REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak chronić dane finansowe w środowisku informatycznym rachunkowości

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Izabela Szczepankiewicz Elżbieta

REKLAMA

W informatycznych systemach prowadzenia ksiąg rachunkowych liczba elementów wywołujących zagrożenia jest znacznie większa niż w tradycyjnych, manualnych systemach rachunkowości. Zagrożenia te stają się coraz trudniejsze do przewidzenia i wykrycia, a ich skutki są trudne do usunięcia.

Audytorzy coraz większą uwagę zwracają na tzw. środowisko informatyczne rachunkowości i na kwestię prawidłowego zabezpieczenia danych finansowych.

 

REKLAMA

Autopromocja


W rozumieniu Międzynarodowych Standardów Rewizji Finansowej (MSRF) środowisko systemów informatycznych rachunkowości istnieje, gdy komputer określonego rodzaju i pojemności operacyjnej został przez firmę włączony w proces przetwarzania informacji finansowych o istotnym znaczeniu dla rewizji - niezależnie od tego, czy komputer ten działa w samym przedsiębiorstwie, czy też używa go strona trzecia (np. w warunkach zleconego prowadzenia ksiąg rachunkowych).


Audytor w szczególności zwróci uwagę na najczęściej występujące zagrożenia bezpieczeństwa danych, które wiążą się z:

l dostępem do systemu informatycznego przez osoby nieuprawnione

l niewłaściwym postępowaniem z nośnikami danych, zarówno papierowymi, jak i elektronicznymi

Dalszy ciąg materiału pod wideo

l możliwością ujawnienia identyfikatora i hasła użytkownika innym osobom

l możliwością podglądu zawartości ekranu monitora przez osoby nieuprawnione

l stosowaniem korupcji oraz szantażu wobec pracowników firmy w celu wydobycia informacji

l zagubieniem dokumentów lub nośników danych

l błędami podczas wprowadzania danych przez operatorów

l uszkodzeniem nośników magnetycznych

l błędami procedur przetwarzania, działaniem oprogramowania niezgodnym ze specyfikacją lub brakiem specyfikacji określającej algorytmy przetwarzania danych

l utratą integralności danych na skutek awarii sprzętu lub oprogramowania

l możliwością dokonania fałszerstwa danych lub nadużycia danych

l działaniem wirusów, robaków i innego szkodliwego oprogramowania

hackingiem, podsłuchem linii transmisyjnych, podsłuchem akustycznym, działaniem oprogramowania szpiegowskiego (tzw. Spyware)

l utratą integralności danych podczas transmisji danych

l możliwością wystąpienia różnego typu awarii: zasilania elektrycznego, oprogramowania systemowego, oprogramowania użytkowego, sprzętu komputerowego, okablowania lub urządzeń sieci lokalnej lub rozległej

l kradzieżą sprzętu lub nośników

l niewłaściwym użytkowaniem sprzętu komputerowego

l niezachowaniem parametrów środowiskowych dla eksploatacji sprzętu komputerowego (awaria klimatyzacji, nadmierne nasłonecznienie, nadmierna wilgotność)

l uszkodzeniem łączy transmisyjnych

l usunięciem danych na skutek błędu użytkowników lub administratorów systemów

l celowym lub przypadkowym zniszczeniem danych na skutek impulsu elektromagnetycznego

l niedostosowaniem wydajności systemu lub pojemności systemu do potrzeb firmy

l zniszczeniem systemu na skutek powodzi, pożaru, zalania, zadymienia i innych zdarzeń losowych

REKLAMA


Cechą charakterystyczną zastosowania komputerów w rachunkowości jest koncentracja funkcji i wiedzy personelu. Polega ona na tym, że liczba osób zaangażowanych przy przetwarzaniu danych księgowych jest znacznie mniejsza niż w środowisku tradycyjnym. Może to nieść ze sobą zagrożenia (np. personel, znając dokładnie system, a także zdając sobie sprawę z niedoskonałości mechanizmów kontroli wewnętrznej, może zmieniać programy lub dane podczas ich przechowywania bądź przetwarzania). Niebezpieczeństwo takie istnieje zwłaszcza wtedy, gdy nie występuje kontrola oparta na podziale funkcji lub gdy nie jest ona dość skuteczna.


Do grupy osób wpływających pośrednio na działanie omawianego systemu należą też wszyscy projektujący i konstruujący sprzęt, oprogramowanie systemowe i dokumentację systemu informatycznego. Ingerować w system, zarówno w sposób bezpośredni, jak i pośredni, przejmując nielegalnie funkcje osób uprawnionych, mogą również tzw. hakerzy.


Polityka bezpieczeństwa zasobów informatycznych w firmie powinna uwzględniać dwa aspekty:

1) zagrożenia związane z elementami środowiska informatycznego wewnątrz podmiotu,

2) ryzyko płynące z zewnątrz podmiotu, a związane np. z dostępem do sieci publicznych (Internet) czy przetwarzaniem rozproszonym.

REKLAMA


Przy opracowywaniu zasad bezpieczeństwa zasobów informatycznych pierwszym aspektem analizy powinny być ryzyka wewnętrzne, które wiążą się z zasobami informatycznymi. Przede wszystkim przy braku stosowania odpowiednich zasad ochrony zasobów informatycznych podmiotu istnieje możliwość uszkodzenia lub zniszczenia komputerowych zbiorów danych, oprogramowania lub sprzętu komputerowego.

Niewłaściwie skonfigurowane lub źle zabezpieczone sieci lokalne (w których pracują podsystemy informatyczne rachunkowości), czy nawet jednostanowiskowy, niedopracowany system ewidencji księgowej mogą dawać pełną gamę możliwości przekłamań, błędów i nadużyć, a niekiedy prowadzić do przestępstw komputerowych.


Część procedur kontroli wewnętrznej w systemie informatycznym rachunkowości może być realizowana programowo
. Jeśli przewidziano odpowiednie mechanizmy kontroli, w zbiorach danych zapisywane są operacje spełniające warunki kontroli, natomiast treści błędne są na ogół odrzucane przez system. Użytkownik systemu finansowo-księgowego spotyka się z programowymi kontrolami poprawności ujawniającymi się podczas ewidencji operacji gospodarczych w systemie.


Gdy program komputerowy nie został przetestowany na etapie wdrożenia, może konsekwentnie niewłaściwie przetwarzać dane w operacjach, dla których stworzono błędne algorytmy lub parametry przetwarzania.

Przetwarzanie danych w systemie może być wsadowe lub bieżące. Przetwarzanie wsadowe polega na tym, że zaewidencjonowane operacje zapisywane są w plikach, w których przechowywane są do momentu księgowania. Księgowanie wykonuje się okresowo (np. raz w miesiącu). Zaletą tej metody jest możliwość sprawdzenia i poprawienia danych przed księgowaniem. Natomiast wadą to, że aktualizowanie zbiorów danych następuje dopiero w momencie księgowania.


Podczas przetwarzania bieżącego zaletą jest to, że nie gromadzi się plików dokumentów oraz nie ogranicza się ich terminami przetwarzania. Każde zarejestrowane zdarzenie automatycznie aktualizuje wszystkie związane z nim zbiory w bazie danych - powiązane z nim salda kont, wykazy sald i obrotów, bilans oraz rachunek zysków i strat. Jednak w przypadku wprowadzenia błędnej danej mogą wystąpić błędy na różnych kontach i w różnych zbiorach.


Praktyka wypracowała jeszcze jeden system przetwarzania danych (tzw. system aktualizacji w „tle”) łączący elementy przetwarzania wsadowego i bieżącego. Jest to proces aktualizacji bezpośredniej zbioru „memo” z odłożonym w czasie procesem przetwarzania. Łączy on zalety obydwóch systemów. Pojedyncze operacje (lub dowody zbiorcze) wprowadza się do dokumentów w tzw. buforze (pamięci tymczasowej), a następnie przechowuje się je do momentu zaksięgowania. W przypadku większości zintegrowanych systemów na tym etapie system pozwala tworzyć wydruki próbne sprawozdań czy obrotów na kontach księgi głównej, zaktualizowane o operacje niezaksięgowane (po zaznaczeniu opcji uwzględnienia danych z bufora). Po dokładnym sprawdzeniu, uzupełnieniu i poprawieniu błędów okresowo przeprowadza się księgowanie dokumentów (np. w końcu miesiąca). Wówczas ostatecznie aktualizuje się księga główna.


Następną cechą, która może mieć zarówno pozytywne, jak i negatywne skutki, jest możliwość generowania operacji księgowych przez system informatyczny (np. automatyczne naliczanie odsetek, amortyzacji czy rozliczanie kosztów). Operacja ta może być inicjowana przez system automatycznie na podstawie odpowiednich danych, parametrów i procedur programowych. Ze względu na brak „ścieżki rewizyjnej” obie te sytuacje utrudniają rewizję finansową.


Coraz częściej mamy także do czynienia z wprowadzaniem do systemu informatycznego rachunkowości danych bez towarzyszących im dokumentów księgowych. W takiej sytuacji oprócz trudności związanych z badaniem śladu rewizyjnego można napotkać problem niemożności zweryfikowania wyników procedur dokonywanych w systemie (szczególnie w przetwarzaniu wielofazowym), jeśli nie są w nim sporządzane na papierze wydruki kontrolne.


Wraz z rozwojem technologii i wiedzy oraz dostępem do sieci publicznych (Internet, poczta elektroniczna, usługi bankowe itp.) pojawiają się nowe zagrożenia dotyczące bezpieczeństwa komunikacji, sieci i danych.

Audytor zwróci uwagę w szczególności na ryzyko pozyskiwania i wykorzystania informacji wewnętrznych podmiotu i wykorzystania ich przez szpiegów przemysłowych czy inne nieupoważnione osoby.


Zwiększenie bezpieczeństwa zasobów informatycznych powinno być jedną z głównych dziedzin zainteresowania kierownictwa firmy. Wymaga prowadzenia ciągłej analizy ryzyka systemów informatycznych i systemu zabezpieczeń. Kierownictwo powinno identyfikować te informacje i drogi ich obiegu, których utrata lub ujawnienie mogą być szkodliwe dla firmy, powodować naruszenie zaufania inwestorów, skutki prawne, utratę wizerunku firmy na rynku i pogłębić trudności finansowe.


W 2005 r. pojawiły się dwa nowe zagrożenia dla bezpieczeństwa informacji, określane jako „phishing” i „pharming”, polegające na nakłanianiu ludzi do ujawniania poufnych informacji przy użyciu fałszywej poczty elektronicznej i fałszywych stron internetowych. Te dwie formy ataków są ukierunkowane na pracowników firm. Istotną rolę w zmniejszeniu tego ryzyka może odegrać ścisła weryfikacja klientów, szkolenia pracowników i wiedza o potencjalnych zagrożeniach. Tymczasem, jak wykazało badanie przeprowadzone przez Deloitte, szkolenia i wiedza w zakresie bezpieczeństwa nie są uznawane przez zarządy za zagadnienia kluczowe. Szkolenia lub inne przedsięwzięcia poszerzające wiedzę w tym zakresie planuje na najbliższe 12 miesięcy mniej niż połowa (46%) respondentów. Niepokojący jest także fakt, że szkolenia i poszerzanie wiedzy o potencjalnych zagrożeniach znalazły się na końcu listy priorytetowych zagadnień związanych z bezpieczeństwem informacji. Respondenci cenią wyżej przestrzeganie procedur (74%), raportowanie i pomiary (61%). Te wyniki znalazły też odzwierciedlenie w planach inwestycyjnych instytucji finansowych w zakresie bezpieczeństwa: najwięcej pieniędzy ma zostać przeznaczonych na narzędzia zabezpieczające (64%), podczas gdy jedynie 15% - na szkolenia i zwiększanie wiedzy pracowników.


Kilkanaście miesięcy temu autorka przeprowadziła badania na próbie 107 dużych, średnich i małych polskich podmiotów. Z badań wynika, że 53% urzędów, 40% firm oraz 63% banków doświadczyło niespodziewanej przerwy w działaniu systemów rachunkowości w ciągu 12 ostatnich miesięcy. Z tego tylko 61% przedsiębiorstw i urzędów oprócz usuwania skutków bada także przyczyny niedostępności systemów informatycznych.


Respondenci podali, że przyczyną 43% przypadków niedostępności systemów informatycznych rachunkowości są wirusy i inne szkodliwe programy, 33% jest wynikiem awarii oprogramowania, 33% - awarii sprzętu komputerowego, w 27% przyczyną jest niedostateczna wydajność systemów, 10% stanowią błędy obsługi powodowane przez użytkowników, aż 10% to celowe działania pracowników, a tylko 2% to ataki hakerów.

Aż w 42% podmiotów nie opracowano dokumentów (procedur, instrukcji, szczegółowych polityk) opisujących system bezpieczeństwa danych informatycznych, a 51% podmiotów nie posiada procedur awaryjnych dla systemów informatycznych rachunkowości.


Spośród badanych podmiotów 43% z nich nie organizuje żadnych szkoleń dla pracowników w zakresie bezpieczeństwa danych informatycznych, a 32% podmiotów organizuje szkolenia jednorazowe. Nowo zatrudnionych użytkowników systemów w zakresie bezpieczeństwa danych informatycznych szkoli tylko 37% podmiotów.


Podstawa prawna:
- MSRF Nr 401 w: Międzynarodowe Standardy Rewizji Finansowej 2001, International Federation of Accountants, Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, Warszawa 2001.


dr Elżbieta Izabela Szczepankiewicz

audytor wewnętrzny, wykładowca WSHiR w Poznaniu

 
 
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zatrudnianie cudzoziemców - zmiany od 1 czerwca 2025 r. Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia, rejestr umów o pracę, legalność pobytu obywateli Ukrainy, cyfrowe wnioski i wyższe kary

Nowe przepisy dotyczące zasad zatrudniania cudzoziemców w Polsce zaczną obowiązywać od 1 czerwca 2025 roku. Regulacje określają warunki, na jakich możliwe będzie legalne powierzenie pracy obcokrajowcom. Sprawdzamy, czy nowe przepisy wprowadzają ułatwienia i w jaki sposób zmieniają procedurę zatrudniania cudzoziemców.

Kary umowne a koszty podatkowe – korzystny wyrok dla podatników

W wyroku z 6 maja 2025 r., sygn. II FSK 1012/22 Naczelny Sąd Administracyjny zgodził się z stanowiskiem, że kary umowne mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli niewykonanie dostawy - nie wynikało z winy spółki. Niepewność w tej sprawie wynikała z wykładni art. 16 ust 1 pkt 22 ustawy o CIT, w którym określono jakie kary umowne i odszkodowania nie mogą być uznane za koszty podatkowe. W orzecznictwie przepis ten jest interpretowany literalnie, uznając że pozostałe rodzaje wypłat odszkodowawczych niż wskazane w przepisie mogą być uznane za koszt podatkowy.

Czy zawód księgowego powinien być certyfikowany? Ministerstwo Finansów analizuje możliwe zmiany

Od 2014 roku w Polsce nie można już uzyskać certyfikatu księgowego wydanego przez Ministra Finansów. W wyniku przeprowadzonej wówczas deregulacji zawód księgowego został formalnie otwarty – obecnie nie wymaga żadnych licencji ani zezwoleń państwowych. Choć miało to na celu ułatwienie dostępu do zawodu, skutki tej zmiany do dziś budzą mieszane opinie w branży. Temat ten nie jest również obojętny dla Ministerstwa Finansów.

Kto i kiedy może ponieść odpowiedzialność karną za niezłożenie wniosku o upadłość spółki handlowej (np. sp. z o.o.)

Złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki handlowej to obowiązek, który spoczywa na barkach między innymi członków zarządu i likwidatorów. Niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki pomimo powstania warunków uzasadniających upadłość spółki jest przestępstwem, które zostało uregulowane nie w Kodeksie karnym, a w Kodeksie spółek handlowych.

REKLAMA

Komunikat ZUS: 2 czerwca 2025 r. mija ważny termin dla przedsiębiorców. Chodzi o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina przedsiębiorcom, że do 2 czerwca 2025 r. należy zweryfikować i odesłać przez PUE/eZUS wniosek o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej.

ZUS odbiera zasiłki za błędy dotyczące składek sprzed 2022 roku – Rzecznik MŚP interweniuje

Do Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców wpływa coraz więcej dramatycznych spraw dotyczących decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w których organ odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, wskazując, że przedsiębiorcy nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu za okres sprzed 2022 roku.

Podatnik zapłacił zaległy podatek ale nie zatrzymało to egzekucji. Urząd skarbowy wykorzystał pomyłkę w przelewie. Winą obarczył podatnika i automatyzację systemu

Absurdów podatkowych nie brakuje. Dla przykładu można podać historię przedsiębiorcy, który nie uregulował w terminie podatku, za co otrzymał upomnienie z urzędu skarbowego. Dokonując wpłaty, popełnił niezamierzony błąd, który spowodował kolejne konsekwencje. W efekcie na jego koncie jednocześnie wystąpiła niedopłata i nadpłata podatku. Ministerstwo Finansów, komentując ww. sprawę, wskazuje obowiązujące przepisy, zaś eksperci przekonują, że urzędnicy mogli zachować się inaczej. Resort zaznacza, że proces obsługi wpłat podatników jest zautomatyzowany, a w opisywanej sytuacji nie można mówić o błędzie systemowym. Wśród znawców tematu nie brakuje opinii, że zbyt sztywne przepisy i procedury podatkowe mogą właściwie stanowić pułapkę dla przedsiębiorców.

PKWiU 2025 - nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług jeszcze w 2025 roku

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015. Od kiedy?

REKLAMA

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

Usługi dietetyczne są zwolnione z VAT. Ale nie te dla osób zdrowych. Dlaczego?

Usługi dietetyczne, które nie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego (związanego z celem medycznym), w szeregu przypadków nie mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów do 200 000 zł rocznie). Oznacza to, że dietetycy świadczący usługi doradztwa w zakresie dietetyki (konsultacji indywidualnych) opodatkowane VAT muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wysokości swoich obrotów i doliczać do ceny swoich usług netto podatek VAT w stawce 23%. Problem w tym, że wiele usług dietetyków ma charakter złożony (szkolenia z zakresu diet, podawanie w internecie pakietów diet dla osób zaliczanych do określonych kategorii wiekowych itp). Dlaczego usługi dietetyków świadczone na rzecz osób zdrowych nie korzystają ze zwolnienia z VAT wyjaśnił WSA w Gliwicach w wyroku z 29 stycznia 2025 r.

REKLAMA