Przechowywane kopie faktur VAT nie muszą być papierowe

Spółka prowadzi działalność polegającą na wywozie odpadów, m.in. na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Świadczenie tych usług jest dokumentowane fakturami. Miesięcznie spółka wystawia ich około 15 000. Z wystawieniem faktury wiąże się jej ujęcie w elektronicznym systemie księgowym i rejestrze podatku należnego. Po ujęciu faktury w systemie księgowym system ten stale przechowuje jej kopię, co umożliwia wydrukowanie kopii faktury w dowolnym czasie.

Strona uznała, że przechowywanie kopii wystawionych faktur w postaci materialnej (papierowej) obciąża ją dodatkowymi kosztami i powoduje problemy z magazynowaniem ogromnych ilości dokumentów. W związku z tym spółka zwróciła się z wnioskiem o interpretację - czy w przypadku wystawiania faktur dokumentujących świadczenie usług wywozu odpadów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej możliwe jest przechowywanie kopii faktur w systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione? Spółka stoi na stanowisku, że przepisy prawa podatkowego nie formułują obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury w postaci papierowej. Jej zdaniem za prawnie dopuszczalne uznać należy, aby podatnik wystawiał fakturę i drukował jej oryginał przeznaczony dla kontrahenta, natomiast kopię przechowywał w systemie księgowym bez możliwości modyfikacji treści jej zapisów, z możliwością jej wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Spółka wskazała, że żaden przepis rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania (...) nie określa, w jakiej formie ma być przechowywana faktura zatrzymana przez sprzedawcę. Spółka wskazała również, że nie jest istotne, czy kopia faktury zostanie wydrukowana wraz z wydrukowaniem oryginału.

Naczelnik Urzędu Skarbowego uznał stanowisko spółki za nieprawidłowe. W uzasadnieniu stwierdził, że zgodnie z treścią § 21 ust. 1 i § 23 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie wystawiania i przechowywania faktur oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur - faktury i faktury korygujące są wystawiane w co najmniej dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać słowo „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej wyraz „KOPIA”. Organ dodał, że wszystkie egzemplarze faktury powinny być wystawione w ten sam sposób i w tej samej formie. Ponadto wskazał, że faktury powinny być przechowywane w oryginalnej postaci, tj. w takiej, w jakiej zostały wystawione, natomiast w formie elektronicznej faktury i faktury korygujące mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane po spełnieniu warunków określonych w § 4 rozporządzenia w sprawie e-faktur.

Dyrektor Izby Skarbowej w odpowiedzi na skargę spółki wniósł o jej oddalenie. Sprawa trafiła do sądu. WSA w Warszawie stwierdził, że skarga nie zasługiwała na uwzględnienie. Sąd uznał, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne wyłącznie po spełnieniu określonych przesłanek, w szczególności zagwarantowaniu autentyczności ich pochodzenia i integralności ich treści bezpiecznym podpisem elektronicznym.

WSA przyznał rację organom skarbowym. Twierdzenie skarżącej spółki, że w niektórych przypadkach kopia faktury może być przechowywana w formie elektronicznej, pomimo że oryginał został wystawiony w formie papierowej, WSA uznał za niemające uzasadnienia w obowiązujących przepisach.

Sprawa trafiła do NSA. Ten stwierdził, że przepisy wykonawcze do ustawy o VAT nie nakazują posiadania wyłącznie papierowych kopii faktur. Jeśli system komputerowy pozwala podatnikowi na wydrukowanie kopii na każde żądanie kontrolującego, to funkcja dokumentacyjna jest spełniona. NSA przyznał zatem rację podatnikowi.

Wiesława Moczydłowska

ekspert w zakresie podatków i rachunkowości