REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywane kopie faktur VAT nie muszą być papierowe

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Wiesława Moczydłowska

REKLAMA

Przepisy wykonawcze do ustawy o VAT nie nakazują posiadania wyłącznie papierowych kopii faktur. Jeśli system komputerowy pozwala podatnikowi na wydrukowanie kopii na każde żądanie kontrolującego, to funkcja dokumentacyjna jest spełniona – tak orzekł Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 3 listopada 2009 r. (sygn. akt I FSK 1169/08).

Spółka prowadzi działalność polegającą na wywozie odpadów, m.in. na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Świadczenie tych usług jest dokumentowane fakturami. Miesięcznie spółka wystawia ich około 15 000. Z wystawieniem faktury wiąże się jej ujęcie w elektronicznym systemie księgowym i rejestrze podatku należnego. Po ujęciu faktury w systemie księgowym system ten stale przechowuje jej kopię, co umożliwia wydrukowanie kopii faktury w dowolnym czasie.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Strona uznała, że przechowywanie kopii wystawionych faktur w postaci materialnej (papierowej) obciąża ją dodatkowymi kosztami i powoduje problemy z magazynowaniem ogromnych ilości dokumentów. W związku z tym spółka zwróciła się z wnioskiem o interpretację - czy w przypadku wystawiania faktur dokumentujących świadczenie usług wywozu odpadów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej możliwe jest przechowywanie kopii faktur w systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione? Spółka stoi na stanowisku, że przepisy prawa podatkowego nie formułują obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury w postaci papierowej. Jej zdaniem za prawnie dopuszczalne uznać należy, aby podatnik wystawiał fakturę i drukował jej oryginał przeznaczony dla kontrahenta, natomiast kopię przechowywał w systemie księgowym bez możliwości modyfikacji treści jej zapisów, z możliwością jej wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Spółka wskazała, że żaden przepis rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania (...) nie określa, w jakiej formie ma być przechowywana faktura zatrzymana przez sprzedawcę. Spółka wskazała również, że nie jest istotne, czy kopia faktury zostanie wydrukowana wraz z wydrukowaniem oryginału.

Naczelnik Urzędu Skarbowego uznał stanowisko spółki za nieprawidłowe. W uzasadnieniu stwierdził, że zgodnie z treścią § 21 ust. 1 i § 23 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie wystawiania i przechowywania faktur oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur - faktury i faktury korygujące są wystawiane w co najmniej dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać słowo „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej wyraz „KOPIA”. Organ dodał, że wszystkie egzemplarze faktury powinny być wystawione w ten sam sposób i w tej samej formie. Ponadto wskazał, że faktury powinny być przechowywane w oryginalnej postaci, tj. w takiej, w jakiej zostały wystawione, natomiast w formie elektronicznej faktury i faktury korygujące mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane po spełnieniu warunków określonych w § 4 rozporządzenia w sprawie e-faktur.

REKLAMA

Dyrektor Izby Skarbowej w odpowiedzi na skargę spółki wniósł o jej oddalenie. Sprawa trafiła do sądu. WSA w Warszawie stwierdził, że skarga nie zasługiwała na uwzględnienie. Sąd uznał, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne wyłącznie po spełnieniu określonych przesłanek, w szczególności zagwarantowaniu autentyczności ich pochodzenia i integralności ich treści bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

WSA przyznał rację organom skarbowym. Twierdzenie skarżącej spółki, że w niektórych przypadkach kopia faktury może być przechowywana w formie elektronicznej, pomimo że oryginał został wystawiony w formie papierowej, WSA uznał za niemające uzasadnienia w obowiązujących przepisach.

Sprawa trafiła do NSA. Ten stwierdził, że przepisy wykonawcze do ustawy o VAT nie nakazują posiadania wyłącznie papierowych kopii faktur. Jeśli system komputerowy pozwala podatnikowi na wydrukowanie kopii na każde żądanie kontrolującego, to funkcja dokumentacyjna jest spełniona. NSA przyznał zatem rację podatnikowi.

Wiesława Moczydłowska

ekspert w zakresie podatków i rachunkowości

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

REKLAMA

KSeF zmieni wszystko. Firmy mają mało czasu i dużo pracy – ostrzega doradca podatkowy Radosław Kowalski

Obowiązkowy KSeF wprowadzi prawdziwą rewolucję w fakturowaniu. Firmy muszą przygotować nie tylko systemy informatyczne, ale też ludzi i procedury – inaczej ryzykują chaos i błędy w rozliczeniach. O największych wyzwaniach, które czekają przedsiębiorców, księgowych i biura rachunkowe, mówi doradca podatkowy Radosław Kowalski, prelegent Kongresu KSeF.

Podatek od darowizn: kiedy zapłacisz, a kiedy unikniesz fiskusa

Wiele osób jest przekonanych, że darowizny w rodzinie są zawsze wolne od podatku. To nieprawda. Zwolnienie istnieje, ale tylko pod warunkiem, że obdarowany zgłosi darowiznę w terminie i udokumentuje przekazanie pieniędzy.

KSeF 2.0: księgowi (biura rachunkowe) będą nakłaniani do wystawiania faktur? Uwaga na odpowiedzialność karno-skarbową

Wraz z obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur wielu przedsiębiorców może próbować przerzucić na księgowych nie tylko nowe obowiązki, ale i odpowiedzialność. Eksperci ostrzegają: wystawienie faktury w imieniu klienta to nie tylko pomoc w formalnościach, lecz także osobiste ryzyko karno-skarbowe. Zanim biura rachunkowe zgodzą się na taką współpracę, powinny dokładnie rozważyć, gdzie kończy się ich rola, a zaczyna odpowiedzialność za cudzy biznes.

MCU rusza 1 listopada 2025 – jak uzyskać certyfikat KSeF?

1 listopada 2025 r. Ministerstwo Finansów uruchomi Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – nową funkcjonalność, która umożliwi nadawanie uprawnień użytkownikom i wydawanie certyfikatów KSeF. Certyfikaty te staną się podstawowym narzędziem uwierzytelnienia w systemie KSeF 2.0.

REKLAMA

KSeF za 3 miesiące wejdzie w życie. Czego księgowi boją się najbardziej?

KSeF to wciąż głęboka niepewność. Za 3 miesiące wchodzi w życie. Czego księgowi boją się najbardziej? Przedstawiamy wyniki badania przeprowadzonego przez SW Research na zlecenie fillup k24.

W KSeF 2.0 NIP jest kluczowy

Od 1 lutego 2026 r. każdy przedsiębiorca będzie odbierał e-faktury w KSeF. Tego samego dnia obowiązek wystawiania obejmie największe firmy, czyli te z obrotem powyżej 200 mln zł za 2024 r. Od 1 kwietnia 2026 r. dołączają pozostali, niezależnie od formy prawnej. Do końca 2026 r. działa okres przejściowy – można wystawiać poza KSeF, o ile w danym miesiącu łączna sprzedaż na takich fakturach nie przekroczy 10 tys. zł brutto. Po przekroczeniu limitu dokumenty wystawia się już w KSeF.

REKLAMA