Przyjmowane do magazynu firmy materiały mogą być wprowadzone do jej ksiąg rachunkowych według rzeczywistych cen zakupu lub nabycia.
Materiały, które wykorzystywane są w działalności firmy, ewidencjonuje się na kontach zespołu 4. Są to m.in. półfabrykaty, paliwo, opakowania oraz części zamienne. Najważniejszą kwestią związaną z ewidencją tych aktywów obrotowych jest ich odpowiednia wycena zarówno przy ich przyjęciu do magazynu, jak i wydaniu.
Należy jednak pamiętać, że zgodnie z art. 17 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, może podjąć decyzję o jedno- razowym odpisywania w koszty materiałów na dzień ich zakupu. Jeżeli zostanie powzięta taka decyzja, konieczne będzie nie później niż na dzień bilansowy ustalanie ich stanu, oraz wycena, a następnie korekta kosztów o wartość tego stanu. Natomiast przyjęcie do ewidencji materiałów, jak również późniejszy ich rozchód, może być dokonywane na podstawie zmiennych cen ewidencyjnych lub stałych cen ewidencyjnych.
Ceny ewidencyjne
Jak przypomina Wojciech Skarżyński z Rödl & Partner, w przypadku zmiennych cen ewidencyjnych przychody materiałów wyceniane są według rzeczywistych cen zakupu lub nabycia wykazanych w fakturach zakupu. Rozchód materiałów można wyceniać, zgodnie z zapisem w ustawie o rachunkowości, według jednej z metod:
- według cen przeciętnych (średnioważona), - wyceniając rozchód kolejno po cenach, po których jednostka nabyła materiały najwcześniej (FIFO), - wyceniając rozchód kolejno po cenach, po których jednostka nabyła materiały najpóźniej (LIFO), - przez szczegółową identyfikację rzeczywistych cen nabycia, które dotyczą określonego rozchodu, niezależnie od daty zakupu.
Według naszego eksperta w przypadku stałych cen ewidencyjnych wycena przychodów i rozchodów następuje według stałych cen, które nie zmieniają się w ciągu dłuższego okresu.
Występują różnice
- Ceny te najczęściej są różne od rzeczywistych cen zakupu lub nabycia. Różnice pomiędzy przyjętymi stałymi cenami ewidencyjnymi a rzeczywistymi cenami zakupu lub nabycia ujmuje się na oddzielnym koncie jako odchylenia od cen ewidencyjnych - dodaje.
Podkreśla on, że w przypadku, kiedy stałe ceny ewidencyjne są wyższe od cen rzeczywistych, zapisy odchyleń następują po stronie kredytowej. Po stronie debetowej ewidencjonuje się odchylenia w przypadku, gdy stałe ceny ewidencyjne są niższe od cen rzeczywistych. Zdaniem Wojciecha Skarżyńskiego, stosowanie stałych cen ewidencyjnych pociąga za sobą konieczność rozliczania odchyleń od cen ewidencyjnych przypadających na rozchodowane materiały. Dokonywane jest to za pomocą wskaźnika narzutu odchyleń, który ustala się za pomocą odpowiedniego wzoru (patrz ramka).
- Odchylenia od cen ewidencyjnych można stosować analogicznie przy przychodach i rozchodach towarów (tu różnice cenowe spowodowane mogą być marżą oraz podatkiem od towarów i usług w przypadku przyjęcia za stałe ceny ewidencyjne, cen brutto, np. w handlu detalicznym) - twierdzi.
Uważa on również, że przy produkcji powtarzalnej do wyceny przychodów i rozchodów produktów gotowych stosować można stałe ceny ewidencyjne. Odchyleniami w tym przypadku będą różnice pomiędzy przyjętą stałą ceną ewidencyjną a rzeczywistym kosztem wytworzenia.
Analiza kosztów
Stosowanie odchyleń od cen ewidencyjnych według naszego rozmówcy może być pomocnym narzędziem przy późniejszych analizach kosztów w rachunkowości zarządczej. Za pomocą tego narzędzia w przypadku produkcji łatwiej i szybciej można ocenić jej efektywność.
Natomiast Maria Cwajda, kierownik wrocławskiego biura Rödl & Partner, przypomina, że wybrane metody wyceny materiałów powinny być zapisane w polityce rachunkowości.
Ma to dość duże znaczenie szczególnie dla odbiorców sprawozdania finansowego, ponieważ w zależności od wyboru metody wynik finansowy będzie znaczne się różnił.
- Firmy, które pamiętają o określeniu zasad wyceny aktywów obrotowych w polityce rachunkowości często zapominają wskazać metody rozliczenia odchyleń od cen ewidencyjnych - dodaje.
Jak rozliczyć odchylenia cen
Wskaźnik narzutu odchyleń stałych cen ewidencyjnych: W= (Oz +On) x 100/ Mz+Mn gdzie: W - wskaźnik narzutu odchyleń Oz - odchylenia przypadające na zapas on - odchylenia przypadające na zapas w okresie sprawozdawczym Mz - wartość zapasów materiałów Mn - wartość przychodu materiałów w okresie sprawozdawczym Ustalenie części odchyleń przypadających na konkretny rozchód materiałów: Ow = W x Mw / 100 gdzie: Ow - odchylenie przypadające na konkretny rozchód materiałów Mw - wartość rozchodowanych materiałów. W - wskaźnik narzutu odchyleń Opracowanie Rödl & Partner
