Zamykanie i otwieranie ksiąg rachunkowych

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe otwiera się:

1) na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,

2) na początek każdego następnego roku obrotowego,

3) na dzień zmiany formy prawnej,

4) na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostek, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),

5) na dzień rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego

- w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

W jednostkach kontynuujących działalność gospodarczą czynności zamknięcia i otwarcia ksiąg rachunkowych powinny nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy (zob. art. 12 ust. 4 uor).

Można wyróżnić dwa etapy procesu związanego z zamknięciem i otwarciem ksiąg.

Etap pierwszy przypada najpóźniej na 15. dzień po dacie wystąpienia zdarzeń, które zobowiązują do otwarcia ksiąg rachunkowych. W publikacjach można spotkać zapisy określające zakres otwieranych kont jedynie do kont bilansowych. Wynika to bezpośrednio z obowiązku bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 24 ust. 1 uor). Z racji terminu nie musi nawet obejmować wszystkich ksiąg i urządzeń księgowych wprost i w sposób kompletny. Niemniej należy otworzyć konta umożliwiające wprowadzanie zapisów księgowych za bieżący okres sprawozdawczy. W praktyce najczęściej przenosi się na nowy rok obrotowy wszystkie konta (plan kont) bez kwot bilansu otwarcia. Ten wprowadza się po zamknięciu roku ubiegłego. Niektóre programy finansowo-księgowe umożliwiają wprowadzenie bilansu otwarcia przed ostatecznym sporządzeniem sprawozdania finansowego. Po zamknięciu ksiąg rachunkowych za rok ubiegły uprzednio wprowadzony bilans otwarcia należy porównać z bilansem zamknięcia i ewentualnie wprowadzić korekty. Najczęściej ten pierwszy jest eliminowany i wprowadzany jest bilans otwarcia zgodny z bilansem zamknięcia dla wszystkich kont syntetycznych i analitycznych.

Drugi - ostateczny - etap powinien mieć miejsce w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. W niektórych jednostkach może to mieć miejsce aż 15 lipca (art. 53 ust. 1 oraz art. 69 ust. 1 uor).

Każda jednostka gospodarcza powinna posiadać indywidualny, dostosowany do potrzeb wewnętrznych, zbiór zasad rachunkowości. Wskazane jest, by określona przez kierownika jednostki polityka rachunkowości była stosowana w sposób ciągły w kolejnych latach. Właściwe dla danej jednostki zasady (polityka) rachunkowości powinny określać (art. 10 ust. 1 uor):

- rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze,

- metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

- sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

a) zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

b) wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

c) opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,

- system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Księgi rachunkowe prowadzi się w oparciu o dowody księgowe właściwe wyłącznie dla danego roku obrotowego, zamyka się, a następnie otwiera oddzielnie dla każdego roku. Ponieważ stanowią odrębny zbiór danych dotyczących zdarzeń gospodarczych występujących w tym okresie, mogą różnić się od ksiąg prowadzonych dla kolejnego roku obrotowego. Dodatkowo muszą być przechowywane przez pięć lat - stąd należy je sporządzać i traktować jako odrębny zbiór.

Przyjęte zasady rachunkowości jednostka musi stosować w sposób ciągły. Taki sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych zapewnia porównywalność danych za poszczególne lata. Zasady te odnoszą się głównie do sposobu grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, jak również dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego oraz sporządzania sprawozdania finansowego. Zapewnienie ciągłości i kontynuacji przyjętych zasad (art. 5 uor) wyraża się także w sposobie prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Najczęściej porównywalne obszary to przyjęte w danym roku do stosowania: zakładowy plan kont, zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, powiązania z kontami księgi głównej. W optymalnym wariancie przyjęte do stosowania konta, w tym wykaz kont księgi głównej, powinny zachować te same określenia i zasady grupowania informacji ekonomicznych.

Wprowadzanie bilansu otwarcia dla nowego roku obrotowego jest zawsze pretekstem do uporządkowania numeracji kont i ich nazw. Przypisanie do numerów kont odpowiednich nazw korespondujących z treścią ekonomiczną pozwala na prawidłowe agregowanie zdarzeń gospodarczych. Ułatwia również sporządzanie sprawozdań finansowych. Niestety, pomysł na zmiany, projekt nowego planu kont trzeba mieć już w pierwszych dniach stycznia - przed wprowadzeniem pierwszych zapisów księgowych. W nowym planie kont lub nawet częściowo zmienionym bilans otwarcia musi być wprowadzony jak każdy dowód księgowy.

Generalnie księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu komputera w kolejnych latach muszą być zorganizowane w taki sam sposób. Podobnie należy zachować ten sam sposób przetwarzania danych, stosowane uprzednio algorytmy i parametry. Bez względu na stosowane techniki podstawą zachowania ciągłości jest ujęcie w księgach rachunkowych bilansu otwarcia w wysokości bilansu zamknięcia okresu ubiegłego.

Czasami jednak bilans zamknięcia i bilans otwarcia mogą wykazywać różne wartości, co może być wynikiem:

1) zmian w ustawie o rachunkowości wchodzących w życie w dniu otwierania ksiąg rachunkowych,

2) innego agregowania i prezentowania wartości (np. podział jednostki, łączenie),

3) różnic w treściach ekonomicznych.

Co do zasady, wykazane w księgach rachunkowych stany kont aktywnych oraz kont pasywnych na dzień ich zamknięcia i otwarcia ujmuje się w tej samej wysokości (art. 5 ust. 1 uor). Zasada ta obowiązuje podmioty kontynuujące działalność w niezmienionym zakresie i stanie prawnym. Tak więc bilans otwarcia musi odpowiadać wartościom bilansu zamknięcia na koniec roku poprzedzającego - nie ma żadnych odstępstw i wyjątków.

Zdarza się bardzo często, że część urządzeń księgowych jest prowadzona w jednostce, a same księgi rachunkowe w usługowym biurze rachunkowym. Jednostki pozostawiają sobie prowadzenie urządzeń pomocniczych.

Najczęściej prowadzi się: ewidencję środków trwałych, w tym księgę inwentarzową oraz tabele amortyzacji i umorzeń, ewidencje ilościowo-wartościowe lub tylko ewidencję ilościową w zakresie zapasów, ewidencje wynagrodzeń i składek na ubezpieczenie społeczne pracowników itp. Za prowadzenie ksiąg rachunkowych, ich zamykanie i otwieranie odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki. Kierownik jednostki ponosi także odpowiedzialność za zatwierdzenie dokumentacji (opisu) przyjętych przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości (art. 10 ust. 1 uor).

Nawet jeżeli księgi rachunkowe są prowadzone usługowo w biurze rachunkowym, to po zakończeniu okresu sprawozdawczego księgi jako komplet dowodów źródłowych i sporządzonej na ich podstawie dokumentacji powinny znaleźć się w jednostce. Dokumentacja jest zatwierdzana przez kierownika jednostki (art. 4 ust. 5, art. 10 ust. 2 uor), a urządzenia prowadzone w dwóch różnych miejscach muszą być wewnętrznie zgodne.

Otwierając księgi rachunkowe w styczniu 2007 r., nie zawsze będziemy pewni ich ostatecznego kształtu.

Decyzje o zmianach mogą zapaść w następnych miesiącach. Dlatego też otwierając księgi rachunkowe na 1 stycznia, trzeba wziąć pod uwagę różne przyszłe zdarzenia.

Można zmianom „wyjść naprzeciw” - opracować propozycje i uzyskać akceptację kierownika jednostki, najpóźniej w styczniu. W innym przypadku należy tak zbudować i zorganizować zakładowy plan kont, żeby możliwe było wprowadzenie zmian w urządzeniach dodatkowych.

- Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

- Wszystkie urządzenia składające się na księgi rachunkowe otwiera się na dany okres od nowa, nawet jeżeli istnieją fizyczne możliwości kontynuowania zapisów.

- Bilans otwarcia musi odpowiadać wartościom bilansu zamknięcia na koniec roku poprzedzającego.