REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prowadzić ewidencję środków trwałych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Edyta Dobrowolska

REKLAMA

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą i rozliczająca się z fiskusem na podstawie księgi przychodów powinna dodatkowo prowadzić ewidencję środków trwałych, o ile tylko wykorzystuje w działalności maszyny, urządzenia lub wartości niematerialne albo prawne dłużej niż przez rok.


Zgodnie z art. 22n ust. 2 ustawy o PIT podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów są obowiązani do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Prowadzenie jej jest niezbędne do zaliczania amortyzacji w koszty działalności. Zgodnie bowiem z art. 22n ust. 6 ustawy w razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. W razie późniejszego wprowadzenia uznaje się, że środek trwały nie został ujawniony. Ma to takie konsekwencje, że odpisów amortyzacyjnych od ujawnionego środka trwałego nieobjętego dotychczas ewidencją dokonuje się dopiero począwszy od miesiąca następującego po tym, w którym środki zostały wprowadzone do ewidencji.

W razie zmiany formy opodatkowania podatnicy, zakładając ewidencję, uwzględniają w niej odpisy amortyzacyjne przypadające za okres opodatkowania w formie zryczałtowanego podatku dochodowego.


Dane porządkowe


Przepisy podatkowe nie zawierają urzędowego wzoru ewidencji środków trwałych. Oznacza to, że podatnik nie musi koniecznie ewidencji tej prowadzić w specjalnej księdze (na druku akcydensowym). Rolę ewidencji może pełnić nawet odręcznie prowadzony dokument, pod warunkiem jednak że będzie zawierał co najmniej pozycje wymagane przywołanym przepisem.

Jak każda ewidencja czy inny dokument o charakterze księgowym, ewidencja środków trwałych prowadzona przez podatnika powinna być uporządkowana wedle liczby kolejnych zapisów. Należy je sporządzać chronologicznie, odrębnie dla każdego roku podatkowego.

Podatnik prowadzący ewidencję środków trwałych jest zobowiązany podać w niej datę nabycia środka trwałego lub wartości niematerialnych lub prawnych. Niekoniecznie musi to być data równoznaczna z wpisem do ewidencji czy tym bardziej z datą przyjęcia do używania. Dniem nabycia jest zazwyczaj data figurująca na fakturze, rachunku albo umowie przenoszącej prawo do środka trwałego na podatnika, który zamierza prowadzić amortyzację.

Może jednak być tak, że rzecz w momencie nabycia nie nadawała się do używania, ponieważ np. była niesprawna i wymagała naprawy lub modernizacji. Trzeba tu bowiem mieć na uwadze, że amortyzacji podlegają stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, środki lub wartości, które są kompletne i zdatne do użytku w chwili przyjęcia do używania.

Jeśli więc data nabycia i przyjęcia do używania nie są tożsame, dla chronologii zapisów ważniejsza jest data przyjęcia do używania, bo to ona decyduje o terminie, od którego rozpocznie się amortyzacja.


Podstawa zapisów


Przepisy nie określają precyzyjnie, jakim dokumentem musi być ten, który stwierdza nabycie. O ile więc w księdze przychodów i rozchodów można dokonywać zapisów wyłącznie na podstawie tzw. dokumentów księgowych, a stosowne rozporządzenie jednoznacznie przesądza, które spełniają te kryteria, o tyle w przypadku zapisów w ewidencji środków trwałych może to być dowolny dokument. Jeśli więc podatnik zdecyduje się np. na zakwalifikowanie do środków trwałych firmy (do wyłącznego wykorzystywania ich dla celów działalności) rzeczy, które nabył dużo wcześniej, niż rozpoczął działalność gospodarczą, to rolę takiego dokumentu może spełnić nawet oświadczenie podatnika, że ową rzecz nabył w określonym terminie lub że stanowi ona jego własność.

Nadanie wpisywanemu do ewidencji środkowi trwałemu właściwego symbolu jest ważne także dla prawidłowego ustalenia rocznej stawki amortyzacyjnej oraz ewentualnie ustalenia, czy w przypadku tego środka można skorzystać z możliwości niestandardowego sposobu ustalania (głównie podwyższania) rocznych stawek amortyzacji.


Wartość i stawka


Jedną z newralgicznych pozycji ewidencji środków trwałych jest kolumna służąca do wpisania wartości początkowej. Jej niewłaściwe ustalenie jest przyczyną błędów najczęściej popełnianych przez podatników, zwłaszcza gdy wartość początkowa odbiega od kwoty figurującej na fakturze stanowiącej podstawę zapisu, bo np. środek trwały przed oddaniem do używania był jeszcze ulepszany lub został wytworzony we własnym zakresie przez podatnika.

Sposobom ustalania wartości początkowej poświęcony jest cały art. 22g ustawy o PIT.

Prócz podstawowej stawki amortyzacyjnej (wynikającej z wykazu rocznych stawek amortyzacyjnych, który stanowi załącznik do ustawy) można podać wysokość współczynnika, który ewentualnie został zastosowany dla podwyższenia stawki amortyzacyjnej (np. w związku z tym, że przedmiotem amortyzacji jest po raz pierwszy wprowadzony do ewidencji używany środek trwały, jest nim środek trwały konfrontowany z szybkim postępem technicznym albo podatnik korzysta z degresywnej metody amortyzacji). W konsekwencji - w ewidencji powinna pojawić się kolejna kolumna, w której określa się finalną stawkę amortyzacyjną stosowaną w danym roku.


Wartość początkowa


Te kolumny w ewidencji wypełnia się, tylko gdy w roku podatkowym, dla którego prowadzona jest ewidencja, zajdzie potrzeba zaktualizowania wartości początkowej. Generalnie zdarza się to w trzech przypadkach. Po pierwsze, gdy nastąpiło ulepszenie lub rozbudowa środka trwałego, a suma wydatków poniesionych na jego przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3,5 tys. zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.

Drugi przypadek pojawia się, gdy podatnik stosuje degresywną metodę amortyzacji i w związku z tym na początku kolejnego roku aktualizuje wartość początkową, od której nalicza amortyzację. Trzeci - gdy nastąpiło trwałe odłączenie od środka trwałego części składowej lub peryferyjnej.

Gdy zachodzi jedna z tych okoliczności, trzeba też wypełnić kolumnę zatytułowaną zaktualizowana kwota odpisów amortyzacyjnych. Gdy natomiast dojdzie do zaktualizowania wartości początkowej wskutek ulepszenia lub rozbudowy, w oddzielnej kolumnie należy podać wartość tego ulepszenia.


Data likwidacji zbycia


Prawidłowo prowadzona ewidencja powinna zawierać dane dotyczące wykreślenia składnika majątku z ewidencji.

Taką przyczyną może być likwidacja (wówczas dodatkowo poza datą likwidacji powinna być podana także jej przyczyna), zbycie, kradzież itp.


CO W EWIDENCJI ŚRODKÓW TRWAŁYCH


Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów są obowiązani prowadzić ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zawierającą co najmniej:

- liczbę porządkową i datę nabycia,

- datę przyjęcia do używania,

- określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,

- określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,

- symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,

- wartość początkową,

- stawkę amortyzacyjną,

- kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony,

- zaktualizowaną wartość początkową,

- zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,

- wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,

- datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.


EDYTA DOBROWOLSKA

gp@infor.pl


PODSTAWA PRAWNA

- Art. 22a-22o ustawy z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. nr 144, poz. 930 ze zm.).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

REKLAMA

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

REKLAMA