Rozrachunki z tytułu VAT - ewidencja księgowa

Joanna Jesionowska

 

Rozrachunki z tytułu podatku od towarów i usług występują prawie we wszystkich jednostkach zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Opodatkowaniu VAT podlega zarówno odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenia usług na terytorium RP, jak i eksport i import towarów lub usług oraz inne czynności zrównane ze sprzedażą. Ponadto opodatkowaniu podlega również nabycie towarów od kontrahentów z terenu Unii Europejskiej oraz sprzedaż towarów tym kontrahentom, tj. wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów i wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Podstawą opodatkowania VAT jest obrót, czyli kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę podatku należnego. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy. Obrót zwiększa się o otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze mające bezpośredni wpływ na cenę (kwotę należną) towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika, pomniejszone o kwotę należnego podatku. Opodatkowaniu podlegają również pobrane zaliczki, przedpłaty, raty. Natomiast obrót zmniejszają udzielone rabaty (bonifikaty, opusty, reklamacje, skonta), wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych oraz zwróconych dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, a także kwoty wynikające z dokonanych korekt faktur.

Cechą charakterystyczną VAT jest możliwość obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z nabyciem towarów i usług. Generalnie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny. W konsekwencji więc podatek do zapłacenia stanowi różnicę pomiędzy podatkiem należnym a naliczonym za dany okres rozliczeniowy.

Biorąc pod uwagę, że jednostki muszą sporządzać deklarację podatkową VAT-7 i wykazywać w niej m.in. VAT naliczony oraz VAT należny, konieczne jest prowadzenie ewidencji w  taki sposób, aby możliwe było ustalenie oddzielnie tych wielkości oraz zobowiązania z tytułu VAT. W tym celu jednostki wyodrębniają  – w zależności od potrzeb – odpowiednie konta analityczne, które powinny umożliwić prawidłowe ustalenie wielkości VAT naliczonego, VAT należnego oraz zobowiązania lub należności z tytułu podatku od towarów i usług. Poniżej przedstawimy najczęściej stosowane w praktyce rozwiązanie oparte na dwóch kontach, a mianowicie:

1. Konto „VAT naliczony i jego rozliczenie”, które służy do ewidencji VAT naliczonego przy nabyciu towarów i usług, przy czym na koncie tym i na odpowiednich kontach analitycznych księguje się:

– podatek naliczony przy nabyciu towarów i usług zaliczanych do środków trwałych,

– podatek naliczony przy nabyciu towarów i usług pozostałych,

– podatek naliczony do odliczenia w późniejszym terminie (np. z faktur za tzw. media).

2. Konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”, które w zasadzie służy do ewidencji podatku VAT należnego z tytułu sprzedaży towarów i usług, przy czym na odpowiednich kontach analitycznych księguje się podatek należny z tytułu:

– dostaw na terytorium kraju,

– wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów z podziałem na VAT od nabycia środków transportu oraz od nabycia pozostałych towarów i usług,

– importu usług.

Księgowania naliczonego podatku od towarów i usług odbywają się za pośrednictwem konta „Rozliczenie zakupu”. Podstawą księgowań są dane wynikające z faktur zakupu oraz z dokumentów celnych SAD dotyczących importu towarów.

Ewidencja księgowa rozrachunków z tytułu VAT będzie się opierać nie tylko na zasadach określonych w ustawie o podatku od towarów i usług, ale również w ustawie o rachunkowości.

Zgodnie z ogólnymi zasadami wynikającymi z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości przykładowe księgowania dotyczące podatku naliczonego podlegającego odliczeniu od podatku należnego lub zwrotowi na rachunek bankowy wyglądają następująco:

1. Księgowanie faktury VAT dotyczącej zakupu oraz dokumentów celnych SAD dotyczących importu towarów:

Wn konto „VAT naliczony i jego rozliczenie”

Ma konto „Rozliczenie zakupu”.

2. Księgowanie korekty podatku naliczonego na podstawie otrzymanej faktury korygującej:

a) podwyższającej podatek naliczony: Wn konto „VAT naliczony i jego rozliczenie” Ma konto „Rozliczenie zakupu”,

b) obniżającej podatek naliczony: Wn konto „Rozliczenie zakupu” Ma konto „VAT naliczony i jego rozliczenie”.

Natomiast księgowania VAT wykazanego na fakturze VAT lub dokumencie odprawy celnej, który nie podlega odliczeniu lub zwrotowi na rachunek bankowy, przedstawiają się następująco:

1. Księgowanie zwiększenia ceny nabycia (zakupu) materiałów lub towarów:

Wn konto „Materiały” lub „Towary”

Ma konto „Rozliczenie zakupu” lub „VAT naliczony i jego rozliczenie”, jeśli pierwotnie został zaksięgowany na tym koncie.

2. Księgowanie bezpośredniego obciążenia kosztów działalności operacyjnej w postaci wartości sprzedanych materiałów, towarów wraz z nabywanymi materiałami i towarami:

Wn konto „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)” lub „Wartość sprzedanych materiałów”

Ma konto „Rozliczenie zakupu” lub „VAT naliczony i jego rozliczenie”, jeżeli pierwotnie został zaksięgowany na tym koncie.

3. Księgowanie obciążenia kosztów działalności operacyjnej w przypadku zakupu usług:

Wn konto „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5

Ma konto „Rozliczenie zakupu” lub „VAT naliczony i jego rozliczenie”, jeżeli pierwotnie został zaksięgowany na tym koncie.

4. Księgowanie zakupu usług lub materiałów zwiększających wartość środków trwałych w budowie lub zakupu środków trwałych:

Wn konto „Środki trwałe w budowie” lub „Środki trwałe”

Ma konto „Rozliczenie zakupu” lub „VAT naliczony i jego rozliczenie”, jeżeli pierwotnie został zaksięgowany na tym koncie.

Księgowania podatku należnego są dosyć rozbudowane. Przykładowe księgowania w tym zakresie przedstawiają się następująco:

1. Księgowanie podatku należnego wynikającego z faktur VAT dokumentujących sprzedaż towarów i usług:

Wn konto „Rozrachunki z odbiorcami” (pełna kwota należności od nabywcy)

Ma konto „Sprzedaż produktów”, „Sprzedaż towarów”, „Sprzedaż materiałów”, „Pozostałe koszty operacyjne” (wartość w cenie sprzedaży netto bez podatku VAT) i

Ma konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego” (VAT należny),

2. Księgowanie podatku należnego z tytułu przedpłat na dostawy towarów lub świadczone usługi:

Wn konto „Rozrachunki z odbiorcami” (pełna kwota przedpłaty otrzymanej od nabywcy)

Ma konto „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” (wartość przedpłaty netto bez podatku VAT)

Ma konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego” (VAT należny od przedpłaty).

3. Księgowanie podatku należnego od nieodpłatnie przekazanych (również w formie darowizny) materiałów, towarów, produktów, środków trwałych (faktura wewnętrzna):

Wn konto „Pozostałe koszty operacyjne”

Ma konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”.

4. Księgowanie korekty podatku należnego z tytułu sprzedaży (faktura korygująca):

– podwyższającej wartość sprzedaży: Wn konto „Rozrachunki z odbiorcami” (wartość brutto podwyższająca należność) Ma konto „Sprzedaż produktów”, „Sprzedaż towarów”, „Sprzedaż materiałów”, „Pozostałe koszty operacyjne” (wartość w cenie sprzedaży netto bez podatku VAT) Ma konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego” (podwyższenie VAT należnego),

– obniżającej wartość sprzedaży:

Wn konto „Sprzedaż produktów”, „Sprzedaż towarów”, „Sprzedaż materiałów”, „Pozostałe koszty operacyjne” (wartość w cenie sprzedaży netto bez podatku VAT)

Wn konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego” (zmniejszenie VAT należnego)

Ma konto „Rozrachunki z odbiorcami” (wartość brutto obniżająca należność).

5. Księgowanie podatku należnego wynikającego z faktury wewnętrznej dotyczącej wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów:

– podlegającego ujęciu w ewidencji:

Wn konto „VAT naliczony i jego rozliczenie”

Ma konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”,

– niepodlegającego odliczeniu:

Wn konto „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5 (w analityce „Podatki i opłaty”)

Ma konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”.

6. Księgowanie podatku należnego od importu usług:

– podlegającego ujęciu w ewidencji:

Wn konto „VAT naliczony i jego rozliczenie”

Ma konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”,

– niepodlegającego odliczeniu:

Wn konto „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5 (w analityce „Podatki i opłaty”)

Ma konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”.

Ponadto, w związku ze specyfiką tego podatku, księguje się również:

1. Zwrot podatku naliczonego przez urząd skarbowy:

Wn konto „Rachunek bankowy”

Ma konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”.

2. Zapłatę poleceniem przelewu zobowiązania z tytułu VAT należnego:

Wn konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”

Ma konto „Rachunek bankowy”.

3. Umorzenie lub zwrot podatku należnego za lata ubiegłe:

Wn konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”

Ma konto „Pozostałe przychody operacyjne” lub „Rozliczenie wyniku finansowego”, jeżeli zwrot wiąże się z błędem podstawowym.

4. Różnice z zaokrągleń w rozliczeniu deklaracji podatkowych VAT-7:

– stanowiące pozostałe koszty operacyjne:

Wn konto „Pozostałe koszty operacyjne”

Ma konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”,

– stanowiące pozostałe przychody operacyjne:

Wn konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”

Ma konto „Pozostałe przychody operacyjne”.

5. Wyniki kontroli za lata ubiegłe, wpływające znacząco na sprawozdania finansowe roku, w którym przeprowadzono kontrolę – korekta w formie błędu podstawowego:

– zobowiązanie z tytułu zaniżonej kwoty podatku VAT:

Wn konto „Rozliczenie wyniku finansowego”

Ma konto „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT”),

– opłaty sankcyjne z tytułu zaniżonego zobowiązania z tytułu VAT:

Wn konto „Rozliczenie wyniku finansowego”

Ma konto „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu opłat sankcyjnych”),

– odsetki od zaległości budżetowych:

Wn konto „Rozliczenie wyniku finansowego”

Ma konto „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu odsetek budżetowych”).

6. Wyniki kontroli za lata ubiegłe, które nie wpływają znacząco na sprawozdanie finansowe roku, w którym przeprowadzono kontrolę:

– zobowiązanie z tytułu zaniżonej kwoty podatku VAT:

Wn konto „Pozostałe koszty operacyjne”

Ma konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT” (w analityce „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT”),

– opłaty sankcyjne z tytułu zaniżonego zobowiązania z tytułu VAT:

Wn konto „Pozostałe koszty operacyjne”

Ma konto „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu opłat sankcyjnych”),

– odsetki od zaległości budżetowych:

Wn konto „Koszty finansowe”

Ma konto „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu odsetek budżetowych”).

Jak widać, księgowania rozrachunków w zakresie podatku VAT są dosyć rozbudowane. Jednak poznanie podstawowych schematów księgowań pozwala uniknąć błędów przy ewidencji tego podatku.