku występowania różnic zdążymy nie tylko sprawdzić nasze zapisy, ale możemy również przeprowadzić rozmowy, wysłać ponowne zapytanie itp.

Obok sald potwierdzanych obligatoryjnie, zawsze występują należności oraz zobowiązania, co do których nie ma obowiązku potwierdzania lub z różnych względów nie mogą być potwierdzone. Jedne i drugie, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, jednostka zobowiązana jest zweryfikować i ustalić stan rzeczy na podstawie odpowiednich dokumentów.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Dla tych aktywów porównanie zapisów na kontach analitycznych (urządzeniach księgowych) z dowodami stanowiącymi podstawę tych zapisów powinno następować na koniec każdego miesiąca. Ustalone różnice między stanem rachunkowym a stanem wynikającym z dokumentów podlegają ujawnieniu w księgach rachunkowych po zweryfikowaniu, ustaleniu przyczyn powstania różnic oraz rozliczeniu. Salda wykazane w księgach rachunkowych po korektach muszą być zgodne ze stanem potwierdzonym stosownymi dokumentami.

Analizując salda, pamiętajmy o należnościach i zobowiązaniach warunkowych, o weryfikacji wszystkich pozycji pasywów bilansu oraz o obowiązku inwentaryzacji (weryfikacji) stanu składników majątkowych powierzonych osobom trzecim. Sprawdzone aktualne zestawienia wykorzystamy przy sporządzaniu informacji dodatkowej.

Dokumentowanie wyników weryfikacji sald

Przeprowadzenie weryfikacji należy odpowiednio udokumentować. Ustawa o rachunkowości nie precyzuje i nie nakłada wprost takiego obowiązku, dlatego sposób dokumentowania przeprowadzonych czynności zależy od indywidualnych rozwiązań każdej jednostki.

UWAGA!
Procedury weryfikowania sald oraz sposób dokumentowania tych czynności należy opisać w zasadach (polityce) rachunkowości lub instrukcji inwentaryzacyjnej.

Tryb postępowania powinien wskazywać na dokumenty zewnętrzne i wewnętrzne uwzględniane przy porównaniu danych z ksiąg rachunkowych z innymi odpowiednimi dla danego obszaru dokumentami. O wiarygodności i rzetelności weryfikacji wybranych aktywów i pasywów stanowią dokumentujące wykonanie tych czynności dodatkowe karty, zestawienia, protokoły. Te dokumenty stanowią dowód przeprowadzonej kontroli.

Najczęściej występujące nieprawidłowości

W potwierdzeniach sald często wykazywana jest inna wartość lub wysłane przez nas potwierdzenia wracają z adnotacjami o różnicach. Wykazane inne wartości pozostawiane są bez analizy, uzgodnień, księgowań uzupełniających, korygujących itp. Na ile będzie to istotna nieprawidłowość? Często przesądza o tym wartość, ale czasami nawet treść informacji.

Salda aktywów oraz pasywów, których nie mamy obowiązku wzajemnie potwierdzać, nie są weryfikowane, konfrontowane z dowodami źródłowymi.

Dane liczbowe nie są tym samym rzetelne na koniec poszczególnych okresów sprawozdawczych i moment bilansowy.

Radzimy!
Przedstawione zagadnienia nie powinny być czynnością przypisaną wyłącznie do momentu bilansowego, jeżeli zatem chcemy mieć mniej pracy na koniec roku, wystarczy systematycznie weryfikować salda na koniec poszczególnych okresów sprawozdawczych.

Reasumując:
• Stany aktywów powinno się weryfikować na koniec każdego okresu sprawozdawczego,
tj. na koniec każdego miesiąca.
• Potwierdzenie stanu sald wymaga formy pisemnej.
• Przeprowadzenie weryfikacji należy odpowiednio udokumentować; sposób dokumentowania należy opisać w zasadach (polityce) rachunkowości lub instrukcji inwentaryzacyjnej.

Podstawa prawna
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119
• rozporządzenie Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej – Dz.U. Nr 137, poz. 1539; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 11, poz. 117

Weronika Gackowska
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wdrażamy KSeF, czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF). Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?

Minister finansów zapowiada nowy podatek: W kogo uderzy?

Ministerstwo Finansów pracuje nad podatkiem dotyczącym odsetek od rezerwy obowiązkowej utrzymywanej przez banki w Narodowym Banku Polskim - poinformował minister finansów Andrzej Domański. Dodał, że przychody do budżetu w 2026 r. z tego tytułu mogłyby sięgnąć 1,5-2 mld zł.

Zwrot VAT: Tylko organ I instancji może przedłużyć termin – przełomowy wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi orzekł, że termin zwrotu VAT może zostać przedłużony wyłącznie przez organ I instancji i tylko w trakcie trwającego postępowania. Przedłużenie nie jest dopuszczalne po uchyleniu decyzji i przekazaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia.

Prowizja w kryptowalutach bez podatku – do chwili wymiany? Ważny wyrok WSA

Rynek kryptowalut wciąż działa w cieniu nie zawsze jednoznacznych regulacji podatkowych. Zdarza się, że firmy technologiczne muszą podejmować decyzje biznesowe bez jasnych odpowiedzi na pytania o moment powstania przychodu, zasady wyceny aktywów czy klasyfikację źródeł dochodu. Wiele osób sądzi, że rozporządzenie MICA kompleksowo reguluje cały rynek kryptoaktywów, podczas gdy w rzeczywistości nie dotyczy kwestii podatkowych. Wydawałoby się, że postępująca legislacja europejska rozwiązuje obecnie więcej problemów niż dotychczas, ale niestety nadal jeszcze pozostają pewne niejasne strefy. Jednym z takich obszarów jest rozliczanie prowizji pobieranych w kryptowalutach, szczególnie gdy nie towarzyszy im bezpośrednia płatność. Właśnie ten problem trafił pod ocenę Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA) w Gdańsku.

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF: podatnicy zwolnieni z VAT nie będą chcieli faktur ustrukturyzowanych?

Podatnicy zwolnieni od VAT nie będą zainteresowani ”udostępnianiem” im w KSeF faktur ustrukturyzowanych – pisze profesor Witold Modzelewski. I wyjaśnia dlaczego.

Prof. W. Modzelewski: „Otrzymanie” faktury w KSeF nie wywołuje skutków cywilnoprawnych. Trzeba stosować inną formę uznania zobowiązania

Jedno jest pewne: od 1 lutego 2026 r. „otrzymanie” faktury VAT przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie będzie z istoty wywoływać skutków cywilnoprawnych. Dlatego strony umów muszą wymyślić inną formę uznania zobowiązania z tytułu zapłaty na rzecz dostawy towaru lub usługodawców – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Prof. W. Modzelewski: „Otrzymanie” faktury w KSeF nie wywołuje skutków cywilnoprawnych. Trzeba stosować inną formę uznania zobowiązania

Jedno jest pewne: od 1 lutego 2026 r. „otrzymanie” faktury VAT przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie będzie z istoty wywoływać skutków cywilnoprawnych. Dlatego strony umów muszą wymyślić inną formę uznania zobowiązania z tytułu zapłaty na rzecz dostawy towaru lub usługodawców – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Załączniki do faktur w KSeF - miały być dla wszystkich a w praktyce będą dla nielicznych. Dlaczego?

Nowa funkcja Krajowego Systemu e-Faktur pozwoli na przesyłanie do KSeF faktur zawierających załączniki, ale tylko w ściśle określonym formacie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci branży księgowej ostrzegają, że rozwiązanie, które miało ułatwiać raportowanie dodatkowych danych, w obecnym kształcie będzie dostępne głównie dla dużych firm dysponujących budżetem IT. Tymczasem mali i średni przedsiębiorcy, którzy do tej pory wysyłali z fakturą np. protokół odbioru czy raport wykonania usługi, obawiają się wykluczenia i dodatkowych obowiązków.

REKLAMA

Ważna zmiana prawa: fakturowanie offline w KSeF nie tylko w trybie awaryjnym: co to znaczy

Najnowszy projekt ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur zakłada, że tryb offline24 przestanie być rozwiązaniem awaryjnym i stanie się stałym elementem systemu stosowanym wedle uznania przez sprzedawców.

Ucieczka z JDG? Coraz mniej zamknięć, ale zawieszeń przybywa. Przedsiębiorcy kalkulują inaczej

W maju 2025 roku liczba wniosków o zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej spadła o niemal 20% względem kwietnia, ale wzrosła o 4% w skali roku. Eksperci wskazują, że główne powody decyzji o likwidacji JDG pozostają niezmienne – to przede wszystkim wysokie koszty, presja płacowa i trudności z zatrudnieniem.

REKLAMA