REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prowadzić ewidencję środków trwałych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Edyta Dobrowolska

REKLAMA

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą i rozliczająca się z fiskusem na podstawie księgi przychodów powinna dodatkowo prowadzić ewidencję środków trwałych, o ile tylko wykorzystuje w działalności maszyny, urządzenia lub wartości niematerialne albo prawne dłużej niż przez rok.


Zgodnie z art. 22n ust. 2 ustawy o PIT podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów są obowiązani do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Prowadzenie jej jest niezbędne do zaliczania amortyzacji w koszty działalności. Zgodnie bowiem z art. 22n ust. 6 ustawy w razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. W razie późniejszego wprowadzenia uznaje się, że środek trwały nie został ujawniony. Ma to takie konsekwencje, że odpisów amortyzacyjnych od ujawnionego środka trwałego nieobjętego dotychczas ewidencją dokonuje się dopiero począwszy od miesiąca następującego po tym, w którym środki zostały wprowadzone do ewidencji.

W razie zmiany formy opodatkowania podatnicy, zakładając ewidencję, uwzględniają w niej odpisy amortyzacyjne przypadające za okres opodatkowania w formie zryczałtowanego podatku dochodowego.


Dane porządkowe


Przepisy podatkowe nie zawierają urzędowego wzoru ewidencji środków trwałych. Oznacza to, że podatnik nie musi koniecznie ewidencji tej prowadzić w specjalnej księdze (na druku akcydensowym). Rolę ewidencji może pełnić nawet odręcznie prowadzony dokument, pod warunkiem jednak że będzie zawierał co najmniej pozycje wymagane przywołanym przepisem.

Jak każda ewidencja czy inny dokument o charakterze księgowym, ewidencja środków trwałych prowadzona przez podatnika powinna być uporządkowana wedle liczby kolejnych zapisów. Należy je sporządzać chronologicznie, odrębnie dla każdego roku podatkowego.

Podatnik prowadzący ewidencję środków trwałych jest zobowiązany podać w niej datę nabycia środka trwałego lub wartości niematerialnych lub prawnych. Niekoniecznie musi to być data równoznaczna z wpisem do ewidencji czy tym bardziej z datą przyjęcia do używania. Dniem nabycia jest zazwyczaj data figurująca na fakturze, rachunku albo umowie przenoszącej prawo do środka trwałego na podatnika, który zamierza prowadzić amortyzację.

Może jednak być tak, że rzecz w momencie nabycia nie nadawała się do używania, ponieważ np. była niesprawna i wymagała naprawy lub modernizacji. Trzeba tu bowiem mieć na uwadze, że amortyzacji podlegają stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, środki lub wartości, które są kompletne i zdatne do użytku w chwili przyjęcia do używania.

Jeśli więc data nabycia i przyjęcia do używania nie są tożsame, dla chronologii zapisów ważniejsza jest data przyjęcia do używania, bo to ona decyduje o terminie, od którego rozpocznie się amortyzacja.


Podstawa zapisów


Przepisy nie określają precyzyjnie, jakim dokumentem musi być ten, który stwierdza nabycie. O ile więc w księdze przychodów i rozchodów można dokonywać zapisów wyłącznie na podstawie tzw. dokumentów księgowych, a stosowne rozporządzenie jednoznacznie przesądza, które spełniają te kryteria, o tyle w przypadku zapisów w ewidencji środków trwałych może to być dowolny dokument. Jeśli więc podatnik zdecyduje się np. na zakwalifikowanie do środków trwałych firmy (do wyłącznego wykorzystywania ich dla celów działalności) rzeczy, które nabył dużo wcześniej, niż rozpoczął działalność gospodarczą, to rolę takiego dokumentu może spełnić nawet oświadczenie podatnika, że ową rzecz nabył w określonym terminie lub że stanowi ona jego własność.

Nadanie wpisywanemu do ewidencji środkowi trwałemu właściwego symbolu jest ważne także dla prawidłowego ustalenia rocznej stawki amortyzacyjnej oraz ewentualnie ustalenia, czy w przypadku tego środka można skorzystać z możliwości niestandardowego sposobu ustalania (głównie podwyższania) rocznych stawek amortyzacji.


Wartość i stawka


Jedną z newralgicznych pozycji ewidencji środków trwałych jest kolumna służąca do wpisania wartości początkowej. Jej niewłaściwe ustalenie jest przyczyną błędów najczęściej popełnianych przez podatników, zwłaszcza gdy wartość początkowa odbiega od kwoty figurującej na fakturze stanowiącej podstawę zapisu, bo np. środek trwały przed oddaniem do używania był jeszcze ulepszany lub został wytworzony we własnym zakresie przez podatnika.

Sposobom ustalania wartości początkowej poświęcony jest cały art. 22g ustawy o PIT.

Prócz podstawowej stawki amortyzacyjnej (wynikającej z wykazu rocznych stawek amortyzacyjnych, który stanowi załącznik do ustawy) można podać wysokość współczynnika, który ewentualnie został zastosowany dla podwyższenia stawki amortyzacyjnej (np. w związku z tym, że przedmiotem amortyzacji jest po raz pierwszy wprowadzony do ewidencji używany środek trwały, jest nim środek trwały konfrontowany z szybkim postępem technicznym albo podatnik korzysta z degresywnej metody amortyzacji). W konsekwencji - w ewidencji powinna pojawić się kolejna kolumna, w której określa się finalną stawkę amortyzacyjną stosowaną w danym roku.


Wartość początkowa


Te kolumny w ewidencji wypełnia się, tylko gdy w roku podatkowym, dla którego prowadzona jest ewidencja, zajdzie potrzeba zaktualizowania wartości początkowej. Generalnie zdarza się to w trzech przypadkach. Po pierwsze, gdy nastąpiło ulepszenie lub rozbudowa środka trwałego, a suma wydatków poniesionych na jego przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3,5 tys. zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.

Drugi przypadek pojawia się, gdy podatnik stosuje degresywną metodę amortyzacji i w związku z tym na początku kolejnego roku aktualizuje wartość początkową, od której nalicza amortyzację. Trzeci - gdy nastąpiło trwałe odłączenie od środka trwałego części składowej lub peryferyjnej.

Gdy zachodzi jedna z tych okoliczności, trzeba też wypełnić kolumnę zatytułowaną zaktualizowana kwota odpisów amortyzacyjnych. Gdy natomiast dojdzie do zaktualizowania wartości początkowej wskutek ulepszenia lub rozbudowy, w oddzielnej kolumnie należy podać wartość tego ulepszenia.


Data likwidacji zbycia


Prawidłowo prowadzona ewidencja powinna zawierać dane dotyczące wykreślenia składnika majątku z ewidencji.

Taką przyczyną może być likwidacja (wówczas dodatkowo poza datą likwidacji powinna być podana także jej przyczyna), zbycie, kradzież itp.


CO W EWIDENCJI ŚRODKÓW TRWAŁYCH


Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów są obowiązani prowadzić ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zawierającą co najmniej:

- liczbę porządkową i datę nabycia,

- datę przyjęcia do używania,

- określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,

- określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,

- symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,

- wartość początkową,

- stawkę amortyzacyjną,

- kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony,

- zaktualizowaną wartość początkową,

- zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,

- wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,

- datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.


EDYTA DOBROWOLSKA

gp@infor.pl


PODSTAWA PRAWNA

- Art. 22a-22o ustawy z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. nr 144, poz. 930 ze zm.).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Fakturowanie w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

Wydział Prasowy Biura Komunikacji i Promocji Ministerstwa Finansów przesłało do naszej redakcji wyjaśnienia do artykułu "KSeF 2026. Jak dokumentować transakcje od 1 lutego? Prof. Modzelewski: Podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy (nota obciążeniowa, faktura handlowa)" z prośbą o sprostowanie. Publikujemy poniżej w całości wyjaśnienia Ministerstwa.

Zmiany w ustawie o doradztwie podatkowym od 2026 roku: doprecyzowanie kompetencji i strój urzędowy doradców podatkowych, nowości w egzaminach

W dniu 9 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy zmieniającej ustawę o doradztwie podatkowym oraz ustawę – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Przepisy dotyczące doradztwa podatkowego zostają dostosowane do współczesnych realiów prawnych, technologicznych i rynkowych. Nowe rozwiązania mają poprawić funkcjonowanie samorządu zawodowego doradców podatkowych.

Zasady korzystania z KSeF od lutego 2026 r. – uprawnienia, uwierzytelnianie, faktury, wymogi techniczne. Co i jak ureguluje nowe rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki?

Dla polskich podatników VAT od 1 lutego 2026 r. (dla większości od 1 kwietnia 2026 r.) rozpocznie się zupełnie nowy rozdział. Zasadniczej zmianie ulegną zasady fakturowania, które będzie obowiązkowo przebiegało w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSef). Jednym z kluczowych aktów prawnych dotyczących obowiązkowego KSeF ma być rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Najnowszy projekt tego rozporządzenia (datowany na 26 sierpnia 2025 r.), przechodzi aktualnie fazy konsultacji publicznych, uzgodnień międzyresortowych i opiniowania. Oczywiście w toku rządowej procedury legislacyjnej projekt może ulec pewnym zmianom ale na pewno nie będą to zmiany zasadnicze. Jest to bowiem już kolejny projekt tego rozporządzenia (prace nad nim zaczęły się w Ministerstwie Finansów pod koniec 2023 roku) i uwzględnia on liczne, wcześniej zgłoszone uwagi i wnioski.

Nowa faktura VAT (ustrukturyzowana) w 2026 r. Jak będzie wyglądać – wizualizacja, zakres danych, kody QR

W 2026 roku w Polsce obowiązkowe stanie się korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Będzie to miało w szczególności ten skutek, że tradycyjne faktury papierowe i elektroniczne w formacie PDF zostaną zastąpione przez faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Każda taka faktura będzie miała jednolitą strukturę danych określoną przez Ministerstwo Finansów, co zapewni spójność i automatyzację w obiegu dokumentów. Dodatkowo faktury udostępniane poza systemem KSeF będą musiały być oznaczone kodem weryfikującym, najczęściej w formie kodu QR. Będzie to wymagało odpowiedniego oznaczenia. Faktura w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) znacząco różni się od tradycyjnych faktur papierowych czy elektronicznych w formacie PDF.

REKLAMA

KSeF - kto ponosi ryzyko?

Krajowy System e-Faktur już całkiem niedługo stanie się obowiązkowym narzędziem do rozliczeń VAT w obrocie gospodarczym. Jest to chyba najbardziej ambitny projekt cyfryzacji podatkowej w Polsce, mający na celu ograniczenie szarej strefy, przyspieszenie rozliczeń VAT i zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego.

e-Paragony 2.2 - nowe funkcje w aplikacji Ministerstwa Finansów. Komu i do czego mogą się przydać?

Ministerstwo Finansów poinformowało 8 września 2025 r., że udostępniło nową wersję (2.2) aplikacji mobilnej e-Paragony. Kolejna wersja tej aplikacji pozwala na udostępnianie i import paragonu, a także współdzielenie karty e-Paragony. Dzięki temu można gromadzić paragony elektroniczne na kilku urządzeniach. To wygodne rozwiązanie, które pomaga zarządzać wydatkami rodzinnymi. e-Paragony to bezpłatna aplikacja, dzięki której można przechowywać w smartfonie paragony w formie elektronicznej. Aplikacja jest całkowicie bezpieczna i anonimowa.

KSeF obowiązkowy: terminarz 2025/2026 [tabela]. Kto przekroczył 200 mln zł sprzedaży w 2024 r. musi wystawiać faktury w KSeF wcześniej

Od kiedy trzeba fakturować obowiązkowo za pośrednictwem KSeF – od 1 lutego czy 1 kwietnia 2026 r.? Okazuje się, że kluczowa w wyznaczeniu tego terminu jest wartość sprzedaży brutto osiągnięta w 2024 r., a nie, jak wcześniej zakładano, w 2025 r. To oznacza, że podatnicy już teraz mogą ustalić, od kiedy będą musieli stosować nowy obowiązek fakturowania. Próg graniczny to 200 mln zł obrotów brutto – kto go przekroczy, wdroży KSeF wcześniej. Dodatkowy czas (do końca 2026 r.) na przygotowanie przewidziano m.in. dla wystawiających faktury z kas rejestrujących i podmiotów o niewielkiej skali sprzedaży.

Koniec polskiego rolnictwa? Unia Europejska otwiera bramy dla taniej żywności z Ameryki Południowej

To może być początek końca polskiej wsi. Umowa z Mercosurem otwiera unijny rynek na wołowinę, drób, miód i cukier z Ameryki Południowej – tanie, masowe i nie do przebicia. Czy polskie rolnictwo czeka katastrofa?

REKLAMA

Webinar: Objaśnienia MF w podatku u źródła. W czym w praktyce pomogą?

Podatek u źródła od lat budzi wątpliwości. Zmieniające się przepisy, niejednoznaczne interpretacje oraz ryzyko odpowiedzialności sprawiają, że każda wskazówka ze strony resortu finansów ma istotne znaczenie w codziennej praktyce. Przyjrzymy się więc najnowszym objaśnieniom MF i ocenimy, w jakim zakresie mogą one pomóc w konkretnych przypadkach.

Jak przygotować się do KSeF? Praktyczne wskazówki i odpowiedzi na trudne pytania [Szkolenie online, już 10 września]

Jak przygotować się do KSeF? Pod takim tytułem odbędzie się szkolenie, na które serdecznie zapraszamy! Termin wydarzenia to 10 września 2025 roku, godz. 10:00-16:00.

REKLAMA